Terjebak saat belajar untuk mata kuliah Anda? Profesor memainkan peran penting dalam pendidikan perguruan tinggi kami, memberikan ceramah, kepemimpinan, dan dukungan. Jujur saja, Anda membayar cukup untuk pendidikan perguruan tinggi Anda, paling tidak yang dapat Anda harapkan adalah jawaban atas email.
Profesor bukanlah monster besar yang menakutkan (tidak semua), tetapi orang-orang berakal sehat yang ingin membantu Anda dengan permintaan email Anda. Mereka mengharapkan permintaan email Anda ditulis dengan benar, dengan gaya yang menunjukkan rasa hormat. Anda tidak mengirim pesan kepada teman, melainkan seseorang yang berkuasa.
Bagaimana Anda melakukannya? Dalam panduan tentang cara menulis email ke profesor ini, kami merinci format email. Kami akan menunjukkan kepada Anda cara menyusun email ke profesor mana pun dan memberikan 5 contoh email ke profesor, termasuk:
- Kirim email ke profesor untuk meminta informasi lebih lanjut
- Email ke profesor tentang tenggat waktu
- Email ke profesor untuk meminta referensi
- Email ke profesor tentang masalah pribadi
- Email ke profesor meminta perpanjangan
Di akhir panduan mengirim email ke profesor ini, Anda dapat meminta apa pun yang Anda inginkan (meskipun kami tidak dapat menjamin mereka akan merespons!).
Mengapa menulis email ke profesor Anda?
Profesor bertanggung jawab untuk mendukung dan membimbing Anda selama karir akademis Anda. Itu bisa termasuk bantuan untuk tugas yang rumit, perpanjangan tenggat waktu, atau memberikan referensi. Profesor juga mempunyai tugas pastoral dan dapat memberikan bantuan jika Anda mengalami masalah pribadi. Pada dasarnya, mereka ada untuk membantu Anda jika Anda membutuhkannya.
Jika bisa, yang terbaik adalah meminta bantuan dan dukungan secara langsung – namun kami tahu hal ini tidak selalu memungkinkan, terutama karena banyak siswa belajar dari jarak jauh. Namun, jika Anda tidak dapat berbicara secara langsung, Anda boleh mengirimkan email kepada dosen Anda – namun Anda harus memastikan bahwa pesan Anda sopan, profesional, dan mengikuti format dan struktur email yang benar .
Jadi mari kita mulai dengan menunjukkan 5 contoh email kepada seorang profesor.
5 contoh email ke seorang profesor
Contoh email kepada seorang profesor ini memberikan beberapa pedoman berharga tentang struktur, nada suara, dan pendekatan yang dapat Anda gunakan. Anda dapat memotong dan menempelkan sampel ini jika Anda mau, namun kami menyarankan Anda menggunakannya sebagai dasar untuk membuat email Anda sendiri.
Email ke profesor untuk meminta informasi lebih lanjut
Tidak menangkap sesuatu dalam perkuliahan atau memerlukan klarifikasi tentang suatu tugas? Email ke profesor ini akan membantu Anda mendapatkan informasi yang Anda butuhkan dengan cepat.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menghadiri kuliah Anda tentang [ topik kuliah ] dan ingin mencari klarifikasi lebih lanjut mengenai [ bidang tertentu ] . Saya merasa kontennya cukup menantang, dan saya yakin diskusi lebih lanjut akan sangat meningkatkan pemahaman saya tentang materi pelajaran.
Bisakah kami menjadwalkan pertemuan singkat selama jam kerja Anda minggu ini? Saya akan sangat menghargai kesempatan untuk mendiskusikan pertanyaan saya dan mencari panduan tambahan mengenai tugas tersebut. Harap beri tahu saya waktu yang tepat untuk Anda, dan saya akan menyediakan waktu yang sesuai.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email ke profesor tentang tenggat waktu
Profesor bertugas menetapkan tugas dan mengatur tenggat waktu. Namun apa jadinya jika Anda lupa tanggalnya? Email kepada profesor ini dapat digunakan untuk menentukan tenggat waktu dan memastikan Anda tidak melewatkannya!
Profesor yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan, namun sepertinya saya lupa batas waktu tugas yang telah Anda tetapkan. Bisakah Anda memberi saya tenggat waktu untuk tugas tersebut? Saya ingin memastikan bahwa saya tidak melewatkannya. Terima kasih sebelumnya atas bantuan Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email ke profesor untuk meminta referensi
Jika Anda tidak memiliki referensi pekerjaan, dan referensi dari profesor adalah pengganti yang cocok. Sebelum mencantumkan nama profesor Anda pada lamaran, gunakan email ini untuk meminta referensi.
Yang terhormat [ Nama Profesor ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menghubungi untuk meminta bantuan Anda dengan referensi. Saya melamar [ Pekerjaan/Program ] dan diperlukan referensi dari profesor. Pengetahuan Anda tentang etos kerja dan kemampuan akademis saya akan menjadikan Anda referensi yang ideal.
Jika Anda bersedia memberikan referensi, harap beri tahu saya dan saya akan memberi Anda informasi atau dokumentasi apa pun yang diperlukan. Batas waktu penyerahan adalah [ Tanggal ] .
Terima kasih telah mempertimbangkan permintaan saya. Saya sangat menghargai dukungan Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email ke profesor tentang masalah pribadi
Terkadang kehidupan dapat menghalangi pendidikan kita dan mengubah prioritas kita. Email kepada profesor ini menjelaskan masalah yang Anda alami dan dampaknya terhadap studi Anda.
Profesor yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya ingin memberi tahu Anda tentang beberapa masalah pribadi yang saya hadapi saat ini, yang berdampak pada studi saya.
Saya sedang melalui masa sulit dalam kehidupan pribadi saya, menghadapi keadaan darurat keluarga. Akibatnya, ketersediaan dan kemampuan saya untuk fokus penuh pada tugas kuliah saya sangat terpengaruh. Saya melakukan yang terbaik untuk mengelola situasi ini, namun saya mengantisipasi bahwa hal ini mungkin terus berdampak pada kinerja saya dalam beberapa minggu mendatang.
Saya memahami pentingnya studi saya dan saya berkomitmen untuk mengatasi tantangan ini. Saya akan melakukan segala upaya untuk mengejar tugas yang terlewat dan berpartisipasi aktif di kelas meskipun dalam keadaan seperti itu.
Saya mohon pengertian dan dukungan Anda selama ini. Jika ada akomodasi atau perpanjangan yang dapat Anda berikan kepada saya, saya akan sangat menghargainya. Saya terbuka untuk mendiskusikan solusi potensial yang memungkinkan saya melanjutkan pendidikan sambil mengatasi kesulitan pribadi ini.
Terima kasih atas perhatian dan pertimbangannya.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email ke profesor meminta perpanjangan
Tidak akan menyelesaikan tugas Anda? Minta perpanjangan! Meskipun kami tidak dapat menjamin Anda akan diberikan perpanjangan waktu, email kepada profesor yang meminta perpanjangan waktu ini akan memberi Anda peluang terbaik!
Yang terhormat [ Nama Profesor ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menghubungi hari ini mengenai tugas mendatang yang harus diselesaikan pada [ Tanggal ] . Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini, namun saya mengalami beberapa kesulitan tak terduga yang memengaruhi kemampuan saya untuk menyelesaikan tugas tepat waktu.
Mengingat keadaan tersebut, saya ingin meminta perpanjangan waktu singkat untuk menyerahkan tugas. Saya memahami bahwa ini sepenuhnya merupakan kebijaksanaan Anda, dan saya bersedia menerima segala persyaratan atau penalti untuk perpanjangan tenggat waktu.
Terima kasih atas pengertian Anda, dan saya menghargai perhatian Anda terhadap masalah ini.
Salam,
[ Nama Anda ]
Panduan ahli tentang cara mengirim email ke profesor
Profesor adalah orang-orang profesional (petunjuknya ada pada namanya) dan mengharapkan standar bahasa tertulis tertinggi. Mereka tidak akan terkesan dengan kesalahan ejaan atau masalah tata bahasa. Mereka juga terbiasa membaca dan menanggapi email formal, jadi Anda harus selalu berpegang pada struktur yang sudah ada.
Saat menulis email ke profesor, Anda harus tetap fokus pada hasilnya. Ini adalah pendekatan yang berfungsi untuk menulis email apa pun ke profesor:
- Perkenalkan dirimu
- Jelaskan mengapa Anda mengirim email dan apa yang Anda inginkan
- Ucapkan terima kasih sebelumnya
- Sertakan tenggat waktu/CTA
Seperti yang telah kami jelaskan sebelumnya, profesor berharap membaca email dalam format yang benar. Untuk membantu menjelaskan cara menulis email ke profesor, kami membaginya menjadi 3 bagian:
- Email ke baris subjek profesor
- Salinan badan
- Sign-off/langkah selanjutnya
Email ke baris subjek profesor
Para profesor akan mendapati kotak masuk mereka penuh dengan ratusan email dari mahasiswa, sesama akademisi, dan staf pengajar – jadi email Anda harus menonjol. Bagaimana? Dengan membuat baris subjek yang bagus!
Lebih mudah untuk mendemonstrasikan cara menulis baris subjek dengan beberapa contoh baris subjek email untuk profesor Anda.
- Bolehkah saya meminta bantuan (sertakan detailnya)
- Klarifikasi diperlukan (detail kuliah)
- Kapan batas waktu tugas saya?
- Tolong bisakah Anda mengkonfirmasi batas waktu tugas saya?
- Permintaan perpanjangan tugas
- Bolehkah saya meminta referensi dari Anda?
- Maukah Anda memberi saya referensi?
- Permintaan referensi
Email ke salinan isi profesor
Baris subjek Anda diharapkan cukup kuat untuk menarik perhatian profesor Anda. Segera setelah mereka membuka email, Anda harus melibatkan mereka dengan benar.
Jika Anda percaya diri, Anda bisa menggunakan sapaan yang tidak terlalu formal, seperti "Hai Profesor (namanya)". Jika Anda tidak mengenal mereka dengan baik atau sedang menulis email formal seperti meminta perpanjangan waktu, lebih baik gunakan "Profesor yang terhormat (nama mereka)".
Sekarang, kita dapat mengerjakan struktur yang telah kami uraikan di atas. Dalam contoh ini, kami ingin lebih banyak informasi mengenai suatu poin yang diangkat dalam sebuah kuliah.
Perkenalkan dirimu
"Nama saya (nama Anda), dan saya menghadiri kelas Anda (masukkan detailnya)."
Pelajari juga tentang: Bagaimana cara memperkenalkan diri Anda melalui email?
Jelaskan mengapa Anda mengirim email dan apa yang Anda inginkan
"Saya menghubungi Anda untuk meminta beberapa informasi tambahan tentang poin yang Anda kemukakan dalam kuliah Anda (masukkan tanggal, waktu, dll.). Secara khusus, saya ingin tahu (apa pun yang ingin Anda ketahui!)."
Ucapkan terima kasih sebelumnya
"Saya menghargai Anda sangat sibuk, dan saya ingin mengucapkan terima kasih sebelumnya atas informasi dan wawasan apa pun yang dapat Anda berikan."
Email ke profesor sign-off/langkah selanjutnya
Pesan Anda sangat kuat dan (yang paling penting) singkat! Kita hampir sampai pada akhir, namun kami perlu menambahkan lebih banyak pesan Anda.
Sertakan tenggat waktu/CTA
"Saya sedang mengerjakan tugas dengan tenggat waktu (masukkan tanggal). Bisakah Anda membalas saya sebelum tanggal ini? Anda dapat menghubungi saya untuk mendiskusikannya di (masukkan detail)."
Terakhir, Anda harus memberikan kalimat penutup ("Terima kasih", "Terima kasih banyak", "Salam", dll.), serta nama Anda dan informasi lain yang diperlukan.
Sekarang Anda siap mengirimkannya ke profesor Anda.
Bagaimana cara menulis pesan pro kepada profesor Anda
Saat mengirim email kepada profesor Anda, Anda harus memahami di mana letak kekuatannya. Mereka sibuk, berada di bawah tekanan, dan mungkin berurusan dengan ratusan (bahkan mungkin ribuan) mahasiswa lain. Untuk mengurangi kebisingan, permintaan Anda harus jelas dan berpegang pada prinsip-prinsip berikut:
- Selalu gunakan sapaan yang tepat : Mulailah email Anda dengan sapaan formal, seperti "Dear Dr. [ Nama Belakang ] " atau "Halo Profesor [ Nama Belakang ] ." Periksa dan periksa kembali apakah Anda menggunakan gelar profesor Anda dengan benar.
- Kurangi kata-kata yang sia-sia: Buat pesan Anda sesingkat mungkin dengan menghilangkan kata-kata yang sia-sia. Gunakan baris subjek yang kuat dan nyatakan tujuan email Anda dalam beberapa kalimat pertama.
- Gunakan tata bahasa dan ejaan yang tepat : Akademisi mengharapkan standar yang tinggi, jadi selalu periksa masalah ejaan dan tata bahasa sebelum mengirim.
- Bersikap hormat dan sopan kepada profesor Anda : Mengatakan "tolong" dan "terima kasih" sangat bermanfaat. Mintalah bantuan dengan sopan dan ucapkan terima kasih atas bantuan apa pun.
- Identifikasi diri Anda : Profesor akan berurusan dengan banyak siswa dan mungkin tidak mengetahui siapa Anda, jadi selalu identifikasi diri Anda dan kelas yang Anda pelajari.
- Hindari bahasa santai atau bahasa gaul : Profesor tidak akan mengharapkan bahasa informal, bahasa gaul, dan frasa malas lainnya.
- Uraikan kebutuhan Anda dengan jelas : Apa pun tujuan email Anda, nyatakan kebutuhan Anda dengan jelas. Profesor tidak memiliki banyak waktu dan hanya ingin mengetahui apa yang Anda inginkan sesegera mungkin, jadi jangan biarkan mereka menunggu!
- Ucapkan terima kasih atas waktunya : Profesor adalah orang yang sibuk, jadi ucapkan terima kasih atas waktunya. Terkadang, beberapa kata pilihan dapat memberikan hasil yang luar biasa bagi Anda.
- Keluar dengan benar: Akhiri email Anda secara positif, dan lakukan secara profesional dengan tanda tangan yang sesuai. Profesor berada dalam posisi yang berwenang; mereka bukan temanmu.
- Gunakan HIX.AI : Jika Anda tidak mendapatkan nada yang tepat, atau merasa format email formal rumit, gunakan generator email HIX.AI Platform bertenaga AI ini dapat membuat email yang efektif kepada profesor dalam hitungan detik.
Kesimpulan
Tidak tahu cara mengirim email ke profesor? Dengan menggunakan tip, trik, dan format yang diuraikan dalam blog ini, Anda akan membuat email yang kuat untuk profesor Anda dalam waktu singkat. Jika Anda khawatir, selalu ikuti naluri Anda dan fokuslah untuk menjaga segala sesuatunya tetap singkat, profesional, dan sopan – dan selalu ungkapkan rasa terima kasih.