Indonesia

HIX AI Writer
ArticleGPT
BrowserGPT
Peralatan
Harga
Rumah > Email > Cara Menulis Email Kutipan (Termasuk Format & Contoh)

Cara Menulis Email Kutipan (Termasuk Format & Contoh)

Jika Anda sedang mencari pemasok sempurna yang dapat menyediakan barang atau jasa yang Anda butuhkan, biasanya hal itu dimulai dengan meminta penawaran harga yang berisi rincian struktur harga, persyaratan, dan cakupan proyek. Untuk melakukan ini, Anda mungkin perlu mengirimkan email penawaran harga .

Untuk referensi Anda, artikel ini menyediakan 7 contoh email kutipan dan panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda membuat format surat kutipan yang menarik. Anda akan dapat membuat surat penawaran yang profesional dan efektif, yang memungkinkan Anda dan perusahaan lain menjalin hubungan bisnis dengan cepat.

Mari kita mulai dengan...

7 contoh email kutipan

Bagian ini menyediakan 7 template email kutipan yang mencakup berbagai produk, layanan, dan situasi. Untuk pemahaman yang lebih baik tentang format surat kutipan, lihat contoh yang diberikan. Sebelum menerapkannya dalam bisnis Anda, ingatlah untuk memodifikasi dan menyesuaikan konten.

Meminta penawaran awal

Ini adalah jenis email kutipan yang paling umum digunakan dan biasanya dikirim ke beberapa penyedia. Saat pertama kali mengirim email pertanyaan ke penyedia layanan untuk meminta penawaran, Anda harus mulai dengan memperkenalkan diri dan secara eksplisit memberi tahu lawan bicara tujuan utama Anda menulis.

Di badan email penawaran harga awal, berikan deskripsi yang jelas tentang produk atau layanan yang Anda inginkan dan mintalah semua informasi yang diinginkan seperti biaya perincian, kuantitas, syarat pengiriman, syarat pembayaran, dan syarat dan ketentuan terkait lainnya.

Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,

Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis surat ini untuk meminta penawaran awal untuk [ produk/layanan tertentu ] .

Karena kami sedang dalam proses mengevaluasi penyedia potensial, kami akan sangat menghargai jika Anda dapat memberikan kami penawaran komprehensif yang mencakup semua rincian yang diperlukan seperti harga, jadwal pengiriman, dan biaya tambahan apa pun.

Selain itu, mohon informasikan kepada kami tentang jumlah pesanan minimum atau diskon yang mungkin berlaku untuk pesanan massal.

Silakan kirim penawaran Anda ke [ alamat email ] paling lambat [ tanggal yang diinginkan ] . Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan klarifikasi, silakan menghubungi kami.

Terima kasih atas perhatian Anda.

Salam,
[ Nama Anda ]

Meminta kutipan yang direvisi

Jika tanggapan yang Anda terima tidak memenuhi semua kebutuhan Anda, atau ada perubahan atau penyesuaian pada file kutipan asli, Anda perlu menulis email kutipan yang meminta versi terbaru dari kutipan yang diberikan sebelumnya.

Dalam email permintaan penawaran harga yang direvisi, Anda harus menjelaskan dengan jelas mengapa Anda memerlukan revisi dan apa yang secara spesifik Anda ingin hindari kesalahpahaman.

Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,

Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Terima kasih telah memberikan kutipannya. Namun, setelah meninjaunya, saya menemukan bahwa itu tidak mencakup semua kebutuhan kami. Ada beberapa perubahan dan penyesuaian yang perlu dilakukan.

Bisakah Anda memberi kami versi kutipan terbaru yang mencakup perubahan yang diperlukan? Kami menghargai perhatian Anda terhadap masalah ini.

Terima kasih atas bantuan cepat Anda.

Salam,
[ Nama Anda ]

Meminta penawaran untuk rincian biaya

Jenis permintaan penawaran ini jauh lebih sederhana dibandingkan templat lainnya karena Anda terutama berfokus pada harga produk atau layanan tertentu, seperti harga bahan, tarif tenaga kerja, biaya transportasi, dan biaya layanan.

Pastikan untuk membuat permintaan yang tepat dan terperinci sehingga Anda dapat menerima penawaran harga yang akurat dan informatif dari pemasok.

Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,

Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis untuk meminta penawaran untuk rincian biaya. Secara khusus, saya ingin menanyakan tentang harga item berikut: harga bahan, tarif tenaga kerja, biaya transportasi, dan biaya layanan.

Bisakah Anda memberi saya rincian biaya-biaya ini? Selain itu, jika ada diskon atau penawaran khusus yang tersedia, harap sertakan informasi tersebut juga.

Terima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini. Saya berharap dapat menerima penawaran tersebut sesegera mungkin.

Salam,
[ Nama Anda ]

Meminta penawaran untuk pembelian massal

Situasi umum dalam transaksi bisnis-ke-bisnis adalah Anda membeli produk dalam jumlah besar. Templat permintaan penawaran harga untuk pembelian massal ini dapat membantu Anda menanyakan detail diskon atau penawaran khusus lainnya yang mungkin memenuhi syarat untuk Anda.

Kemudian Anda dapat membandingkan biaya untuk menemukan layanan atau produk yang menawarkan nilai terbaik dan menghemat anggaran untuk bisnis Anda.

Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Kami sedang merencanakan pembelian massal [ nama produk ] untuk perusahaan kami. Kami tertarik untuk membeli [ nama produk ] dalam jumlah besar dan ingin meminta penawaran harga dari perusahaan Anda.
Kami akan sangat berterima kasih jika Anda dapat memberi kami informasi berikut:
1. Harga satuan untuk [ nama produk ] dalam jumlah banyak (kira-kira [ kuantitas ] )
2. Diskon apa pun yang tersedia untuk pembelian massal
3. Jangka waktu pengiriman dan perkiraan biaya pengiriman
4. Syarat dan opsi pembayaran
Selain itu, jika ada penawaran atau promosi khusus lainnya, harap beri tahu kami.
Kami menantikan tanggapan cepat Anda dan menghargai perhatian Anda terhadap masalah ini.
Terima kasih dan salam,
[ Nama Anda ]

Meminta penawaran dari pemasok

Meminta penawaran harga dari pemasok sangat penting untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi jika organisasi Anda menggunakan beberapa pemasok hulu untuk memproduksi produknya atau menyediakan layanannya.

Email penawaran harga pemasok ini sering kali disesuaikan untuk setiap item atau layanan yang disediakan oleh penjual berbeda. Namun, pertanyaan tersebut harus mencakup informasi konsisten yang ingin Anda pelajari sebagai perbandingan jika Anda mengirimkannya ke penjual yang menawarkan bahan, barang, atau layanan yang sama.

Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,

Semoga email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis untuk meminta penawaran dari organisasi Anda yang terhormat untuk [ produk/layanan ] . Kami sedang mempertimbangkan berbagai pemasok untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi dalam organisasi kami.

Mohon berikan kami kutipan terperinci termasuk harga, syarat dan ketentuan, jadwal pengiriman, dan informasi relevan lainnya.

Silakan kirim penawaran ke [ alamat email ] paling lambat [ batas waktu ] . Jangan ragu untuk menghubungi saya jika ada klarifikasi atau informasi tambahan yang diperlukan.

Terima kasih atas perhatian Anda yang cepat terhadap masalah ini.

Salam,
[ Nama Anda ]

Meminta penawaran dari vendor

Pemilihan vendor (pengecer dan pengecer) sangat penting bagi keberhasilan bisnis apa pun karena mereka membantu memperluas pasar dan meningkatkan profitabilitas.

Jelaskan persyaratan dan harapan vendor dalam email penawaran harga vendor, dan minta penawaran berdasarkan kriteria ini.

Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,

Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis untuk meminta penawaran dari perusahaan Anda untuk item berikut:

[ Butir 1 ]

[ Butir 2 ]

[ Butir 3 ]

Harap berikan kami kutipan terperinci termasuk harga satuan, diskon kuantitas (jika berlaku), dan biaya tambahan apa pun seperti biaya pengiriman atau penanganan.

Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi saya. Kami menantikan untuk menerima penawaran Anda pada [ Batas Waktu ] .

Terima kasih atas perhatian Anda.

Salam,
[ Nama Anda ]

Menanggapi permintaan kutipan

Bisnis Anda juga akan mendapatkan pertanyaan penawaran harga dari calon pelanggan sebagai bagian dari rantai pasokan. Saat menulis untuk menanggapi permintaan penawaran harga, penting untuk memberikan tanggapan yang jelas dan komprehensif yang menunjukkan rasa terima kasih Anda atas kesempatan tersebut dan memenuhi setiap persyaratan.

Sangat disarankan agar Anda menggunakan poin-poin, tabel, daftar, tautan, dan lampiran untuk mencakup semua informasi yang diminta dan memastikan keakuratan dan kejelasan.

Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,

Terima kasih telah mempertimbangkan perusahaan kami untuk permintaan penawaran Anda. Kami menghargai kesempatan untuk menyediakan produk/layanan kami kepada Anda.

Menanggapi permintaan Anda, silakan temukan terlampir kutipan komprehensif kami yang memenuhi setiap persyaratan yang ditentukan. Kami telah memastikan bahwa semua detail dan harga diuraikan dengan jelas.

Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan klarifikasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami siap mendiskusikan aspek apa pun dari kutipan yang mungkin Anda perlukan.

Sekali lagi terima kasih telah mempertimbangkan perusahaan kami. Kami menantikan kemungkinan bekerja sama dengan Anda.

Salam,
[ Nama Anda ]

Kirim surat penawaran yang profesional dan persuasif dengan HIX.AI

HIX.AI adalah sistem bantuan menulis online yang didukung ChatGPT dengan 120+ alat menulis. Alat penulis email AI -nya dapat membantu Anda menulis dan menulis email untuk berbagai kegunaan. Ini menggunakan teknik kecerdasan buatan yang canggih, khususnya pemrosesan bahasa alami dan pembelajaran mesin untuk mengotomatisasi dan meningkatkan komunikasi email Anda.

Bagaimana generator email HIX.AI membantu Anda dalam menulis email kutipan

Pembuatan baris subjek email otomatis . HIX.AI dapat menghasilkan baris subjek email kutipan yang menawan dan luar biasa sesuai dengan detail yang Anda minta.

Konten email yang ditingkatkan . HIX.AI dapat menyempurnakan kata-kata Anda untuk mengekspresikan permintaan, alasan, dan harapan Anda dengan lebih baik dalam surat kutipan.

Dukungan luas untuk bahasa . HIX.AI dapat membuat dan menerjemahkan email untuk permintaan penawaran harga dalam lebih dari 50 bahasa, membuat komunikasi email antara bisnis Anda dan mitra serta klien internasional menjadi mudah.

Format untuk email permintaan penawaran

Jika Anda ingin menulis email kutipan dari awal, bagian ini menjelaskan format surat kutipan yang tepat. Anda dapat mengikuti struktur dan tips untuk membuat email kutipan yang menarik.

Email kutipan harus terdiri dari tiga komponen utama:

  • Garis subjek
  • Badan email
  • Penutupan email

Baris subjek email permintaan penawaran harga

Dalam email kutipan, gunakan baris subjek yang jelas dan ringkas yang menjelaskan tujuan email untuk menunjukkan profesionalisme Anda. Sementara itu, baris subjek yang singkat dan langsung membantu penerima mengidentifikasi sifat email dengan segera dan memprioritaskannya.

Hindari kata-kata yang ambigu atau informal yang dapat membingungkan penerima dan kemudian memperlambat komunikasi. Sebaiknya sertakan nama perusahaan Anda di baris subjek untuk memastikan penerima mengenali email dengan cepat.

Beberapa contoh baris subjek yang jelas dan ringkas untuk email permintaan penawaran harga:

  • Permintaan Penawaran: [ Nama Produk/Layanan ] - [ Nama Perusahaan Anda ]
  • Dibutuhkan Penawaran Mendesak: [ Nama Produk/Layanan ] - Permintaan dari [ Nama Perusahaan Anda ]
  • Permintaan Penawaran - [ Nama Perusahaan Anda ] - Batas Waktu: [ Tanggal/Waktu ]
  • Pertanyaan tentang [ Nama Produk/Layanan ]

Badan email permintaan penawaran harga

Badan email penawaran berisi semua persyaratan, alasan, penjelasan, dan materi pendukung terkait secara detail yang ingin Anda kirimkan ke pemasok. Struktur email kutipan lengkap harus berisi konten berikut. Tata letaknya dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan Anda.

  • Salam - Sapa penerima dengan namanya dan salam yang sopan
  • Pendahuluan - Perkenalkan diri Anda atau perusahaan Anda untuk memberikan konteks untuk mendapatkan penawaran
  • Permintaan penawaran - Nyatakan dengan jelas permintaan penawaran Anda
  • Deskripsi persyaratan - Uraikan dengan jelas produk atau layanan dan detail spesifik yang Anda cari penawarannya
  • Lampiran - Lampirkan dokumen pendukung untuk memberikan informasi tambahan
  • Batas Waktu - Tentukan tenggat waktu atau jangka waktu di mana Anda ingin menerima penawaran

Penutupan email permintaan penawaran

Di akhir surat penawaran, berikan detail kontak Anda, termasuk nama, posisi, nama perusahaan, alamat email, dan nomor telepon agar penerima dapat dengan mudah menghubunginya. Penting juga untuk menambahkan kata penutup yang sopan untuk menghargai kerja sama penerima terlebih dahulu. Tanda tangani nama, jabatan, dan perusahaan Anda untuk mengakhiri email.

Kesimpulan

Tujuannya adalah untuk memungkinkan pemasok dan vendor merespons dengan penawaran harga yang akurat dan komprehensif, jadi saat menulis email penawaran harga, Anda harus jelas dan spesifik serta menjaga nada profesional dan sopan di seluruh email.

Jika Anda masih merasa tugas ini menantang, pertimbangkan untuk menggunakan penulis email AI oleh HIX.AI untuk membantu Anda membuat surat penawaran harga formal serta menyusun respons yang tepat terhadap permintaan penawaran harga.