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Como escrever um e-mail de cotação (formato e amostras incluídas)

Se você está em busca do fornecedor perfeito que possa fornecer os bens ou serviços de que você precisa, geralmente começa solicitando um orçamento que contenha uma análise detalhada da estrutura de preços, prazos e escopo do projeto. Para fazer isso, talvez seja necessário enviar um e-mail de cotação .

Para sua referência, este artigo fornece 7 exemplos de e-mail de cotação e um guia passo a passo para ajudá-lo a criar um formato de cotação de e-mail cativante. Você será capaz de criar uma carta de cotação profissional e eficaz, que permitirá que você e outras empresas estabeleçam uma conexão comercial rapidamente.

Vamos começar com...

7 exemplos de e-mail de cotação

Esta parte fornece 7 modelos de e-mail de cotação que cobrem vários produtos, serviços e situações. Para uma melhor compreensão do formato do correio de cotação, consulte os exemplos fornecidos. Antes de implantá-los em seu negócio, lembre-se de modificar e ajustar o conteúdo.

Solicitando um orçamento inicial

Este é o tipo de e-mail de cotação mais comumente usado e geralmente é enviado para vários provedores. Ao enviar pela primeira vez um e-mail de consulta a um provedor de serviços solicitando um orçamento, você precisa começar se apresentando e dizendo explicitamente à contraparte o objetivo principal de sua escrita.

No corpo do e-mail de cotação inicial, forneça uma descrição vívida dos produtos ou serviços desejados e solicite todas as informações desejadas, como custos detalhados, quantidade, condições de entrega, condições de pagamento e quaisquer outros termos e condições relevantes.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail encontre bem. Estou escrevendo para solicitar um orçamento inicial para [ produto/serviço específico ] .

Como estamos atualmente no processo de avaliação de potenciais fornecedores, agradeceríamos se você pudesse nos fornecer um orçamento abrangente que inclua todos os detalhes necessários, como preço, prazo de entrega e quaisquer custos adicionais.

Além disso, informe-nos sobre quaisquer quantidades mínimas de pedido ou descontos que possam ser aplicáveis a pedidos em grandes quantidades.

Por favor, envie seu orçamento para [ endereço de e-mail ] até [ data desejada ] . Se você tiver alguma dúvida ou precisar de esclarecimentos, não hesite em entrar em contato.

Obrigado pela sua atenção.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Solicitando um orçamento revisado

Se a resposta que você recebeu não atender a todos os seus requisitos ou se houver alterações ou ajustes nos arquivos de cotação originais, você precisará redigir um e-mail de cotação solicitando uma versão atualizada de uma cotação fornecida anteriormente.

No e-mail de solicitação de orçamento revisado, você deve explicar claramente por que precisa de uma revisão e o que deseja especificamente, para evitar mal-entendidos.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail encontre bem. Obrigado por fornecer a cotação. No entanto, ao revisá-lo, descobri que ele não cobre todos os nossos requisitos. Existem algumas mudanças e ajustes que precisam ser feitos.

Você poderia nos fornecer uma versão atualizada da cotação que inclua as alterações necessárias? Agradecemos sua atenção a este assunto.

Obrigado pela sua pronta assistência.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Solicitando um orçamento para detalhes de custos

Este tipo de solicitação de cotação é muito mais simples do que outros modelos, pois você se concentra principalmente no preço de um produto ou serviço específico, como preços de materiais, taxas de mão de obra, custos de transporte e taxas de serviço.

Certifique-se de fazer uma solicitação precisa e detalhada para que possa receber cotações precisas e informativas dos fornecedores.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail encontre bem. Estou escrevendo para solicitar um orçamento para detalhes de custos. Especificamente, gostaria de perguntar sobre os preços dos seguintes itens: preços de materiais, taxas de mão de obra, custos de transporte e taxas de serviço.

Você poderia me fornecer uma análise detalhada desses custos? Além disso, se houver descontos ou ofertas especiais disponíveis, inclua essas informações também.

Obrigado pela sua atenção a este assunto. Aguardo o recebimento da cotação o mais breve possível.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Solicitando um orçamento para uma compra em massa

É uma situação comum em transações entre empresas que você compre produtos em grandes quantidades. Este modelo de solicitação de orçamento para compras em grandes quantidades pode ajudá-lo a obter informações sobre os detalhes de quaisquer descontos ou outras ofertas especiais para as quais você possa ser elegível.

Depois, você pode comparar custos para descobrir o serviço ou produto que oferece o melhor valor e economizar orçamentos para o seu negócio.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,
Espero que este e-mail encontre bem. No momento, estamos planejando uma compra em massa de [ nome do produto ] para nossa empresa. Temos interesse em adquirir uma grande quantidade de [ nome do produto ] e gostaríamos de solicitar um orçamento à sua empresa.
Agradeceríamos se você pudesse nos fornecer as seguintes informações:
1. Preço unitário para [ nome do produto ] em grandes quantidades (aproximadamente [ quantidade ] )
2. Quaisquer descontos disponíveis para compras em grandes quantidades
3. Prazo de entrega e custos de envio estimados
4. Condições e opções de pagamento
Além disso, se houver outras ofertas ou promoções especiais, informe-nos.
Aguardamos sua pronta resposta e agradecemos sua atenção a este assunto.
Obrigado e cumprimentos,
[ Seu nome ]

Solicitando uma cotação de um fornecedor

Solicitar cotações aos fornecedores é crucial para reduzir custos e aumentar a eficiência se a sua organização utiliza vários fornecedores a montante para fabricar os seus produtos ou prestar os seus serviços.

Esses e-mails de cotação de fornecedores geralmente são personalizados para cada item ou serviço fornecido por diferentes vendedores. No entanto, a consulta deve incluir as informações consistentes que você deseja obter para comparação, caso as esteja enviando a vendedores que oferecem o mesmo material, bens ou serviço.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail encontre você bem. Estou escrevendo para solicitar um orçamento de sua estimada organização para o [ produto/serviço ] . Estamos considerando vários fornecedores para reduzir custos e melhorar a eficiência em nossa organização.

Forneça-nos um orçamento detalhado, incluindo preços, termos e condições, prazo de entrega e qualquer outra informação relevante.

Por favor, envie a cotação para [ endereço de e-mail ] até [ prazo ] . Não hesite em contactar-me caso necessite de algum esclarecimento ou informação adicional.

Obrigado por sua pronta atenção a este assunto.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Solicitando uma cotação de um fornecedor

A seleção de fornecedores (varejistas e revendedores) é crucial para o sucesso de qualquer negócio, pois auxiliam na expansão do mercado e no aumento da lucratividade.

Explique os requisitos e expectativas dos fornecedores no e-mail de cotação do fornecedor e solicite orçamentos com base nesses critérios.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail encontre bem. Estou escrevendo para solicitar um orçamento de sua empresa para os seguintes itens:

[ Item 1 ]

[ Item 2 ]

[ Item 3 ]

Forneça-nos uma cotação detalhada, incluindo o preço unitário, descontos por quantidade (se aplicável) e quaisquer encargos adicionais, como taxas de envio ou manuseio.

Se você tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações, não hesite em entrar em contato comigo. Esperamos receber sua cotação até [ Prazo final ] .

Obrigado pela sua atenção.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Respondendo ao pedido de cotação

Sua empresa também receberá consultas de cotações de clientes em potencial como parte da cadeia de suprimentos. Ao escrever para responder a uma solicitação de orçamento, é importante fornecer uma resposta clara e abrangente que demonstre sua gratidão pela oportunidade e atenda a cada requisito.

É altamente recomendável que você use marcadores, tabelas, listas, links e anexos para cobrir todas as informações solicitadas e garantir precisão e clareza.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Obrigado por considerar nossa empresa para sua solicitação de orçamento. Agradecemos a oportunidade de lhe fornecer nossos produtos/serviços.

Em resposta à sua solicitação, segue em anexo nossa cotação abrangente que atende a cada requisito especificado. Garantimos que todos os detalhes e preços estejam claramente definidos.

Se você tiver alguma dúvida ou precisar de mais esclarecimentos, não hesite em entrar em contato. Estamos disponíveis para discutir qualquer aspecto da cotação que você possa exigir.

Obrigado mais uma vez por considerar nossa empresa. Estamos ansiosos pela possibilidade de trabalhar com você.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Envie uma carta de cotação profissional e persuasiva com HIX.AI

HIX.AI é um sistema auxiliar de escrita on-line desenvolvido ChatGPT com mais de 120 ferramentas de escrita. Sua ferramenta de redação de e-mail de IA pode ajudá-lo a redigir e escrever um e-mail para diversos usos. Ele utiliza técnicas avançadas de inteligência artificial, especialmente processamento de linguagem natural e aprendizado de máquina para automatizar e aprimorar sua comunicação por e-mail.

Como o gerador de e-mail do HIX.AI ajuda você a escrever um e-mail de cotação

Geração automatizada de linha de assunto de e-mail . HIX.AI pode gerar uma linha de assunto de e-mail de cotação cativante e excelente de acordo com os detalhes solicitados.

Conteúdo de e-mail aprimorado . HIX.AI pode aprimorar seu texto para expressar melhor sua solicitação, motivos e expectativas em uma carta de cotação.

Amplo suporte de idiomas . HIX.AI pode criar e traduzir e-mails para solicitação de orçamento em mais de 50 idiomas, facilitando a comunicação por e-mail entre sua empresa e parceiros e clientes internacionais.

Formato para e-mails de solicitação de orçamento

Se você quiser escrever um e-mail de cotação do zero, esta parte descreve um formato de cotação adequado. Você pode seguir a estrutura e as dicas para criar um e-mail de cotação atraente.

Um e-mail de cotação deve consistir em três componentes principais:

  • Linha de assunto
  • Corpo do e-mail
  • Fechamento de e-mail

Linha de assunto dos e-mails de solicitação de orçamento

Em um e-mail de cotação, use uma linha de assunto clara e concisa que especifique a finalidade do e-mail para demonstrar seu profissionalismo. Enquanto isso, a linha de assunto breve e direta ajuda o destinatário a identificar imediatamente a natureza do e-mail e priorizá-lo de acordo.

Evite palavras ambíguas ou informais que possam confundir o destinatário e retardar a comunicação. É uma boa ideia incluir o nome da sua empresa na linha de assunto para garantir que o destinatário reconheça o e-mail rapidamente.

Alguns exemplos de linhas de assunto claras e concisas para um e-mail de solicitação de orçamento:

  • Solicitação de cotação: [ Nome do produto/serviço ] - [ Nome da sua empresa ]
  • Cotação urgente necessária: [ Nome do produto/serviço ] - Solicitação de [ Nome da sua empresa ]
  • Solicitação de Cotação - [ Nome da Sua Empresa ] - Prazo: [ Data/Hora ]
  • Consulta sobre [ nome do produto/serviço ]

Corpo do email de solicitação de orçamento

O corpo de um e-mail de cotação contém detalhadamente todos os requisitos, motivos, explicações e materiais de apoio relevantes que você deseja enviar a um fornecedor. Uma estrutura completa de e-mail de cotação deve conter o seguinte conteúdo. O layout pode ser modificado para atender às suas necessidades.

  • Saudações - Dirija-se ao destinatário pelo nome com uma saudação educada
  • Introdução - Apresente você ou sua empresa para contextualizar a obtenção de uma cotação
  • Solicitação de cotação - Indique claramente sua solicitação de cotação
  • Descrição dos requisitos - Descreva claramente os produtos ou serviços e detalhes específicos para os quais você está buscando um orçamento
  • Anexos - Anexe quaisquer documentos comprovativos para fornecer informações adicionais
  • Prazo - Especifique o prazo ou prazo em que deseja receber o orçamento

Encerramento de e-mails de solicitação de orçamento

No final de uma carta de cotação, forneça seus dados de contato, incluindo nome, cargo, nome da empresa, endereço de e-mail e número de telefone para que o destinatário possa entrar em contato facilmente. Também é importante adicionar um comentário final educado para agradecer antecipadamente a cooperação do destinatário. Assine seu nome, cargo e empresa para encerrar o e-mail.

Conclusão

O objetivo é permitir que fornecedores e vendedores respondam com uma cotação precisa e abrangente, portanto, ao escrever um e-mail de cotação, você deve ser claro e específico e manter um tom profissional e cortês durante todo o e-mail.

Se você ainda achar esta tarefa desafiadora, considere usar o redator de e-mail AI da HIX.AI para ajudá-lo a criar uma carta de cotação formal, bem como construir uma resposta adequada a uma solicitação de orçamento.

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