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見積メールの書き方(フォーマット・サンプルあり)

必要な商品やサービスを提供できる完璧なサプライヤーを探している場合、通常は、価格体系、条件、プロジェクト範囲の詳細な内訳を含む見積もりを依頼することから始まります。これを行うには、見積メールの送信が必要になる場合があります。

参考までに、この記事では 7 つの見積メールのサンプルと、魅力的な見積メールのフォーマットを作成するためのステップバイステップのガイドを紹介します。プロフェッショナルで効果的な見積書を作成できるようになり、あなたと他の企業がビジネス上のつながりを迅速に確立できるようになります。

まずは...

7つの見積メールサンプル

このパートでは、さまざまな製品、サービス、状況をカバーする 7 つの見積メール テンプレートを提供します。見積メールの形式をよりよく理解するには、指定されたサンプルを参照してください。ビジネスに導入する前に、必ずコンテンツを変更および調整してください。

初回見積もりのリクエスト

これは最も一般的に使用されるタイプの見積メールであり、通常は複数のプロバイダーに送信されます。初めてサービスプロバイダーに見積もりを依頼する問い合わせメールを送信するときは、自己紹介から始めて、主なメールの目的を相手に明確に伝える必要があります。

最初の見積もりメールの本文では、希望する製品またはサービスについて明確に説明し、項目別のコスト、数量、納期、支払い条件、その他の関連する条件など、必要な情報をすべて尋ねます。

[受取人の名前]様

ご健勝のことと存じます。 [特定の製品/サービス]の最初の見積もりを依頼するためにこのメールを送信しています。

現在、潜在的なプロバイダーを評価中であるため、価格、納期、追加料金など、必要な詳細をすべて含む包括的な見積もりを提供していただければ幸いです。

さらに、大量注文に適用される最低注文数量や割引についてもお知らせください。

お見積りは[ご希望日]までに[メールアドレス]までお送りください。ご質問がある場合や説明が必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。

ご清聴ありがとうございました。

よろしくお願いします、
[君の名は]

修正見積依頼

受け取った応答がすべての要件をカバーしていない場合、または元の見積ファイルに変更または調整がある場合は、以前に提供された見積の更新バージョンを要求する見積メールを作成する必要があります。

修正見積依頼メールでは、修正が必要な理由と具体的に誤解を避けたい点を明確に説明する必要があります。

[受取人の名前]様

ご健勝のことと存じます。見積書をご提供いただきありがとうございます。しかし、内容を確認したところ、すべての要件を満たしていないことがわかりました。いくつかの変更と調整が必要です。

必要な変更を加えた最新版の見積書を提供していただけますか?ご留意いただきありがとうございます。

迅速な対応に感謝いたします。

よろしくお願いします、
[君の名は]

費用の詳細について見積もりを依頼する

このタイプの見積もりリクエストは、材料価格、人件費、交通費、サービス料など、特定の製品またはサービスの価格設定に主に焦点を当てるため、他のテンプレートよりもはるかに簡単です。

サプライヤーから正確で有益な見積もりを受け取ることができるように、正確かつ詳細なリクエストを行ってください。

[受取人の名前]様

ご健勝のことと存じます。費用の詳細について見積もりを依頼するためにメールしています。具体的には、材料費、人件費、交通費、サービス料の価格設定についてお伺いいたします。

これらの費用の詳細な内訳を教えていただけますか?さらに、割引や特別オファーがある場合は、その情報も記載してください。

この件についてご留意いただきありがとうございます。お早めのお見積りをお待ちしております。

よろしくお願いします、
[君の名は]

まとめ買いのお見積り依頼

企業間取引では、製品を大量に購入することがよくあります。この一括購入用の見積依頼テンプレートは、対象となる割引やその他の特別オファーの詳細を問い合わせるのに役立ちます。

次に、コストを比較して、最高の価値を提供するサービスや製品を見つけ、ビジネスの予算を節約できます。

[受取人の名前]様
ご健勝のことと存じます。現在、弊社では[商品名]のまとめ買いを計画しております。 [製品名]を大量に購入することに興味があり、貴社に見積もりを依頼したいと考えています。
以下の情報をお知らせいただければ幸いです。
1. [商品名]のバルク単位の単価(約[数量] )
2. まとめ買いで利用できる割引
3. 納期と送料の目安
4. 支払い条件とオプション
さらに、その他の特別オファーやプロモーションがある場合はお知らせください。
皆様の迅速なご対応をお待ちしております。また、この件についてご留意いただきありがとうございます。
ありがとうございます、よろしくお願いします。
[君の名は]

サプライヤーに見積もりを依頼する

組織が製品の製造やサービスの提供に複数の上流サプライヤーを使用している場合、コストを削減し効率を高めるために、サプライヤーに見積もりを依頼することが重要です。

これらのサプライヤー見積メールは、多くの場合、さまざまな販売者が提供する商品やサービスごとにカスタマイズされています。ただし、同じ素材、商品、サービスを提供する販売者に問い合わせを送信する場合は、比較のために知りたい一貫した情報を問い合わせに含める必要があります。

[受取人の名前]様

このメールは、あなたがよく見つけた願っています。あなたの尊敬する組織に[製品/サービス]の見積もりを依頼するためにこの手紙を書いています。コストを削減し、組織の効率を向上させるために、さまざまなサプライヤーを検討しています。

価格、契約条件、納期、その他の関連情報を含む詳細な見積もりをお送りください。

お見積書は[締切日]までに[メールアドレス]までお送りください。ご不明な点や追加情報が必要な場合はお気軽にご連絡ください。

この件に関して迅速にご対応いただきありがとうございます。

よろしくお願いします、
[君の名は]

業者に見積もりを依頼する

ベンダー (小売業者と再販業者) の選択は、市場の拡大と収益性の向上に役立つため、あらゆるビジネスの成功にとって重要です。

ベンダーの見積もりメールでベンダーの要件と期待を説明し、これらの基準に基づいて見積もりをリクエストします。

[受取人の名前]様

ご健勝のことと存じます。以下の商品について御社に見積りを依頼したくメールさせていただきました。

[項目1 ]

[項目2 ]

[項目3 ]

単価、数量割引 (該当する場合)、配送料や手数料などの追加料金を含む詳細な見積もりを提供してください。

ご質問がある場合、またはさらに詳しい情報が必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。 [締切]までにお見積りをお待ちしております。

ご清聴ありがとうございました。

よろしくお願いします、
[君の名は]

見積依頼への対応

あなたの企業は、サプライチェーンの一部として見込み客から見積もりの問い合わせを受けることもあります。見積もりリクエストに返信するために手紙を書くときは、機会に対する感謝の気持ちを示し、各要件に対応する、明確かつ包括的な返信を提供することが重要です。

要求された情報をすべて網羅し、正確さと明確さを確保するために、箇条書き、表、リスト、リンク、添付ファイルを使用することを強くお勧めします。

[受取人の名前]様

見積依頼について当社をご検討いただきありがとうございます。当社の製品/サービスを提供する機会をいただきありがとうございます。

お客様のご要望に応じて、指定された各要件に対応した包括的な見積書を添付いたしますのでご確認ください。すべての詳細と価格が明確に説明されていることを確認しました。

ご質問がある場合、またはさらに詳しい説明が必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。見積書のあらゆるご要望に応じてご相談させていただきます。

この度は当社をご検討いただき誠にありがとうございます。私たちはあなたと一緒に仕事ができることを楽しみにしています。

よろしくお願いします、
[君の名は]

HIX.AIを使用して、プロフェッショナルで説得力のある見積書を送信します。

HIX.AI 、120 以上のライティング ツールを備えたオンラインChatGPTを利用したライティング ヘルパー システムです。 AI メール ライター ツールは、さまざまな用途のメールの作成と作成に役立ちます。高度な人工知能技術、特に自然言語処理と機械学習を利用して、電子メール通信を自動化および強化します。

HIX.AIのメール ジェネレーターが見積メールの作成をどのように支援するか

電子メールの件名行の自動生成。 HIX.AIお客様の要求された詳細に応じて、魅力的で優れた見積メールの件名を生成できます。

電子メールの内容が改善されました。 HIX.AI見積書での要求、理由、期待をより適切に表現するために文言を強化します。

幅広い言語をサポート。 HIX.AI 50 を超える言語で見積依頼の電子メールを作成および翻訳できるため、ビジネスと海外のパートナーおよびクライアントとの間の電子メール コミュニケーションが容易になります。

見積依頼メールのフォーマット

見積メールを一から作成したい方のために、適切な見積メールのフォーマットを説明します。構成とヒントに従って、魅力的な見積メールを作成できます。

見積メールは、次の 3 つの主要なコンポーネントで構成されます。

  • 件名
  • メール本文
  • メールの終了

見積依頼メールの件名

見積メールでは、メールの目的を特定する明確かつ簡潔な件名を使用して、専門性を示してください。一方、簡潔で要点を絞った件名は、受信者が電子メールの性質をすぐに識別し、それに応じて優先順位を付けるのに役立ちます。

受信者を混乱させてコミュニケーションを遅らせる可能性のある、曖昧な表現や非公式な表現は避けてください。受信者がメールをすぐに認識できるように、件名に会社名を含めることをお勧めします。

見積依頼メールの明確かつ簡潔な件名の例をいくつか示します。

  • お見積り依頼: [製品・サービス名] - [御社名]
  • 緊急見積もりが必要です: [製品/サービス名] - [貴社名]からの依頼
  • 見積依頼 - [貴社名] - 締切: [日時]
  • [商品・サービス名]に関するお問い合わせ

見積依頼メール本文

見積メールの本文には、サプライヤーに送信するすべての要件、理由、説明、および関連するサポート資料の詳細が含まれています。完全な見積メールの構造には、次の内容が含まれている必要があります。レイアウトはニーズに合わせて変更できます。

  • 挨拶 - 丁寧な挨拶で受信者の名前を呼びます。
  • はじめに - 見積もりを取得するための背景を提供するために、あなた自身またはあなたの会社を紹介します。
  • 見積依頼 - 見積依頼を明確に記載してください
  • 要件の説明 - 見積もりを求めている製品またはサービスと具体的な詳細を明確に説明します。
  • 添付ファイル - 追加情報を提供するための裏付け文書を添付します。
  • 期限 - 見積もりを受け取る期限または期間を指定します。

見積依頼メールの締め切り

見積書の最後には、受信者が簡単に連絡できるように、名前、役職、会社名、電子メール アドレス、電話番号などの連絡先の詳細を記載します。事前に相手の協力に感謝する丁寧な結びの言葉を添えることも大切です。名前、役職、会社名を署名して電子メールを終了します。

結論

目標は、サプライヤーとベンダーが正確かつ包括的な見積もりで返答できるようにすることです。そのため、見積もりメールを作成する際は、明確かつ具体的にし、メール全体を通じてプロフェッショナルで丁寧な口調を維持する必要があります。

この作業がまだ難しいと思われる場合は、正式な見積書を作成したり、見積依頼に対する適切な応答を作成したりできるように、 HIX.AIの AI 電子メール ライターの使用を検討してください。

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