Menulis email dalam bahasa Inggris bisa sedikit membingungkan jika itu bukan bahasa pertama Anda. Ini juga bisa menjadi tantangan bagi penutur bahasa Inggris! Mengapa? Karena format email bahasa Inggris memiliki beberapa aturan, konvensi, dan struktur yang harus Anda pelajari.
Apakah sulit menulis email dalam bahasa Inggris? Tidak, tidak. Selama Anda mematuhi aturan yang akan kami jelaskan dalam panduan ini, Anda tidak akan kesulitan membuat email profesional untuk situasi atau keadaan apa pun.
Siap untuk belajar? Kami akan membahas 4 bagian format email berbahasa Inggris dan kemudian menghidupkannya dengan 5 contoh, yang meliputi:
- Email profesional ke bos
- Email profesional ke klien/pelanggan
- Email keluhan profesional
- Email faktur profesional
- Email permintaan koneksi profesional
Email berbahasa Inggris dilindungi oleh beberapa etiket yang penting untuk diketahui. Tim email insider HIX.AI telah membuat panduan untuk membantu Anda mencapai keunggulan email!
Apakah saya harus menggunakan format email bahasa Inggris?
Email adalah hal yang lucu. Ini jelas merupakan teknologi abad ke-21, namun masih diatur oleh konvensi zaman Victoria. Ya, zaman angkutan kuda, surat tulisan tangan, dan formalitas yang berlebihan.
Beberapa orang menganggap format bahasa Inggris bisa formal – dan memang demikian. Hal ini tidak berarti membatasi kreativitas atau inovasi. Itu hanya memberikan beberapa batasan.
Format email profesional diterima dan dipahami di seluruh dunia. Jadi, ketika Anda mengirim email kepada orang-orang di bisnis lain, atau di negara lain, penting bagi Anda untuk tetap menggunakan formatnya. Ini akan memastikan email Anda dipahami oleh semua orang yang menerimanya.
Haruskah Anda selalu menggunakan format bahasa Inggris? Ya, jika Anda menulis email profesional – tetapi ada beberapa pengecualian.
Email dingin dan email penjualan dapat – dan sering kali – menggunakan format yang berbeda. Tujuannya adalah untuk mengejutkan pembaca yang mengharapkan struktur standar.
Selain itu, jika Anda mengirim email ke teman (atau mengirim email pribadi), Anda dapat menyusunnya sesuai keinginan.
Semua pembicaraan tentang format bahasa Inggris ini mungkin membuat Anda bertanya-tanya apa itu... Jadi mari kita bahas sekarang.
Format email bahasa Inggris menjelaskan
Kita dapat melacak struktur email sejak abad ke-19 (dan bahkan sebelum itu).
Tentu saja, banyak hal telah berubah sedikit – hal-hal seperti baris subjek tidak menjadi persyaratan pada tahun 1872. Namun pada dasarnya kami masih menggunakan format yang sama.
Jadi apa itu?
Format email bahasa Inggris memiliki 4 bagian. Anda harus memahami setiap bagian dan tujuannya untuk menghasilkan email profesional.
4 langkah tersebut adalah:
- Baris subjek email
- salam email
- Salinan isi email
- Penandatanganan email/langkah selanjutnya
Kami akan membahas waktu satu per satu untuk menjelaskan format yang benar. Setelah Anda menginternalisasikannya, Anda dapat menggunakan format ini untuk email apa pun yang ingin Anda tulis.
Baris subjek email
Setiap email berbahasa Inggris yang bagus dimulai dengan baris subjek. Baris subjek Anda adalah cuplikan di dalam email Anda. Hal ini harus cukup memberi semangat agar mereka mau membuka email tersebut.
Baris subjek terbaik adalah:
- Pendek – antara 5 - 7 kata (idealnya, tetapi bisa lebih panjang jika diperlukan)
- Sederhana dan serius
- Berikan deskripsi yang jelas tentang isi email tersebut
- Termasuk tanggal, referensi, dan judul (jika sesuai)
- Termasuk tenggat waktu (jika ada)
- Berikan instruksi ("Mendesak", atau "Harap ditanggapi") jika Anda mau
Kami merekomendasikan baris subjek yang pendek dan jelas karena kami menerima ratusan email setiap hari, yang berarti baris subjek yang tidak jelas atau membingungkan dapat berisiko diabaikan.
Baris subjek pendek juga lebih mudah dibaca di perangkat seluler.
Pelajaran #1 – Jaga agar baris subjek tetap singkat, mudah dipahami, dan jelas.
salam email
Salam email Anda adalah pengantar email Anda. Di sinilah kita menyimpang (sedikit) dari zaman Victoria. Sekitar 20 tahun yang lalu, penulis email akan memulai email seperti:
- Tuan/Nyonya yang terhormat
- Tuan yang terhormat (nama)
- Ibu yang terhormat (nama)
Tapi hari ini, kami tidak melakukannya. Mengapa? Karena penulisan email dalam bahasa Inggris terus berubah, ini sudah ketinggalan zaman, tidak relevan, dan bagi sebagian orang, menyinggung. Sebaliknya, email paling formal pun diperkenalkan dengan cara ini:
- Hai (nama depan orang)
- Halo (nama depan orang)
- Yang terhormat (nama depan orang)
Pelajaran #2 Anda harus selalu menggunakan nama depan orang tersebut. Ini membantu meruntuhkan hambatan dan membangun hubungan pribadi dengan segera.
Pelajari lebih lanjut tentang cara memulai email secara efektif .
Salinan isi email
Body copy adalah tempat Anda menyusun pesan Anda. Ini bisa sesingkat satu kalimat atau mencapai halaman demi halaman detail. Tidak ada aturan tentang panjang email (meskipun etiket mengharuskannya sesingkat mungkin).
Biasanya, format email berfungsi seperti ini:
- Selamat datang & perkenalan – Anda tidak terjun ke bisnis, tetapi memberikan sambutan positif dan (jika Anda belum mengenal orangnya) perkenalkan diri Anda. Ini dapat mencakup siapa Anda dan di mana Anda bekerja.
- Nyatakan tujuan email Anda – Langsung ke pokok persoalan dengan cepat dan nyatakan alasan Anda mengirim pesan. "Saya melamar peran (posisi) yang diiklankan" itu sempurna.
- Jelaskan secara detail – Jika Anda perlu menambahkan informasi tambahan, inilah kesempatan Anda. Email bukanlah esai, jadi buatlah email sesingkat mungkin. Gunakan hal-hal seperti poin-poin untuk memecah teks dan menyampaikan informasi kompleks sesederhana mungkin.
Body copynya harus singkat. Anda selalu dapat menambahkan tautan ke sumber atau lampiran lain untuk membantu pembaca memahami isi pesan Anda.
Pelajaran #3 – Sertakan semua informasi tetapi singkat. Email profesional dengan cepat langsung pada intinya.
Penandatanganan email/langkah selanjutnya
Email profesional harus memiliki tujuan (jika tidak, mengapa Anda mengirimkannya?). Hal ini dapat berupa memberikan email, meminta konfirmasi bahwa permohonan telah diterima, atau meminta seseorang untuk bertindak.
Dalam istilah email, ini dikenal sebagai ajakan bertindak (CTA). CTA adalah instruksi untuk melakukan sesuatu dan harus selalu ada di akhir email Anda.
Anda juga harus memeriksa dan memastikan bahwa Anda telah memberikan rincian kontak dan cara orang menghubungi Anda.
Penandatanganan Anda harus sesuai dengan situasi. Beberapa persetujuan profesional yang sesuai meliputi:
- Terima kasih
- Terimakasih banyak
- Salam
- Salam
- Berharap untuk mendengar dari Anda
Hindari penggunaan akhiran yang terlalu cerewet dan formal seperti:
- Dengan hormat
- Salam sejahtera
Pelajaran #4 – Selalu sertakan CTA dan jelaskan tujuan email profesional Anda dan hasil yang Anda inginkan.
Pelajari lebih lanjut kalimat penutup untuk email berbahasa Inggris.
5 email profesional dalam bahasa Inggris
Apakah Anda sudah memahami format email profesional? Jika semuanya masih menjadi misteri, berikut 5 contoh untuk menunjukkan cara melakukannya.
Sampel ini dibuat berdasarkan beberapa jenis email profesional umum yang mungkin perlu Anda kirim. Bacalah, pelajari, dan pahami formatnya sebelum menulisnya sendiri!
Email bahasa Inggris profesional ke bos
Atasan, manajer, direktur, atau CEO Anda mengharapkan Anda memahami dan menggunakan format email formal. Dalam contoh email ke atasan profesional ini, kami melibatkan seseorang yang berwenang dengan pesan yang jelas dan memenuhi semua kebutuhan.
Yang terhormat [ Nama Bos ] ,
Saya yakin email ini dapat menemukan Anda dengan baik.
Saya menulis untuk mendiskusikan [ Topik atau Tujuan Email ] . [ Sertakan detail yang diperlukan dan relevan tentang topik tersebut. Singkat dan langsung ]
Saya yakin wawasan dan bimbingan Anda akan sangat berharga dalam hal ini. Jika perlu, kami dapat menjadwalkan pertemuan pada waktu yang tepat bagi Anda untuk membahas masalah ini lebih lanjut.
Terima kasih sebelumnya atas waktu dan pertimbangannya.
Salam Hormat,
[ Nama Anda ]
Email bahasa Inggris profesional ke klien/pelanggan
Kecuali pelanggan Anda adalah teman pribadi, selalu gunakan format email. Dalam contoh ini, kami memberikan pesan sederhana dan mudah diikuti yang bertujuan untuk mendapatkan tanggapan dari klien/pelanggan Anda. Anda dapat menggunakan ini untuk korespondensi pelanggan sehari-hari.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap pesan ini sampai kepada Anda dengan baik.
Saya menghubungi mengenai [ referensi masalah yang ada ] . [ Berikan rincian atau pertanyaan yang diperlukan terkait masalah ini ] .
Saya menantikan tanggapan Anda atau pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki mengenai masalah ini.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Salam Hormat,
[ Nama Anda ]
Email keluhan bahasa Inggris profesional
Kesal pada suatu produk, layanan, atau hal lainnya? Maka jangan berdiam diri; mengeluh! Email keluhan profesional ini menjelaskan secara mendalam dan menguraikan keluhan Anda, serta mendorong balasan dan penyelesaian.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya menulis untuk mengungkapkan kekecewaan dan frustrasi saya dengan layanan baru-baru ini yang saya terima dari perusahaan Anda.
Pada [ tanggal ] , saya membeli [ produk/layanan ] dari toko/situs web Anda. Namun, setelah menerima produk/layanan, saya menemukan beberapa masalah dan kekurangan yang tidak disebutkan atau terlihat pada saat pembelian. Masalah-masalah ini mencakup [ rincian masalah yang spesifik ] .
Saya percaya bahwa sebagai pelanggan setia, saya berhak mendapatkan pengalaman yang lebih baik dan produk/layanan yang memenuhi standar yang diharapkan. Oleh karena itu, saya mohon agar masalah ini segera diselesaikan.
Saya menantikan tanggapan Anda segera dan solusi yang memuaskan untuk masalah ini.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email faktur bahasa Inggris profesional
Anda bisa berkata, "Saya ingin dibayar!" tapi itu tidak akan membuahkan hasil. Sebaliknya, email faktur profesional ini singkat dan efektif dan akan memastikan Anda menerima pembayaran penuh pada tanggal jatuh tempo.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis surat ini untuk memberi Anda faktur untuk [ Nama Proyek/Layanan ] sebagaimana disepakati. Jumlah total yang harus dibayar adalah [ Jumlah total ] .
Silakan temukan faktur terlampir dan silakan proses pembayaran pada atau sebelum tanggal jatuh tempo, yaitu [ Tanggal jatuh tempo ] .
Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan detail lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email permintaan koneksi bahasa Inggris profesional
Yang penting bukanlah apa yang Anda ketahui, melainkan siapa yang Anda kenal – jadi bangunlah jaringan bisnis Anda dengan permintaan koneksi profesional. Jenis email Engilsh ini dapat menghubungkan Anda dengan pengaruh industri, kolega, pemangku kepentingan, dan perekrut.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis untuk meminta hubungan profesional dengan Anda.
Saya telah mengikuti pekerjaan Anda di industri ini selama beberapa waktu sekarang dan saya terkesan dengan keahlian dan pencapaian Anda. Saya percaya bahwa berhubungan dengan Anda akan saling menguntungkan, karena kita berpotensi berkolaborasi dalam proyek atau memberikan dukungan satu sama lain dalam upaya profesional kita.
Jika Anda terbuka untuk terhubung, saya akan menghargai kesempatan untuk mempelajari lebih lanjut tentang pekerjaan Anda dan mengeksplorasi potensi sinergi. Harap beri tahu saya jika Anda bersedia terhubung di [ platform pilihan, misalnya LinkedIn ] atau platform lain yang nyaman bagi Anda.
Terima kasih atas perhatian dan pertimbangannya.
Salam,
[ Nama Anda ]
Etiket email berbahasa Inggris – 10 tips
Bahasa Inggris bisa jadi rumit, membingungkan, dan menantang untuk dikuasai – terutama saat menulis email berbahasa Inggris. Berikut 10 tip etiket yang harus diikuti saat menulis email dalam bahasa Inggris:
- Pertahankan baris subjek sebanyak 5 atau 7 kata (atau berisiko diabaikan atau tidak dibaca!)
- Gunakan sapaan yang sesuai untuk tahun 2023 (Hai), bukan 1823 (Yang Terhormat Bapak/Ibu). Pelajari beberapa kalimat pembuka umum untuk email berbahasa Inggris.
- Mulailah setiap email dengan senyuman (virtual), ungkapkan rasa terima kasih dan perkenalkan diri Anda.
- Nyatakan tujuan email Anda dalam satu atau dua kalimat.
- Setiap paragraf harus memiliki satu tujuan atau pemikiran.
- Buat paragraf singkat untuk pembaca seluler!
- Selalu sertakan CTA.
- Jangan pernah lupa detail kontak Anda.
- Pilih tanda tangan yang sesuai.
- Koreksi sebelum mengirim atau berisiko mempermalukan diri sendiri.
Kesimpulan
Kemampuan menulis email dalam bahasa Inggris adalah salah satu keterampilan terpenting yang akan Anda pelajari, jadi luangkan waktu untuk membaca ini dan menginternalisasikan konsepnya. Kami mungkin membuat Anda bosan dengan alasannya, tetapi kenyataannya adalah jika Anda menulis email yang buruk, bisnis Anda tidak akan berhasil. Maaf itu kasar, tapi itu benar. Jika Anda khawatir tentang formatnya atau kurang percaya diri, cobalah penulis email HIX.AI untuk email berbahasa Inggris yang lebih baik, lebih cepat, dan efektif.