Scrivere e-mail in inglese può creare un po' di confusione se non è la tua prima lingua. Può essere impegnativo anche per chi parla inglese! Perché? Perché il formato email inglese ha alcune regole, convenzioni e strutture prestabilite che devi semplicemente imparare.
È difficile scrivere email in inglese? No non lo è. Se ti attieni alle regole che esporremo in questa guida, non avrai problemi a creare email professionali per qualsiasi situazione o circostanza.
Pronto ad imparare? Tratteremo il formato email in lingua inglese in 4 parti e poi lo daremo vita con 5 esempi, che coprono:
- E-mail professionale al capo
- E-mail professionale a un cliente/cliente
- E-mail di reclamo professionale
- E-mail di fatturazione professionale
- E-mail di richiesta di connessione professionale
Le e-mail in lingua inglese sono coperte da alcune norme di etichetta che è essenziale conoscere. Il team HIX.AI di esperti di posta elettronica ha prodotto una guida per aiutarti a raggiungere l'eccellenza nella posta elettronica!
Devo utilizzare il formato email inglese?
Le email sono cose divertenti. Sono sicuramente una tecnologia del 21° secolo, ma sono ancora governate dalle convenzioni dell'età vittoriana. Sì, il tempo dei trasporti a cavalli, delle lettere scritte a mano e delle formalità eccessive.
Alcune persone ritengono che il formato in lingua inglese possa essere, beh, formale – e lo è. Ciò non significa che limiti la creatività o l'innovazione. Fornisce solo alcuni limiti.
Il formato email professionale è accettato e compreso in tutto il mondo. Pertanto, quando invii email a persone di altre aziende o di altri paesi, è fondamentale attenersi al formato. Ciò garantirà che le tue e-mail siano comprese da tutti coloro che le ricevono.
Dovresti utilizzare sempre il formato in lingua inglese? Sì, se scrivi email professionali, ma ci sono alcune eccezioni.
Le email fredde e le email di vendita possono – e spesso lo fanno – utilizzare un formato diverso. Lo scopo è scioccare il lettore che si aspetta una struttura standard.
Inoltre, se invii email agli amici (o invii email personali), puoi strutturarle come preferisci.
Tutto questo parlare del formato in lingua inglese probabilmente ti ha fatto chiedere di cosa si tratta... Quindi arriviamo a quello ora.
Spiegazione del formato email in lingua inglese
Possiamo tracciare la struttura delle e-mail fino al 19° secolo (e anche prima).
Naturalmente, le cose sono un po' cambiate: cose come la riga dell'oggetto non erano più un requisito nel 1872. Ma sostanzialmente utilizziamo ancora lo stesso formato.
Quindi, cos'è?
Il formato e-mail in lingua inglese è composto da 4 parti. Dovrai capire cos'è ciascuna sezione e il suo scopo per produrre email professionali.
I 4 passaggi sono:
- Oggetto dell'e-mail
- Saluto via e-mail
- Copia del corpo dell'e-mail
- Approvazione tramite e-mail/passaggi successivi
Lavoreremo nel tempo uno per uno per spiegare il formato corretto. Una volta interiorizzato questo, puoi utilizzare questo formato per qualsiasi email che desideri scrivere.
Oggetto dell'e-mail
Ogni buona email in inglese inizia con l'oggetto. La riga dell'oggetto è un'istantanea all'interno della tua email. Deve essere abbastanza incoraggiante da convincerli ad aprire l'e-mail.
Gli argomenti migliori sono:
- Breve – tra 5 e 7 parole (idealmente, ma può essere più lungo se essenziale)
- Semplice e serio
- Fornisci una descrizione chiara dell'argomento dell'e-mail
- Include date, riferimenti e titoli (ove appropriato)
- Include una scadenza (se presente)
- Se lo desideri, fornisci un'istruzione ("Urgente" o "Rispondi per favore").
Raccomandiamo che gli oggetti siano brevi e chiari perché riceviamo centinaia di e-mail al giorno, il che significa che gli oggetti poco chiari o confusi potrebbero essere a rischio di essere ignorati.
Anche le righe di oggetto brevi sono più facili da leggere sui dispositivi mobili.
Lezione n. 1 – Mantieni gli argomenti brevi, semplici da capire e chiari.
Saluto via e-mail
Il tuo saluto e-mail è la tua introduzione all'e-mail. È qui che ci discostiamo (un po’) dall’età vittoriana. Circa 20 anni fa, gli autori di e-mail avviavano e-mail come:
- Caro Signore / Signora
- Caro signor (nome)
- Gentile signora (nome)
Ma oggi non lo facciamo. Perché? Poiché la scrittura delle e-mail in inglese cambia costantemente, queste sono obsolete, irrilevanti e, per alcune persone, offensive. Invece, anche le email più formali vengono introdotte in questo modo:
- Ciao (nome della persona)
- Ciao (nome della persona)
- Caro (nome della persona)
Lezione n. 2 Dovresti sempre utilizzare il nome della persona. Questo aiuta ad abbattere le barriere e a stabilire immediatamente una connessione personale.
Ulteriori informazioni su come avviare un'e-mail in modo efficace .
Copia del corpo dell'e-mail
La copia del corpo è dove costruisci il tuo messaggio. Potrebbe essere breve come una singola frase o contenere pagine e pagine di dettagli. Non esistono regole sulla lunghezza delle email (anche se l'etichetta impone che debba essere la più breve possibile).
In genere, il formato email funziona in questo modo:
- Benvenuto e presentazione : non ti immergi negli affari, ma dai un benvenuto positivo e (se non conosci la persona) presentati. Questo può includere chi sei e dove lavori.
- Indica lo scopo della tua email : arriva rapidamente al punto e indica il motivo per cui stai inviando il messaggio. "Mi candido per il ruolo pubblicizzato di (posizione)" è perfetto.
- Vai nei dettagli : se hai bisogno di aggiungere ulteriori informazioni, ecco la tua occasione. Le e-mail non sono saggi, quindi mantieni le cose il più brevi possibile. Utilizza elementi come gli elenchi puntati per suddividere il testo e trasmettere informazioni complesse nel modo più semplice possibile.
Il testo del testo dovrebbe essere breve. Puoi sempre aggiungere collegamenti ad altre fonti o allegati per aiutare il lettore a capire di cosa tratta il tuo messaggio.
Lezione n. 3 – Includi tutte le informazioni ma sii breve. Le e-mail professionali arrivano rapidamente al punto.
Approvazione tramite e-mail/passaggi successivi
Le e-mail professionali dovrebbero avere uno scopo (in caso contrario, perché le invii?). Potrebbe trattarsi di fornire e-mail, chiedere conferma che una domanda è stata ricevuta o chiedere a qualcuno di agire.
In termini di posta elettronica, è noto come invito all'azione (CTA). I CTA sono istruzioni per fare qualcosa e dovrebbero essere sempre alla fine delle tue email.
Devi inoltre verificare e assicurarti di aver fornito i dettagli di contatto e le modalità con cui le persone possono contattarti.
La tua approvazione deve essere adatta alla situazione. Alcune approvazioni professionali appropriate includono:
- Grazie
- Grazie molto
- Distinti saluti
- Cordiali saluti
- Spero di avere presto tue notizie
Evita di usare finali eccessivamente pignoli e formali come:
- Cordiali saluti
- Cordiali saluti
Lezione n.4 – Includi sempre un CTA e spiega lo scopo della tua email professionale e il risultato che desideri.
Ulteriori informazioni sulle righe finali di un'e-mail in inglese.
5 email professionali in inglese
Conosci già il formato email professionale? Se è ancora tutto un mistero, ecco 5 esempi per mostrarti come si fa.
Questi esempi sono progettati in base ad alcuni dei tipi più comuni di e-mail professionali che potresti dover inviare. Leggili, impara da loro e comprendi il formato prima di scriverne uno tuo!
E-mail in inglese professionale al capo
Il tuo capo, manager, direttore o amministratore delegato si aspetterà che tu comprenda e utilizzi il formato email formale. In questo esempio di email professionale al capo, coinvolgiamo qualcuno con autorità con un messaggio chiaro che soddisfa tutte le esigenze.
Caro [ nome del capo ] ,
Confido che questa email ti trovi bene.
Scrivo per discutere di [ Argomento o scopo dell'e-mail ] . [ Includere i dettagli necessari e pertinenti sull'argomento. Sii conciso e diretto ]
Credo che i tuoi approfondimenti e la tua guida sarebbero preziosi in questa materia. Se necessario, possiamo fissare un incontro in un momento opportuno per discutere ulteriormente la questione.
Grazie in anticipo per il vostro tempo e la vostra considerazione.
I migliori saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail in inglese professionale a un cliente/cliente
A meno che il tuo cliente non sia un amico personale, attieniti sempre al formato email. In questo esempio forniamo un messaggio semplice e facile da seguire che mira a ottenere una risposta dal tuo cliente/cliente. Puoi usarlo per qualsiasi corrispondenza quotidiana con i clienti.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questo messaggio ti trovi bene.
Ti sto contattando in merito a [ riferimento alla questione in questione ] . [ Fornire i dettagli necessari o le domande relative alla questione ] .
Aspetto con ansia il tuo feedback o qualsiasi domanda tu possa avere riguardo a questo argomento.
Grazie per l'attenzione e la collaborazione.
I migliori saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail di reclamo in inglese professionale
Sconvolto da un prodotto, servizio o qualcos'altro? Allora non sopportarlo; reclamo! Questa e-mail di reclamo professionale approfondisce i dettagli e delinea il tuo reclamo e spinge per una risposta e una risoluzione.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Le scrivo per esprimere il mio disappunto e la mia frustrazione per il recente servizio ricevuto dalla vostra azienda.
Il [ data ] ho acquistato [ prodotto/servizio ] dal tuo negozio/sito web. Tuttavia, dopo aver ricevuto il prodotto/servizio, ho scoperto diversi problemi e difetti che non erano menzionati o visibili al momento dell'acquisto. Questi problemi includono [ dettagli specifici dei problemi ] .
Credo che, come cliente affezionato, meritassi un'esperienza migliore e un prodotto/servizio che soddisfi gli standard attesi. Chiedo pertanto cortesemente una tempestiva risoluzione della questione.
Attendo con ansia la vostra risposta immediata e una soluzione soddisfacente a questo problema.
Grazie per l'attenzione.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail di fatturazione in inglese professionale
Potresti dire: "Voglio essere pagato!" ma non otterrà risultati. Invece, questa e-mail di fatturazione professionale è opportunamente breve ed efficace e ti garantirà il pagamento dell'intero importo alla data di scadenza.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questo messaggio ti trovi bene. Ti scrivo per fornirti la fattura per [ Nome progetto/servizio ] come concordato. L'importo totale dovuto è [ Importo totale ] .
Si prega di trovare la fattura allegata ed elaborare gentilmente il pagamento entro la data di scadenza, che è [ Data di scadenza ] .
Se avete domande o avete bisogno di ulteriori dettagli, non esitate a contattarci.
Grazie per l'attenzione.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail di richiesta di connessione in inglese professionale
Non conta quello che sai ma chi conosci, quindi costruisci la tua rete aziendale con la richiesta di connessione professionale. Questo tipo di e-mail in inglese può metterti in contatto con influenze del settore, colleghi, parti interessate e reclutatori.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questo messaggio ti trovi bene. Ti scrivo per richiedere un contatto professionale con te.
Seguo da tempo il tuo lavoro nel settore e sono rimasto colpito dalla tua competenza e dai risultati ottenuti. Credo che entrare in contatto con te sarebbe reciprocamente vantaggioso, poiché potremmo potenzialmente collaborare a progetti o fornirci supporto reciproco nei nostri sforzi professionali.
Se sei aperto a entrare in contatto, apprezzerei l'opportunità di saperne di più sul tuo lavoro ed esplorare potenziali sinergie. Per favore fammi sapere se sei disponibile a connetterti su [ piattaforma preferita, ad esempio LinkedIn ] o qualsiasi altra piattaforma conveniente per te.
Grazie per l'attenzione e la considerazione.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Etichetta e-mail in lingua inglese : 10 suggerimenti
La lingua inglese può essere complicata, confusa e difficile da padroneggiare, soprattutto quando si scrivono e-mail in inglese. Ecco 10 consigli di etichetta da seguire quando si scrive un’e-mail in inglese:
- Mantieni l'oggetto di 5 o 7 parole (o rischi di essere ignorato o non letto!)
- Utilizza un saluto adatto al 2023 (Ciao), non al 1823 (Gentile Signore/Signora). Scopri quali sono alcune frasi di apertura comuni per un'e-mail in inglese.
- Inizia ogni email con un sorriso (virtuale), esprimi gratitudine e presentati.
- Definisci lo scopo della tua email in una o due frasi.
- Ogni paragrafo dovrebbe avere un unico scopo o pensiero.
- Mantieni i paragrafi brevi per i lettori mobili!
- Includi sempre un CTA.
- Non dimenticare mai i tuoi dati di contatto.
- Scegli una conclusione adatta.
- Correggi le bozze prima di inviare o rischi di metterti in imbarazzo.
Conclusione
La capacità di scrivere e-mail in inglese è una delle competenze più importanti che imparerai, quindi dedica del tempo a leggerlo e ad interiorizzare i concetti. Possiamo annoiarti con i motivi, ma la realtà è che se scrivi email sbagliate, non farai bene negli affari. Mi spiace che sia duro, ma è vero. Se sei preoccupato per il formato o ti manca la sicurezza, prova lo scrittore di email HIX.AI per email in inglese migliori, più veloci e più efficaci.