Rédiger des e-mails en anglais peut être un peu déroutant si ce n'est pas votre langue maternelle. Cela peut aussi être un défi pour les anglophones ! Pourquoi? Parce que le format de courrier électronique en anglais comporte des règles, des conventions et des structures définies que vous devez simplement apprendre.
Est-il difficile d'écrire des e-mails en anglais ? Non ce n'est pas. Tant que vous respectez les règles que nous allons établir dans ce guide, vous n'aurez aucun problème à produire des e-mails professionnels pour n'importe quelle situation ou circonstance.
Prêt à apprendre? Nous allons aborder le format d'e-mail en anglais en 4 parties, puis lui donner vie avec 5 exemples, couvrant :
- Email professionnel au patron
- E-mail professionnel à un client/client
- Email de réclamation professionnelle
- E-mail de facture professionnel
- Email de demande de mise en relation professionnelle
Les e-mails en anglais sont couverts par une certaine étiquette qu’il est essentiel de connaître. L'équipe HIX.AI d'initiés au courrier électronique a produit un guide pour vous aider à atteindre l'excellence en matière de courrier électronique !
Dois-je utiliser le format de courrier électronique en anglais ?
Les e-mails sont des choses amusantes. Il s’agit sans aucun doute d’une technologie du 21e siècle, mais elle est toujours régie par les conventions de l’ère victorienne. Oui, le temps des transports hippomobiles, des lettres manuscrites et des formalités excessives.
Certaines personnes trouvent que le format de la langue anglaise peut être formel – et c’est le cas. Cela ne veut pas dire que cela restreint la créativité ou l’innovation. Cela fournit simplement quelques limites.
Le format de courrier électronique professionnel est accepté et compris dans le monde entier. Ainsi, lorsque vous envoyez des e-mails à des personnes dans d’autres entreprises ou dans d’autres pays, il est essentiel que vous respectiez le format. Cela garantira que vos e-mails seront compris par tous ceux qui les reçoivent.
Faut-il toujours utiliser le format anglais ? Oui, si vous écrivez des e-mails professionnels, mais il existe quelques exceptions.
Les e-mails froids et les e-mails de vente peuvent – et utilisent souvent – un format différent. Le but est de choquer le lecteur qui attend une structure standard.
De plus, si vous envoyez des e-mails à des amis (ou envoyez des e-mails personnels), vous pouvez les structurer comme vous le souhaitez.
Toutes ces discussions sur le format anglais vous ont probablement amené à vous demander ce que c'est... Alors allons-y maintenant.
Le format de courrier électronique en anglais expliqué
Nous pouvons retracer la structure des e-mails depuis le 19e siècle (et même avant).
Bien sûr, les choses ont un peu changé – des éléments comme la ligne d'objet n'étant plus une exigence en 1872. Mais nous utilisons toujours fondamentalement le même format.
Alors c'est quoi?
Le format de courrier électronique en anglais comporte 4 parties. Vous devrez comprendre ce qu'est chaque section et son objectif pour produire des e-mails professionnels.
Les 4 étapes sont :
- Ligne d'objet de l'e-mail
- Message d'accueil par e-mail
- Copie du corps de l'e-mail
- Signature de l'e-mail/étapes suivantes
Nous allons parcourir le temps un par un pour expliquer le format correct. Une fois que vous avez internalisé cela, vous pouvez utiliser ce format pour tout e-mail que vous souhaitez écrire.
Ligne d'objet de l'e-mail
Chaque bon e-mail en anglais commence par la ligne d'objet. Votre ligne d'objet est un instantané dans votre e-mail. Il doit être suffisamment encourageant pour les amener à ouvrir l'e-mail.
Les meilleures lignes d'objet sont :
- Court – entre 5 et 7 mots (idéalement, mais cela peut être plus long si nécessaire)
- Simple et sérieux
- Fournissez une description claire du sujet de l'e-mail
- Comprend les dates, les références et les titres (le cas échéant)
- Comprend une date limite (s'il y en a une)
- Fournissez une instruction (« Urgent » ou « Veuillez répondre ») si vous souhaitez
Nous recommandons que les lignes d'objet soient courtes et claires, car nous recevons des centaines d'e-mails par jour, ce qui signifie que les lignes d'objet qui ne sont pas claires ou prêtent à confusion risquent d'être ignorées.
Les lignes d'objet courtes sont également plus faciles à lire sur les appareils mobiles.
Leçon n°1 – Gardez les lignes d'objet courtes, simples à comprendre et claires.
Message d'accueil par e-mail
Votre message d'accueil par e-mail est votre introduction à l'e-mail. C’est là que l’on s’écarte (un peu) de l’ère victorienne. Il y a environ 20 ans, les rédacteurs d'e-mails commençaient des e-mails comme :
- Cher Monsieur/Madame
- Cher Monsieur (nom)
- Chère Mme (nom)
Mais aujourd’hui, ce n’est pas le cas. Pourquoi? Étant donné que la rédaction des e-mails en anglais change constamment, ceux-ci sont obsolètes, non pertinents et, pour certaines personnes, offensants. Au lieu de cela, même les e-mails les plus formels sont introduits de cette façon :
- Bonjour (prénom de la personne)
- Bonjour (prénom de la personne)
- Cher (prénom de la personne)
Leçon n°2 Vous devez toujours utiliser le prénom de la personne. Cela permet de faire tomber les barrières et d’établir immédiatement une connexion personnelle.
Apprenez-en davantage sur la façon de démarrer un e-mail de manière efficace .
Copie du corps de l'e-mail
Le corps du texte est l’endroit où vous construisez votre message. Cela peut être aussi court qu’une seule phrase ou comporter des pages et des pages de détails. Il n’y a pas de règles concernant la longueur des e-mails (même si l’étiquette veut qu’ils soient aussi courts que possible).
Généralement, le format d'e-mail fonctionne comme ceci :
- Bienvenue et introduction – vous ne vous lancez pas dans les affaires, mais vous offrez un accueil positif et (si vous ne connaissez pas la personne) vous présentez. Cela peut inclure qui vous êtes et où vous travaillez.
- Indiquez le but de votre e-mail – Allez droit au but rapidement et indiquez pourquoi vous envoyez un message. "Je postule pour le poste annoncé de (poste)" est parfait.
- Entrez dans les détails – Si vous avez besoin d’ajouter des informations supplémentaires, voici votre chance. Les e-mails ne sont pas des essais, alors soyez aussi brefs que possible. Utilisez des éléments tels que des puces pour diviser le texte et transmettre des informations complexes aussi simplement que possible.
Le corps du texte doit être bref. Vous pouvez toujours ajouter des liens vers d’autres sources ou pièces jointes pour aider le lecteur à comprendre le sujet de votre message.
Leçon n°3 – Incluez toutes les informations mais soyez bref. Les emails professionnels vont vite à l’essentiel.
Signature de l'e-mail/étapes suivantes
Les e-mails professionnels doivent avoir un but (si non, pourquoi les envoyez-vous ?). Il peut s'agir de fournir des e-mails, de demander la confirmation qu'une candidature a été reçue ou de demander à quelqu'un d'agir.
En termes de courrier électronique, cela s'appelle un appel à l'action (CTA). Les CTA sont des instructions pour faire quelque chose et doivent toujours figurer à la fin de vos e-mails.
Vous devez également vérifier et vous assurer que vous avez fourni vos coordonnées et les moyens permettant aux personnes de vous contacter.
Votre signature doit être adaptée à la situation. Certaines approbations professionnelles appropriées comprennent :
- Merci
- Merci beaucoup
- Cordialement
- Cordialement
- Au plaisir d'avoir de vos nouvelles
Évitez d'utiliser des terminaisons trop pointilleuses et formelles telles que :
- Cordialement
- Cordialement votre
Leçon n°4 – Incluez toujours un CTA et expliquez le but de votre e-mail professionnel et le résultat que vous souhaitez.
Apprenez-en davantage sur les lignes de clôture d’un e-mail en anglais.
5 emails professionnels en anglais
Comprenez-vous déjà le format de courrier électronique professionnel ? Si tout cela reste encore un mystère, voici 5 exemples pour vous montrer comment procéder.
Ces exemples sont conçus autour de certains des types courants d’e-mails professionnels que vous pourriez avoir besoin d’envoyer. Lisez-les, apprenez-en et comprenez le format avant d’écrire le vôtre !
E-mails en anglais professionnel au patron
Votre patron, manager, directeur ou PDG s'attendra à ce que vous compreniez et utilisiez le format formel de courrier électronique. Dans cet exemple d'e-mail professionnel adressé au patron, nous engageons une personne en position d'autorité avec un message clair qui coche toutes les bonnes cases.
Cher [ Nom du patron ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouve bien.
J'écris pour discuter de [ sujet ou objectif de l'e-mail ] . [ Incluez les détails nécessaires et pertinents sur le sujet. Soyez concis et direct ]
Je pense que vos idées et vos conseils seraient précieux à cet égard. Si nécessaire, nous pouvons planifier une réunion à un moment qui vous convient pour discuter davantage de cette question.
Merci d'avance pour votre temps et votre considération.
Cordialement,
[ Votre nom ]
E-mails en anglais professionnel à un client/client
À moins que votre client ne soit un ami personnel, respectez toujours le format e-mail. Dans cet exemple, nous fournissons un message simple et facile à suivre qui vise à obtenir une réponse de votre client. Vous pouvez l'utiliser pour toute correspondance client quotidienne.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que ce message vous trouvera bien.
Je vous contacte concernant [ référence au sujet en question ] . [ Fournissez les détails nécessaires ou les questions liées au sujet ] .
J'attends avec impatience vos commentaires ou toutes vos questions à ce sujet.
Merci pour votre attention et votre coopération.
Cordialement,
[ Votre nom ]
E-mail de réclamation en anglais professionnel
Vous êtes contrarié par un produit, un service ou autre chose ? Alors ne le supportez pas ; se plaindre! Cet e-mail de réclamation professionnelle approfondit les détails, décrit votre grief et demande une réponse et une résolution.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Je vous écris pour exprimer ma déception et ma frustration face au récent service que j'ai reçu de votre entreprise.
Le [ date ] , j'ai acheté [ produit/service ] dans votre magasin/site Web. Cependant, dès la réception du produit/service, j'ai découvert plusieurs problèmes et défauts qui n'étaient pas mentionnés ou visibles au moment de l'achat. Ces problèmes incluent [ des détails spécifiques des problèmes ] .
Je crois qu'en tant que client fidèle, je méritais une meilleure expérience et un produit/service à la hauteur des standards attendus. Par conséquent, je demande une résolution rapide à cette question.
J'attends avec impatience votre réponse immédiate et une solution satisfaisante à ce problème.
Merci pour votre attention.
Cordialement,
[ Votre nom ]
E-mail de facture en anglais professionnel
Vous pourriez dire : « Je veux être payé ! » mais cela n'obtiendra pas de résultats. Au lieu de cela, cet e-mail de facture professionnel est suffisamment court et efficace et garantira que vous serez payé le montant total à la date d'échéance.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour vous fournir la facture de [ Nom du projet/service ] comme convenu. Le montant total dû est de [ Montant total ] .
Veuillez trouver la facture ci-jointe et veuillez procéder au paiement au plus tard à la date d'échéance, qui est le [ Date d'échéance ] .
Si vous avez des questions ou avez besoin de plus de détails, n'hésitez pas à nous contacter.
Merci pour votre attention.
Cordialement,
[ Votre nom ]
E-mail de demande de connexion en anglais professionnel
Ce n'est pas ce que vous savez qui compte, mais qui vous connaissez – alors construisez votre réseau d'affaires avec la demande de mise en relation professionnelle. Ce type d'e-mail anglais peut vous mettre en contact avec des influenceurs du secteur, des collègues, des parties prenantes et des recruteurs.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour demander une mise en relation professionnelle avec vous.
Je suis votre travail dans l'industrie depuis un certain temps déjà et je suis impressionné par votre expertise et vos réalisations. Je pense qu'entrer en contact avec vous serait mutuellement bénéfique, car nous pourrions potentiellement collaborer sur des projets ou nous soutenir mutuellement dans nos efforts professionnels.
Si vous êtes ouvert à la connexion, j'apprécierais l'opportunité d'en apprendre davantage sur votre travail et d'explorer les synergies potentielles. Veuillez me faire savoir si vous seriez disposé à vous connecter sur [ plateforme de votre choix, par exemple LinkedIn ] ou sur toute autre plateforme qui vous convient.
Merci pour votre attention et votre considération.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Étiquette de courrier électronique en anglais – 10 conseils
La langue anglaise peut être compliquée, déroutante et difficile à maîtriser, en particulier lors de la rédaction d'e-mails en anglais. Voici 10 conseils d’étiquette à suivre lorsque vous rédigez un e-mail en anglais :
- Limitez les lignes d'objet à 5 ou 7 mots (sinon risquez d'être ignorées ou non lues !)
- Utilisez un message d'accueil adapté à 2023 (Bonjour), et non à 1823 (Cher Monsieur/Madame). Découvrez quelques phrases d'ouverture courantes pour un e-mail en anglais.
- Commencez chaque e-mail avec un sourire (virtuel), exprimez votre gratitude et présentez-vous.
- Définissez le but de votre e-mail en une ou deux phrases.
- Chaque paragraphe doit avoir un seul objectif ou une seule pensée.
- Gardez les paragraphes courts pour les lecteurs mobiles !
- Incluez toujours un CTA.
- N'oubliez jamais vos coordonnées.
- Choisissez une approbation appropriée.
- Relisez avant d’envoyer ou risquez de vous embarrasser.
Conclusion
La capacité d'écrire des e-mails en anglais est l'une des compétences les plus importantes que vous apprendrez, alors prenez le temps de le lire et d'intérioriser les concepts. Nous pouvons vous ennuyer avec les raisons, mais la réalité est que si vous écrivez de mauvais e-mails, vous ne réussirez pas en affaires. Désolé, c'est dur, mais c'est vrai. Si le format vous préoccupe ou si vous manquez de confiance, essayez le rédacteur d'e-mails HIX.AI pour des e-mails en anglais de meilleure qualité, plus rapides et plus efficaces.