วิธีเขียนอีเมลเป็นภาษาอังกฤษ (5 ตัวอย่างและเทมเพลต)

การเขียนอีเมลเป็นภาษาอังกฤษ อาจทำให้สับสนเล็กน้อยหากไม่ใช่ภาษาแรกของคุณ อาจเป็นเรื่องท้าทายสำหรับผู้พูดภาษาอังกฤษเช่นกัน! ทำไม เนื่องจากรูปแบบอีเมลภาษาอังกฤษมีกฎเกณฑ์ แบบแผน และโครงสร้างบางอย่างที่คุณต้องเรียนรู้

การเขียนอีเมลเป็นภาษาอังกฤษยากไหม? ไม่มันไม่ใช่. ตราบใดที่คุณปฏิบัติตามกฎที่เรากำหนดไว้ในคู่มือนี้ คุณจะไม่มีปัญหาในการผลิตอีเมลระดับมืออาชีพสำหรับทุกสถานการณ์หรือสถานการณ์

พร้อมที่จะเรียนรู้หรือยัง? เราจะพูดถึงรูปแบบอีเมลภาษาอังกฤษ 4 ส่วน จากนั้นทำให้เป็นจริงด้วย 5 ตัวอย่าง ครอบคลุมถึง:

• อีเมลระดับมืออาชีพถึงเจ้านาย
• อีเมลมืออาชีพถึงลูกค้า/ลูกค้า
• อีเมลร้องเรียนทางวิชาชีพ
• อีเมลใบแจ้งหนี้ระดับมืออาชีพ
• อีเมลขอการเชื่อมต่อแบบมืออาชีพ

อีเมลภาษาอังกฤษมีมารยาทบางประการที่จำเป็นต้องทราบ ทีมงานอีเมลภายใน HIX.AI ได้จัดทำคำแนะนำเพื่อช่วยให้คุณบรรลุความเป็นเลิศด้านอีเมล!

ฉันต้องใช้รูปแบบอีเมลภาษาอังกฤษหรือไม่?

อีเมลเป็นเรื่องตลก แน่นอนว่ามันเป็นเทคโนโลยีแห่งศตวรรษที่ 21 แต่ยังคงอยู่ภายใต้อนุสัญญาแห่งยุควิคตอเรียน ใช่ ช่วงเวลาของการขนส่งโดยใช้ม้า จดหมายที่เขียนด้วยลายมือ และพิธีการที่มากเกินไป

บางคนพบว่ารูปแบบภาษาอังกฤษสามารถเป็น ทางการ ได้ และมันก็เป็นเช่นนั้น ไม่ได้หมายความว่ามันจำกัดความคิดสร้างสรรค์หรือนวัตกรรม มันแค่ให้ขอบเขตบางอย่าง

รูปแบบอีเมลระดับมืออาชีพ ได้รับการยอมรับและเข้าใจทั่วโลก ดังนั้น เมื่อคุณส่งอีเมลถึงผู้คนในธุรกิจอื่นหรือประเทศอื่น จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องยึดถือรูปแบบดังกล่าว สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนที่ได้รับอีเมลจะเข้าใจอีเมลของคุณ

คุณควรใช้รูปแบบภาษาอังกฤษเสมอหรือไม่ ใช่ หากคุณเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ แต่มีข้อยกเว้นบางประการ

อีเมลที่ไม่เปิดเผยและอีเมลการขายสามารถใช้รูปแบบอื่นได้และบ่อยครั้ง จุดประสงค์คือเพื่อทำให้ผู้อ่านตกใจที่คาดหวังโครงสร้างมาตรฐาน

นอกจากนี้ หากคุณส่งอีเมลถึงเพื่อน (หรือส่งอีเมลส่วนตัว) คุณสามารถจัดโครงสร้างพวกเขาได้ตามที่คุณต้องการ

การพูดถึงรูปแบบภาษาอังกฤษทั้งหมดนี้อาจทำให้คุณสงสัยว่ามันคืออะไร... เรามาเข้าเรื่องกันดีกว่า

อธิบายรูปแบบอีเมลภาษาอังกฤษ

เราสามารถติดตามโครงสร้างของอีเมลย้อนหลังไปถึงศตวรรษที่ 19 (และก่อนหน้านั้นด้วยซ้ำ)

แน่นอนว่าสิ่งต่างๆ เปลี่ยนแปลงไปเล็กน้อย โดยที่หัวเรื่องไม่เป็นข้อกำหนดในปี 1872 แต่โดยพื้นฐานแล้วเรายังคงใช้รูปแบบเดิม

แล้วมันคืออะไร?

รูปแบบอีเมลภาษาอังกฤษมี 4 ส่วน คุณจะต้องเข้าใจว่าแต่ละส่วนคืออะไร และมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างอีเมลระดับมืออาชีพ

4 ขั้นตอนคือ:

1. หัวเรื่องอีเมล
2. อีเมล์ทักทาย
3. สำเนาเนื้อหาอีเมล
4. การลงชื่อปิดอีเมล/ขั้นตอนถัดไป

เราจะดำเนินการกันไปเรื่อยๆ เพื่ออธิบายรูปแบบที่ถูกต้อง เมื่อคุณได้นำสิ่งนี้ไปใช้ภายในแล้ว คุณจะสามารถใช้รูปแบบนี้กับอีเมลใดก็ได้ที่คุณต้องการเขียน

หัวเรื่องอีเมล

อีเมลภาษาอังกฤษที่ดีทุกฉบับจะเริ่มต้นด้วยหัวเรื่อง หัวเรื่องของคุณคือภาพรวมภายในอีเมลของคุณ จะต้องให้กำลังใจเพียงพอที่จะทำให้พวกเขาเปิดอีเมลได้

หัวข้อเรื่องที่ดีที่สุดคือ:

• สั้น – ระหว่าง 5 - 7 คำ (ตามหลักการแล้ว แต่อาจนานกว่านั้นได้หากจำเป็น)
• เรียบง่ายและจริงจัง
• ระบุคำอธิบายที่ชัดเจนว่าอีเมลเกี่ยวกับอะไร
• รวมวันที่ ข้อมูลอ้างอิง และชื่อเรื่อง (ตามความเหมาะสม)
• รวมกำหนดเวลา (ถ้ามี)
• ให้คำแนะนำ ("ด่วน" หรือ "โปรดตอบกลับ") หากคุณต้องการ

เราขอแนะนำให้หัวเรื่องสั้นและชัดเจน เนื่องจากเราได้รับอีเมลหลายร้อยฉบับต่อวัน ซึ่งหมายความว่าหัวเรื่องที่ไม่ชัดเจนหรือสับสนอาจเสี่ยงที่จะถูกเพิกเฉย

หัวเรื่องสั้นยังอ่านได้ง่ายกว่าบนอุปกรณ์เคลื่อนที่

บทเรียน #1 – เขียนหัวเรื่องให้สั้น เข้าใจง่าย และชัดเจน

อีเมล์ทักทาย

คำทักทายทางอีเมลของคุณคือข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับอีเมล นี่คือจุดที่เราเบี่ยงเบน (เล็กน้อย) จากยุควิคตอเรียน ประมาณ 20 ปีที่แล้ว นักเขียนอีเมลมักเริ่มส่งอีเมลประเภทต่างๆ เช่น:

• เรียนคุณ / คุณนาย
• เรียน คุณ (ชื่อ)
• เรียน คุณ (ชื่อ)

แต่วันนี้เราไม่ทำ ทำไม เนื่องจากการเขียนอีเมลเป็นภาษาอังกฤษมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา สิ่งเหล่านี้จึงล้าสมัย ไม่เกี่ยวข้อง และสำหรับบางคนอาจเป็นที่น่ารังเกียจ แม้แต่อีเมลที่เป็นทางการที่สุดก็ยังถูกนำมาใช้ในลักษณะนี้:

• สวัสดี (ชื่อบุคคล)
• สวัสดี (ชื่อบุคคล)
• เรียน (ชื่อบุคคล)

บทเรียนที่ 2 คุณควรใช้ชื่อจริงของบุคคลนั้นเสมอ ซึ่งจะช่วยทำลายอุปสรรคและสร้างการเชื่อมต่อส่วนบุคคลได้ทันที

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีเริ่มต้นอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ

สำเนาเนื้อหาอีเมล

สำเนาเนื้อหาเป็นที่ที่คุณสร้างข้อความของคุณ มันอาจจะสั้นเพียงประโยคเดียวหรือวิ่งไปที่หน้าและหน้ารายละเอียด ไม่มีกฎเกณฑ์เกี่ยวกับความยาวของอีเมล (แม้ว่ามารยาทจะกำหนดไว้ว่าควรสั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้)

โดยทั่วไปแล้ว รูปแบบอีเมลจะทำงานดังนี้:

• ยินดีต้อนรับ & คำนำ – คุณไม่ได้เจาะลึกเรื่องธุรกิจ แต่ให้การต้อนรับในเชิงบวก และ (หากคุณไม่รู้จักบุคคลนั้น) แนะนำตัวเอง ซึ่งอาจรวมถึงว่าคุณเป็นใครและทำงานที่ไหน
• ระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ – ตรงประเด็นอย่างรวดเร็วและระบุว่าเหตุใดคุณจึงส่งข้อความถึง “ฉันกำลังสมัครตำแหน่งที่โฆษณาไว้ (ตำแหน่ง)” สมบูรณ์แบบ
• ลงรายละเอียด – หากคุณต้องการเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติม นี่คือโอกาสของคุณ อีเมลไม่ใช่เรียงความ ดังนั้นควรเขียนให้สั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้ ใช้สิ่งต่างๆ เช่น สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อแยกข้อความและถ่ายทอดข้อมูลที่ซับซ้อนให้เรียบง่ายที่สุด

สำเนาเนื้อหาควรกระชับ คุณสามารถเพิ่มลิงก์ไปยังแหล่งที่มาหรือไฟล์แนบอื่นๆ ได้ตลอดเวลาเพื่อช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจว่าข้อความของคุณเกี่ยวกับอะไร

บทเรียน #3 – รวมข้อมูลทั้งหมดแต่ต้องกระชับ อีเมลระดับมืออาชีพจะตรงประเด็นอย่างรวดเร็ว

การลงชื่อปิดอีเมล/ขั้นตอนถัดไป

อีเมลสำหรับมืออาชีพควรมีวัตถุประสงค์ (ไม่ใช่ ทำไมคุณจึงส่งไป) นี่อาจเป็นการส่งอีเมล ขอคำยืนยันว่าได้รับใบสมัครแล้ว หรือขอให้ผู้อื่นดำเนินการ

ในแง่อีเมล เรียกว่าคำกระตุ้นการตัดสินใจ (CTA) CTA คือคำสั่งให้ดำเนินการบางอย่างและควรอยู่ท้ายอีเมลเสมอ

คุณต้องตรวจสอบและให้แน่ใจว่าคุณได้ให้รายละเอียดการติดต่อและวิธีที่ผู้อื่นจะติดต่อคุณได้

การลงนามของคุณต้องเหมาะสมกับสถานการณ์ การลงนามอย่างมืออาชีพที่เหมาะสมบางประการ ได้แก่:

• ขอบคุณ
• ขอบคุณมาก
• ขอแสดงความนับถืออย่างสูง
• ขอแสดงความนับถือ
• หวังว่าจะได้ยินจากคุณ

หลีกเลี่ยงการใช้ตอนจบที่จุกจิกและเป็นทางการมากเกินไป เช่น:

• ขอแสดงความนับถือ
• ขอแสดงความนับถือ

บทเรียนที่ 4 – ใส่ CTA เสมอและอธิบายวัตถุประสงค์ของอีเมลระดับมืออาชีพและผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

เรียนรู้เพิ่มเติมบรรทัดปิดท้ายสำหรับอีเมลภาษาอังกฤษ

อีเมลมืออาชีพ 5 ฉบับเป็นภาษาอังกฤษ

คุณเข้าใจรูปแบบอีเมลแบบมืออาชีพแล้วหรือยัง? หากทุกอย่างยังคงเป็นปริศนา ต่อไปนี้คือตัวอย่าง 5 ข้อที่จะแสดงให้คุณเห็นว่ามันทำอย่างไร

ตัวอย่างเหล่านี้ได้รับการออกแบบทางวิศวกรรมตามประเภทอีเมลมืออาชีพทั่วไปบางประเภทที่คุณอาจต้องส่ง อ่าน เรียนรู้จากสิ่งเหล่านี้ และทำความเข้าใจรูปแบบก่อนที่จะเขียนของคุณเอง!

มารยาททางอีเมลภาษาอังกฤษ – 10 เคล็ดลับ

ภาษาอังกฤษมีความซับซ้อน สับสน และท้าทายในการเรียนรู้ โดยเฉพาะเมื่อเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ เคล็ดลับมารยาท 10 ข้อที่ควรปฏิบัติเมื่อเขียนอีเมลเป็นภาษาอังกฤษ:

1. รักษาหัวเรื่องให้มีความยาว 5 หรือ 7 คำ (หรือเสี่ยงต่อการถูกเพิกเฉยหรือยังไม่ได้อ่าน!)
2. ใช้คำทักทายที่เหมาะกับปี 2023 (สวัสดี) ไม่ใช่ 1823 (Dear Sir/Madam) เรียนรู้ว่า ประโยคเปิดทั่วไป สำหรับอีเมลภาษาอังกฤษมีอะไรบ้าง
3. เริ่มต้นอีเมลทุกฉบับด้วยรอยยิ้ม (เสมือนจริง) แสดงความขอบคุณ และแนะนำตัวเอง
4. ระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณในหนึ่งหรือสองประโยค
5. แต่ละย่อหน้าควรมีวัตถุประสงค์หรือความคิดเดียว
6. ทำให้ย่อหน้าสั้นสำหรับผู้อ่านบนมือถือ!
7. รวม CTA เสมอ
8. อย่าลืมรายละเอียดการติดต่อของคุณ
9. เลือกการลงนามที่เหมาะสม
10. พิสูจน์อักษรก่อนส่งหรือเสี่ยงทำให้ตัวเองอับอาย

บทสรุป

ความสามารถในการเขียนอีเมลเป็นภาษาอังกฤษเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุดที่คุณจะได้เรียนรู้ ดังนั้นใช้เวลาอ่านสิ่งนี้และทำความเข้าใจแนวคิด เราอาจทำให้คุณเบื่อได้ด้วยเหตุผลต่างๆ แต่ความจริงก็คือ ถ้าคุณเขียนอีเมลที่ไม่ดี คุณจะทำธุรกิจได้ไม่ดีนัก ขออภัยที่แรงแต่มันเป็นเรื่องจริง หากคุณกังวลเกี่ยวกับรูปแบบหรือขาดความมั่นใจ ลองใช้ โปรแกรมเขียนอีเมล HIX.AI เพื่ออีเมลภาษาอังกฤษที่ดีขึ้น เร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น