วิธีตอบกลับ RSVP ทางอีเมล (รวมตัวอย่างการตอบกลับ RSVP 5 รายการ)

ถึงเวลาปาร์ตี้ และคุณได้รับเชิญแล้ว การตอบรับคำเชิญอาจฟังดูเหมือนมาจากยุควิกตอเรียนเพราะมันเป็นเช่นนั้น คำถามคือ: คุณอยากไปไหม? หากคำตอบคือใช่ คุณจะต้อง ตอบกลับทางอีเมล (หากคำตอบคือไม่ โปรดอ่านคำแนะนำในการปฏิเสธการสัมภาษณ์อย่างสุภาพทางอีเมล)

หากคุณไม่เคยได้ยินมาก่อนว่าอีเมลตอบรับคำเชิญคืออะไร มีคำอธิบายพื้นฐานเกี่ยวกับอีเมลดังกล่าวและความรับผิดชอบของคุณในการตอบกลับ จากนั้น เราจะให้ตัวอย่างการตอบรับคำเชิญ 5 รายการแก่คุณซึ่งคุณสามารถใช้ในสถานการณ์ประจำวันได้ เมื่อคุณพร้อมที่จะดำเนินการต่อ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับรูปแบบการตอบรับคำเชิญ รวมถึงเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ

ไม่ว่าคุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมกิจกรรมใดก็ตาม เราจะรับรองว่าคุณจะตอบรับคำเชิญด้วยวิธีที่ถูกต้อง

อีเมลตอบรับคำเชิญคืออะไร?

RSVP เป็นตัวย่อของวลีภาษาฝรั่งเศสต้นฉบับ "répondez s'il vous plaît" คุณเดาได้ไหมว่ามันหมายถึงอะไร?

เราไม่พูดภาษาฝรั่งเศสเช่นกัน แต่โดยพื้นฐานแล้วมันเป็นวิธีสุภาพในการพูดว่า " Please can you response "

ทำไมเราถึงใช้คำภาษาฝรั่งเศส? เราไม่สามารถตอบคำถามนั้นได้ แต่คุณจะไม่ได้รับคำขอตอบรับคำเชิญสำหรับการประชุมโดยเฉลี่ยของคุณ อีเมลตอบรับคำเชิญใช้สำหรับกิจกรรมที่เป็นทางการ เช่น งานแต่งงาน งานเฉลิมฉลอง งานมอบรางวัล และกิจกรรมที่เป็นทางการอื่นๆ

หากคุณได้รับคำขอตอบรับคำเชิญและกำลังคิดที่จะเพิกเฉย – อย่าทำเช่นนั้น ผู้ที่ส่งไปมีงานที่ยากลำบากในการรักษาตัวเลขและการเติมช่องว่าง หากคุณไม่สามารถเข้าร่วมได้ ให้แน่ใจว่าคุณพูดเช่นนั้น

จะตอบกลับการตอบรับคำเชิญอย่างไร? เราจะแสดงตัวอย่างอีเมลตอบรับคำเชิญ 5 รายการให้คุณดู

5 ตัวอย่างการตอบรับคำเชิญ

อีเมลตอบรับคำเชิญแต่ละฉบับไม่ซ้ำกันและควรอ้างอิงถึงคำเชิญเดิม แต่นั่นไม่ได้ทำให้เราไม่สามารถส่งตัวอย่างได้ 5 ตัวอย่าง

อีเมลตอบรับคำเชิญเหล่านี้รวมอยู่ที่นี่เพื่อแสดงให้คุณเห็นว่าเราจะเขียนคำตอบอย่างไร อ่าน ทำความเข้าใจ และใช้เป็นแรงบันดาลใจก่อนที่จะสร้างคำตอบของคุณเอง คุณเป็นคนจริงๆ ดังนั้นควรใส่บุคลิกภาพของคุณเข้าไปด้วย

คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการตอบกลับ RSVP ทางอีเมล

ใครไม่ชอบงานปาร์ตี้ที่ยิ่งใหญ่? เราทุกคนทำใช่ไหม? ดังนั้นเตรียมตัวตอบรับคำเชิญได้เลย

ตามที่เราได้กล่าวไปแล้ว อีเมลตอบรับคำเชิญ ล้วนเป็นส่วนหนึ่งของมารยาททางอีเมลอย่างเป็นทางการ ในโลกดิจิทัลของ IM โซเชียลมีเดีย และการเชื่อมต่อแบบทันที สิ่งเหล่านี้คือบางสิ่งจากเวลาที่ลืมไปแล้ว แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณสามารถเพิกเฉยต่อกฎเกณฑ์ได้ ผู้คนหลายรุ่นตอบรับคำเชิญ และมีสไตล์ที่ต้องติดตาม

แล้วคุณจะเขียนอีเมล RSVP ที่ดีได้อย่างไร? หากคุณได้ตรวจสอบรูปแบบข้างต้นแล้ว คุณจะสังเกตเห็นโครงสร้างมาตรฐานปรากฏขึ้น เพื่อช่วยให้คุณสร้างอีเมลได้ดีขึ้น เราสามารถแบ่งออกเป็น 3 ส่วน:

• หัวเรื่องอีเมลตอบรับคำเชิญ
• สำเนาร่างกาย
• ลงชื่อออก/ขั้นตอนถัดไป

เนื่องจากเราต้องการให้คุณเขียนอีเมลตอบกลับที่ดีเยี่ยม (ไม่ใช่อีเมลทั่วไป) เราจึงจะดำเนินการตามกระบวนการนี้ร่วมกับคุณ ในระหว่างนี้ เราจะสร้างอีเมลตอบรับคำเชิญของเราเองเพื่อให้คุณเห็นกระบวนการคิด

พร้อมที่จะตอบกลับแล้วหรือยัง?

หัวเรื่องอีเมลตอบรับคำเชิญ

บางครั้งหัวเรื่องอาจทำได้ยาก แต่อีเมลตอบรับคำเชิญนั้นเรียบง่าย ง่ายดาย และเสร็จภายในไม่กี่วินาที บทเรียนที่หนึ่งคือการรวม RSVP ไว้ในหัวเรื่อง ซึ่งหมายความว่าผู้รับสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่าอีเมลของคุณเกี่ยวกับอะไร อ่านเมื่อใด และจะจัดเก็บที่ไหน

สิ่งอื่นๆ ที่คุณอาจต้องการรวมไว้คือวันที่ของกิจกรรม เวลา สถานที่ และชื่อกิจกรรม ต่อไปนี้คือตัวอย่างการตอบกลับเพื่อช่วยคุณเริ่มต้น

• ตอบรับคำเชิญ - (ชื่อกิจกรรม)
• (ชื่อของคุณ) – ฉันมีความยินดีที่จะเข้าร่วม (ชื่อกิจกรรม)
• การยืนยันการตอบกลับ – (วันที่ & เวลา)
• ฉันยินดีที่จะตอบรับคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมของคุณ!
• ฉันเข้าร่วมกิจกรรมของคุณ 100%!
• การยืนยันกิจกรรม – โปรดดูรายละเอียด
• การยืนยันกิจกรรม – คุณสามารถยืนยันรายละเอียดบางอย่างได้หรือไม่?

คุณเข้าใจเรื่องนี้ไหม? หากคุณมีเวลาสักสองสามวินาที ลองเขียนหัวเรื่องอีเมลของคุณเอง ดูว่าหัวเรื่องยาวแค่ไหนมีประสิทธิภาพน้อยลง?

สำเนาเนื้อหาอีเมลตอบรับคำเชิญ

เราจะถือว่าคุณต้องการเข้าร่วม (ใช่มั้ย?) ถ้าเป็นเช่นนั้น มารักษาพื้นที่ของคุณกันเถอะ

เมื่อเขียนคำตอบตอบรับคำเชิญ ให้เก็บคำเชิญไว้ข้างตัวคุณ ตามที่คุณต้องการ อันดับแรก เราจะเรียกบุคคลนั้นด้วยชื่อจริงด้วยคำทักทายที่สุภาพ:

“สวัสดี (ชื่อบุคคล)”

ในประโยคแรกเราพูดว่าเราจะมาหรือไม่ ในตัวอย่างนี้ เราจะไปกับเพื่อนในวันแต่งงานของพวกเขา ดังนั้นเราจึงมา 100%!

"ขอบคุณที่เชิญฉันไปร่วมเฉลิมฉลองงานแต่งงานของคุณ ฉันตื่นเต้นมากที่จะตอบตกลง!"

เราทำเสร็จแล้วใช่มั้ย? ไม่มาก. คำขอ RSVP จำนวนมากจะขอข้อมูลเพิ่มเติมจากคุณ คุณอาจต้องเลือกว่าจะกินอะไร พักที่ไหน หรือยืนยันว่าจะพาใครมา

“ฉันขอยืนยันได้ว่า (ชื่อบุคคล) จะเข้าร่วม เราได้ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดที่คุณให้ไว้แล้วและต้องการขอที่จอดรถ”

สมมติว่าคุณมีคำถาม 2-3 ข้อเกี่ยวกับกิจกรรม (เช่น เวลา เป็นต้น) คุณสามารถถามคำถามในอีเมลตอบรับคำเชิญได้หรือไม่? อย่างแน่นอน!

“ฉันรู้ว่าคุณยังคงทำงานตามตารางของวันนั้น แต่เราจะต้องจัดการดูแลเด็ก คุณช่วยยืนยันเวลาสิ้นสุดสำหรับเครื่องดื่มยามเย็นได้ไหม”

มีอะไรอยากถามอีกไหม? เราคิดว่าเราทำเสร็จแล้ว ดังนั้นมาส่งอีเมลฉบับนี้ให้เสร็จและส่ง RSVP ของคุณกันดีกว่า

ตอบรับอีเมลตอบรับการลงชื่อออก/ขั้นตอนถัดไป

ข้อความของคุณเขียนแล้ว และคุณเกือบจะพร้อมที่จะตอบรับคำเชิญแล้ว ก่อนที่คุณจะทำคุณควรเสนอคำพูดที่สุภาพมากกว่านี้

“เราแทบจะรอไม่ไหวที่จะเฉลิมฉลองวันแต่งงานของคุณกับคุณ คุณเป็นคู่รักที่น่าทึ่ง และนี่จะเป็นวันที่เหลือเชื่อ”

หากคุณต้องการขอคำตอบภายในวันที่กำหนด (เช่น เพื่อหาคนเลี้ยงเด็ก) ให้เพิ่มไว้ที่นี่ เราไม่จำเป็นต้องทำ ดังนั้นเราจะลงชื่อออก

"ฉันจะรอการอัปเดตเพิ่มเติมและเพิ่มสิ่งนี้ลงในไดอารี่ของฉันวันนี้! เราแทบรอไม่ไหวแล้ว ... "

ก่อนที่จะกดปุ่ม ให้เพิ่มชื่อ รายละเอียดการติดต่อ และสิ่งอื่นๆ ที่คุณได้รับการร้องขอให้รวมไว้ด้วย

การตอบรับคำเชิญในยุคดิจิทัล – คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ

อีเมลตอบรับคำเชิญเป็นข้อความที่เป็นทางการ ดังนั้นเราจึงต้องปฏิบัติตามแบบแผนที่ผู้คนใช้กันมานานหลายชั่วอายุคน

ในยุคก่อนดิจิทัล การตอบกลับการตอบรับคำเชิญเต็มไปด้วยภาษาที่ไพเราะ ("ฉันยินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะเข้าร่วม" ฯลฯ) และวลีที่ล้าสมัย ("Dear Sir/Madam") ในยุคดิจิทัลเราสามารถละทิ้งสิ่งนั้นและสร้างข้อความที่มีความหมายได้

ต่อไปนี้เป็นหลักการบางประการในการตอบกลับการตอบรับคำเชิญในยุคดิจิทัล:

• ทักทายบุคคลนั้นอย่างอบอุ่นและต้อนรับโดยใช้ชื่อจริง แต่อย่ากังวลกับคำเปิดที่ล้าสมัย เช่น "Dear Sir/Madam" เพราะแค่ไม่ได้ใช้อีกต่อไป
• พิจารณาผู้ฟังและกำหนดคำตอบของคุณเกี่ยวกับเรื่องนั้น หากคุณกำลังส่งข้อความหาเพื่อน ก็อย่าทำตัวเป็นทางการ หากเป็นเจ้านายหรือคนที่คุณไม่รู้จัก ให้อธิบายให้เข้าใจง่าย (และดูตัวอย่างการตอบกลับสั้นๆ ของเรา)
• เขียนตามที่คุณต้องการพูดแทนที่จะพยายามเขียนเหมือนคนอื่น คุณจะพูดว่า "ฉันดีใจจริงๆ" หรือ "เราตื่นเต้นมากที่ได้ร่วมงานกับคุณในโอกาสพิเศษ" ในโลกแห่งความเป็นจริงหรือไม่ ถ้าไม่เช่นนั้นอย่าทำในอีเมล ค้นหาเสียงที่แท้จริงของคุณ!
• ปิดคำเชิญและระบุรายละเอียดทั้งหมด ข้อความตอบรับคำเชิญอาจเต็มไปด้วยคำขอสิ่งที่คุณต้องการกิน วันที่ เวลา และรายละเอียดอื่นๆ การมีคำเชิญอยู่ในมือ (หรืออยู่เคียงข้างกันบนหน้าจอ) จะช่วยให้คุณไม่พลาดสิ่งใด
• ตรวจสอบอีเมลของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการพิสูจน์อักษร ถูกต้อง และสมบูรณ์แบบ 100% หรือถ้าไม่สมบูรณ์แบบก็ใกล้เคียงที่สุดเท่าที่จะทำได้

การเขียนอีเมลตอบรับคำเชิญอาจเป็นเรื่องท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเขียนด้วยภาษาที่ไม่ใช่ภาษาแรกของคุณ การแก้ไขปัญหา? โปรแกรมสร้างอีเมล HIX.AI เป็น ผู้ช่วยเขียนอีเมล AI ที่ทรงพลัง ซึ่งสามารถเพิ่มพลังการส่งข้อความของคุณและช่วยให้คุณเขียนอีเมลได้ดีขึ้นสำหรับทุกสถานการณ์ – รวมถึงการตอบกลับ RSVP!

บทสรุป

ทุกคนรักงานปาร์ตี้ แต่ไม่ใช่ทุกคนที่รู้วิธีตอบกลับการตอบรับคำเชิญ คุณล่ะ? หากคุณอ่านมาไกลขนาดนี้แล้ว คุณควรเข้าใจวิธีสร้างอีเมลตอบรับคำเชิญ

แม้ว่าคุณจะสามารถทำตามเทมเพลตที่ตัดคุกกี้ได้ แต่เราขอแนะนำให้คุณค้นหาตัวตนที่แท้จริงของคุณและเขียนได้เหมือนคนจริงๆ (ไม่ใช่หุ่นยนต์) คงต้องฝึกฝนบ้างแต่ก็ลองดู หากคุณต้องการเริ่มต้นลองใช้ HIX.AI