ถึงเวลาปาร์ตี้ และคุณได้รับเชิญแล้ว การตอบรับคำเชิญอาจฟังดูเหมือนมาจากยุควิกตอเรียนเพราะมันเป็นเช่นนั้น คำถามคือ: คุณอยากไปไหม? หากคำตอบคือใช่ คุณจะต้อง ตอบกลับทางอีเมล (หากคำตอบคือไม่ โปรดอ่านคำแนะนำในการปฏิเสธการสัมภาษณ์อย่างสุภาพทางอีเมล)
หากคุณไม่เคยได้ยินมาก่อนว่าอีเมลตอบรับคำเชิญคืออะไร มีคำอธิบายพื้นฐานเกี่ยวกับอีเมลดังกล่าวและความรับผิดชอบของคุณในการตอบกลับ จากนั้น เราจะให้ตัวอย่างการตอบรับคำเชิญ 5 รายการแก่คุณซึ่งคุณสามารถใช้ในสถานการณ์ประจำวันได้ เมื่อคุณพร้อมที่จะดำเนินการต่อ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับรูปแบบการตอบรับคำเชิญ รวมถึงเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ
ไม่ว่าคุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมกิจกรรมใดก็ตาม เราจะรับรองว่าคุณจะตอบรับคำเชิญด้วยวิธีที่ถูกต้อง
อีเมลตอบรับคำเชิญคืออะไร?
RSVP เป็นตัวย่อของวลีภาษาฝรั่งเศสต้นฉบับ "répondez s'il vous plaît" คุณเดาได้ไหมว่ามันหมายถึงอะไร?
เราไม่พูดภาษาฝรั่งเศสเช่นกัน แต่โดยพื้นฐานแล้วมันเป็นวิธีสุภาพในการพูดว่า " Please can you response "
ทำไมเราถึงใช้คำภาษาฝรั่งเศส? เราไม่สามารถตอบคำถามนั้นได้ แต่คุณจะไม่ได้รับคำขอตอบรับคำเชิญสำหรับการประชุมโดยเฉลี่ยของคุณ อีเมลตอบรับคำเชิญใช้สำหรับกิจกรรมที่เป็นทางการ เช่น งานแต่งงาน งานเฉลิมฉลอง งานมอบรางวัล และกิจกรรมที่เป็นทางการอื่นๆ
หากคุณได้รับคำขอตอบรับคำเชิญและกำลังคิดที่จะเพิกเฉย – อย่าทำเช่นนั้น ผู้ที่ส่งไปมีงานที่ยากลำบากในการรักษาตัวเลขและการเติมช่องว่าง หากคุณไม่สามารถเข้าร่วมได้ ให้แน่ใจว่าคุณพูดเช่นนั้น
จะตอบกลับการตอบรับคำเชิญอย่างไร? เราจะแสดงตัวอย่างอีเมลตอบรับคำเชิญ 5 รายการให้คุณดู
5 ตัวอย่างการตอบรับคำเชิญ
อีเมลตอบรับคำเชิญแต่ละฉบับไม่ซ้ำกันและควรอ้างอิงถึงคำเชิญเดิม แต่นั่นไม่ได้ทำให้เราไม่สามารถส่งตัวอย่างได้ 5 ตัวอย่าง
อีเมลตอบรับคำเชิญเหล่านี้รวมอยู่ที่นี่เพื่อแสดงให้คุณเห็นว่าเราจะเขียนคำตอบอย่างไร อ่าน ทำความเข้าใจ และใช้เป็นแรงบันดาลใจก่อนที่จะสร้างคำตอบของคุณเอง คุณเป็นคนจริงๆ ดังนั้นควรใส่บุคลิกภาพของคุณเข้าไปด้วย
อีเมลตอบรับคำเชิญอย่างมืออาชีพ
หากคุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมการทำงานอย่างเป็นทางการ คุณจะต้องได้รับคำตอบตอบรับคำเชิญอย่างมืออาชีพ ดังนั้นคุณอยู่ที่นี่ นี่เป็นข้อความธรรมดาๆ ที่สามารถตอบตกลงได้อย่างมืออาชีพ
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี ฉันเขียนมาเพื่อยืนยันกำหนดการประชุมที่กำลังจะมีขึ้น
โปรดแจ้งให้เราทราบว่ากำหนดการที่เสนอนั้นเหมาะกับคุณหรือไม่
ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ.
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลตอบรับคำเชิญส่วนตัว
หากคุณได้รับเชิญไปงานแต่งงานหรืองานเฉลิมฉลองอื่นๆ จากเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัว คุณสามารถเขียนตอบกลับพร้อมความหมายได้อย่างอิสระ คุณอาจต้องการพูดว่างานนี้มีความหมายต่อคุณอย่างไร คุณจะพาใครไปด้วย หรือคุณอยากกินอะไร ใช้เทมเพลตนี้แต่เพิ่มความทรงจำ ความคิด และความรู้สึกของคุณ
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ด้วยความยินดีและตื่นเต้นอย่างยิ่งที่ฉันได้รับคำเชิญไปงานแต่งงาน/งานเฉลิมฉลองของคุณ ฉันรู้สึกเป็นเกียรติอย่างยิ่งที่ได้มีส่วนร่วมในกิจกรรมพิเศษและน่าจดจำเช่นนี้
ขณะที่ฉันไตร่ตรองถึงปีแห่งมิตรภาพ/ความสัมพันธ์ที่เราแบ่งปันกัน ฉันอบอุ่นใจที่ได้เห็นคุณเริ่มต้นการเดินทางที่สวยงามแห่งความรักและความมุ่งมั่น ฉันได้เห็นความรักและความทุ่มเทที่คุณทั้งคู่มีต่อกัน และฉันไม่สามารถแสดงออกได้ว่าสิ่งนี้ทำให้ฉันมีความสุขมากแค่ไหน
ฉันคงจะตื่นเต้นมากที่ได้เข้าร่วมและเฉลิมฉลองโอกาสสำคัญนี้ร่วมกับคุณ มั่นใจได้เลยว่าฉันจะอยู่ที่นั่นเพื่อเป็นสักขีพยานและสนับสนุนการเริ่มต้นบทใหม่ของคุณ
ขอขอบคุณอีกครั้งที่ส่งคำเชิญนี้และอนุญาตให้ฉันเป็นส่วนหนึ่งของวันพิเศษของคุณ ฉันหวังว่าจะสร้างความทรงจำที่วิเศษยิ่งขึ้นกับคุณ
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลยืนยันการตอบรับคำเชิญ
มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับรายละเอียดในตัวอย่างการยืนยัน RSVP นี้ คุณอาจต้องการยืนยันข้อกำหนดด้านอาหาร ตำแหน่งที่นั่ง หรือสถานที่และเวลา ในตัวอย่างนี้ เพียงสลับข้อมูลของเราเพื่อดูรายละเอียดของคุณแล้วดำเนินการได้เลย
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันเขียนมาเพื่อยืนยันการตอบรับคำเชิญของคุณสำหรับกิจกรรมที่กำลังจะมาถึง เรามีความยินดีเป็นอย่างยิ่งที่คุณเข้าร่วมกับเรา!
โปรดระบุข้อกำหนดด้านอาหารหรืออาการแพ้ที่คุณอาจมี เพื่อให้เราสามารถเตรียมการที่จำเป็นได้ นอกจากนี้ โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีความต้องการใดๆ เกี่ยวกับที่นั่งหรือคำขอพิเศษอื่นๆ
รายละเอียดการจัดงานมีดังนี้: วันที่: [ วันที่จัดงาน ] เวลา: [ เวลากิจกรรม ] สถานที่: [ สถานที่จัดงาน ]
เราหวังว่าจะได้พบคุณที่นั่นและขอขอบคุณสำหรับการยืนยันการเข้าร่วมของคุณ
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลตอบกลับตลกๆ
เรามักจะบอกคุณเสมอว่าอย่าตลก แต่หากคุณตอบกลับเพื่อน คุณสามารถสร้างตัวอย่างการตอบรับคำเชิญที่ตลกได้ ไม่มีกฎเกณฑ์ใดๆ แต่ทางที่ดีที่สุดคือหลีกเลี่ยงการหยาบคายหรือก้าวร้าว (เว้นแต่พวกเขาจะเป็นเพื่อนที่ดีจริงๆ และรู้จักคุณดี!)
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะทำให้คุณมีกำลังใจที่ดีและพร้อมสำหรับความสนุกสนาน! ฉันเพิ่งได้รับคำเชิญของคุณ และไม่สามารถหยุดหัวเราะคิกคักได้ คุณรู้วิธีจัดงานปาร์ตี้จริงๆ นับฉันด้วย แต่โปรดได้รับการเตือน - ท่าเต้นของฉันอาจร้อนแรงเกินกว่าจะรับไหว!
โปรดแจ้งให้ฉันทราบหากฉันต้องเตรียมอะไรเป็นพิเศษหรือเตรียมเรื่องตลกเฮฮาเพื่อสร้างความบันเทิงให้กับฝูงชน ฉันสัญญาว่าจะนำ A-game ของฉันมาและไม่ทำให้คุณอับอายมากเกินไป เราจะมีระเบิด!
ขอขอบคุณที่รวมฉันไว้ด้วย และงานที่ยอดเยี่ยมในการเชิญที่สร้างสรรค์ รอคอยที่จะปลดปล่อยและสร้างความทรงจำอันน่าจดจำด้วยกัน!
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลตอบกลับสั้นๆ
ดิ้นรนเพื่อเวลากับข้อความตอบรับคำเชิญของคุณหรือไม่? อีเมลตอบรับคำเชิญสั้นๆ นี้เหมาะสำหรับคุณ กรอกช่องว่าง กรอกรายละเอียดของคุณในส่วนต่างๆ และส่ง เสร็จแล้วครับ.
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี ฉันเขียนมาเพื่อยืนยันกำหนดการประชุมที่กำลังจะมีขึ้น
โปรดแจ้งให้เราทราบว่ากำหนดการที่เสนอนั้นเหมาะกับคุณหรือไม่
ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ.
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]
คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการตอบกลับ RSVP ทางอีเมล
ใครไม่ชอบงานปาร์ตี้ที่ยิ่งใหญ่? เราทุกคนทำใช่ไหม? ดังนั้นเตรียมตัวตอบรับคำเชิญได้เลย
ตามที่เราได้กล่าวไปแล้ว อีเมลตอบรับคำเชิญ ล้วนเป็นส่วนหนึ่งของมารยาททางอีเมลอย่างเป็นทางการ ในโลกดิจิทัลของ IM โซเชียลมีเดีย และการเชื่อมต่อแบบทันที สิ่งเหล่านี้คือบางสิ่งจากเวลาที่ลืมไปแล้ว แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณสามารถเพิกเฉยต่อกฎเกณฑ์ได้ ผู้คนหลายรุ่นตอบรับคำเชิญ และมีสไตล์ที่ต้องติดตาม
แล้วคุณจะเขียนอีเมล RSVP ที่ดีได้อย่างไร? หากคุณได้ตรวจสอบรูปแบบข้างต้นแล้ว คุณจะสังเกตเห็นโครงสร้างมาตรฐานปรากฏขึ้น เพื่อช่วยให้คุณสร้างอีเมลได้ดีขึ้น เราสามารถแบ่งออกเป็น 3 ส่วน:
- หัวเรื่องอีเมลตอบรับคำเชิญ
- สำเนาร่างกาย
- ลงชื่อออก/ขั้นตอนถัดไป
เนื่องจากเราต้องการให้คุณเขียนอีเมลตอบกลับที่ดีเยี่ยม (ไม่ใช่อีเมลทั่วไป) เราจึงจะดำเนินการตามกระบวนการนี้ร่วมกับคุณ ในระหว่างนี้ เราจะสร้างอีเมลตอบรับคำเชิญของเราเองเพื่อให้คุณเห็นกระบวนการคิด
พร้อมที่จะตอบกลับแล้วหรือยัง?
หัวเรื่องอีเมลตอบรับคำเชิญ
บางครั้งหัวเรื่องอาจทำได้ยาก แต่อีเมลตอบรับคำเชิญนั้นเรียบง่าย ง่ายดาย และเสร็จภายในไม่กี่วินาที บทเรียนที่หนึ่งคือการรวม RSVP ไว้ในหัวเรื่อง ซึ่งหมายความว่าผู้รับสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่าอีเมลของคุณเกี่ยวกับอะไร อ่านเมื่อใด และจะจัดเก็บที่ไหน
สิ่งอื่นๆ ที่คุณอาจต้องการรวมไว้คือวันที่ของกิจกรรม เวลา สถานที่ และชื่อกิจกรรม ต่อไปนี้คือตัวอย่างการตอบกลับเพื่อช่วยคุณเริ่มต้น
- ตอบรับคำเชิญ - (ชื่อกิจกรรม)
- (ชื่อของคุณ) – ฉันมีความยินดีที่จะเข้าร่วม (ชื่อกิจกรรม)
- การยืนยันการตอบกลับ – (วันที่ & เวลา)
- ฉันยินดีที่จะตอบรับคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมของคุณ!
- ฉันเข้าร่วมกิจกรรมของคุณ 100%!
- การยืนยันกิจกรรม – โปรดดูรายละเอียด
- การยืนยันกิจกรรม – คุณสามารถยืนยันรายละเอียดบางอย่างได้หรือไม่?
คุณเข้าใจเรื่องนี้ไหม? หากคุณมีเวลาสักสองสามวินาที ลองเขียนหัวเรื่องอีเมลของคุณเอง ดูว่าหัวเรื่องยาวแค่ไหนมีประสิทธิภาพน้อยลง?
สำเนาเนื้อหาอีเมลตอบรับคำเชิญ
เราจะถือว่าคุณต้องการเข้าร่วม (ใช่มั้ย?) ถ้าเป็นเช่นนั้น มารักษาพื้นที่ของคุณกันเถอะ
เมื่อเขียนคำตอบตอบรับคำเชิญ ให้เก็บคำเชิญไว้ข้างตัวคุณ ตามที่คุณต้องการ อันดับแรก เราจะเรียกบุคคลนั้นด้วยชื่อจริงด้วยคำทักทายที่สุภาพ:
“สวัสดี (ชื่อบุคคล)”
ในประโยคแรกเราพูดว่าเราจะมาหรือไม่ ในตัวอย่างนี้ เราจะไปกับเพื่อนในวันแต่งงานของพวกเขา ดังนั้นเราจึงมา 100%!
"ขอบคุณที่เชิญฉันไปร่วมเฉลิมฉลองงานแต่งงานของคุณ ฉันตื่นเต้นมากที่จะตอบตกลง!"
เราทำเสร็จแล้วใช่มั้ย? ไม่มาก. คำขอ RSVP จำนวนมากจะขอข้อมูลเพิ่มเติมจากคุณ คุณอาจต้องเลือกว่าจะกินอะไร พักที่ไหน หรือยืนยันว่าจะพาใครมา
“ฉันขอยืนยันได้ว่า (ชื่อบุคคล) จะเข้าร่วม เราได้ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดที่คุณให้ไว้แล้วและต้องการขอที่จอดรถ”
สมมติว่าคุณมีคำถาม 2-3 ข้อเกี่ยวกับกิจกรรม (เช่น เวลา เป็นต้น) คุณสามารถถามคำถามในอีเมลตอบรับคำเชิญได้หรือไม่? อย่างแน่นอน!
“ฉันรู้ว่าคุณยังคงทำงานตามตารางของวันนั้น แต่เราจะต้องจัดการดูแลเด็ก คุณช่วยยืนยันเวลาสิ้นสุดสำหรับเครื่องดื่มยามเย็นได้ไหม”
มีอะไรอยากถามอีกไหม? เราคิดว่าเราทำเสร็จแล้ว ดังนั้นมาส่งอีเมลฉบับนี้ให้เสร็จและส่ง RSVP ของคุณกันดีกว่า
ตอบรับอีเมลตอบรับการลงชื่อออก/ขั้นตอนถัดไป
ข้อความของคุณเขียนแล้ว และคุณเกือบจะพร้อมที่จะตอบรับคำเชิญแล้ว ก่อนที่คุณจะทำคุณควรเสนอคำพูดที่สุภาพมากกว่านี้
“เราแทบจะรอไม่ไหวที่จะเฉลิมฉลองวันแต่งงานของคุณกับคุณ คุณเป็นคู่รักที่น่าทึ่ง และนี่จะเป็นวันที่เหลือเชื่อ”
หากคุณต้องการขอคำตอบภายในวันที่กำหนด (เช่น เพื่อหาคนเลี้ยงเด็ก) ให้เพิ่มไว้ที่นี่ เราไม่จำเป็นต้องทำ ดังนั้นเราจะลงชื่อออก
"ฉันจะรอการอัปเดตเพิ่มเติมและเพิ่มสิ่งนี้ลงในไดอารี่ของฉันวันนี้! เราแทบรอไม่ไหวแล้ว ... "
ก่อนที่จะกดปุ่ม ให้เพิ่มชื่อ รายละเอียดการติดต่อ และสิ่งอื่นๆ ที่คุณได้รับการร้องขอให้รวมไว้ด้วย
การตอบรับคำเชิญในยุคดิจิทัล – คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ
อีเมลตอบรับคำเชิญเป็นข้อความที่เป็นทางการ ดังนั้นเราจึงต้องปฏิบัติตามแบบแผนที่ผู้คนใช้กันมานานหลายชั่วอายุคน
ในยุคก่อนดิจิทัล การตอบกลับการตอบรับคำเชิญเต็มไปด้วยภาษาที่ไพเราะ ("ฉันยินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะเข้าร่วม" ฯลฯ) และวลีที่ล้าสมัย ("Dear Sir/Madam") ในยุคดิจิทัลเราสามารถละทิ้งสิ่งนั้นและสร้างข้อความที่มีความหมายได้
ต่อไปนี้เป็นหลักการบางประการในการตอบกลับการตอบรับคำเชิญในยุคดิจิทัล:
- ทักทายบุคคลนั้นอย่างอบอุ่นและต้อนรับโดยใช้ชื่อจริง แต่อย่ากังวลกับคำเปิดที่ล้าสมัย เช่น "Dear Sir/Madam" เพราะแค่ไม่ได้ใช้อีกต่อไป
- พิจารณาผู้ฟังและกำหนดคำตอบของคุณเกี่ยวกับเรื่องนั้น หากคุณกำลังส่งข้อความหาเพื่อน ก็อย่าทำตัวเป็นทางการ หากเป็นเจ้านายหรือคนที่คุณไม่รู้จัก ให้อธิบายให้เข้าใจง่าย (และดูตัวอย่างการตอบกลับสั้นๆ ของเรา)
- เขียนตามที่คุณต้องการพูดแทนที่จะพยายามเขียนเหมือนคนอื่น คุณจะพูดว่า "ฉันดีใจจริงๆ" หรือ "เราตื่นเต้นมากที่ได้ร่วมงานกับคุณในโอกาสพิเศษ" ในโลกแห่งความเป็นจริงหรือไม่ ถ้าไม่เช่นนั้นอย่าทำในอีเมล ค้นหาเสียงที่แท้จริงของคุณ!
- ปิดคำเชิญและระบุรายละเอียดทั้งหมด ข้อความตอบรับคำเชิญอาจเต็มไปด้วยคำขอสิ่งที่คุณต้องการกิน วันที่ เวลา และรายละเอียดอื่นๆ การมีคำเชิญอยู่ในมือ (หรืออยู่เคียงข้างกันบนหน้าจอ) จะช่วยให้คุณไม่พลาดสิ่งใด
- ตรวจสอบอีเมลของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการพิสูจน์อักษร ถูกต้อง และสมบูรณ์แบบ 100% หรือถ้าไม่สมบูรณ์แบบก็ใกล้เคียงที่สุดเท่าที่จะทำได้
การเขียนอีเมลตอบรับคำเชิญอาจเป็นเรื่องท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเขียนด้วยภาษาที่ไม่ใช่ภาษาแรกของคุณ การแก้ไขปัญหา? โปรแกรมสร้างอีเมล HIX.AI เป็น ผู้ช่วยเขียนอีเมล AI ที่ทรงพลัง ซึ่งสามารถเพิ่มพลังการส่งข้อความของคุณและช่วยให้คุณเขียนอีเมลได้ดีขึ้นสำหรับทุกสถานการณ์ – รวมถึงการตอบกลับ RSVP!
บทสรุป
ทุกคนรักงานปาร์ตี้ แต่ไม่ใช่ทุกคนที่รู้วิธีตอบกลับการตอบรับคำเชิญ คุณล่ะ? หากคุณอ่านมาไกลขนาดนี้แล้ว คุณควรเข้าใจวิธีสร้างอีเมลตอบรับคำเชิญ
แม้ว่าคุณจะสามารถทำตามเทมเพลตที่ตัดคุกกี้ได้ แต่เราขอแนะนำให้คุณค้นหาตัวตนที่แท้จริงของคุณและเขียนได้เหมือนคนจริงๆ (ไม่ใช่หุ่นยนต์) คงต้องฝึกฝนบ้างแต่ก็ลองดู หากคุณต้องการเริ่มต้นลองใช้ HIX.AI