การจัดการประชุม สัมภาษณ์ หรืองานปาร์ตี้ คุณจะต้องเรียนรู้วิธีเขียนบัตรเชิญ เราทุกคนชอบคำเชิญที่ยอดเยี่ยม ซึ่งสามารถทำให้เรารู้สึกตื่นเต้นและมีส่วนร่วมได้ คำเชิญของคุณเป็นอย่างไรบ้าง?
หากมันน่าเบื่อ น่าเบื่อ และธรรมดา เราจะช่วย เรารับรองได้ว่าการประชุม การโทรผ่าน Zoom การสัมมนาผ่านเว็บ และกิจกรรมต่างๆ ของคุณจะเต็มไปด้วยผู้คน ทักษะคือการทำให้อีเมลคำเชิญของคุณชัดเจนและน่าสนใจ และรวบรวมทุกอย่างเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณ
คุณจะเรียนรู้ได้อย่างไร? ด้วยความช่วยเหลือของเราแน่นอน! ในคู่มือเกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมลคำเชิญนี้ เราทำงานร่วมกับคุณเพื่อสร้างอีเมลคำเชิญที่ดีขึ้น และช่วยให้คุณได้รับการเข้าร่วม 100%!
เราจะแสดงตัวอย่าง 5 ตัวอย่างที่คุณสามารถใช้ได้ ครอบคลุมถึง:
- อีเมลเชิญประชุม
- อีเมลคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรม
- อีเมลคำเชิญเข้าร่วมการสัมมนาผ่านเว็บ
- อีเมลคำเชิญซูม
- อีเมลเชิญวิทยากร
คุณได้รับเชิญให้อ่านต่อ – และเราหวังว่าคุณจะอ่าน
อีเมลคำเชิญคืออะไร?
อีเมลคำเชิญมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้บุคคล (หรือกลุ่มบุคคล) เข้าร่วมงานบางอย่าง ในชีวิตการทำงาน เราจะส่งอีเมลคำเชิญเข้าร่วมการประชุม กิจกรรม การสัมมนาทางเว็บ และการประชุมต่างๆ อีเมลคำเชิญยังสามารถใช้เพื่อเชิญบุคคลและองค์กรให้เข้าร่วมกิจกรรม (พูดในงานหรือนิทรรศการในการประชุม)
อีเมลคำเชิญเป็นการโต้ตอบอย่างเป็นทางการและเป็นไปตามโครงสร้างอีเมลและมารยาทที่เป็นทางการ
ฟังดูยาก แต่ก็ทำให้การเขียนอีเมลคำเชิญง่ายขึ้นมาก เนื่องจากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นน้อยลง!
อีเมลคำเชิญจะต้องมีข้อมูลที่จำเป็น:
- ชื่อกิจกรรม
- วันเวลา
- ที่ตั้ง
- วัตถุประสงค์
- ผล
- ซีทีเอ
ในบทความนี้ เราจะแจกแจงรายละเอียดรูปแบบอีเมลคำเชิญ แต่ก่อนอื่น เรามาเริ่มด้วยตัวอย่างอีเมลคำเชิญ 5 ตัวอย่างกันก่อน
เทมเพลตคำเชิญ 5 แบบสำหรับอีเมล
ในส่วนนี้ เราได้สร้างเทมเพลตคำเชิญสำหรับอีเมลซึ่งเหมาะสำหรับสถานการณ์ต่างๆ ในชีวิตประจำวันที่คุณอาจพบในที่ทำงาน คุณสามารถตัดและวางตัวอย่างเหล่านี้ได้หากต้องการ อย่างไรก็ตาม เราขอแนะนำให้ใช้เป็นพื้นฐานในการสร้างอีเมลส่วนตัวของคุณเอง
อีเมลเชิญประชุม
คำเชิญเข้าร่วมการประชุมอาจเป็นอีเมลคำเชิญทั่วไปที่คุณจะส่ง หากคุณเป็นเหมือนเรา คุณจะอยู่ในการประชุมเสมอ ดังนั้นการมีเทมเพลตที่มีประสิทธิภาพจะช่วยประหยัดเวลาได้มาก นี่คือตัวอย่างอีเมลคำเชิญเข้าร่วมการประชุม
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี ฉันกำลังยื่นมือเสนอการประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลเชิงลึกอันมีค่า
ฉันขอขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณและหวังว่าจะได้รับการตอบรับที่ดี
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรม
อีเมลสัมภาษณ์งานใช้เพื่อวัดความสนใจและสนับสนุนการลงทะเบียน เพื่อทำเช่นนั้น พวกเขาจึงเต็มไปด้วยรายละเอียดและเขียนด้วยวิธีที่น่าดึงดูดและน่าตื่นเต้น คุณจะต้องเติมความกระตือรือร้นให้กับบุคคลนั้นในงานของคุณเพื่อให้พวกเขาลงทะเบียน
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันมีความยินดีที่จะเชิญคุณเข้าร่วมกิจกรรมที่กำลังจะมาถึงของเรา [ ชื่อกิจกรรม ] ใน [ วันที่จัดกิจกรรม ] งานนี้สัญญาว่าจะเป็นโอกาสอันยอดเยี่ยมในการเชื่อมต่อกับผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมและรับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่า
งานดังกล่าวจะมีวิทยากรชื่อดัง เวิร์กช็อปแบบโต้ตอบ และเซสชันการสร้างเครือข่ายที่จะช่วยให้คุณได้รับความรู้อันมีค่าและโอกาสในการขยายเครือข่ายมืออาชีพของคุณ
เราได้แนบรายละเอียดเพิ่มเติมและกำหนดการของงานไว้เพื่อใช้อ้างอิง เราขอให้คุณยืนยันการเข้าร่วมของคุณภายใน [ วันที่ตอบรับคำเชิญ ] เพื่อให้เราสามารถจัดเตรียมการที่จำเป็นตามนั้น
เราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้เห็นคุณและมีส่วนร่วมในการทำให้งานนี้ประสบความสำเร็จอย่างมาก!
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลคำเชิญเข้าร่วมการสัมมนาผ่านเว็บ
คำเชิญเข้าร่วมการสัมมนาผ่านเว็บจะคล้ายกับตัวอย่างคำเชิญทางอีเมลแบบดั้งเดิมด้านบน ข้อแตกต่างคือคุณต้องระบุรายละเอียดการเข้าสู่ระบบและข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดสำหรับผู้อ่านแต่ละคน ตรวจสอบตัวอย่างของเราเพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไร
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี เรามีความยินดีที่จะเชิญคุณเข้าร่วมการสัมมนาผ่านเว็บที่กำลังจะมีขึ้นใน [ หัวข้อการสัมมนาผ่านเว็บ ]
วันที่: [ วันที่การสัมมนาผ่านเว็บ ]
เวลา: [ เวลาการสัมมนาผ่านเว็บ ]
ระยะเวลา: [ ระยะเวลาการสัมมนาผ่านเว็บ ]
[ รวมคำแนะนำพิเศษหรือรายละเอียดการเข้าสู่ระบบเฉพาะสำหรับแพลตฟอร์มการสัมมนาผ่านเว็บ เช่น ลิงก์เพื่อเข้าร่วมหรือข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบ ]
เราเชื่อว่าการสัมมนาผ่านเว็บนี้จะให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าและโอกาสสำหรับ [ ผลประโยชน์หรือผลลัพธ์เฉพาะ ] เราขอแนะนำให้คุณเข้าร่วมและมีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน
หากคุณมีคำถามหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อเรา
ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจ และเราหวังว่าคุณจะเข้าร่วมการสัมมนาผ่านเว็บกับเรา
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลคำเชิญซูม
นับตั้งแต่เกิดโรคระบาด Zoom (และ Teams) ได้เข้ายึดครองโลกและกลายเป็นวิธีพบปะที่ได้รับความนิยมมากที่สุดสำหรับผู้คน ตัวอย่างคำเชิญ Zoom นี้ยึดตามรูปแบบและมีรายละเอียดและข้อมูลทั้งหมด
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี ฉันเขียนมาเพื่อยืนยันกำหนดการประชุมที่กำลังจะมีขึ้น
โปรดแจ้งให้เราทราบว่ากำหนดการที่เสนอนั้นเหมาะกับคุณหรือไม่
ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ.
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลเชิญวิทยากร
หากคุณกำลังจัดกิจกรรม ตัวอย่างอีเมลคำเชิญวิทยากรนี้เหมาะสำหรับคุณ! คุณต้องให้รายละเอียดเกี่ยวกับงานของคุณ สิ่งที่คุณต้องการให้วิทยากรอภิปราย และเหตุใดพวกเขาจึงเป็นคนที่ดีที่สุด ดูว่าเราบรรลุเป้าหมายได้อย่างไรในตัวอย่างนี้
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี ฉันกำลังจัดกิจกรรมใน [ Event Date ] ที่ [ Event Venue ] งานนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อหารือเกี่ยวกับ [ หัวข้อกิจกรรม ]
เรารู้สึกเป็นเกียรติอย่างยิ่งที่มีคุณเป็นวิทยากรในงาน ความรู้และประสบการณ์ที่กว้างขวางของคุณใน [ ความเชี่ยวชาญของผู้พูด ] ทำให้คุณเป็นผู้สมัครที่สมบูรณ์แบบเพื่อให้ความรู้แก่ผู้ฟังของเรา
ระยะเวลาในการพูดคาดว่าจะอยู่ที่ประมาณ [ Speech Duration ] นาที ตามด้วยเซสชันถามและตอบสั้นๆ เราจะยินดีเป็นอย่างยิ่งหากคุณสามารถมุ่งเน้นที่ [ หัวข้อเฉพาะที่จะพูดคุย ] ในระหว่างการนำเสนอของคุณ
ข้อมูลเชิงลึกและความเชี่ยวชาญอันมีค่าของคุณจะมีส่วนช่วยอย่างมากต่อความสำเร็จของกิจกรรมของเราและเพิ่มพูนความรู้ของผู้เข้าร่วมทุกคน
ขอขอบคุณที่พิจารณาคำเชิญของเรา เราหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณเร็วๆ นี้เกี่ยวกับความพร้อมและความเต็มใจที่จะเข้าร่วมเป็นวิทยากร
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]
วิธีเขียนอีเมลคำเชิญ
คุณได้ตรวจสอบเทมเพลตคำเชิญสำหรับอีเมลแล้ว แต่ยังสงสัยว่าจะเขียนอย่างไร ให้เราแสดงให้คุณเห็น...
เราทุกคนได้รับอีเมลคำเชิญที่ไม่ชัดเจนพร้อมวันที่และเวลา คุณต้องการที่จะเข้าร่วม? ไม่ 100% ทำไม เพราะคำเชิญไม่ได้อธิบายคุณค่า มันไม่ได้รับความสนใจจากคุณ มันเรียกร้องให้คุณเข้าร่วม และไม่มีใครต้องการสิ่งนั้น
อีเมลคำเชิญเป็นการโต้ตอบ อย่างเป็นทางการ ซึ่งเป็นไปตาม รูปแบบอีเมลมาตรฐาน เราสามารถแบ่งสิ่งนั้นออกเป็นสามส่วน:
- หัวเรื่องอีเมลคำเชิญ
- สำเนาร่างกาย
- ออกจากระบบ / ขั้นตอนถัดไป
ในส่วนต่อไปนี้ เราจะอธิบายสิ่งที่จะเกิดขึ้นในแต่ละส่วนและวิธีการสร้าง ในตอนท้าย คุณสามารถสร้างอีเมลคำเชิญของคุณเองได้
หัวเรื่องอีเมลคำเชิญ
ทันทีที่อีเมลของคุณเข้าสู่กล่องจดหมายของบุคคล พวกเขาจะต้องการทราบว่าอีเมลเกี่ยวกับอะไร ดังนั้นควรบอกพวกเขาด้วยหัวเรื่องที่ชัดเจน มีหัวเรื่องมากมายที่น่าเบื่อ แต่นี่คือธุรกิจ ดังนั้นอย่าพยายามโดดเด่นมากเกินไป ถูกต้อง ทำสิ่งพื้นฐาน ดึงดูดความสนใจ และสนับสนุนให้พวกเขาเปิดอีเมล นั่นคือทั้งหมดที่หัวเรื่องที่ดีควรทำ
ต่อไปนี้เป็นหัวข้อการประชุมที่ยอดเยี่ยมที่เราทุกคนยินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะได้รับ (อาจจะ)
- ขอเชิญประชุม (ใส่รายละเอียด)
- คุณได้รับเชิญให้ (ใส่รายละเอียด)
- คำเชิญเข้าร่วมสัมมนาผ่านเว็บ ((ใส่รายละเอียด)
- คุณว่างไหม (ใส่รายละเอียด)
- คำเชิญเข้าร่วมกิจกรรม ((ใส่รายละเอียด)
- คุณว่างในวันที่ (ใส่วันที่) หรือไม่?
- ความพร้อมของไดอารี่: คำขอประชุม
ในหัวเรื่องอีเมลคำเชิญ ให้สรุปสาระสำคัญของข้อความของคุณอย่างรวดเร็วและง่ายดายที่สุด อย่าเสียเวลามิฉะนั้นอีเมลของคุณจะถูกละเลย
สำเนาเนื้อหาอีเมลคำเชิญ
สำเนาเนื้อหาของข้อความของคุณคือที่ที่คุณดึงดูดความสนใจและมีส่วนร่วมโดยตรง เริ่มต้นด้วยคำทักทายส่วนตัว ("สวัสดี" และชื่อบุคคล) หากคุณเขียนถึงคนกลุ่มใหญ่ คุณสามารถมีส่วนร่วมกับพวกเขาทีละคน (ซึ่งอาจใช้เวลานาน) หรือพูดว่า "สวัสดีเพื่อนร่วมงาน" เราชอบตัวเลือกที่สอง (ง่ายกว่า)
โจมตีพวกเขาทันทีโดยมีวัตถุประสงค์ของอีเมล
“ฉันอยากจะเชิญคุณเข้าร่วมงาน งานมีชื่อว่า (ใส่ชื่อ) และจะจัดขึ้นใน (ใส่วัน เวลา และสถานที่)”
นี่เป็นคำเชิญ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องให้รายละเอียดมากเกินไป
"งานนี้เป็นโอกาสที่น่าตื่นเต้นสำหรับเรา (งานเกี่ยวกับอะไร) ฉันได้แนบข้อมูลบางส่วนไว้ด้านล่างและให้ลิงก์ไปยังเว็บไซต์งานเพื่อให้คุณตรวจสอบ"
คุณได้รับความสนใจจากพวกเขาและอธิบายว่างานนี้คืออะไร ตอนนี้ถึงเวลาที่จะดึงดูดพวกเขาแล้ว...
การลงชื่อปิดอีเมลคำเชิญ/ขั้นตอนถัดไป
อีเมลคำเชิญของคุณควรลงท้ายด้วย CTA ที่แข็งแกร่ง นี่คือที่ที่คุณคว้าพวกเขาและไม่เปิดโอกาสให้พวกเขาปฏิเสธ!
“คุณบอกฉันได้ไหมว่าคุณต้องการเข้าร่วม (ชื่องาน) หรือไม่? หากคุณตอบกลับภายใน (ใส่วันที่) ฉันสามารถจองที่นั่งให้คุณได้”
คุณดึงดูดพวกเขาเข้ามาแล้ว! เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะเสนอที่จะตอบคำถามหรือให้ข้อมูลเพิ่มเติม
“หากคุณมีคำถามใดๆ เกี่ยวกับงาน รวมถึงต้องการพูดคุยหรือแสดงกับเรา โปรดติดต่อฉันได้ที่ (ใส่รายละเอียด)”
เกือบเสร็จแล้ว ตอนนี้ ให้เพิ่มการลงชื่ออย่างสุภาพ ("ขอบคุณมาก" "ขอแสดงความนับถือ" ฯลฯ) และชื่อ รายละเอียดการติดต่อ และลายเซ็นของคุณ
ตอนนี้คุณพร้อมส่งแล้ว! ก่อนที่คุณจะดำเนินการ ตรวจสอบรายการตรวจสอบของเราเพื่อการเขียนอีเมลคำเชิญที่ดีขึ้น
เคล็ดลับมือโปรในการเขียนอีเมลคำเชิญ
เราได้สรุปพื้นฐานของการเขียนอีเมลคำเชิญทางธุรกิจที่ดีแล้ว แต่เรารู้ว่าคุณต้องการมากกว่านี้ คุณพร้อมที่จะก้าวต่อไปและสร้างอีเมลคำเชิญที่จะสร้างความประทับใจให้กับมืออาชีพแล้วหรือยัง? มาผลักดันและก้าวหน้ากันเถอะ
เราได้รับข้อความมากมาย ไม่สามารถอ่านได้ทั้งหมด ดังนั้นอย่าลืม ปรับแต่งคำเชิญทุกครั้ง: เรียกบุคคลนั้นด้วยชื่อจริงเสมอ เพื่อทำให้อีเมลรู้สึกเป็นส่วนตัว ไม่แห้งเหือดและขาดการเชื่อมต่อ
คุณได้ล่อให้พวกเขาเข้ามาแล้ว คว้าพวกเขาด้วย การแนะนำที่น่าสนใจ ในที่ทำงาน เรามักจะรู้สึกเบื่อ ดังนั้นโปรดหลอกเราด้วยคำพูดของคุณและให้แน่ใจว่าคำเชิญของคุณโดดเด่น นี่ไม่ได้หมายความว่าเป็นกันเองหรือตลก แต่คุณสามารถมีส่วนร่วมกับพวกเขาโดยให้รายละเอียดเกี่ยวกับวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ได้ ทำให้พวกเขารู้สึกว่าการเข้าร่วมของพวกเขาจะมีคุณค่า
ไม่ต้องเสียเวลาค้นหา ดังนั้น ให้รวมข้อมูลกิจกรรม *ทั้งหมด*: ระบุข้อมูลกิจกรรมทั้งหมด รวมถึงข้อมูลพื้นฐานของวันที่ เวลา และสถานที่ ประหยัดเวลาด้วยการบอกผู้ดูแลระบบล่วงหน้า
อาจฟังดูแปลกแต่ ดึงดูดอารมณ์: เราทุกคนต้องทนทุกข์ทรมานจาก FOMO ดังนั้นใช้พลังนี้ให้เป็นประโยชน์! ดึงดูดความสนใจของผู้อ่านและกระตุ้นให้พวกเขาเข้าร่วม (หรือชี้ให้เห็นว่าพวกเขาจะพลาดอะไรไป)
ไม่มีเวลาหรือขาดแรงบันดาลใจทางอีเมลใช่ไหม ใช้เครื่องมืออีเมล AI เครื่องมือเช่น HIX.AI : เครื่องมือเช่น HIX.AI สามารถช่วยให้คุณสร้างอีเมลคำเชิญที่แข็งแกร่ง ดีขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น แพลตฟอร์มที่ขับเคลื่อนด้วย AI สามารถสร้างอีเมลคำเชิญระดับมืออาชีพได้ภายในไม่กี่วินาที ซึ่งช่วยคุณประหยัดเวลาในการลงทุนกับกิจกรรมของคุณ (การประชุม การประชุมใหญ่ หรือการโทร)
เมื่ออีเมลของคุณเสร็จสิ้นและถูกปัดฝุ่น อย่าส่งไปโดยไม่ตรวจทาน ข้อผิดพลาดอาจทำให้น่าอายและสร้างความเสียหายได้ ดังนั้นอย่าเสี่ยง ตรวจสอบข้อความ ขอให้เพื่อนร่วมงานช่วย หรือใช้โปรแกรมออนไลน์
น่าเศร้าที่ผู้คนจำนวนมากยังคงเพิกเฉยต่อคำเชิญของคุณ แต่อย่างน้อยคุณก็ยังได้มีโอกาสที่ดี!
บทสรุป
หากคุณข้ามไปยังจุดสิ้นสุดแล้วให้กลับไปสู่จุดเริ่มต้น (มันคุ้มค่า) ในตอนท้ายของคู่มือผู้เชี่ยวชาญในการเขียนตัวอย่างอีเมลคำเชิญ เราจะมาสรุปสิ่งที่เราได้เรียนรู้กัน อีเมลคำเชิญเป็นข้อความทางการที่มีรูปแบบที่กำหนดไว้
เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดและการตอบกลับมากที่สุด อีเมลคำเชิญของคุณจะต้องเป็นแบบส่วนตัว เป็นมืออาชีพ และที่สำคัญที่สุดคือแสดงคุณค่าต่อผู้รับ ดึงดูดความสนใจของพวกเขาและสร้างแรงบันดาลใจให้พวกเขาเข้าร่วม แล้วกิจกรรม การประชุม การประชุมใหญ่ หรือการสัมมนาผ่านเว็บของคุณจะประสบความสำเร็จอย่างล้นหลาม!