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Cómo escribir correos electrónicos de invitación (5 plantillas)

Para organizar una reunión, una entrevista o una fiesta, necesitarás aprender a escribir invitaciones. A todos nos encanta una gran invitación, puede hacernos sentir emocionados y comprometidos. ¿Cómo son vuestras invitaciones?

Si son aburridos, aburridos y básicos, lo ayudaremos. Podemos asegurarnos de que sus reuniones, llamadas de Zoom, seminarios web y eventos estén llenos de gente. La habilidad consiste en hacer que sus correos electrónicos de invitación sean claros y atractivos y capturar todo sobre su evento.

¿Cómo puedes aprender? ¡Con nuestra ayuda, por supuesto! En esta guía sobre cómo escribir correos electrónicos de invitación, trabajamos con usted para crear mejores correos electrónicos de invitación y ayudarlo a obtener el 100% de asistencia.

Le mostraremos 5 muestras que puede utilizar y que cubren:

  • Correo electrónico de invitación a la reunión
  • Correo electrónico de invitación al evento
  • Correo electrónico de invitación al seminario web
  • Correo electrónico de invitación de Zoom
  • Correo electrónico de invitación al orador

Estás invitado a seguir leyendo y esperamos que lo hagas.

¿Qué es un correo electrónico de invitación?

Un correo electrónico de invitación tiene como objetivo conseguir que una persona (o un grupo de personas) asista a algo. En nuestra vida profesional, enviaremos correos electrónicos de invitación a reuniones, eventos, seminarios web y conferencias. Los correos electrónicos de invitación también se pueden utilizar para invitar a personas y organizaciones a participar en actividades (hablar en un evento o exponer en una conferencia).

Los correos electrónicos de invitación son correspondencia formal y siguen estructuras y etiqueta de correo electrónico formales.

Eso suena difícil, pero hace que escribir correos electrónicos de invitación sea mucho más fácil, ¡ya que hay menos cosas que puedan salir mal!

Los correos electrónicos de invitación deben incluir alguna información esencial:

  • Nombre del evento
  • Fecha y hora
  • Ubicación
  • Objetivo
  • Resultado
  • llamada a la acción

En este artículo, desglosamos el formato de correo electrónico de invitación. Pero primero, comencemos con cinco ejemplos de correos electrónicos de invitación.

5 plantillas de invitación para correo electrónico

En esta sección, hemos creado una selección de plantillas de invitación para correo electrónico, que son perfectas para varias situaciones cotidianas que puedes encontrar en el trabajo. Puedes cortar y pegar estas muestras si lo deseas. Sin embargo, recomendamos utilizarlos como base para crear sus propios correos electrónicos personalizados.

Correo electrónico de invitación a la reunión

Las invitaciones a reuniones son probablemente el tipo de correo electrónico de invitación más común que enviará. Si eres como nosotros, siempre estás en reuniones, por lo que tener una plantilla eficaz puede ahorrarte una gran cantidad de tiempo. Aquí hay un ejemplo de correo electrónico de invitación a una reunión.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Espero que este correo electronico te encuentre bien. Me acerco para proponer una reunión en la que podamos intercambiar ideas valiosas.

Agradecería su consideración y espero una respuesta favorable.

Atentamente,
[ Tu nombre ]

Aprenda también cómo escribir un correo electrónico solicitando una reunión aquí .

Correo electrónico de invitación al evento

Los correos electrónicos de entrevistas sobre eventos se utilizan para medir el interés y fomentar las inscripciones. Para lograrlo, están repletos de detalles y escritos de una manera atractiva y emocionante. Querrá llenar a la persona de entusiasmo por su evento para que se registre.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Me complace invitarlo a nuestro próximo evento, [ Nombre del evento ] , el [ Fecha del evento ] . Este evento promete ser una oportunidad fantástica para conectarse con profesionales de la industria y obtener información valiosa.

El evento contará con oradores de renombre, talleres interactivos y sesiones de networking que le brindarán conocimientos valiosos y la oportunidad de ampliar su red profesional.

Adjuntamos más detalles y el calendario del evento para su referencia. Le rogamos que confirme su asistencia antes del [ Fecha de confirmación de asistencia ] para que podamos hacer los arreglos necesarios en consecuencia.

¡Esperamos contar con su presencia y participación para que este evento sea un gran éxito!

Atentamente,
[ Tu nombre ]

Correo electrónico de invitación al seminario web

Las invitaciones a seminarios web son similares al ejemplo tradicional de invitación por correo electrónico anterior. La diferencia es que debes proporcionar todos los datos de inicio de sesión e información personalizada para cada lector. Consulte nuestro ejemplo para ver cómo funciona.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Espero que este correo electronico te encuentre bien. Estamos encantados de invitarlo a nuestro próximo seminario web sobre [ Tema del seminario web ] .

Fecha: [ Fecha del seminario web ]

Hora: [ Hora del seminario web ]

Duración: [ Duración del seminario web ]

[ Incluya instrucciones especiales o detalles de inicio de sesión específicos de la plataforma del seminario web, como el enlace para unirse o las credenciales de inicio de sesión. ]

Creemos que este seminario web proporcionará ideas y oportunidades valiosas para [ beneficio o resultado específico ] . Recomendamos encarecidamente su asistencia y participación activa.

Si tiene alguna pregunta o necesita más información, no dude en comunicarse con nosotros.

Gracias por su atención y esperamos que se una a nosotros en el seminario web.

Atentamente,
[ Tu nombre ]

Correo electrónico de invitación de Zoom

Desde la pandemia, Zoom (y Teams) se han apoderado del mundo y se han convertido en la forma más popular para que las personas se reúnan. Este ejemplo de invitación de Zoom se ciñe al formato e incluye todos los detalles y la información.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Espero que este correo electronico te encuentre bien. Le escribo para confirmar la programación de nuestra próxima reunión.

Por favor, avíseme si el horario propuesto le conviene.

Gracias por su atención.

Atentamente,
[ Tu nombre ]

Correo electrónico de invitación al orador

Si está organizando un evento, ¡este ejemplo de correo electrónico de invitación a un orador es para usted! Debes proporcionar detalles sobre tu evento, lo que quieres que hable el orador y por qué es la mejor persona. Vea cómo lo logramos en este ejemplo.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Espero que este correo electronico te encuentre bien. Estoy organizando un evento el [ Fecha del evento ] en [ Lugar del evento ] . El evento tiene como objetivo discutir [ Tema del evento ] .

Sería un honor para nosotros contar con usted como orador en el evento. Su amplio conocimiento y experiencia en [ Experiencia del orador ] lo convierten en el candidato perfecto para iluminar a nuestra audiencia.

Se espera que la duración del discurso sea de aproximadamente [ Duración del discurso ] minutos, seguida de una breve sesión de preguntas y respuestas. Le agradeceríamos que pudiera centrarse en [ Temas específicos para discutir ] durante su presentación.

Sus valiosos conocimientos y experiencia contribuirán en gran medida al éxito de nuestro evento y mejorarán el conocimiento de todos los asistentes.

Gracias por considerar nuestra invitación. Esperamos tener noticias suyas pronto sobre su disponibilidad y disposición para participar como orador.

Atentamente,
[ Tu nombre ]

Cómo escribir correos electrónicos de invitación

Entonces, revisó nuestras plantillas de invitación para correo electrónico pero todavía se pregunta cómo escribir una. Déjanos mostrarte...

Todos hemos recibido aburridos correos electrónicos de invitación con fecha y hora. ¿Querías asistir? 100% no. ¿Por qué? Porque la invitación no explicaba el valor. No llama tu atención, exige tu asistencia y nadie quiere eso.

Los correos electrónicos de invitación son correspondencia formal que sigue el formato de correo electrónico estándar . Podemos dividirlo en tres partes:

  1. Línea de asunto del correo electrónico de invitación
  2. Copia de cuerpo
  3. Aprobación / Próximos pasos

En las siguientes secciones, explicamos qué incluye cada sección y cómo crearlas. Al final, podrá crear sus propios correos electrónicos de invitación.

Línea de asunto del correo electrónico de invitación

Tan pronto como su correo electrónico llegue a la bandeja de entrada de una persona, esta querrá saber de qué se trata, así que dígaselo con una línea de asunto clara. Tantas líneas de asunto son aburridas, pero esto es un negocio, así que no intentes destacar demasiado. Así es, haga lo básico, llame su atención y anímelos a abrir el correo electrónico. Eso es todo lo que debería hacer una buena línea de asunto.

Aquí hay algunas líneas de asunto de reuniones maravillosas que todos estaríamos encantados de recibir (tal vez).

  • Invitación a reunión (insertar detalles)
  • Estás invitado a (insertar detalles)
  • Invitación al seminario web ((insertar detalles)
  • ¿Estás disponible para (insertar detalles)?
  • Invitación al evento ((insertar detalles)
  • ¿Estás disponible el (insertar fecha)?
  • Disponibilidad de agenda: Solicitud de reunión

En las líneas de asunto de su correo electrónico de invitación, resuma el núcleo de su mensaje de la forma más rápida y sencilla posible. No pierdas el tiempo o tu correo electrónico será ignorado.

Texto del cuerpo del correo electrónico de invitación

El cuerpo del texto de tus mensajes es donde captas su atención y los involucras directamente. Comience con un saludo personalizado ("Hola" y el nombre de la persona). Si le escribe a un grupo grande de personas, puede interactuar con ellas individualmente (lo que puede llevar mucho tiempo) o decirles "Hola colegas". Preferimos la segunda opción (más fácil).

Indíqueles de inmediato el propósito del correo electrónico.

"Me gustaría invitarlo a un evento. El evento se llama (insertar nombre) y se llevará a cabo el (insertar fecha, hora y lugar)".

Esta es una invitación, por lo que no es necesario ser demasiado detallado.

"El evento es una oportunidad emocionante para nosotros (de qué se trata). Adjunté información a continuación y proporcioné un enlace al sitio web del evento para que lo revise".

Captaste su atención y les explicaste cuál es el evento. Ahora es el momento de engancharlos...

Aprobación del correo electrónico de invitación/próximos pasos

Sus correos electrónicos de invitación deben concluir con una CTA sólida. ¡Aquí es donde los agarras y no les das oportunidad de decir que no!

"¿Puedes decirme si quieres asistir a (nombre del evento)? Si respondes antes de (insertar fecha), puedo asegurarte un lugar".

¡Los has enganchado! Siempre es una buena idea ofrecerse a responder cualquier pregunta o proporcionar información adicional.

"Si tiene alguna pregunta sobre el evento, incluso si le gustaría hablar o exhibir con nosotros, comuníquese conmigo al (insertar detalles)".

Casi terminado. Ahora, agregue una despedida cortés ("Muchas gracias", "Saludos cordiales", etc.) y su nombre, datos de contacto y firma.

¡Ya estás listo para enviar! Antes de hacerlo, consulte nuestra lista de verificación para redactar mejores correos electrónicos de invitación.

Consejos profesionales para escribir correos electrónicos de invitación

Hemos resumido los conceptos básicos para redactar buenos correos electrónicos de invitación comercial, pero sabemos que desea más. ¿Estás listo para ir más allá y crear correos electrónicos de invitación que impresionen a los profesionales? Sigamos adelante y logremos algunos avances.

Recibimos tantos mensajes que es imposible leerlos todos. Así que asegúrese de personalizar cada invitación: diríjase siempre a la persona por su nombre para que el correo electrónico parezca personal, no aburrido y desconectado.

Los has atraído y ahora atrápalos con una introducción intrigante. En el trabajo, a menudo nos aburrimos, así que engáñanos con tus palabras y asegúrate de que tu invitación destaque. Esto no significa ser informal o divertido, pero puedes involucrarlos con detalles sobre el propósito y los resultados. Hágales sentir que se valorará su asistencia.

No pierda el tiempo buscando, así que incluya *TODA* la información del evento: proporcione toda la información del evento, incluidos los aspectos básicos de la fecha, hora y ubicación. Ahorre tiempo comunicándose con el administrador por adelantado.

Puede sonar extraño, pero apela a las emociones: todos sufrimos de FOMO, ¡así que usa este poder a tu favor! Apela a las emociones del lector y anímalo a asistir (o señala lo que se perderá).

¿No tienes tiempo o te falta inspiración para enviar correos electrónicos? Utilice herramientas de correo electrónico de IA Herramientas como HIX.AI : herramientas como HIX.AI pueden ayudarlo a crear correos electrónicos de invitación más sólidos, mejores y más efectivos. La plataforma impulsada por IA puede crear correos electrónicos de invitación profesionales en segundos, lo que le permite ahorrar tiempo para invertir en su evento (reunión, conferencia o llamada).

Cuando su correo electrónico esté listo y desempolvado, no lo envíe sin revisarlo. Los errores pueden ser vergonzosos e incluso perjudiciales, así que no se arriesgue. Revise los mensajes, pida ayuda a un colega o utilice un programa en línea.

Lamentablemente, mucha gente seguirá ignorando tus invitaciones, ¡pero al menos lo has intentado!

Conclusión

Si has saltado hasta el final, vuelve al principio (merece la pena). Al final de nuestra guía experta para redactar ejemplos de correos electrónicos de invitación, recapitulemos lo que hemos aprendido. Los correos electrónicos de invitación son mensajes formales con un formato establecido.

Para obtener los mejores resultados y la mayor cantidad de respuestas, sus correos electrónicos de invitación deben ser personalizados, profesionales y, sobre todo, expresar valor para el destinatario. Capte su atención e inspírelos a asistir, ¡y su evento, reunión, conferencia o seminario web será un gran éxito!

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