Organizując spotkanie, rozmowę kwalifikacyjną lub imprezę, musisz nauczyć się pisać zaproszenia. Wszyscy uwielbiamy wspaniałe zaproszenia, mogą sprawić, że poczujemy się podekscytowani i zaangażowani. Jak tam Twoje zaproszenia?
Jeśli są nudne, nudne i proste, pomożemy. Możemy zapewnić, że Twoje spotkania, rozmowy Zoom, seminaria internetowe i wydarzenia będą pełne ludzi. Umiejętność polega na tym, aby e-maile z zaproszeniami były jasne i przekonujące oraz zawierały wszystko na temat wydarzenia.
Jak możesz się uczyć? Oczywiście z naszą pomocą! W tym przewodniku, jak pisać e-maile z zaproszeniami, współpracujemy z Tobą, aby tworzyć lepsze e-maile z zaproszeniami i pomóc Ci uzyskać 100% frekwencję!
Pokażemy Ci 5 próbek, których możesz użyć, obejmujących:
- E-mail z zaproszeniem na spotkanie
- E-mail z zaproszeniem na wydarzenie
- E-mail z zaproszeniem na seminarium internetowe
- E-mail z zaproszeniem na Zoom
- E-mail z zaproszeniem dla prelegenta
Zapraszamy do dalszej lektury – i mamy nadzieję, że tak się stanie.
Co to jest e-mail z zaproszeniem?
E-mail z zaproszeniem ma na celu nakłonienie osoby (lub grupy osób) do wzięcia udziału w czymś. W życiu zawodowym będziemy wysyłać e-maile z zaproszeniami na spotkania, wydarzenia, seminaria internetowe i konferencje. E-maili z zaproszeniami można także używać do zapraszania osób i organizacji do udziału w działaniach (wystąpienia na wydarzeniu lub wystąpienia na konferencji).
E-maile z zaproszeniami stanowią formalną korespondencję i są zgodne z formalną strukturą wiadomości e-mail oraz etykietą.
Brzmi to ciężko, ale dzięki temu pisanie e-maili z zaproszeniami jest znacznie łatwiejsze, ponieważ jest mniej rzeczy, które mogą pójść nie tak!
E-maile z zaproszeniami muszą zawierać kilka niezbędnych informacji:
- Nazwa wydarzenia
- Data i godzina
- Lokalizacja
- Zamiar
- Wynik
- wezwanie do działania
W tym artykule opisujemy format wiadomości e-mail z zaproszeniem. Ale najpierw zacznijmy od 5 próbek e-maili z zaproszeniami.
5 szablonów zaproszeń na e-mail
W tej sekcji stworzyliśmy wybór szablonów zaproszeń do wiadomości e-mail, które idealnie nadają się do kilku codziennych sytuacji, które możesz spotkać w pracy. Jeśli chcesz, możesz wyciąć i wkleić te próbki. Zalecamy jednak używanie ich jako podstawy do tworzenia własnych spersonalizowanych e-maili.
E-mail z zaproszeniem na spotkanie
Zaproszenia na spotkania to prawdopodobnie najpopularniejszy rodzaj e-maili z zaproszeniami, jakie będziesz wysyłać. Jeśli jesteś choć trochę podobny do nas, zawsze uczestniczysz w spotkaniach, więc posiadanie skutecznego szablonu może zaoszczędzić mnóstwo czasu. Oto przykładowy e-mail z zaproszeniem na spotkanie.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Zwracam się z propozycją spotkania, na którym moglibyśmy wymienić cenne spostrzeżenia.
Będę wdzięczny za uwagę i czekam na pozytywną odpowiedź.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
E-mail z zaproszeniem na wydarzenie
E-maile z rozmowami kwalifikacyjnymi podczas wydarzenia służą do pomiaru zainteresowania i zachęcania do rejestracji. Aby to osiągnąć, są one pełne szczegółów i napisane w wciągający i ekscytujący sposób. Będziesz chciał napełnić tę osobę entuzjazmem dla swojego wydarzenia, aby skłonić ją do zarejestrowania się.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Mam przyjemność zaprosić Cię na nasze nadchodzące wydarzenie, [ Nazwa wydarzenia ] , w dniu [ Data wydarzenia ] . Wydarzenie to będzie fantastyczną okazją do nawiązania kontaktu ze specjalistami z branży i zdobycia cennych spostrzeżeń.
W ramach wydarzenia odbędą się uznani prelegenci, interaktywne warsztaty i sesje networkingowe, które zapewnią Ci cenną wiedzę i szansę na poszerzenie sieci kontaktów zawodowych.
W załączeniu załączamy dalsze szczegóły i harmonogram wydarzenia. Uprzejmie prosimy o potwierdzenie swojej obecności do [ Data RSVP ] , abyśmy mogli poczynić niezbędne przygotowania.
Liczymy na Waszą obecność i udział w tworzeniu tego wydarzenia, które zakończy się ogromnym sukcesem!
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
E-mail z zaproszeniem na seminarium internetowe
Zaproszenia na seminaria internetowe są podobne do powyższej próbki tradycyjnego zaproszenia e-mailowego. Różnica polega na tym, że dla każdego czytelnika musisz podać wszystkie dane do logowania i spersonalizowane informacje. Sprawdź naszą próbkę i przekonaj się jak to działa.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Mamy przyjemność zaprosić Cię na nadchodzące seminarium internetowe na temat [ Temat seminarium internetowego ] .
Data: [ Data seminarium internetowego ]
Czas: [ Czas seminarium internetowego ]
Czas trwania: [ Czas trwania seminarium internetowego ]
[ Dołącz wszelkie specjalne instrukcje lub dane logowania specyficzne dla platformy webinarowej, takie jak link umożliwiający dołączenie lub dane logowania. ]
Wierzymy, że to seminarium internetowe dostarczy cennych spostrzeżeń i możliwości uzyskania [ konkretnych korzyści lub rezultatów ] . Gorąco zachęcamy do obecności i aktywnego udziału.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz dodatkowych informacji, nie wahaj się z nami skontaktować.
Dziękujemy za uwagę i mamy nadzieję, że dołączysz do nas na webinarze.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
E-mail z zaproszeniem na Zoom
Od czasu pandemii Zoom (i Teams) przejęły świat i stały się najpopularniejszym sposobem spotkań ludzi. Ten przykład zaproszenia Zoom jest zgodny z formatem i zawiera wszystkie szczegóły i informacje.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Piszę, aby potwierdzić harmonogram naszego nadchodzącego spotkania.
Proszę o informację, czy zaproponowany harmonogram odpowiada Państwu.
Dziękuję za uwagę.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
E-mail z zaproszeniem dla prelegenta
Jeśli organizujesz wydarzenie, ten przykładowy e-mail z zaproszeniem dla prelegentów jest dla Ciebie! Musisz podać szczegółowe informacje na temat wydarzenia, o czym ma rozmawiać prelegent i dlaczego jest on najlepszą osobą. Zobacz, jak to osiągamy w tym przykładzie.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Organizuję wydarzenie w dniu [ Data wydarzenia ] w [ Miejsce wydarzenia ] . Wydarzenie ma na celu dyskusję [ Temat wydarzenia ] .
Będzie nam miło gościć Państwa jako prelegenta na tym wydarzeniu. Twoja rozległa wiedza i doświadczenie w [ Ekspertyzie mówców ] czynią Cię idealnym kandydatem do oświecenia naszej publiczności.
Przewidywany czas wystąpienia wynosi około [ Czas trwania wystąpienia ] minut, po którym nastąpi krótka sesja pytań i odpowiedzi. Bylibyśmy wdzięczni, gdybyś podczas swojej prezentacji mógł skupić się na [ Konkretnych tematach do omówienia ] .
Twoje cenne spostrzeżenia i wiedza specjalistyczna w znacznym stopniu przyczynią się do sukcesu naszego wydarzenia i poszerzą wiedzę wszystkich uczestników.
Dziękujemy za rozważenie naszego zaproszenia. Z niecierpliwością czekamy na wiadomość od Ciebie dotyczącą Twojej dostępności i chęci wzięcia udziału w konferencji w charakterze prelegenta.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Jak pisać e-maile z zaproszeniami
Sprawdziłeś nasze szablony zaproszeń do wysłania e-mailem, ale nadal zastanawiasz się, jak je napisać. Pokażemy Ci...
Wszyscy otrzymaliśmy nudne e-maile z zaproszeniami z datą i godziną. Czy chciałeś wziąć udział? 100% nie. Dlaczego? Ponieważ zaproszenie nie wyjaśniało wartości. To nie przyciąga twojej uwagi, wymaga twojej obecności, a nikt tego nie chce.
E-maile z zaproszeniami to formalna korespondencja zgodna ze standardowym formatem wiadomości e-mail . Możemy to podzielić na trzy części:
- Temat wiadomości e-mail z zaproszeniem
- Kopia ciała
- Podpisanie / Dalsze kroki
W kolejnych sekcjach wyjaśniamy, co dzieje się w każdej sekcji i jak je utworzyć. Na koniec możesz stworzyć własne e-maile z zaproszeniami.
Temat wiadomości e-mail z zaproszeniem
Gdy tylko Twój e-mail trafi do skrzynki odbiorczej danej osoby, będzie ona chciała wiedzieć, czego dotyczy – dlatego powiedz jej, podając jasny temat. Wiele tematów jest nudnych, ale to biznes, więc nie próbuj się zbytnio wyróżniać. Zgadza się, wykonaj podstawy, zwróć ich uwagę i zachęć ich do otwarcia e-maila. To wszystko, co powinien robić dobry temat.
Oto kilka wspaniałych tematów spotkań, które wszyscy bylibyśmy (być może) zachwyceni otrzymaniem.
- Zaproszenie na spotkanie (wstaw szczegóły)
- Zapraszamy na (podaj szczegóły)
- Zaproszenie na seminarium internetowe ((wstaw szczegóły)
- Czy jesteś dostępny dla (wpisz szczegóły)
- Zaproszenie na wydarzenie ((wstaw szczegóły)
- Czy jesteś dostępny w dniu (wstaw datę)?
- Dostępność kalendarza: Prośba o spotkanie
W temacie wiadomości e-mail z zaproszeniem podsumuj istotę wiadomości tak szybko i prosto, jak to możliwe. Nie trać czasu, w przeciwnym razie Twój e-mail zostanie zignorowany.
Kopia treści e-maila z zaproszeniem
Treść wiadomości to miejsce, w którym przyciągasz ich uwagę i bezpośrednio angażujesz. Zacznij od spersonalizowanego powitania („Cześć” i imię osoby). Jeśli piszesz do dużej grupy osób, możesz skontaktować się z nimi indywidualnie (co może zająć dużo czasu) lub powiedzieć „Witajcie koledzy”. My wolimy drugą (łatwiejszą) opcję.
Natychmiast skontaktuj się z nimi, podając cel wiadomości e-mail.
„Chciałbym zaprosić Cię na wydarzenie. Wydarzenie nazywa się (wstaw nazwę) i odbędzie się (wstaw datę, godzinę i miejsce)”.
To jest zaproszenie, więc nie ma potrzeby opisywać zbyt szczegółowo.
„Wydarzenie jest dla nas ekscytującą szansą na dowiedzenie się, o co w nim chodzi. Poniżej załączam kilka informacji i link do strony wydarzenia, abyście mogli je przejrzeć”.
Przyciągnąłeś ich uwagę i wyjaśniłeś, na czym polega to wydarzenie. Teraz czas je zaczepić...
Podpisanie e-maila z zaproszeniem/kolejne kroki
Twoje e-maile z zaproszeniami powinny kończyć się mocnym wezwaniem do działania. Tutaj ich złapiesz i nie dasz im szansy na odmowę!
„Czy możesz mi powiedzieć, czy chcesz wziąć udział (nazwa wydarzenia)? Jeśli odpowiesz do (wstaw datę), mogę zapewnić Ci miejsce”.
Wciągnąłeś ich! Zawsze dobrze jest zaoferować odpowiedź na wszelkie pytania lub dostarczenie dodatkowych informacji.
„Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące wydarzenia, w tym to, czy chcesz z nami porozmawiać lub wystąpić, skontaktuj się ze mną pod adresem (wstaw szczegóły).”
Prawie skończony. Teraz dodaj grzeczne pożegnanie („Wielkie podziękowania”, „Z poważaniem” itp.) oraz swoje imię i nazwisko, dane kontaktowe i podpis.
Możesz już wysłać! Zanim to zrobisz, przejrzyj naszą listę kontrolną, aby napisać lepsze e-maile z zaproszeniami.
Profesjonalne wskazówki dotyczące pisania e-maili z zaproszeniami
Opisaliśmy podstawy pisania dobrych e-maili z zaproszeniami biznesowymi, ale wiemy, że chcesz więcej. Czy jesteś gotowy pójść dalej i stworzyć e-maile z zaproszeniami, które zrobią wrażenie na profesjonalistach? Działajmy dalej i poczynijmy postępy.
Dostajemy tak wiele wiadomości, że nie sposób ich wszystkich przeczytać. Dlatego pamiętaj, aby spersonalizować każde zaproszenie: zawsze kieruj się do osoby po imieniu, aby e-mail był osobisty, a nie suchy i pozbawiony kontaktu.
Zwabiłeś ich, teraz zachwyć ich intrygującym wprowadzeniem. W pracy często się nudzimy, więc zachwyć nas słowami i zadbaj o to, aby Twoje zaproszenie wyróżniało się. Nie oznacza to, że będzie to nieformalne lub zabawne, ale możesz zaangażować ich w szczegóły dotyczące celu i wyników. Spraw, aby poczuli, że ich obecność będzie ceniona.
Nie trać czasu na wyszukiwanie, więc dołącz *WSZYSTKIE* informacje o wydarzeniu: Podaj wszystkie informacje o wydarzeniu, w tym podstawowe informacje o dacie, godzinie i lokalizacji. Zaoszczędź czas, kontaktując się z administratorem od razu.
Może to zabrzmieć dziwnie, ale odwołuje się do emocji: wszyscy cierpimy na FOMO – więc wykorzystaj tę moc na swoją korzyść! Odwołaj się do emocji czytelnika i zachęć go do wzięcia udziału w konferencji (lub wskaż, co go ominie).
Nie masz czasu lub brakuje Ci inspiracji e-mailowych? Użyj narzędzi e-mail AI Narzędzia takie jak HIX.AI : Narzędzia takie jak HIX.AI mogą pomóc w tworzeniu silniejszych, lepszych i skuteczniejszych wiadomości e-mail z zaproszeniami. Platforma oparta na sztucznej inteligencji może w ciągu kilku sekund tworzyć profesjonalne e-maile z zaproszeniami, oszczędzając czas na inwestowanie w wydarzenie (spotkanie, konferencję lub rozmowę).
Kiedy Twój e-mail jest już gotowy i odkurzony, nie wysyłaj go bez korekty. Błędy mogą być zawstydzające, a nawet szkodliwe, więc nie ryzykuj ich. Sprawdź wiadomości, poproś kolegę o pomoc lub skorzystaj z programu online.
Niestety, tak wiele osób nadal będzie ignorować Twoje zaproszenia, ale przynajmniej dałeś sobie szansę!
Wniosek
Jeśli przeskoczyłeś do końca, wróć do początku (warto). Na końcu naszego przewodnika eksperckiego dotyczącego pisania próbek e-maili z zaproszeniami podsumujmy, czego się nauczyliśmy. E-maile z zaproszeniami to formalne wiadomości o ustalonym formacie.
Aby uzyskać najlepsze wyniki i najwięcej odpowiedzi, e-maile z zaproszeniami muszą być spersonalizowane, profesjonalne i – przede wszystkim – wyrażać wartość dla odbiorcy. Przyciągnij ich uwagę i zainspiruj do wzięcia udziału, a Twoje wydarzenie, spotkanie, konferencja lub webinarium odniesie ogromny sukces!