Når du organiserer et møte, intervju eller fest, så må du lære å skrive invitasjoner. Vi elsker alle en flott invitasjon, den kan få oss til å føle oss begeistret og engasjert. Hvordan er invitasjonene dine?
Hvis de er kjedelige, kjedelige og grunnleggende, hjelper vi deg. Vi kan sørge for at dine møter, Zoom-samtaler, webinarer og arrangementer blir fulle av mennesker. Ferdigheten er å gjøre invitasjons-e-postene dine klare og overbevisende og fange opp alt om arrangementet ditt.
Hvordan kan du lære? Med vår hjelp, selvfølgelig! I denne guiden om hvordan du skriver invitasjons-e-poster, jobber vi sammen med deg for å bygge bedre invitasjons-e-poster og hjelpe deg med å få 100 % oppmøte!
Vi viser deg 5 prøver du kan bruke, som dekker:
- E-post med møteinvitasjon
- E-post med invitasjon til arrangementet
- E-post med invitasjon til webinar
- Zoom invitasjon på e-post
- E-post med høyttalerinvitasjon
Du er invitert til å lese videre – og vi håper du vil.
Hva er en e-postinvitasjon?
En e-postinvitasjon har som mål å få en person (eller en gruppe mennesker) til å delta på noe. I våre profesjonelle liv sender vi e-postinvitasjoner til møter, arrangementer, webinarer og konferanser. E-postinvitasjoner kan også brukes til å invitere enkeltpersoner og organisasjoner til å delta i aktiviteter (tale på et arrangement eller utstilling på en konferanse).
E-postinvitasjoner er formell korrespondanse og følger formelle e-poststrukturer og etikette.
Det høres tøft ut, men det gjør det mye enklere å skrive e-postinvitasjoner, siden det er mindre som kan gå galt!
E-postinvitasjoner må inneholde viktig informasjon:
- Arrangementsnavn
- Dato tid
- plassering
- Hensikt
- Utfall
- CTA
I denne artikkelen bryter vi ned e-postinvitasjonsformatet. Men først, la oss starte med 5 eksempler på invitasjoner via e-post.
5 invitasjonsmaler for e-post
I denne delen har vi laget et utvalg invitasjonsmaler for e-post, som er perfekte for flere hverdagssituasjoner du kan støte på på jobben. Du kan klippe og lime inn disse prøvene hvis du vil. Vi anbefaler imidlertid å bruke dem som grunnlag for å lage dine egne personlige e-poster.
E-post med møteinvitasjon
Møteinvitasjoner er sannsynligvis den vanligste typen invitasjons-e-post du sender. Hvis du er noe som oss, er du alltid i møter – så å ha en effektiv mal kan spare deg for enorme mengder tid. Her er et eksempel på en møteinvitasjon på e-post.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg tar kontakt for å foreslå et møte der vi kan utveksle verdifull innsikt.
Jeg vil sette pris på din vurdering og ser frem til et positivt svar.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
E-post med invitasjon til arrangementet
E-post med hendelsesintervjuer brukes til å måle interesse og oppmuntre til påmeldinger. For å gjøre det, er de fulle av detaljer og skrevet på en engasjerende og spennende måte. Du vil gjerne fylle personen med entusiasme for arrangementet ditt for å få dem til å melde seg på.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Det gleder meg å invitere deg til vårt kommende arrangement, [ Event Name ] , på [ Event Date ] . Dette arrangementet lover å være en fantastisk mulighet til å komme i kontakt med bransjefolk og få verdifull innsikt.
Arrangementet vil inneholde anerkjente foredragsholdere, interaktive workshops og nettverksøkter som vil gi deg verdifull kunnskap og en sjanse til å utvide ditt profesjonelle nettverk.
Vi har lagt ved ytterligere detaljer og tidsplanen for arrangementet for din referanse. Vi ber deg om å bekrefte ditt oppmøte innen [ RSVP Date ] slik at vi kan gjøre de nødvendige ordningene deretter.
Vi ser frem til din tilstedeværelse og deltakelse for å gjøre dette arrangementet til en stor suksess!
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
E-post med invitasjon til webinar
Webinarinvitasjoner ligner på det tradisjonelle e-postinvitasjonseksemplet ovenfor. Forskjellen er at du må oppgi alle innloggingsdetaljer og personlig tilpasset informasjon for hver leser. Sjekk ut prøven vår for å se hvordan det fungerer.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Vi er glade for å invitere deg til vårt kommende webinar om [ Webinar Topic ] .
Dato: [ Webinar Dato ]
Tid: [ Webinar Time ]
Varighet: [ Webinar Duration ]
[ Ta med eventuelle spesielle instruksjoner eller påloggingsdetaljer som er spesifikke for webinarplattformen, for eksempel koblingen for å bli med eller påloggingsinformasjonen. ]
Vi tror at dette webinaret vil gi verdifull innsikt og muligheter for [ spesifikk fordel eller resultat ] . Vi oppfordrer sterkt til å delta og aktivt delta.
Hvis du har spørsmål eller trenger mer informasjon, ikke nøl med å ta kontakt med oss.
Takk for oppmerksomheten, og vi ser frem til å ha deg med på webinaret.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
Zoom invitasjon på e-post
Siden pandemien har Zoom (og Teams) tatt over verden og blitt den mest populære måten folk kan møtes på. Dette Zoom-invitasjonseksemplet holder seg til formatet og inkluderer alle detaljer og info.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg skriver for å bekrefte planleggingen av vårt kommende møte.
Gi meg beskjed om den foreslåtte timeplanen fungerer for deg.
Takk for din oppmerksomhet.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
E-post med høyttalerinvitasjon
Hvis du arrangerer et arrangement, er denne e-posteksemplet for høyttalerinvitasjoner for deg! Du må oppgi detaljer om arrangementet ditt, hva du vil at foredragsholderen skal diskutere, og hvorfor de er den beste personen. Se hvordan vi oppnår det i denne prøven.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg organiserer et arrangement på [ Event Date ] på [ Event Venue ] . Arrangementet har som mål å diskutere [ Event Topic ] .
Vi vil være beæret over å ha deg som foredragsholder på arrangementet. Din omfattende kunnskap og erfaring innen [ Speaker's Expertise ] gjør deg til den perfekte kandidaten for å opplyse vårt publikum.
Talevarigheten forventes å være rundt [ Talevarighet ] minutter, etterfulgt av en kort Q&A-økt. Vi ville sette pris på om du kunne fokusere på [ Spesifikke emner å diskutere ] under presentasjonen.
Din verdifulle innsikt og ekspertise vil i stor grad bidra til suksessen til arrangementet vårt og øke kunnskapen til alle deltakerne.
Takk for at du vurderer invitasjonen vår. Vi ser frem til å høre fra deg snart angående din tilgjengelighet og vilje til å delta som foredragsholder.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
Hvordan skrive e-postinvitasjoner
Så du har sett gjennom våre invitasjonsmaler for e-post, men lurer fortsatt på hvordan du skriver en. La oss vise deg...
Vi har alle mottatt kjedelige invitasjons-e-poster med dato og klokkeslett. Ville du være med? 100% nei. Hvorfor? Fordi invitasjonen ikke forklarte verdien. Det får ikke oppmerksomheten din, det krever oppmøte og ingen vil ha det.
E-postinvitasjoner er formell korrespondanse som følger standard e-postformat . Vi kan dele det inn i tre deler:
- Emnelinje for invitasjon på e-post
- Brødtekst
- Avmelding / Neste trinn
I de følgende delene forklarer vi hva som står i hver del og hvordan du lager dem. På slutten kan du lage dine egne e-postinvitasjoner.
Emnelinje for invitasjon på e-post
Så snart e-posten din havner i en persons innboks, vil de gjerne vite hva den handler om – så fortell dem med en tydelig emnelinje. Så mange emnelinjer er kjedelige, men dette er business, så ikke prøv å skille deg ut for mye. Det stemmer, gjør det grunnleggende, få oppmerksomheten deres og oppmuntre dem til å åpne e-posten. Det er alt en god emnelinje bør gjøre.
Her er noen fantastiske møteemner vi alle vil bli glade for å motta (kanskje).
- Møteinvitasjon (sett inn detaljer)
- Du er invitert til (sett inn detaljer)
- Webinarinvitasjon ((sett inn detaljer)
- Er du tilgjengelig for (sett inn detaljer)
- Eventinvitasjon ((sett inn detaljer)
- Er du tilgjengelig på (sett inn dato)?
- Dagbok tilgjengelighet: Møteforespørsel
Oppsummer kjernen i meldingen din så raskt og enkelt som mulig i emnelinjene for e-postinvitasjonen. Ikke kast bort tid, ellers vil e-posten din bli ignorert.
Invitasjons-e-posttekst
Brødteksten av meldingene dine er der du fanger oppmerksomheten deres og engasjerer dem direkte. Begynn med en personlig hilsen ("Hei" og personens navn). Hvis du skriver til en stor gruppe mennesker, kan du enten engasjere dem individuelt (noe som kan ta mye tid) eller si "Hei kolleger". Vi foretrekker det andre (enklere) alternativet.
Slå dem opp med en gang med hensikten med e-posten.
"Jeg vil gjerne invitere deg til et arrangement. Arrangementet kalles (sett inn navn) og vil bli holdt den (sett inn dato, klokkeslett og sted)."
Dette er en invitasjon, så det er ikke nødvendig å være for detaljert.
"Arrangementet er en spennende sjanse for oss til (hva arrangementet handler om). Jeg har lagt ved litt informasjon nedenfor og gitt en lenke til arrangementets nettside som du kan se."
Du har fått oppmerksomheten deres og forklart hva arrangementet er. Nå er det på tide å koble dem inn...
Avmelding på e-postinvitasjon/neste trinn
E-postinvitasjonene dine bør avsluttes med en sterk CTA. Det er her du griper dem og gir dem ingen sjanse til å si nei!
"Kan du fortelle meg om du vil delta (navn på arrangementet)? Hvis du svarer innen (sett inn dato), kan jeg sikre deg plass."
Du har hektet dem inn! Det er alltid en god idé å tilby å svare på spørsmål eller gi ekstra informasjon.
"Hvis du har spørsmål om arrangementet, inkludert om du vil snakke eller vise med oss, vennligst kontakt meg på (sett inn detaljer)."
Nesten ferdig. Legg nå til en høflig avmelding ("Mange takk", "Vennlig hilsen", etc.) og ditt navn, kontaktinformasjon og signatur.
Du er nå klar til å sende! Før du gjør det, sjekk sjekklisten vår for å skrive bedre invitasjons-e-poster.
Profesjonelle tips for å skrive e-postinvitasjoner
Vi har skissert det grunnleggende for å skrive gode forretningsinvitasjoner på e-post, men vi vet at du vil ha mer. Er du klar til å gå videre og lage e-postinvitasjoner som vil imponere proffene? La oss presse på og gjøre noen fremskritt.
Vi får så mange meldinger at det er umulig å lese alle. Så pass på å tilpasse hver invitasjon: Tiltal alltid personen med fornavn for å få e-posten til å føles personlig, ikke tørr og frakoblet.
Du har lokket dem inn nå, ta dem med en spennende introduksjon. På jobben kjeder vi oss ofte, så lure oss med ordene dine og vær sikker på at invitasjonen din skiller seg ut. Dette betyr ikke å være uformell eller morsom, men du kan engasjere dem med detaljer om formålet og resultatene. Få dem til å føle at deres oppmøte vil bli verdsatt.
Ikke kast bort tiden deres på å søke, så ta med *ALL* hendelsesinformasjon: Gi all informasjon om arrangementet, inkludert det grunnleggende om dato, klokkeslett og sted. Spar deg selv tid ved å spikre administratoren på forhånd.
Det høres kanskje rart ut, men appellerer til følelser: Vi lider alle av FOMO – så bruk denne kraften til din fordel! Appell til leserens følelser og oppmuntre dem til å delta (eller påpek hva de vil gå glipp av).
Har du ikke tid eller mangler e-postinspirasjon? Bruk AI-e-postverktøy Verktøy som HIX.AI : Verktøy som HIX.AI kan hjelpe deg med å lage sterkere, bedre og mer effektive invitasjons-e-poster. Den AI-drevne plattformen kan lage profesjonelle invitasjons-e-poster på sekunder, noe som sparer deg for tid til å investere i arrangementet ditt (møte, konferanse eller samtale).
Når e-posten din er ferdig og støvet, ikke send den uten korrekturlesing. Feil kan være pinlige og til og med skadelige, så ikke risiker dem. Sjekk meldinger, be en kollega om å hjelpe, eller bruk et nettbasert program.
Dessverre vil så mange mennesker fortsatt ignorere invitasjonene dine, men du har i det minste gitt det en god sjanse!
Konklusjon
Hvis du har hoppet til slutten, gå tilbake til starten (det er verdt det). På slutten av vår ekspertveiledning for å skrive eksempler på e-postinvitasjoner, la oss oppsummere hva vi har lært. E-postinvitasjoner er formelle meldinger med et bestemt format.
For å få de beste resultatene og flest svar, må invitasjons-e-postene dine være personlige, profesjonelle og – mest av alt – uttrykke verdi for mottakeren. Fang oppmerksomheten deres og inspirer dem til å delta, og ditt arrangement, møte, konferanse eller webinaret vil bli en stormende suksess!