Wenn Sie ein Meeting, ein Interview oder eine Party organisieren, müssen Sie lernen, wie man Einladungen schreibt. Wir alle lieben eine tolle Einladung, sie kann uns aufgeregt und engagiert machen. Wie sind Ihre Einladungen?
Wenn sie langweilig, langweilig und einfach sind, helfen wir. Wir können sicherstellen, dass Ihre Meetings, Zoom-Anrufe, Webinare und Veranstaltungen voller Menschen sind. Die Kunst besteht darin, Ihre Einladungs-E-Mails klar und überzeugend zu gestalten und alles über Ihre Veranstaltung festzuhalten.
Wie kann man lernen? Natürlich mit unserer Hilfe! In diesem Leitfaden zum Schreiben von Einladungs-E-Mails arbeiten wir mit Ihnen zusammen, um bessere Einladungs-E-Mails zu erstellen und Ihnen dabei zu helfen, eine 100-prozentige Teilnahme zu erreichen!
Wir zeigen Ihnen 5 Beispiele, die Sie verwenden können und die Folgendes abdecken:
- E-Mail mit Einladung zur Besprechung
- E-Mail mit Einladung zur Veranstaltung
- Webinar-Einladungs-E-Mail
- Zoom-Einladungs-E-Mail
- Einladungs-E-Mail für Redner
Sie sind herzlich eingeladen, weiterzulesen – und wir hoffen, dass Sie es tun werden.
Was ist eine Einladungs-E-Mail?
Mit einer Einladungs-E-Mail soll eine Person (oder eine Gruppe von Personen) dazu gebracht werden, an etwas teilzunehmen. In unserem Berufsleben versenden wir Einladungs-E-Mails zu Meetings, Veranstaltungen, Webinaren und Konferenzen. Einladungs-E-Mails können auch verwendet werden, um Einzelpersonen und Organisationen zur Teilnahme an Aktivitäten einzuladen (Vortrag bei einer Veranstaltung oder Ausstellung auf einer Konferenz).
Einladungs-E-Mails sind formelle Korrespondenz und folgen formellen E-Mail-Strukturen und Etikette.
Das hört sich schwierig an, aber es macht das Schreiben von Einladungs-E-Mails viel einfacher, da weniger schief gehen kann!
Einladungs-E-Mails müssen einige wesentliche Informationen enthalten:
- Veranstaltungsname
- Terminzeit
- Standort
- Zweck
- Ergebnis
- CTA
In diesem Artikel erläutern wir das Einladungs-E-Mail-Format. Aber beginnen wir zunächst mit 5 Beispielen für Einladungs-E-Mails.
5 Einladungsvorlagen für E-Mail
In diesem Abschnitt haben wir eine Auswahl an Einladungsvorlagen für E-Mails zusammengestellt, die sich perfekt für verschiedene Alltagssituationen eignen, denen Sie bei der Arbeit begegnen können. Sie können diese Beispiele ausschneiden und einfügen, wenn Sie möchten. Wir empfehlen jedoch, sie als Grundlage für die Erstellung eigener personalisierter E-Mails zu verwenden.
E-Mail mit Einladung zur Besprechung
Besprechungseinladungen sind wahrscheinlich die häufigste Art von Einladungs-E-Mails, die Sie versenden. Wenn Sie wie wir sind, nehmen Sie ständig an Besprechungen teil – eine effektive Vorlage kann Ihnen also enorm viel Zeit sparen. Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail mit einer Einladung zu einem Meeting.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, diese E-Mail kommt bei Ihnen an. Ich melde mich, um ein Treffen vorzuschlagen, bei dem wir wertvolle Erkenntnisse austauschen können.
Ich würde mich über Ihre Rücksichtnahme freuen und freue mich auf eine positive Antwort.
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
E-Mail mit Einladung zur Veranstaltung
E-Mails zu Veranstaltungsinterviews werden verwendet, um das Interesse zu messen und Anmeldungen zu fördern. Um dies zu erreichen, sind sie voller Details und ansprechend und spannend geschrieben. Sie möchten die Person für Ihre Veranstaltung begeistern, damit sie sich anmeldet.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich freue mich, Sie zu unserer bevorstehenden Veranstaltung, [ Name der Veranstaltung ] , am [ Datum der Veranstaltung ] einzuladen. Diese Veranstaltung verspricht eine fantastische Gelegenheit zu sein, mit Branchenexperten in Kontakt zu treten und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen.
Die Veranstaltung bietet renommierte Redner, interaktive Workshops und Networking-Sitzungen, die Ihnen wertvolles Wissen und die Möglichkeit bieten, Ihr berufliches Netzwerk zu erweitern.
Weitere Details und den Zeitplan der Veranstaltung haben wir Ihnen als Referenz beigefügt. Wir bitten Sie, Ihre Teilnahme bis zum [ RSVP-Datum ] zu bestätigen, damit wir die notwendigen Vorkehrungen treffen können.
Wir freuen uns auf Ihre Anwesenheit und Ihre Teilnahme, um diese Veranstaltung zu einem großen Erfolg zu machen!
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
Webinar-Einladungs-E-Mail
Webinar-Einladungen ähneln dem obigen Beispiel für eine herkömmliche E-Mail-Einladung. Der Unterschied besteht darin, dass Sie für jeden Leser alle Anmeldedaten und personalisierten Informationen angeben müssen. Schauen Sie sich unser Beispiel an, um zu sehen, wie das funktioniert.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, diese E-Mail kommt bei Ihnen an. Wir freuen uns, Sie zu unserem kommenden Webinar zum Thema [ Webinar-Thema ] einzuladen.
Datum: [ Webinar-Datum ]
Zeit: [ Webinar-Zeit ]
Dauer: [ Webinardauer ]
[ Fügen Sie alle speziellen Anweisungen oder Anmeldedaten hinzu, die für die Webinar-Plattform spezifisch sind, z. B. den Link zur Teilnahme oder die Anmeldeinformationen. ]
Wir glauben, dass dieses Webinar wertvolle Erkenntnisse und Möglichkeiten für [ bestimmten Nutzen oder Ergebnis ] liefern wird. Wir freuen uns sehr über Ihre Anwesenheit und aktive Mitarbeit.
Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und wir freuen uns, Sie beim Webinar begrüßen zu dürfen.
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
Zoom-Einladungs-E-Mail
Seit der Pandemie haben Zoom (und Teams) die Welt erobert und sind zur beliebtesten Möglichkeit für Menschen geworden, sich zu treffen. Dieses Zoom-Einladungsbeispiel hält sich an das Format und enthält alle Details und Informationen.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, diese E-Mail kommt bei Ihnen an. Ich schreibe Ihnen, um den Termin für unser bevorstehendes Treffen zu bestätigen.
Bitte teilen Sie mir mit, ob der vorgeschlagene Zeitplan für Sie in Frage kommt.
Danke für Ihre Aufmerksamkeit.
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
Einladungs-E-Mail für Redner
Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, ist dieses E-Mail-Beispiel für eine Rednereinladung genau das Richtige für Sie! Sie müssen Einzelheiten zu Ihrer Veranstaltung angeben, was der Redner besprechen soll und warum er die beste Person ist. Sehen Sie in diesem Beispiel, wie wir das erreichen.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, diese E-Mail kommt bei Ihnen an. Ich organisiere eine Veranstaltung am [ Veranstaltungsdatum ] am [ Veranstaltungsort ] . Ziel der Veranstaltung ist es, [ Thema der Veranstaltung ] zu diskutieren.
Es wäre uns eine Ehre, Sie als Redner bei der Veranstaltung begrüßen zu dürfen. Ihr umfassendes Wissen und Ihre Erfahrung im Bereich [ Sprecherkompetenz ] machen Sie zum perfekten Kandidaten, um unser Publikum aufzuklären.
Die Rededauer wird voraussichtlich etwa [ Rededauer ] Minuten betragen, gefolgt von einer kurzen Frage-und-Antwort-Runde. Wir würden uns freuen, wenn Sie sich während Ihrer Präsentation auf [ spezielle Diskussionsthemen ] konzentrieren könnten.
Ihre wertvollen Erkenntnisse und Ihr Fachwissen werden wesentlich zum Erfolg unserer Veranstaltung beitragen und das Wissen aller Teilnehmer erweitern.
Vielen Dank, dass Sie unsere Einladung berücksichtigt haben. Wir freuen uns, bald von Ihnen bezüglich Ihrer Verfügbarkeit und Bereitschaft zur Teilnahme als Redner zu hören.
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
So schreiben Sie Einladungs-E-Mails
Sie haben sich unsere Einladungsvorlagen für E-Mails angesehen, fragen sich aber immer noch, wie Sie eine solche verfassen sollen. Wir zeigen es Ihnen...
Wir haben alle schon langweilige Einladungs-E-Mails mit Datum und Uhrzeit erhalten. Wollten Sie dabei sein? 100% nein. Warum? Weil die Einladung den Wert nicht erklärt hat. Es geht darum, Ihre Aufmerksamkeit nicht zu erregen, es fordert Ihre Anwesenheit und niemand möchte das.
Einladungs-E-Mails sind formelle Korrespondenz , die dem Standard-E-Mail-Format folgt. Wir können das in drei Teile aufteilen:
- Betreffzeile der Einladungs-E-Mail
- Körper Kopie
- Abmeldung / Nächste Schritte
In den folgenden Abschnitten erklären wir, was in den einzelnen Abschnitten enthalten ist und wie man sie erstellt. Am Ende können Sie Ihre eigenen Einladungs-E-Mails erstellen.
Betreffzeile der Einladungs-E-Mail
Sobald Ihre E-Mail im Posteingang einer Person landet, möchte diese wissen, worum es geht – sagen Sie es ihr also mit einer klaren Betreffzeile. So viele Betreffzeilen sind langweilig, aber hier geht es ums Geschäft, also versuchen Sie nicht, zu sehr aufzufallen. Das ist richtig, machen Sie die Grundlagen, wecken Sie ihre Aufmerksamkeit und ermutigen Sie sie, die E-Mail zu öffnen. Das ist alles, was eine gute Betreffzeile leisten sollte.
Hier sind einige wunderbare Betreffzeilen für Meetings, über die wir uns alle (vielleicht) freuen würden.
- Einladung zur Besprechung (Details einfügen)
- Sie sind eingeladen (Details einfügen)
- Webinar-Einladung ((Details einfügen)
- Sind Sie verfügbar für (Details einfügen)
- Einladung zur Veranstaltung ((Details einfügen)
- Sind Sie am (Datum einfügen) verfügbar?
- Terminkalenderverfügbarkeit: Besprechungsanfrage
Fassen Sie in den Betreffzeilen Ihrer Einladungs-E-Mail den Kern Ihrer Nachricht so schnell und einfach wie möglich zusammen. Verschwenden Sie keine Zeit, sonst wird Ihre E-Mail ignoriert.
Kopie des E-Mail-Textes der Einladung
Im Fließtext Ihrer Nachrichten erregen Sie deren Aufmerksamkeit und binden sie direkt ein. Beginnen Sie mit einer persönlichen Begrüßung („Hallo“ und dem Namen der Person). Wenn Sie an eine große Gruppe von Personen schreiben, können Sie diese entweder einzeln ansprechen (was viel Zeit in Anspruch nehmen kann) oder „Hallo Kollegen“ sagen. Wir bevorzugen die zweite (einfachere) Option.
Sprechen Sie sie sofort mit dem Zweck der E-Mail an.
„Ich möchte Sie zu einer Veranstaltung einladen. Die Veranstaltung heißt (Name einfügen) und findet am (Datum, Uhrzeit und Ort einfügen) statt.“
Da es sich hier um eine Einladung handelt, ist es nicht nötig, zu detailliert darauf einzugehen.
„Die Veranstaltung ist für uns eine aufregende Gelegenheit (worum es bei der Veranstaltung geht). Ich habe unten einige Informationen angehängt und einen Link zur Veranstaltungswebsite bereitgestellt, damit Sie sie überprüfen können.“
Sie haben ihre Aufmerksamkeit erregt und erklärt, um was für ein Ereignis es sich handelt. Jetzt ist es an der Zeit, sie einzubinden ...
Abmeldung der Einladungs-E-Mail/nächste Schritte
Ihre Einladungs-E-Mails sollten mit einem starken CTA enden. Hier packst du sie und gibst ihnen keine Chance, Nein zu sagen!
„Können Sie mir sagen, ob Sie an (Name der Veranstaltung) teilnehmen möchten? Wenn Sie bis zum (Datum einfügen) antworten, kann ich Ihnen einen Platz sichern.“
Du hast sie in den Bann gezogen! Es ist immer eine gute Idee, die Beantwortung von Fragen oder die Bereitstellung zusätzlicher Informationen anzubieten.
„Wenn Sie Fragen zur Veranstaltung haben, beispielsweise ob Sie mit uns sprechen oder einen Vortrag halten möchten, kontaktieren Sie mich bitte unter (Details einfügen).“
Fast fertig. Fügen Sie nun eine höfliche Verabschiedung („Vielen Dank“, „Mit freundlichen Grüßen“ usw.) sowie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und Ihre Unterschrift hinzu.
Sie können jetzt senden! Schauen Sie sich vorher unsere Checkliste zum Verfassen besserer Einladungs-E-Mails an.
Profi-Tipps zum Schreiben von Einladungs-E-Mails
Wir haben die Grundlagen zum Verfassen guter Geschäftseinladungs-E-Mails dargelegt, wissen aber, dass Sie mehr wollen. Sind Sie bereit, noch einen Schritt weiter zu gehen und Einladungs-E-Mails zu erstellen, die die Profis beeindrucken? Lasst uns weitermachen und Fortschritte machen.
Wir bekommen so viele Nachrichten, dass es unmöglich ist, sie alle zu lesen. Achten Sie also darauf , jede Einladung zu personalisieren: Sprechen Sie die Person immer mit ihrem Vornamen an, damit die E-Mail persönlich und nicht trocken und unzusammenhängend wirkt.
Sie haben sie angelockt, jetzt packen Sie sie mit einer faszinierenden Einleitung. Bei der Arbeit langweilen wir uns oft, also betören Sie uns mit Ihren Worten und stellen Sie sicher, dass Ihre Einladung auffällt. Das bedeutet nicht, informell oder lustig zu sein, aber Sie können sie mit Details zum Zweck und den Ergebnissen ansprechen. Geben Sie ihnen das Gefühl, dass ihre Anwesenheit wertgeschätzt wird.
Verschwenden Sie keine Zeit mit der Suche, sondern geben Sie *ALLE* Veranstaltungsinformationen an: Geben Sie alle Veranstaltungsinformationen an, einschließlich der grundlegenden Informationen zu Datum, Uhrzeit und Ort. Sparen Sie Zeit, indem Sie den Administrator im Voraus kontaktieren.
Es mag seltsam klingen, aber appelliert an Emotionen: Wir alle leiden unter FOMO – also nutzen Sie diese Kraft zu Ihrem Vorteil! Sprechen Sie die Emotionen des Lesers an und ermutigen Sie ihn zum Mitmachen (oder weisen Sie ihn darauf hin, was er verpassen wird).
Sie haben keine Zeit oder keine E-Mail-Inspiration? Verwenden Sie AI-E-Mail-Tools. Tools wie HIX.AI : Tools wie HIX.AI können Ihnen dabei helfen, stärkere, bessere und effektivere Einladungs-E-Mails zu erstellen. Die KI-gestützte Plattform kann in Sekundenschnelle professionelle Einladungs-E-Mails erstellen und spart Ihnen so Zeit, die Sie in Ihre Veranstaltung (Meeting, Konferenz oder Anruf) investieren können.
Wenn Ihre E-Mail fertig und entstaubt ist, senden Sie sie nicht ohne Korrekturlesen. Fehler können peinlich und sogar schädlich sein, also riskieren Sie sie nicht. Überprüfen Sie Nachrichten, bitten Sie einen Kollegen um Hilfe oder nutzen Sie ein Online-Programm.
Leider werden immer noch so viele Leute Ihre Einladungen ignorieren, aber Sie haben es zumindest gut versucht!
Abschluss
Wenn Sie bis zum Ende gesprungen sind, kehren Sie zum Anfang zurück (es lohnt sich). Lassen Sie uns am Ende unseres Expertenleitfadens zum Verfassen von Mustern für Einladungs-E-Mails noch einmal zusammenfassen, was wir gelernt haben. Einladungs-E-Mails sind formelle Nachrichten mit einem festgelegten Format.
Um die besten Ergebnisse und die meisten Antworten zu erzielen, müssen Ihre Einladungs-E-Mails personalisiert und professionell sein und – vor allem – einen Mehrwert für den Empfänger ausdrücken. Erregen Sie ihre Aufmerksamkeit und inspirieren Sie sie zur Teilnahme, und Ihre Veranstaltung, Tagung, Konferenz oder Ihr Webinar wird ein voller Erfolg sein!