Организуя встречу, собеседование или вечеринку, вам необходимо научиться писать приглашения. Мы все любим отличные приглашения, они могут заставить нас чувствовать себя взволнованными и заинтересованными. Как твои приглашения?
Если они скучные, скучные и базовые, мы поможем. Мы можем гарантировать, что ваши встречи, звонки Zoom, вебинары и мероприятия будут заполнены людьми. Умение состоит в том, чтобы сделать ваши приглашения по электронной почте ясными и убедительными и охватить всю информацию о вашем мероприятии.
Как вы можете учиться? Конечно, с нашей помощью! В этом руководстве о том, как писать электронные письма с приглашениями, мы работаем с вами, чтобы создавать более качественные электронные письма с приглашениями и помочь вам добиться 100% посещаемости!
Мы покажем вам 5 образцов, которые вы можете использовать, включая:
- Письмо с приглашением на встречу
- Письмо с приглашением на мероприятие
- Письмо с приглашением на вебинар
- Письмо с приглашением в Zoom
- Письмо с приглашением докладчика
Приглашаем вас читать дальше – и мы надеемся, что вы это сделаете.
Что такое электронное приглашение?
Письмо-приглашение направлено на то, чтобы побудить человека (или группу людей) посетить что-то. В нашей профессиональной жизни мы рассылаем электронные письма с приглашениями на встречи, мероприятия, вебинары и конференции. Электронные письма-приглашения также можно использовать для приглашения отдельных лиц и организаций принять участие в мероприятиях (выступить на мероприятии или выставиться на конференции).
Электронные письма-приглашения представляют собой официальную переписку и соответствуют формальным структурам электронной почты и этикету.
Звучит сложно, но это значительно упрощает написание писем-приглашений, поскольку вероятность пойти не так становится меньше!
Письма-приглашения должны содержать некоторую важную информацию:
- Название события
- Дата и время
- Расположение
- Цель
- Исход
- призыв к действию
В этой статье мы разберем формат электронного письма-приглашения. Но сначала давайте начнем с 5 образцов электронных писем-приглашений.
5 шаблонов приглашений для электронной почты
В этом разделе мы создали подборку шаблонов приглашений для электронной почты, которые идеально подходят для нескольких повседневных ситуаций, с которыми вы можете столкнуться на работе. Если хотите, вы можете вырезать и вставлять эти образцы. Однако мы рекомендуем использовать их в качестве основы для создания собственных персонализированных писем.
Письмо с приглашением на встречу
Приглашения на собрания, вероятно, являются наиболее распространенным типом электронных писем с приглашениями, которые вы отправляете. Если вы чем-то похожи на нас, вы всегда находитесь на собраниях, поэтому наличие эффективного шаблона может сэкономить вам огромное количество времени. Вот образец электронного письма с приглашением на встречу.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я обращаюсь к вам, чтобы предложить встречу, на которой мы могли бы обменяться ценными знаниями.
Буду признателен за ваше внимание и с нетерпением жду положительного ответа.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Письмо с приглашением на мероприятие
Электронные письма с интервью на мероприятиях используются для оценки интереса и поощрения регистрации. Для этого они полны деталей и написаны увлекательно и увлекательно. Вам нужно наполнить человека энтузиазмом по поводу вашего мероприятия, чтобы он записался.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я рад пригласить вас на наше предстоящее мероприятие [ Название мероприятия ] в [ Дата мероприятия ] . Это мероприятие обещает стать фантастической возможностью пообщаться с профессионалами отрасли и получить ценную информацию.
На мероприятии выступят известные докладчики, пройдут интерактивные семинары и сетевые сессии, которые предоставят вам ценные знания и возможность расширить свой профессиональный круг общения.
Для вашего удобства мы прилагаем дополнительную информацию и расписание мероприятия. Мы просим вас подтвердить свое участие до [ дата ответа на приглашение ] , чтобы мы могли принять необходимые меры.
Мы с нетерпением ждем вашего присутствия и участия в обеспечении огромного успеха этого мероприятия!
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Письмо с приглашением на вебинар
Приглашения на вебинар аналогичны традиционному образцу приглашений по электронной почте, приведенному выше. Разница в том, что вы должны предоставить все данные для входа и персональную информацию для каждого читателя. Посмотрите наш образец, чтобы увидеть, как это работает.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Мы рады пригласить вас на наш предстоящий вебинар по теме [ Тема вебинара ] .
Дата: [ Дата вебинара ]
Время: [ Время вебинара ]
Продолжительность: [ Продолжительность вебинара ]
[ Включите любые специальные инструкции или данные для входа в систему, специфичные для платформы вебинара, например ссылку для присоединения или учетные данные для входа. ]
Мы считаем, что этот вебинар предоставит ценную информацию и возможности для [ конкретной выгоды или результата ] . Мы очень поощряем ваше присутствие и активное участие.
Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.
Благодарим вас за внимание и будем рады видеть вас на вебинаре.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Письмо с приглашением в Zoom
После пандемии Zoom (и Teams) завоевали мир и стали самым популярным способом общения людей. Этот образец приглашения Zoom соответствует формату и включает все детали и информацию.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы подтвердить расписание нашей предстоящей встречи.
Пожалуйста, дайте мне знать, подходит ли вам предложенный график.
Спасибо за внимание.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Письмо с приглашением докладчика
Если вы организуете мероприятие, этот образец электронного письма с приглашением докладчика для вас! Вы должны предоставить подробную информацию о вашем мероприятии, о том, что вы хотите, чтобы обсуждал докладчик, и почему он лучший человек. Посмотрите, как мы достигаем этого в этом примере.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я организую мероприятие [ Дата мероприятия ] в [ Место проведения мероприятия ] . Целью мероприятия является обсуждение [ Темы мероприятия ] .
Мы будем рады видеть Вас в качестве спикера на мероприятии. Ваши обширные знания и опыт в области [ экспертизы докладчика ] делают вас идеальным кандидатом для просвещения нашей аудитории.
Ожидается, что продолжительность выступления составит около [ Продолжительность выступления ] минут, после чего последует краткая сессия вопросов и ответов. Мы были бы признательны, если бы вы могли сосредоточиться на [ конкретных темах для обсуждения ] во время своей презентации.
Ваша ценная информация и опыт внесут большой вклад в успех нашего мероприятия и повысят знания всех участников.
Спасибо, что рассмотрели наше приглашение. Мы с нетерпением ждем вашего скорого ответа о вашей доступности и желании принять участие в качестве докладчика.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Как написать письмо-приглашение
Итак, вы просмотрели наши шаблоны приглашений по электронной почте, но все еще не знаете, как их написать. Позвольте нам показать вам...
Мы все получили скучные электронные письма с приглашениями с указанием даты и времени. Вы хотели присутствовать? 100% нет. Почему? Потому что в приглашении не объяснялась ценность. Это не привлекает вашего внимания, оно требует вашего присутствия, а этого никто не хочет.
Письма-приглашения представляют собой официальную переписку , соответствующую стандартному формату электронной почты . Мы можем разделить это на три части:
- Тема письма с приглашением
- Основная копия
- Подписание / Следующие шаги
В следующих разделах мы объясним, что находится в каждом разделе и как их создать. В конце концов вы сможете создавать свои собственные электронные письма с приглашениями.
Тема письма с приглашением
Как только ваше электронное письмо попадет в почтовый ящик человека, он захочет узнать, о чем оно — поэтому сообщите ему, указав четкую тему. Такое количество тем скучно, но это бизнес, поэтому не пытайтесь слишком выделяться. Правильно, выполните базовые действия, привлеките их внимание и предложите открыть электронное письмо. Это все, что должна делать хорошая тема.
Вот несколько замечательных тем для встреч, которые мы все будем рады получить (возможно).
- Приглашение на встречу (укажите детали)
- Вы приглашены (укажите детали)
- Приглашение на вебинар ((укажите детали)
- Вы доступны для (укажите детали)
- Приглашение на мероприятие ((укажите детали)
- Вы доступны (вставить дату)?
- Доступность дневника: Запрос на встречу
В теме письма с приглашением как можно быстрее и проще изложите суть вашего сообщения. Не теряйте времени, иначе ваше письмо будет проигнорировано.
Текст приглашения по электронной почте
Основной текст вашего сообщения — это то место, где вы привлекаете их внимание и напрямую вовлекаете их. Начните с индивидуального приветствия («Привет» и имени человека). Если вы пишете большой группе людей, вы можете либо привлечь их индивидуально (что может занять много времени), либо сказать «Привет, коллеги». Мы предпочитаем второй (более простой) вариант.
Сразу же свяжитесь с ними и сообщите цель письма.
«Я хотел бы пригласить вас на мероприятие. Мероприятие называется (укажите название) и будет проведено (укажите дату, время и место)».
Это приглашение, поэтому нет необходимости вдаваться в подробности.
«Это мероприятие представляет собой для нас прекрасную возможность узнать (о чем оно). Я приложил некоторую информацию ниже и предоставил ссылку на веб-сайт мероприятия, чтобы вы могли ознакомиться с ним».
Вы привлекли их внимание и объяснили, что это за событие. Теперь пришло время их подключить...
Подписание приглашения по электронной почте/следующие шаги
Ваши электронные письма-приглашения должны завершаться сильным призывом к действию. Здесь вы схватите их и не дадите им возможности сказать «нет»!
«Можете ли вы сказать мне, хотите ли вы посетить (название мероприятия)? Если вы ответите до (вставить дату), я смогу обеспечить вам место».
Вы их подключили! Всегда полезно предложить ответить на любые вопросы или предоставить дополнительную информацию.
«Если у вас есть какие-либо вопросы о мероприятии, в том числе о том, хотите ли вы выступить с нами или выступить с нами, свяжитесь со мной по адресу (вставьте детали)».
Практически завершенный. Теперь добавьте вежливую подпись («Большое спасибо», «С уважением» и т. д.), а также свое имя, контактные данные и подпись.
Теперь вы готовы к отправке! Прежде чем это сделать, ознакомьтесь с нашим контрольным списком, чтобы лучше написать приглашение по электронной почте.
Советы профессионалов по написанию писем-приглашений
Мы изложили основы написания хороших электронных писем с деловыми приглашениями, но мы знаем, что вы хотите большего. Готовы ли вы пойти дальше и создать электронные письма-приглашения, которые произведут впечатление на профессионалов? Давайте двигаться дальше и добиться некоторого прогресса.
Мы получаем так много сообщений, что невозможно прочитать их все. Поэтому обязательно персонализируйте каждое приглашение: всегда обращайтесь к человеку по имени, чтобы электронное письмо выглядело личным, а не сухим и бессвязным.
Вы заманили их, а теперь захватите их интригующим введением. На работе нам часто скучно, поэтому соблазните нас своими словами и убедитесь, что ваше приглашение выделяется. Это не значит, что вы должны быть неформальным или забавным, но вы можете заинтересовать их подробностями о цели и результатах. Дайте им почувствовать, что их присутствие будет оценено по достоинству.
Не тратьте время на поиск, поэтому включите *ВСЮ* информацию о событии: Предоставьте всю информацию о событии, включая основные сведения о дате, времени и месте. Сэкономьте время, заранее обратившись к администратору.
Это может звучать странно, но взывает к эмоциям: мы все страдаем от FOMO – так используйте эту силу в своих интересах! Обратитесь к эмоциям читателя и предложите ему присутствовать (или укажите, что он пропустит).
У вас нет времени или не хватает вдохновения для электронной почты? Используйте инструменты AI для электронной почты. Такие инструменты, как HIX.AI Такие инструменты, как HIX.AI , помогут вам создавать более сильные, качественные и эффективные электронные письма с приглашениями. Платформа на базе искусственного интеллекта может создавать профессиональные приглашения по электронной почте за считанные секунды, экономя ваше время, потраченное на ваше мероприятие (встречу, конференцию или звонок).
Когда ваше электронное письмо будет готово и вычищено, не отправляйте его без корректуры. Ошибки могут быть неловкими и даже вредными, поэтому не рискуйте ими. Проверьте сообщения, попросите коллегу о помощи или воспользуйтесь онлайн-программой.
К сожалению, многие люди по-прежнему игнорируют ваши приглашения, но, по крайней мере, вы дали этому хороший шанс!
Заключение
Если вы дошли до конца, вернитесь к началу (оно того стоит). В конце нашего экспертного руководства по написанию образцов электронных писем-приглашений давайте подведем итог тому, что мы узнали. Письма-приглашения представляют собой официальные сообщения установленного формата.
Чтобы получить наилучшие результаты и наибольшее количество ответов, ваши приглашения по электронной почте должны быть персонализированными, профессиональными и, что самое главное, выражать ценность для получателя. Привлеките их внимание и вдохновите их посетить, и ваше мероприятие, встреча, конференция или вебинар будут иметь ошеломляющий успех!