Вам нужно обсудить что-то важное на работе? Тогда договоритесь о встрече! Если вы организуете встречу для себя, от имени своего начальника или компании, вам необходимо отправить запрос.
Приглашения на встречу — это стандартные формы профессиональной переписки, то есть они соответствуют правилам и формальному этикету электронной почты . Если вы не знаете, что это такое, не волнуйтесь — мы объясним вам это в этом мастер-классе по электронной почте с приглашением на встречу.
Мы объясним, что такое приглашения на встречи, когда их отправлять и как их писать. Вы также сможете ознакомиться с 5 образцами запросов на встречи по электронной почте, охватывающими:
- Электронная почта с приглашением на внутреннюю встречу
- Электронная почта с приглашением на внешнюю встречу
- Электронная почта с приглашением на личную встречу
- Электронная почта с запросом на встречу по телефону/Zoom
- Электронное письмо с неофициальным приглашением на встречу
С нашей помощью вы больше никогда не будете смотреть на пустой экран или в конференц-зал!
Что такое электронное письмо с приглашением на встречу?
Электронные письма с приглашением на встречу — это сообщения для организации встречи между двумя (или более) людьми. Письма с запросами направлены на повышение осведомленности и получение ответа. Проще говоря, вы настаиваете на ответе (да, знаете, а может быть!).
Электронные письма с приглашением на встречу должны включать в себя несколько вещей:
- Подробности о встрече
- Почему это необходимо
- Кто приходит на встречу и выступает/представляет?
- Ожидаемые результаты
- Важная информация о встрече (дата, время, место)
- Дополнительная информация (парковка, данные для входа и т. д.)
Приглашения на встречу предназначены для подтверждения того, что кто-то может присутствовать или хочет встретиться с нами. Мы всегда можем следить за дальнейшими электронными письмами в будущем.
Кажется, что информации много, но это не значит, что электронные письма с приглашениями на встречу должны быть длинными. Проще показать вам, как это работает на практике, что мы и сделаем в следующем разделе!
5 образцов электронных писем с приглашением на встречу
Чтобы помочь вам понять, что такое приглашения на встречу и в каком формате вам следует следовать, вот 5 образцов электронных писем с приглашениями на встречу, созданных профессионалами HIX.AI
Электронная почта с приглашением на внутреннюю встречу
Внутренние запросы по электронной почте отправляются между коллегами, которые работают вместе (как хотелось бы!) и имеют существующие отношения. Таким образом, мы можем отбросить некоторые детали и сосредоточиться на сути встречи и ожидаемых результатах.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это сообщение застанет вас в хорошем настроении. Я пишу с просьбой о встрече для обсуждения [ темы встречи ] . Я считаю, что открытый разговор между нами поможет добиться прогресса и эффективно согласовать наши цели.
Основные вопросы, которые будут обсуждаться, включают:
[ Пункт 1 ]
[ Пункт 2 ]
[ Пункт 3 ]
Я предлагаю провести эту встречу в [ предлагаемую дату и время ] . Пожалуйста, дайте мне знать, если вы доступны в это время. Если нет, я открыт для предложений по удобному альтернативному слоту. Наша цель — обеспечить всем четкое понимание [ темы встречи ] и обсудить дальнейшие действия.
Я ожидаю, что встреча продлится примерно [ продолжительность ] и стремлюсь рассмотреть все вопросы, связанные с предмет эффективно и своевременно.
Пожалуйста, подтвердите свою доступность, чтобы мы могли окончательно согласовать детали встречи.
Спасибо за внимание.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Электронная почта с приглашением на внешнюю встречу
Приглашения на внешние встречи должны быть формальными, профессиональными и персонализированными, как мы показываем в этом примере. Основное внимание здесь уделяется привлечению внимания и подтверждению присутствия. Сведите детали к минимуму и сосредоточьтесь на датах!
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Меня зовут [ Ваше имя ] , и я [ Ваша должность ] в [ Ваша компания ] . Я пишу с просьбой о встрече для обсуждения потенциальных возможностей сотрудничества между нашими компаниями.
У нас в [ Ваша компания ] была возможность узнать о замечательной работе, которую ваша команда проделала в отрасли. Мы считаем, что эта встреча станет для нас отличной платформой для изучения областей, в которых мы могли бы согласовать наши услуги с целями вашей компании и создать взаимовыгодное партнерство.
Предлагаю встретиться в [ предлагаемую дату] ] в [ предлагаемое время ] . В качестве альтернативы, если это время вам не удобно, я могу адаптировать его в зависимости от вашей доступности. Продолжительность встречи составит примерно [ продолжительность встречи ] , что позволит нам эффективно охватить потенциальные возможности сотрудничества и ответить на любые ваши вопросы.
Я ценю значительное время и преданность делу, которые требуются для таких дел, и уверяю вас, Вам, что мы полны решимости сделать эту возможную встречу максимально продуктивной и плодотворной.
Пожалуйста, дайте мне знать, устраивает ли вас предлагаемый график или вы предпочитаете другую дату и время. Я с нетерпением жду возможности проведения этой встречи и потенциальных возможностей, которые это сотрудничество может принести обеим нашим командам.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Электронная почта с приглашением на личную встречу
Большинство встреч сейчас проводятся онлайн (см. пример ниже!), но личные встречи по-прежнему популярны. При организации личных встреч необходимо учитывать больше факторов, таких как место, время и т. д. В этом электронном письме с приглашением на личную встречу делается попытка найти консенсус по этим деталям.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я пишу, чтобы подтвердить расписание нашей предстоящей встречи.
Пожалуйста, дайте мне знать, подходит ли вам предложенное расписание. Мы назначили встречу на [ Дата ] в [ Время ] , местом проведения будет [ Место ] . Если возникнут какие-либо конфликты или проблемы, пожалуйста, сообщите мне, и мы обсудим альтернативные варианты.
Спасибо за внимание и с нетерпением жду личной встречи.
С наилучшими пожеланиями С уважением,
[ Ваше имя ]
Электронная почта с запросом на встречу по телефону/Zoom
Онлайн-встречи в Zoom, Teams или Skype (помните это?) легко организовать, если вы знаете, что ваши участники доступны. В этом электронном письме с приглашением на встречу основное внимание уделяется поиску удобной даты для всех.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Учитывая текущие обстоятельства, я предлагаю провести встречу [ Zoom/Teams/Skype ] для обсуждения [ Темы встречи ] . Я считаю, что это сэкономит нам всем значительное время, сохраняя при этом эффективное общение. Пожалуйста, предложите дату и время, которые подходят вам лучше всего, в течение ближайшей недели.
Ждем вашего ответа.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Электронное письмо с неофициальным приглашением на встречу
Если вы переписываетесь с друзьями (или постоянными коллегами или клиентами), вы можете использовать неофициальный запрос на встречу. Возможно, вы захотите пригласить их поесть, выпить или прогуляться. Что бы вы ни хотели сделать, этот шаблон неформального приглашения на встречу станет отличным началом.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я обращаюсь к вам, чтобы узнать, не хотите ли вы в ближайшее время пообедать вместе. Мне очень хотелось пообщаться и я подумал, что было бы здорово пообщаться за вкусной едой.
Пожалуйста, дайте мне знать, будете ли вы доступны и есть ли конкретная дата или время, которые подходят лучше всего. для тебя. Я довольно гибок и могу соответствующим образом организовать свой график.
Спасибо за ваше внимание, я с нетерпением жду вашего ответа.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Как написать электронное письмо с приглашением на встречу
Электронные письма с приглашением на встречу — это профессиональные сообщения, целью которых является установление соединения и подтверждение деталей. Помните, что ваше приглашение на встречу связано с записью даты в дневнике. Скорее всего, вы предоставите дополнительную информацию (например, повестку дня, список докладчиков, презентации и т. д.) при отправке назначения.
Вот некоторые вещи, которые вы должны включить в каждое электронное письмо с приглашением на встречу:
- Дата и время: предложите время (или возможное время)
- Продолжительность: укажите ожидаемую продолжительность встречи.
- Место или платформа для встреч: укажите, будет ли это физическая или виртуальная встреча.
- Повестка дня: предоставьте обзор тем, которые вы обсудите, и желаемых результатов.
- Участники: четко укажите обязательных и необязательных участников.
- Подготовка: Укажите любые необходимые документы или информацию.
- Подтверждение: запросите подтверждение присутствия или предложите другое время.
Звучит много, поэтому давайте разобьем это на 3 части:
- Сюжетная линия
- Основная копия
- Подписание/следующие шаги
Мы можем начать с темы.
Тема письма с просьбой о встрече
Тема вашего сообщения с приглашением на собрание должна кратко излагать содержание. Не тратьте зря слова; скажем, вы организуете встречу. Чтобы начать, ознакомьтесь с нашим образцом электронного письма из 25 приглашений на встречу ниже!
Электронная почта с приглашением на внутреннюю встречу:
- Приглашение: давайте обсудим ход проекта «Альфа».
- Запрос на сбор команды для обсуждения квартальных целей
- Командный мозговой штурм: ваше присутствие ценно
- Предлагаемая дата проведения обзорного совещания департамента
- Призыв к встрече: давайте активизировать наши совместные усилия
Электронная почта с приглашением на внешнюю встречу:
- Изучение возможностей партнерства: предлагаемая встреча
- Приглашение обсудить возможные стратегии сотрудничества
- Ждем вашей доступности: встреча по обзору продукта
- Возможность обсудить общие бизнес-цели
- Просьба о встрече: Обсудим дальнейшие перспективы
Электронная почта с просьбой о личной встрече:
- Предлагается личная встреча для углубления нашего понимания.
- Приглашение: присоединяйтесь к нам для личного обсуждения стратегии.
- Ждем вашей доступности для проверки проекта на месте
- Запрос на личную встречу для обсуждения предстоящих инициатив
- Давайте пообщаемся лично: обсуждение сотрудничества в проекте
Электронная почта с запросом на встречу по телефону/Zoom:
- Запрос на виртуальную встречу: обсуждение новой маркетинговой стратегии
- Требуется ваше присутствие: звонок в Zoom по поводу обновлений проекта
- Приглашение присоединиться к телефонной встрече по последним событиям
- Предлагаемая дата телефонного обсуждения квартальных целей
- Ищу вашу доступность для виртуального мозгового штурма
Электронная почта с неофициальным приглашением на встречу:
- Встреча за чашкой кофе: давайте обсудим некоторые идеи
- Запрос на дружескую встречу для обсуждения наших общих интересов
- Случайная встреча для обмена мыслями о Проекте X
- Приглашение на командный обед и обучение
- Давайте соединимся: неформальное обсуждение улучшений на рабочем месте
Текст электронного письма с приглашением на встречу
В основном тексте мы указываем встречу, цель, время, место и результаты. Начинаем с персонализированного получения по имени человека: «Привет (имя)».
Теперь начните электронное письмо с теплого приветствия и цели вашего сообщения. В этом примере мы хотим просмотреть показатели продаж.
«Надеюсь, с вами все в порядке. Я связываюсь с вами, чтобы спросить, готовы ли вы принять участие в конференции Zoom, чтобы обсудить показатели продаж за этот квартал?»
Чтобы помочь им, предоставьте некоторые подробности. Используйте пункты списка, чтобы сделать это как можно проще.
Подробности ниже:
- Дата и время
- Цель: Обсудить показатели продаж за этот квартал и оценить результаты.
- Участники:
- Структура: (добавьте некоторые детали)
Хорошо, это коротко, но пункты списка позволяют нам быстро передать большой объем информации. Перейдем к заключительному этапу...
Подписание электронного письма с приглашением на собрание/следующие действия
Что такое встреча и зачем она нужна, мы объяснили, теперь уточним время.
«Можете ли вы подтвердить, что можете присутствовать и что дата и время вам подходят? Если да, то я поделюсь с вами данными для входа как можно скорее».
Вы можете попросить их предложить альтернативы.
«Если эта дата или время не подходят, не стесняйтесь предлагать альтернативы».
Подпишитесь с положительным финалом. «Я с нетерпением жду вашего ответа» подойдет.
Теперь добавьте свое имя, контактные данные или подпись, а также любую другую информацию, и вы готовы начать встречу!
Основной контрольный список: 10 принципов написания электронных писем с приглашением на встречу
Вот несколько советов по написанию эффективных электронных писем с приглашением на встречу от профессионалов HIX.AI
- Укажите дату, время и место встречи . Всегда четко указывайте предполагаемую дату, время и место встречи. Это самое главное (но люди до сих пор об этом забывают).
- Заранее сообщите цель вашей встречи : Итак, вы хотите встречу. Большой! Обязательно как можно скорее сообщите, о чем идет речь и почему вы ее организуете.
- Используйте маркированные списки . Маркированные списки — отличный способ перечислить множество деталей так, чтобы их было легко понять.
- Будьте кратки : приглашение на встречу – это начало, поэтому не перегружайте читателя слишком большим количеством информации. Сохраните детали встречи.
- Обращайтесь к человеку правильно: всегда обращайтесь к человеку (или людям) по имени. Это укрепляет отношения и является вежливым поступком.
- Завершите призывом к действию : скажите человеку, чего вы от него хотите! Призыв к действию максимально упрощает получение ответа.
- Выразите ценность : встречи не приносят особого удовольствия, поэтому объясните, что человек получит от встречи. Выражение ценности жизненно важно для достижения желаемого результата.
- Будьте вежливы и профессиональны . Это звучит очевидно, но даже если вы знаете этого человека, всегда будьте профессиональны, отправляя приглашения на встречу по электронной почте.
- Сделайте тему письма простой: в теме письма следует кратко изложить приглашение на встречу. Для достижения наилучших результатов сделайте его кратким, простым и понятным.
- Используйте генератор электронной почты HIX.AI Конечно, вы можете часами писать электронное письмо с приглашением на встречу, но зачем беспокоиться, если генератор электронной почты HIX.AI может сделать это за вас? Этот удивительный генератор электронной почты на базе искусственного интеллекта может создавать эффективные сообщения с приглашениями на встречу за считанные секунды. Почему бы не попробовать сегодня?
Заключение
Как вы относитесь к отправке приглашения на встречу по электронной почте сейчас? Мы надеемся, что вам понятно, что такое электронные письма с приглашением на встречу, какой стандартный формат следует использовать и что в него включать. Если вам не хватает вдохновения или вам нужна дополнительная информация, ознакомьтесь с нашими советами и скопируйте наши образцы. В качестве самого простого решения используйте возможности технологий и позвольте HIX.AI написать вам электронное письмо с приглашением на встречу.