직장에서 논의할 중요한 사항이 있나요? 그럼 회의를 준비하세요! 상사나 회사를 대신하여 스스로 회의를 주선하는 경우 요청을 보내야 합니다.
회의 요청은 전문적인 서신의 표준 부분입니다. 즉, 규칙과 공식적인 이메일 에티켓을 준수한다는 의미입니다. 그것이 무엇인지 모르더라도 걱정하지 마세요. 이 회의 요청 이메일 마스터클래스에서 자세히 설명해 드리겠습니다.
모임 요청이 무엇인지, 언제 보내는지, 작성 방법에 대해 설명하겠습니다. 또한 다음 내용을 다루는 5가지 회의 이메일 요청 샘플도 확인하실 수 있습니다.
- 내부 회의 요청 이메일
- 외부 회의 요청 이메일
- 대면 회의 요청 이메일
- 전화/줌 미팅 요청 이메일
- 비공식 회의 요청 이메일
우리의 도움으로 당신은 다시는 빈 화면이나 회의실을 쳐다볼 일이 없을 것입니다!
미팅요청 이메일이 무엇인가요?
모임 요청 이메일은 두 명(또는 그 이상)의 모임을 조직하기 위한 메시지입니다. 요청 이메일은 인식을 높이고 응답을 생성하는 것입니다. 간단히 말해서, 당신은 대답을 요구하고 있는 것입니다(예, 알고 있거나 어쩌면!).
회의 요청 이메일에는 다음과 같은 몇 가지 사항이 포함되어야 합니다.
- 회의 내용에 대한 자세한 내용
- 왜 필요한가요?
- 회의에 참석하여 연설/발표하는 사람
- 예상되는 결과
- 필수 회의 세부정보(날짜, 시간, 장소)
- 부가정보(주차, 로그인 정보 등)
모임 요청은 누군가가 참석할 수 있는지 또는 만나고 싶은지 확인하기 위한 것입니다. 앞으로도 언제든지 추가 이메일을 통해 후속 조치를 취할 수 있습니다.
정보가 많은 것처럼 들리지만 그렇다고 해서 모임 요청 이메일이 길어야 한다는 의미는 아닙니다. 이것이 실제로 어떻게 작동하는지 보여주는 것이 더 쉽습니다. 이에 대해서는 다음 섹션에서 다루겠습니다!
5개의 회의 요청 이메일 샘플
회의 요청이 무엇인지, 따라야 하는 형식을 이해하는 데 도움이 되도록 HIX.AI 전문가들이 만든 5가지 회의 요청 이메일 샘플이 있습니다.
내부 회의 요청 이메일
내부 이메일 요청은 함께 일하고(희망합니다!) 기존 관계가 있는 동료 간에 전송됩니다. 따라서 우리는 일부 세부 사항을 제거하고 회의의 핵심과 예상 결과에 집중할 수 있습니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 메시지를 통해 기분이 좋으셨기를 바랍니다. [ 회의 주제 ] 를 논의하기 위한 회의를 요청하기 위해 편지를 쓰고 있습니다. 저는 우리 사이의 열린 대화가 진전을 이루고 목표를 효과적으로 조정하는 데 도움이 될 것이라고 믿습니다.
논의할 핵심 사항은 다음과 같습니다.
[ 포인트 1 ]
[ 포인트 2 ]
[ 포인트 3 ]
본 회의를 [ 제안된 날짜 및 시간 ] 에 개최할 것을 제안합니다. 이 시간에 가능한지 알려 주시기 바랍니다. 그렇지 않다면 편리한 대체 슬롯을 제안해 드리겠습니다. 우리의 목표는 모든 사람이 [ 회의 주제 ] 에 대해 명확하게 이해하고 앞으로 나아갈 방향에 대해 논의하는 것입니다.
회의는 대략 [ 기간 ] 동안 진행될 것으로 예상하며, 회의와 관련된 모든 문제를 해결하는 것을 목표로 합니다. 주제를 효율적이고 시기적절하게 전달합니다.
회의 세부정보를 확정할 수 있도록 참석 가능 여부를 확인해 주세요.
관심을 가져주셔서 감사합니다.
감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]
외부 회의 요청 이메일
외부 회의 요청은 이 예에서 보여주듯이 공식적이고 전문적이며 개인화되어야 합니다. 여기서 초점은 관심을 끌고 출석을 확인하는 것입니다. 세부 사항을 최소한으로 유지하고 날짜에만 집중하세요!
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. 제 이름은 [ 귀하의 이름 ] 이고 [ 귀사 ] 의 [ 귀하의 직위 ] 입니다. 저는 회사 간의 잠재적인 협력 기회를 논의하기 위한 회의를 요청하기 위해 편지를 쓰고 있습니다.
[ Your Company ] 에서는 귀사의 팀이 업계 내에서 달성한 놀라운 성과에 대해 배울 수 있는 기회를 가졌습니다. 우리는 회의가 우리 서비스를 귀사의 목표에 맞추고 상호 이익이 되는 파트너십을 구축할 수 있는 영역을 탐색할 수 있는 훌륭한 플랫폼을 제공할 것이라고 믿습니다.
[ 제안된 날짜에 만날 것을 제안합니다. ] [ 제안된 시간 ] 에 . 또는 이 시간이 귀하에게 편리하지 않은 경우 귀하의 이용 가능 여부 내에서 유연하게 조정할 수 있습니다. 회의 기간은 대략 [ 회의 기간 ] 이며, 이를 통해 잠재적인 협력 방법을 효과적으로 다루고 귀하가 가질 수 있는 모든 질문에 답변할 수 있습니다.
이러한 업무에 필요한 상당한 시간과 헌신에 감사드리며, 확신합니다. 우리는 이 회의를 가능한 한 생산적이고 유익하게 만들기 위해 최선을 다하고 있음을 알려드립니다.
제안된 일정이 귀하에게 적합하거나 다른 날짜와 시간을 선호하는지 알려주십시오. 저는 이번 회의를 개최할 가능성과 이 협력이 양 팀 모두에게 가져올 잠재적인 기회를 기대하고 있습니다.
감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]
대면 회의 요청 이메일
현재 대부분의 회의는 온라인으로 진행되지만(아래 예 참조!) 직접 회의가 여전히 인기가 있습니다. 대면 회의를 주선할 때 위치, 시간 등 더 많은 고려 사항이 있습니다. 이 대면 회의 요청 이메일은 이러한 세부 사항에 대한 합의를 찾으려고 노력합니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. 다가오는 회의 일정을 확인하기 위해 편지를 쓰고 있습니다.
제안된 일정이 귀하에게 적합한지 알려 주시기 바랍니다. [ 날짜 ] 회의 날짜 를 [ 시간 ] 으로 설정 했으며 장소 는 [ 장소 ] 가 됩니다 . 갈등이나 우려 사항이 있는 경우 친절하게 알려주시면 대안을 논의해 보겠습니다.
관심에 감사드리며 직접 만나 뵙기를 기대합니다.
최고 감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]
전화/줌 미팅 요청 이메일
Zoom, Teams 또는 Skype(기억하시나요?)의 온라인 회의는 참가자가 참석 가능한지 알면 쉽게 준비할 수 있습니다. 이 회의 요청 이메일은 모든 사람에게 편리한 날짜를 찾는 데 중점을 둡니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. 현재 상황을 고려하여 [ 회의 주제 ] 를 논의하기 위해 [ Zoom/Teams/Skype ] 회의를 개최할 것을 제안합니다. 그렇게 하면 효과적인 의사소통을 유지하면서 우리 모두의 시간을 상당히 절약할 수 있을 것이라고 믿습니다. 다음 주 내에 귀하에게 가장 적합한 날짜와 시간을 제안해 주십시오.
귀하의 답변을 기다리겠습니다.
감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]
비공식 회의 요청 이메일
친구(또는 장기 동료 또는 고객)에게 메시지를 보내는 경우 비공식 모임 요청을 사용할 수 있습니다. 식사, 음료, 산책에 그들을 초대할 수도 있습니다. 무엇을 하든 이 비공식 회의 요청 템플릿은 훌륭한 시작이 될 것입니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. 조만간 함께 식사하실 의향이 있으신지 알아보고자 연락드립니다. 좋은 대화를 나누고 싶었고, 맛있는 식사를 하면서 이야기를 나누면 좋겠다고 생각했습니다.
시간이 되실지, 그리고 가장 좋은 특정 날짜나 시간이 있는지 알려주시기 바랍니다. 당신을 위한. 저는 매우 유연하며 이에 맞춰 일정을 조정할 수 있습니다.
관심해 주셔서 감사드리며, 연락을 기다리겠습니다.
감사합니다.
[ 당신의 이름 ]
모임 요청에 대한 이메일을 작성하는 방법
회의 요청 이메일은 연결을 설정하고 세부 사항을 확인하는 것을 목표로 하는 전문적인 메시지입니다. 귀하의 회의 요청은 일기에 날짜를 기록하는 것에 관한 것임을 기억하십시오. 약속을 보낼 때 더 많은 정보(의제, 연설자 목록, 프리젠테이션 등)를 제공할 가능성이 높습니다.
모든 회의 요청 이메일에 포함해야 할 사항은 다음과 같습니다.
- 날짜 및 시간: 시간(또는 가능한 시간)을 제안합니다.
- 기간: 예상되는 회의 기간을 나타냅니다.
- 위치 또는 회의 플랫폼: 실제 회의인지 가상 회의인지 지정
- 의제: 논의할 주제와 원하는 결과에 대한 개요를 제공하세요.
- 참석자: 필수 및 선택 참가자를 명확하게 명시합니다.
- 준비: 필요한 문서나 정보를 언급하세요.
- 확인 : 출석 확인 요청 또는 대체 시간 제안
내용이 너무 많은 것 같으니 3가지 부분으로 나누어 보겠습니다.
- 제목
- 본문 문구
- 승인/다음 단계
제목부터 시작해 보겠습니다.
모임 요청 이메일 제목
모임 요청 메시지의 제목 줄에는 내용이 요약되어 있어야 합니다. 말을 낭비하지 마십시오. 당신이 회의를 준비하고 있다고 말해요. 시작하려면 아래의 25개 회의 요청 이메일 샘플을 확인하세요!
내부 회의 요청 이메일:
- 초대: 프로젝트 알파 진행 상황에 대해 논의합시다
- 분기별 목표를 논의하기 위한 팀 모임 요청
- 팀 브레인스토밍 세션: 귀하의 존재는 소중합니다
- 부서별 검토회의 제안 날짜
- 회의 요청: 협력 노력을 강화합시다
외부 회의 요청 이메일:
- 파트너십 기회 탐색: 제안된 회의
- 가능한 협력 전략을 논의하기 위한 초대
- 가용성 찾기: 제품 검토 회의
- 상호 사업 목표를 논의할 수 있는 기회
- 회의요청 : 향후 전망에 대해 논의하자
대면 회의 요청 이메일:
- 이해를 심화하기 위해 대면 회의를 제안했습니다.
- 초대: 직접 전략 토론에 참여하세요
- 현장 프로젝트 검토를 위해 귀하의 가용성을 구하고 있습니다.
- 향후 계획을 논의하기 위한 개인 모임 요청
- 직접 연결해 보세요: 프로젝트 협업 토론
전화/줌 미팅 요청 이메일:
- 가상회의 요청: 새로운 마케팅 전략 논의
- 귀하의 참석 요청: 프로젝트 업데이트에 대한 Zoom 통화
- 최신 개발에 관한 전화 회의에 초대
- 분기 목표에 대한 전화 토론 제안 날짜
- 가상 브레인스토밍 세션에 참석할 수 있는지 찾고 있습니다.
비공식 회의 요청 이메일:
- 커피 따라잡기: 몇 가지 아이디어를 논의해 보겠습니다.
- 공통 관심사를 논의하기 위한 우호적인 모임 요청
- 프로젝트 X에 대한 생각을 교환하는 캐주얼 모임
- 팀 점심 식사 초대 및 학습
- 연결하자: 직장 개선에 대한 비공식 토론
회의 요청 이메일 본문 사본
본문에는 회의 내용, 목적, 시간, 장소, 결과 등이 기재되어 있습니다. 우리는 그 사람의 이름인 "안녕(이름)"을 사용하여 개인화된 정보를 얻는 것부터 시작합니다.
이제 따뜻한 환영과 메시지의 목적으로 이메일을 시작하세요. 이 예에서는 판매 수치를 검토하려고 합니다.
"건강하시길 바랍니다. 이번 분기 매출액을 논의하기 위한 Zoom 회의에 참석하실 수 있는지 여쭤보려고 연락드렸습니다."
그들을 돕기 위해 몇 가지 세부 정보를 제공하십시오. 글머리 기호를 사용하면 최대한 쉽게 만들 수 있습니다.
자세한 내용은 다음과 같습니다.
- 날짜 시간
- 목적: 이번 분기 매출실적을 논의하고 실적을 평가하기 위함
- 참석자:
- 구조: (몇 가지 세부정보 추가)
좋습니다. 짧습니다. 하지만 글머리 기호를 사용하면 많은 정보를 신속하게 전달할 수 있습니다. 마지막 단계로 넘어가자...
회의 요청 이메일 승인/다음 단계
회의가 무엇인지, 왜 필요한지 설명했으니 이제 시간을 확인해 보겠습니다.
"참석할 수 있고 날짜와 시간이 당신에게 적합한지 확인해 주실 수 있나요? 그렇다면 최대한 빨리 로그인 정보를 공유해 드리겠습니다."
대안을 제안하도록 요청할 수 있습니다.
"이 날짜나 시간이 작동하지 않으면 몇 가지 대안을 제안해 주세요."
긍정적인 결말로 마무리하세요. "답변을 기다리겠습니다"가 적합합니다.
이제 이름, 연락처 또는 서명, 기타 정보를 추가하면 회의를 시작할 준비가 된 것입니다!
필수 체크리스트: 회의 요청 이메일 작성을 위한 10가지 원칙
다음은 HIX.AI 전문가가 제공하는 회의 요청에 대한 효과적인 이메일을 작성하기 위한 몇 가지 확실한 팁입니다.
- 날짜, 시간, 장소 명시 : 회의 제안 날짜, 시간, 장소를 항상 명확하게 명시하세요. 이것이 가장 중요한 것입니다(그러나 사람들은 여전히 이를 잊어버립니다).
- 회의 목적을 일찍 말하십시오 : 그래서 당신은 회의를 원합니다. 엄청난! 회의 내용과 회의를 주선하는 이유를 가능한 한 빨리 설명하십시오.
- 글머리 기호 사용 : 글머리 기호는 이해하기 쉬운 방식으로 많은 세부정보를 나열하는 좋은 방법입니다.
- 짧게 유지하세요 . 회의 요청이 시작이므로 너무 많은 정보로 독자에게 과부하를 주지 마십시오. 회의 세부정보를 저장하세요.
- 사람에게 적절하게 호칭하기: 항상 사람(들)의 이름을 부르십시오. 이는 관계를 구축하는 것이며 예의바른 행동입니다.
- CTA로 마무리 : 상대방에게 무엇을 해주기를 원하는지 말해보세요! CTA를 사용하면 가능한 한 쉽게 답변을 얻을 수 있습니다.
- 가치 표현 : 회의는 그다지 즐겁지 않으므로 그 사람이 회의를 통해 무엇을 얻을 수 있는지 설명하십시오. 원하는 결과를 얻으려면 가치를 표현하는 것이 중요합니다.
- 정중하고 전문적으로 행동하세요 . 당연하게 들리지만, 그 사람을 알고 있더라도 회의 요청을 이메일로 보낼 때는 항상 전문적으로 행동하세요.
- 제목 줄을 단순하게 만드십시오. 제목 줄에 회의 요청을 요약해야 합니다. 최상의 결과를 얻으려면 짧고 간단하며 이해하기 쉽게 작성하세요.
- HIX.AI 이메일 생성기 사용 물론 회의 요청을 위해 이메일을 작성하는 데 몇 시간을 소비할 수도 있지만, HIX.AI 이메일 생성기가 이를 대신해 줄 수 있는데 굳이 귀찮게 할 필요가 있을까요? 이 놀라운 AI 기반 이메일 생성기는 몇 초 만에 효과적인 회의 요청 메시지를 생성할 수 있습니다. 오늘 한번 시도해 보는 것은 어떨까요?
결론
지금 회의 요청을 이메일로 보내는 것에 대해 어떻게 생각하시나요? 회의 요청 이메일이 무엇인지, 따라야 할 표준 형식, 포함할 내용을 명확히 이해하시기 바랍니다. 영감이 부족하거나 추가 정보가 필요한 경우 팁을 확인하고 샘플을 복사하세요. 가장 간단한 솔루션을 위해 기술의 힘을 활용하고 HIX.AI 회의 요청 이메일을 작성하도록 하세요.