İş yerinde tartışacak önemli bir konunuz mu var? O halde bir toplantı ayarlayın! Kendiniz, patronunuz veya işletmeniz adına bir toplantı ayarlıyorsanız bir talep göndermelisiniz.
Toplantı talepleri standart profesyonel yazışma parçalarıdır; yani kurallara ve resmi e-posta görgü kurallarına uygundurlar. Bunun ne olduğunu bilmiyorsanız endişelenmeyin; bu toplantı isteği e-postası ana sınıfında sizin için ayrıntılarıyla anlatacağız.
Toplantı isteklerinin ne olduğunu, ne zaman gönderileceğini ve nasıl yazılacağını açıklayacağız. Ayrıca aşağıdakileri kapsayan 5 toplantı e-posta isteği örneğine de göz atacaksınız:
- Dahili toplantı isteği e-postası
- Harici toplantı isteği e-postası
- Yüz yüze toplantı isteği e-postası
- Telefon/Yakınlaştırma toplantı isteği e-postası
- Resmi olmayan toplantı isteği e-postası
Bizim yardımımızla bir daha asla boş ekrana veya toplantı odasına bakmayacaksınız!
Toplantı isteği e-postası nedir?
Toplantı isteği e-postaları, iki (veya daha fazla) kişi arasında bir toplantı düzenlemek için kullanılan mesajlardır. İstek e-postaları farkındalığı artırmak ve yanıt oluşturmakla ilgilidir. Basitçe söylemek gerekirse, bir yanıt almak için bastırıyorsunuz (evet, biliyorum ya da belki!).
Toplantı isteği e-postaları birkaç şey içermelidir:
- Toplantının konusuyla ilgili ayrıntılar
- Neden gerekli?
- Toplantıya kim gelecek ve konuşacak/sunum yapacak
- Beklenen sonuçlar
- Temel toplantı ayrıntıları (tarih, saat, konum)
- Ek bilgiler (park etme, oturum açma bilgileri vb.)
Toplantı talepleri birisinin katılıp katılamayacağını veya bizimle tanışmak isteyip istemediğini teyit etmek içindir. Gelecekte her zaman başka e-postalarla takip edebiliriz.
Çok fazla bilgi varmış gibi görünüyor ancak bu, toplantı isteği e-postalarının uzun olması gerektiği anlamına gelmiyor. Bunun pratikte nasıl çalıştığını size göstermek daha kolay; bunu bir sonraki bölümde yapacağız!
5 toplantı isteği e-posta örneği
Toplantı isteklerinin ne olduğunu ve izlemeniz gereken formatı anlamanıza yardımcı olmak için burada HIX.AI profesyonelleri tarafından oluşturulan 5 toplantı isteği e-posta örneği bulunmaktadır.
Dahili toplantı isteği e-postası
Dahili e-posta talepleri, birlikte çalışan (umarsınız!) ve mevcut bir ilişkisi olan meslektaşlar arasında gönderilir. Bu nedenle bazı ayrıntıları çıkarıp toplantının özüne ve beklenen sonuçlara odaklanabiliriz.
Sevgili [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu mesaj sizi iyi bir ruh halinde bulur. [ Toplantı konusunu ] tartışmak üzere bir toplantı talep etmek için yazıyorum. Aramızdaki açık konuşmanın ilerlemeyi artırmaya ve hedeflerimizi etkili bir şekilde hizalamaya yardımcı olacağına inanıyorum.
Tartışılacak temel noktalar şunları içerir:
[ Nokta 1 ]
[ Nokta 2 ]
[ 3. Nokta ]
Bu toplantının [ önerilen tarih ve saat ] tarihinde yapılmasını öneriyorum. Lütfen bu süre zarfında müsait olup olmadığınızı bana bildirin. Değilse, uygun bir alternatif slot için önerilere açığım. Amacımız herkesin [ toplantı konusu ] konusunda net bir anlayışa sahip olmasını sağlamak ve ileriye dönük yolu tartışmak.
Toplantının yaklaşık olarak [ süre ] boyunca süreceğini tahmin ediyorum ve toplantıyla ilgili tüm konuları ele almayı hedefliyorum. Konuyu verimli ve zamanında.
Toplantı ayrıntılarını tamamlayabilmemiz için lütfen müsaitlik durumunuzu onaylayın.
İlginiz için teşekkür ederiz.
Saygılarımızla,
[ Adınız ]
Harici toplantı isteği e-postası
Bu örnekte gösterdiğimiz gibi, harici toplantı talepleri resmi, profesyonel ve kişiselleştirilmiş olmalıdır. Buradaki odak noktası dikkat çekmek ve katılımı onaylamaktır. Ayrıntıları minimumda tutun ve tarihlere odaklanın!
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Benim adım [ Adınız ] ve ben [ Şirketiniz ] 'de [ Sizin Pozisyonunuz ] 'um. Şirketlerimiz arasındaki potansiyel işbirliği fırsatlarını tartışmak üzere bir toplantı talep etmek için yazıyorum.
[ Şirketiniz ] olarak biz, ekibinizin sektörde başardığı olağanüstü çalışmalar hakkında bilgi edinme şansına sahip olduk. Bir toplantının, hizmetlerimizi şirketinizin hedefleriyle uyumlu hale getirebileceğimiz ve karşılıklı fayda sağlayan bir ortaklık yaratabileceğimiz alanları keşfetmemiz için mükemmel bir platform sağlayacağına inanıyoruz.
[ önerilen tarihte buluşmamızı öneriyorum. ] saatinde [ önerilen zamanda ] . Alternatif olarak, eğer bu zaman sizin için uygun değilse, müsaitliğiniz dahilinde ayarlama yapma esnekliğine de sahibim. Toplantı süresi yaklaşık olarak [ toplantı süresi ] olacaktır, bu da potansiyel işbirliği yollarını etkili bir şekilde ele almamızı ve olası sorularınızı yanıtlayabilmemizi sağlar.
Bu tür işlerin gerektirdiği kayda değer zaman ve özveriyi takdir ediyorum ve sizi temin ederim Bu olası toplantıyı olabildiğince verimli ve verimli kılmaya tamamen kararlıyız.
Önerilen programın sizin için uygun olup olmadığını veya başka bir tarih ve saati tercih edip etmediğinizi lütfen bana bildirin. Bu toplantıyı gerçekleştirme olasılığını ve bu işbirliğinin her iki ekibimize de getirebileceği potansiyel fırsatları sabırsızlıkla bekliyorum.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Yüz yüze toplantı isteği e-postası
Artık toplantıların çoğu çevrimiçi (aşağıdaki örneğe bakın!), ancak yüz yüze toplantılar hala popüler. Yüz yüze toplantılar düzenlerken, yer, zaman vb. gibi daha fazla husus dikkate alınır. Bu yüz yüze toplantı isteği e-postası, bu ayrıntılar için bir fikir birliği bulmaya çalışır.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Yaklaşan toplantımızın planlamasını onaylamak için yazıyorum.
Önerilen programın işinize yarayıp yaramayacağını lütfen bana bildirin. Toplantıyı [ Tarih ] için [ Saat ] olarak ayarladık ve toplantı yeri de [ Yer ] olacak. Herhangi bir anlaşmazlık veya endişeniz varsa lütfen beni bilgilendirin; alternatif düzenlemeleri tartışabiliriz.
İlginiz için teşekkür ederim, sizinle şahsen tanışmayı sabırsızlıkla bekliyorum.
En iyi dileklerimle saygılarımızla,
[ Adınız ]
Telefon/Yakınlaştırma toplantı isteği e-postası
Katılımcılarınızın müsait olduğunu bildiğiniz zaman Zoom, Teams veya Skype üzerinden çevrimiçi toplantılar düzenlemek (bunu hatırladınız mı?) kolaydır. Bu toplantı isteği e-postası, herkes için uygun bir tarih bulmaya odaklanmaktadır.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Mevcut koşullar göz önüne alındığında, [ Toplantı Konusu ] 'nu tartışmak üzere bir [ Zoom/Teams/Skype ] toplantısı düzenlemeyi öneriyorum. Bunu yapmanın etkili iletişimi sürdürürken hepimize önemli ölçüde zaman kazandıracağına inanıyorum. Lütfen önümüzdeki hafta içinde size en uygun tarih ve saati önerin.
Yanıtınızı sabırsızlıkla bekliyorum.
Saygılarımızla,
[ Adınız ]
Resmi olmayan toplantı isteği e-postası
Arkadaşlarınıza (veya uzun süreli iş arkadaşlarınıza veya müşterilerinize) mesaj gönderiyorsanız, resmi olmayan toplantı isteğini kullanabilirsiniz. Onları yemeğe, içmeye veya yürüyüşe davet etmek isteyebilirsiniz. Ne yapmak istiyorsanız yapın, bu resmi olmayan toplantı isteği şablonu harika bir başlangıçtır.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Yakın zamanda birlikte yemek yemek isteyip istemediğinizi öğrenmek için size ulaşıyorum. Güzel bir sohbete can atıyordum ve lezzetli bir yemeğe yetişmenin harika olacağını düşündüm.
Lütfen müsait olup olmadığınızı ve size en uygun belirli bir tarih veya saatin olup olmadığını bana bildirin. senin için. Oldukça esnek biriyim ve programımı buna göre ayarlayabilirim.
İlginiz için teşekkür ederim ve sizden haber almayı sabırsızlıkla bekliyorum.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Toplantı isteği için e-posta nasıl yazılır?
Toplantı isteği e-postaları, bağlantı kurmayı ve ayrıntıları onaylamayı amaçlayan profesyonel mesajlardır. Unutmayın, toplantı isteğiniz günlükte bir tarih almakla ilgilidir. Randevuyu gönderdiğinizde muhtemelen daha fazla bilgi (gündem, konuşmacı listesi, sunumlar vb.) sunacaksınız.
Her toplantı isteği e-postasına eklemeniz gereken şeylerden bazıları şunlardır:
- Tarih ve saat: Bir saat (veya olası saat) önerin
- Süre: Beklenen toplantı süresini belirtin
- Konum veya toplantı platformu: Bunun fiziksel mi yoksa sanal bir toplantı mı olduğunu belirtin
- Gündem: Tartışacağınız konulara ve istediğiniz sonuçlara ilişkin bir genel bakış sağlayın
- Katılımcılar: Gerekli ve isteğe bağlı katılımcıları açıkça belirtin
- Hazırlık: Gerekli belge veya bilgileri belirtin
- Onay: Katılım onayı isteyin veya alternatif saatler önerin
Kulağa çok benziyor, o yüzden hadi 3 parçaya ayıralım:
- Konu satırı
- Vücut kopya
- Oturum kapatma/sonraki adımlar
Konu satırıyla başlayabiliriz.
Toplantı isteği e-postası konu satırı
Toplantı isteği mesajlarınızın konu satırı içeriği özetlemelidir. Kelimeleri boşa harcamayın; bir toplantı düzenlediğinizi söyleyin. Başlamak için aşağıdaki 25 toplantı isteği e-posta örneğimize göz atın!
Dahili toplantı isteği e-postası:
- Davet: Alpha Projesinin ilerlemesini tartışalım
- Üç aylık hedefleri tartışmak için ekip toplanması talebi
- Ekip beyin fırtınası oturumu: Varlığınız değerlidir
- Departman inceleme toplantısı için önerilen tarih
- Toplantı çağrısı: İşbirliği çabalarımızı geliştirelim
Harici toplantı isteği e-postası:
- Ortaklık fırsatlarının araştırılması: Önerilen toplantı
- Olası işbirliği stratejilerini tartışmaya davet
- Uygunluğunuz aranıyor: Ürün inceleme toplantısı
- Ortak iş hedeflerini tartışma fırsatı
- Toplantı talebi: Gelecekteki beklentileri tartışalım
Yüz yüze toplantı isteği e-postası:
- Anlayışımızı derinleştirmek için önerilen yüz yüze toplantı
- Davet: Yüz yüze strateji tartışması için bize katılın
- Yerinde proje incelemesi için müsaitlik durumunuz aranıyor
- Yaklaşan girişimleri tartışmak için kişisel bir buluşma talebi
- Şahsen bağlantı kuralım: Proje işbirliği tartışması
Telefon/Zoom toplantı isteği e-postası:
- Sanal toplantı talebi: Yeni pazarlama stratejisinin tartışılması
- Varlığınız talep edildi: Proje güncellemelerinde yakınlaştırma çağrısı
- En son gelişmelere ilişkin telefon toplantısına katılma daveti
- Çeyrek hedeflere ilişkin telefon görüşmesi için önerilen tarih
- Sanal bir beyin fırtınası oturumu için müsaitlik durumunuzu arıyoruz
Resmi olmayan toplantı isteği e-postası:
- Kahve içerken sohbet: Hadi bazı fikirleri tartışalım
- Ortak ilgi alanlarımızı tartışmak için dostane buluşma talebi
- Project X hakkında fikir alışverişinde bulunmak için gündelik toplantı
- Takım öğle yemeğine ve öğrenmeye davet
- Haydi bağlanalım: İşyerindeki iyileştirmeler hakkında resmi olmayan tartışma
Toplantı isteği e-postasının gövde kopyası
Ana metin toplantıyı, amacını, zamanını, yerini ve sonuçlarını belirttiğimiz yerdir. Kişinin adını kullanarak kişiselleştirilmiş bir bilgi edinmeyle başlıyoruz: "Merhaba (ad)".
Şimdi e-postaya sıcak bir karşılama ve mesajınızın amacı ile başlayın. Bu örnekte satış rakamlarını incelemek istiyoruz.
"Umarım iyisindir. Bu çeyreğin satış rakamlarını tartışmak üzere Zoom toplantısına uygun olup olmadığını sormak için seninle iletişime geçiyorum."
Onlara yardımcı olmak için bazı ayrıntılar verin. Mümkün olduğunca kolaylaştırmak için madde işaretlerini kullanın.
Ayrıntılar aşağıdadır:
- Tarih ve saat
- Amaç: Bu çeyreğin satış rakamlarını tartışmak ve performansı değerlendirmek
- Katılımcılar:
- Yapı: (bazı ayrıntılar ekleyin)
Tamam, bu kısa ama madde işaretleri birçok bilgiyi hızlı bir şekilde iletmemizi sağlıyor. Geçelim son aşamaya...
Toplantı isteği e-postasıyla oturum kapatma/sonraki adımlar
Toplantının ne olduğunu ve neden gerekli olduğunu açıkladık, şimdi zamanı doğrulayalım.
"Katılabileceğinizi ve tarih ve saatin size uygun olduğunu doğrulayabilir misiniz? Eğer öyleyse, giriş bilgilerinizi en kısa sürede sizinle paylaşacağım."
Onlardan alternatif önermelerini isteyebilirsiniz.
"Bu tarih veya saat işe yaramazsa, bazı alternatifler önermekten çekinmeyin."
Olumlu bir sonla imzalayın. "Sizden haber almayı sabırsızlıkla bekliyorum" uygundur.
Şimdi adınızı, iletişim bilgilerinizi veya imzanızı ve diğer bilgileri ekleyin ve bu toplantıyı başlatmaya hazırsınız!
Temel kontrol listesi: Toplantı isteği e-postalarını yazmaya yönelik 10 ilke
İşte HIX.AI profesyonellerinden bir toplantı talebi için etkili e-postalar yazmaya yönelik bazı altın ipuçları.
- Tarihi, saati ve yeri belirtin : Toplantının önerilen tarihini, saatini ve yerini her zaman açıkça belirtin. Bu 1 numaralı esastır (ancak insanlar hala bunu unutmaktadır).
- Toplantınızın amacını erkenden belirtin : Yani bir toplantı istiyorsunuz. Harika! Toplantının neyle ilgili olduğunu ve bunu neden düzenlediğinizi mümkün olan en kısa sürede belirttiğinizden emin olun.
- Madde işaretleri kullanın : Madde işaretleri, birçok ayrıntıyı anlaşılması kolay bir şekilde listelemenin harika bir yoludur.
- Kısa tutun : Toplantı istekleri başlangıçtır; bu nedenle okuyucuyu çok fazla bilgiyle aşırı yüklemeyin. Toplantının ayrıntılarını kaydedin.
- Kişiye doğru şekilde hitap edin: Kişiye (veya kişilere) her zaman ilk adıyla hitap edin. Bu bir ilişki kurar ve yapılması gereken kibar bir şeydir.
- Bir CTA ile bitirin : Kişiye ne yapmasını istediğinizi söyleyin! CTA, yanıt almanızı mümkün olduğunca kolaylaştırır.
- Değeri ifade edin : Toplantılar pek eğlenceli değildir, bu nedenle kişinin toplantıdan ne elde edeceğini açıklayın. Değeri ifade etmek istediğiniz sonucu elde etmek için hayati önem taşır.
- Kibar ve profesyonel olun : Kulağa çok açık geliyor ancak kişiyi tanıyor olsanız bile, toplantı taleplerinizi e-postayla gönderirken daima profesyonel olun.
- Konu satırlarını basitleştirin: Toplantı isteğinizi konu satırınızda özetlemelisiniz. En iyi sonuçları elde etmek için kısa, basit ve anlaşılması kolay tutun.
- HIX.AI e-posta oluşturucuyu kullanın Elbette, bir toplantı isteği için e-posta yazmak için saatler harcayabilirsiniz, ancak HIX.AI e-posta oluşturucu bunu sizin için yapabiliyorken neden uğraşasınız ki? Bu muhteşem yapay zeka destekli e-posta oluşturucu, saniyeler içinde etkili toplantı isteği mesajları oluşturabilir. Neden bugün denemiyorsunuz?
Çözüm
Şimdi bir toplantı isteği için e-posta göndermeye ne dersiniz? Toplantı isteği e-postalarının ne olduğu, izlenecek standart format ve nelerin dahil edilmesi gerektiği konusunda net olduğunuzu umuyoruz. İlham almakta zorlanıyorsanız veya daha fazla bilgiye ihtiyacınız varsa ipuçlarımıza göz atın ve örneklerimizi kopyalayın. En basit çözüm için teknolojinin gücünden yararlanın ve HIX.AI toplantı isteği e-postalarınızı yazmasına izin verin.