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如何撰寫會議請求電子郵件(5 個範例和範本)

你們在工作上有什麼重要的事情要討論嗎?那就安排見面吧!如果您代表老闆或企業為自己安排會議,則必須發送請求。

會議請求是標準的專業信函,這意味著它們符合規則和正式的電子郵件禮儀。如果您不知道那是什麼,請不要擔心 - 我們將在本次會議請求電子郵件大師班中為您詳細介紹。

我們將解釋什麼是會議請求、何時發送以及如何編寫它們。您也可以查看 5 個會議電子郵件請求範例,涵蓋:

  • 內部會議請求電子郵件
  • 外部會議請求電子郵件
  • 面對面會議請求電子郵件
  • 電話/Zoom 會議請求電子郵件
  • 非正式會議請求電子郵件

在我們的幫助下,您將永遠不會再盯著空螢幕或會議室!

什麼是會議請求電子郵件?

會議請求電子郵件是組織兩個(或更多)人之間會議的訊息。請求電子郵件旨在提高認識並產生回應。簡而言之,您正在尋求答案(是的,知道,或者也許!)。

會議請求電子郵件必須包含以下幾項內容:

  • 會議內容的詳細信息
  • 為什麼有必要
  • 誰將出席會議並發言/演示
  • 預期成果
  • 基本會議詳細資料(日期、時間、地點)
  • 補充資料(停車、登入詳細資料等)

會議請求是為了確認是否有人可以參加或想與我們會面。將來我們隨時可以透過進一步的電子郵件進行跟進。

聽起來資訊量很大,但這並不意味著會議請求電子郵件需要很長。向您展示其在實踐中的工作原理會更容易,我們將在下一節中進行!

5 個會議請求電子郵件範例

為了幫助您了解什麼是會議請求以及應遵循的格式,以下是由HIX.AI的專業人員創建的 5 個會議請求電子郵件範例。

內部會議請求電子郵件

內部電子郵件請求是一起工作的同事之間發送的(您希望如此!)並且具有現有的關係。因此,我們可以剔除一些細節,專注於會議的核心和預期成果。

親愛的[收件者姓名] ,

我希望這封郵件能讓您心情愉快。我寫信請求召開一次會議來討論[會議主題] 。我相信我們之間的公開對話將有助於推動進展並有效地調整我們的目標。

要討論的核心點包括:
[第 1 點]
[第 2 點]
[第3點]


我建議在[建議的日期和時間]舉行本次會議。請告訴我您在此期間是否有空。如果沒有,我願意接受關於方便的替代插槽的建議。我們的目標是確保每個人都清楚地了解[會議主題]並討論前進的道路。

我預計會議將持續大約[持續時間] ,旨在解決與會議主題相關的所有問題有效、及時地處理主題。

請確認您是否有空,以便我們最終確定會議詳細資訊。

感謝您的關注。

謹致問候,
[您的名字]

外部會議請求電子郵件

外部會議請求必須是正式的、專業的和個人化的——正如我們在這個例子中所展示的那樣。這裡的重點是引起注意並確認出席。盡量減少細節並注意日期!

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我的名字是[您的姓名] ,我是[您的公司]的[您的職位] 。我寫信請求召開一次會議,討論我們公司之間潛在的合作機會。

我們[貴公司]有機會了解貴團隊在行業內取得的出色工作。我們相信,這次會議將為我們提供一個絕佳的平台,讓我們探索能夠使我們的服務與貴公司的目標保持一致並建立互惠互利的合作夥伴關係的領域。

我建議我們在[建議日期舉行會議]在[建議時間] 。或者,如果這個時間對您來說不方便,我可以根據您的時間靈活調整。會議持續時間大約為[會議持續時間] ,確保我們能夠有效地涵蓋潛在的合作途徑並解決您可能提出的任何疑問。

我很感激此類事務需要大量的時間和奉獻精神,並且我保證我們完全致力於使這次可能的會議盡可能富有成果。

如果您同意提議的時間表或您更喜歡其他日期和時間,請告訴我。我期待著舉行這次會議的可能性,以及這種合作可以為我們兩個團隊帶來的潛在機會。

此致,
[您的名字]

面對面會議請求電子郵件

現在大多數會議都是在線的(請參見下面的示例!),但面對面的會議仍然很受歡迎。在安排面對面會議時,有更多的考慮因素,例如地點、時間等。這封面對面會議要求電子郵件試圖就這些細節達成共識。

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我寫這封信是為了確認我們即將舉行的會議的安排。

請告訴我提議的日程安排是否適合您。我們已將會議定在[日期] [時間] ,地點為[地點] 。如果有任何衝突或疑慮,請通知我,我們可以討論替代安排。

感謝您的關注,我期待與您見面。

最好問候,
[你的名字]

電話/Zoom 會議請求電子郵件

當您知道參與者有空時,可以輕鬆安排 Zoom、Teams 或 Skype(還記得嗎?)上的線上會議。這封會議請求電子郵件的重點是為每個人找到一個方便的日期。

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。鑑於目前的情況,我建議我們召開一次[ Zoom/Teams/Skype ]會議來討論[會議主題] 。我相信這樣做可以節省我們所有人大量的時間,同時保持有效的溝通。請建議下週內最適合您的日期和時間。

期待您的回覆。

此致,
[您的名字]

非正式會議請求電子郵件

如果您要向朋友(或長期同事或客戶)發送訊息,則可以使用非正式會議請求。您可能想邀請他們吃飯、喝酒或散步。無論您想做什麼,這個非正式會議請求範本都是一個很好的開始。

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我正在聯繫您,看看您是否有興趣盡快一起吃頓飯。我一直渴望進行一些愉快的交談,並且認為能一起吃一頓美味的飯菜真是太棒了。

請告訴我您是否有空以及是否有最合適的特定日期或時間為你。我非常靈活,可以相應地安排我的日程安排。

感謝您的關注,我期待收到您的來信。

謹致問候,
[你的名字]

如何撰寫會議請求電子郵件

會議請求電子郵件是專業訊息,旨在建立聯繫並確認細節。請記住,您的會議請求是為了在日記中確定日期。當您發送約會時,您可能會提供更多資訊(例如議程、演講者名單、簡報等)。

以下是您應在每封會議請求電子郵件中包含的一些內容:

  • 日期和時間:提議時間(或可能的時間)
  • 持續時間:表示預計的會議持續時間
  • 地點或會議平台:指定是實體會議還是虛擬會議
  • 議程:概述您將討論的主題以及您想要的結果
  • 參加者:明確說明必需和可選的參加者
  • 準備:提及所需的任何文件或信息
  • 確認:請求出席確認或建議替代時間

聽起來好像很多,所以我們把它分成三個部分:

  • 主題行
  • 正文
  • 簽名/後續步驟

我們可以從主題行開始。

會議請求電子郵件主題行

會議請求訊息的主題行必須概括內容。不要浪費言語;假設您正在組織一個會議。請查看下面我們的 25 次會議請求電子郵件範例以開始使用!

內部會議請求電子郵件:

  • 邀請:讓我們討論 Alpha 專案的進展
  • 請團隊聚會討論季度目標
  • 團隊腦力激盪會議:您的存在很有價值
  • 部門審查會議的建議日期
  • 召開會議:讓我們加強合作

外部會議請求電子郵件:

  • 探索合作機會:擬議會議
  • 邀請討論可能的合作策略
  • 尋求您的空閒時間:產品審查會議
  • 有機會討論共同的業務目標
  • 會議要求:讓我們討論未來的前景

面對面會議請求電子郵件:

  • 建議舉行面對面會議以加深了解
  • 邀請:加入我們進行面對面的策略討論
  • 尋求您是否有時間進行現場專案審查
  • 要求舉行個人會面,討論即將採取的舉措
  • 讓我們面對面交流:專案合作討論

電話/Zoom 會議請求電子郵件:

  • 虛擬會議請求:討論新的行銷策略
  • 請您出席:關於專案更新的 Zoom 電話會議
  • 邀請參加有關最新進展的電話會議
  • 關於季度目標的電話討論的擬議日期
  • 尋求您是否有時間參加虛擬腦力激盪會議

非正式會議請求電子郵件:

  • 喝咖啡聊聊:讓我們討論一些想法
  • 友好會面請求討論我們的共同興趣
  • 休閒聚會,交流有關 Project X 的想法
  • 邀請參加團隊午餐和學習
  • 讓我們聯繫起來:關於改善工作場所的非正式討論

會議請求電子郵件正文

正文是我們列出會議、目的、時間、地點和結果的地方。我們首先使用該人的名字進行個人化獲取:「嗨(名字)」。

現在,以熱烈的歡迎和郵件的目的開始電子郵件。在此範例中,我們要查看銷售資料。

“希望你一切都好。我聯繫你是想問你是否可以參加 Zoom 會議來討論本季度的銷售數據?”

為了幫助他們,請提供一些詳細資訊。使用要點使其盡可能簡單。

詳情如下:

  • 約會時間
  • 目的:討論本季的銷售數據並評估績效
  • 參加者:
  • 結構:(添加一些細節)

好吧,這很短——但要點使我們能夠快速傳達大量訊息。讓我們進入最後階段...

會議請求電子郵件簽署/後續步驟

我們已經解釋了會議的內容以及為什麼需要召開會議,現在讓我們確認一下時間。

“您能否確認您可以參加並且日期和時間適合您?如果可以,我會盡快與您分享登入詳細資訊。”

您可以要求他們提出替代方案。

“如果這個日期或時間行不通,請隨時提出一些替代方案。”

以積極的結局結束。 「我期待著您的回音」是合適的。

現在,添加您的姓名、聯絡資訊或簽名以及任何其他信息,然後就可以開始本次會議了!

基本清單:撰寫會議請求電子郵件的 10 個原則

以下是一些針對HIX.AI專業人士的會議請求撰寫有效電子郵件的黃金技巧。

  1. 指定日期、時間和地點:始終明確說明會議提議的日期、時間和地點。這是第一要素(但人們仍然忘記了它)。
  2. 儘早說明會議的目的:所以您想要召開會議。偉大的!請務必盡快說明會議的內容以及為什麼要安排會議。
  3. 使用項目符號:項目符號是以易於理解的方式列出大量細節的好方法。
  4. 保持簡短:會議請求是開始——所以不要讓讀者負擔過多的資訊。保存會議的詳細資訊。
  5. 正確稱呼對方:始終直呼對方的名字。這可以建立關係,並且是禮貌的做法。
  6. 以號召性用語結束:告訴人們您希望他們做什麼! CTA 讓您盡可能輕鬆地獲得回覆。
  7. 表達價值:會議沒有太多樂趣,因此請解釋該人將從會議中獲得什麼。表達價值對於獲得您想要的結果至關重要。
  8. 要有禮貌和專業:這聽起來很明顯,但即使您認識這個人,在透過電子郵件發送會議請求時也要保持專業。
  9. 讓主旨行簡單:您應該在主題行中總結您的會議請求。保持簡短、簡單且易於理解,以獲得最佳結果。
  10. 使用HIX.AI電子郵件產生器當然,您可能會花費數小時為會議請求編寫電子郵件,但是當HIX.AI電子郵件生成器可以為您做到這一點時,為什麼還要麻煩呢?這款令人驚嘆的人工智慧電子郵件產生器可以在幾秒鐘內創建有效的會議請求訊息。為什麼不今天就嘗試呢?

結論

您現在對透過電子郵件要求會議請求有何看法?我們希望您清楚什麼是會議請求電子郵件、要遵循的標準格式以及要包含的內容。如果您找不到靈感或需要更多訊息,請查看我們的提示並複製我們的範例。對於最簡單的解決方案,利用科技的力量,讓HIX.AI編寫您的會議請求電子郵件。

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