Você tem algo importante para discutir no trabalho? Então marque uma reunião! Se você estiver marcando uma reunião para si mesmo, em nome de seu chefe ou empresa, deverá enviar uma solicitação.
Solicitações de reunião são peças padrão de correspondência profissional, o que significa que estão em conformidade com as regras e a etiqueta formal de e-mail . Se você não sabe o que é isso, não se preocupe - nós explicaremos para você nesta masterclass de solicitação de reunião por e-mail.
Explicaremos o que são solicitações de reunião, quando enviá-las e como escrevê-las. Você também poderá conferir 5 exemplos de solicitação de e-mail de reunião que abrangem:
- E-mail de solicitação de reunião interna
- E-mail de solicitação de reunião externa
- E-mail de solicitação de reunião presencial
- E-mail de solicitação de reunião por telefone/Zoom
- E-mail de solicitação de reunião informal
Com a nossa ajuda, você nunca mais ficará olhando para uma tela ou sala de reunião vazia!
O que é um e-mail de solicitação de reunião?
Emails de solicitação de reunião são mensagens para organizar uma reunião entre duas (ou mais) pessoas. Os e-mails de solicitação têm como objetivo aumentar a conscientização e gerar uma resposta. Simplificando, você está pressionando por uma resposta (sim, sabe ou talvez!).
Os e-mails de solicitação de reunião devem incluir vários itens:
- Detalhes sobre o que é a reunião
- Por que é necessário
- Quem vem à reunião e fala/apresenta
- Os resultados esperados
- Detalhes essenciais da reunião (data, hora, local)
- Informações complementares (estacionamento, detalhes de login, etc.)
Os pedidos de reunião servem para confirmar se alguém pode comparecer ou deseja conhecer-nos. Sempre podemos enviar mais e-mails no futuro.
Parece muita informação, mas isso não significa que os e-mails de solicitação de reunião precisem ser longos. É mais fácil mostrar como isso funciona na prática, o que faremos na próxima seção!
5 exemplos de e-mail de solicitação de reunião
Para ajudá-lo a entender o que são solicitações de reunião e o formato que você deve seguir, aqui estão 5 exemplos de e-mail de solicitação de reunião criados pelos profissionais da HIX.AI
E-mail de solicitação de reunião interna
Solicitações internas por e-mail são enviadas entre colegas que trabalham juntos (você esperaria!) e que já possuem um relacionamento. Como tal, podemos eliminar alguns detalhes e focar no cerne da reunião e nos resultados esperados.
Prezado [ nome do destinatário ] ,
Espero que esta mensagem o encontre de bom humor. Estou escrevendo para solicitar uma reunião para discutir [ tópico da reunião ] . Acredito que uma conversa aberta entre nós ajudará a impulsionar o progresso e a alinhar os nossos objetivos de forma eficaz.
Os principais pontos a serem discutidos incluem:
[ Ponto 1 ]
[ Ponto 2 ]
[ Ponto 3 ]
Proponho realizar esta reunião em [ data e horário propostos ] . Por favor, deixe-me saber se você está disponível durante esse período. Caso contrário, estou aberto a sugestões de um slot alternativo conveniente. Nosso objetivo é garantir que todos tenham uma compreensão clara do [ tópico da reunião ] e discutir o caminho a seguir.
Prevejo que a reunião durará aproximadamente [ duração ] e tem como objetivo abordar todas as questões relacionadas ao assunto de maneira eficiente e oportuna.
Confirme sua disponibilidade para que possamos finalizar os detalhes da reunião.
Obrigado pela sua atenção.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
E-mail de solicitação de reunião externa
As solicitações de reuniões externas devem ser formais, profissionais e personalizadas – como demonstramos neste exemplo. O foco aqui é chamar a atenção e confirmar presença. Mantenha os detalhes ao mínimo e concentre-se nas datas!
Prezado [ Nome do Destinatário ] ,
Espero que este e-mail o encontre bem. Meu nome é [ Seu nome ] e sou [ Sua posição ] na [ Sua empresa ] . Estou escrevendo para solicitar uma reunião para discutir possíveis oportunidades de colaboração entre nossas empresas.
Nós da [ Sua Empresa ] tivemos a oportunidade de conhecer o trabalho notável que sua equipe vem realizando no setor. Acreditamos que uma reunião seria uma excelente plataforma para explorarmos áreas onde poderíamos alinhar nossos serviços com os objetivos da sua empresa e criar uma parceria mutuamente benéfica.
Proponho que nos encontremos em [ data proposta ] em [ hora proposta ] . Alternativamente, se este horário não for conveniente para você, tenho flexibilidade para ajustar de acordo com sua disponibilidade. A duração da reunião seria de aproximadamente [ duração da reunião ] , garantindo que possamos cobrir efetivamente os possíveis caminhos de colaboração e responder a quaisquer dúvidas que você possa ter.
Aprecio o tempo e a dedicação consideráveis que tais assuntos exigem, e garanto que estamos totalmente empenhados em tornar esta possível reunião tão produtiva e frutuosa quanto possível.
Informe-me se o cronograma proposto lhe agrada ou se você prefere outra data e horário. Aguardo com expectativa a possibilidade de conduzir esta reunião e as oportunidades potenciais que esta colaboração pode trazer para ambas as nossas equipes.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
E-mail de solicitação de reunião presencial
A maioria das reuniões agora são online (veja o exemplo abaixo!), mas as reuniões presenciais ainda são populares. Ao organizar reuniões presenciais, há mais considerações, como local, horário, etc. Este e-mail de solicitação de reunião presencial tenta encontrar um consenso para esses detalhes.
Prezado [ Nome do Destinatário ] ,
Espero que este e-mail o encontre bem. Estou escrevendo para confirmar o agendamento de nossa próxima reunião.
Informe-me se o cronograma proposto funciona para você. Marcamos a reunião para [ Data ] às [ Hora ] , e o local será [ Local ] . Se houver algum conflito ou preocupação, por favor informe-me e poderemos discutir soluções alternativas.
Obrigado pela sua atenção e espero conhecê-lo pessoalmente.
Atenciosamente Atenciosamente,
[ Seu nome ]
E-mail de solicitação de reunião por telefone/Zoom
Reuniões online no Zoom, Teams ou Skype (lembra disso?) são fáceis de organizar quando você sabe que seus participantes estão disponíveis. Este e-mail de solicitação de reunião se concentra em encontrar uma data conveniente para todos.
Prezado [ Nome do Destinatário ] ,
Espero que este e-mail o encontre bem. Dadas as circunstâncias atuais, proponho realizarmos uma reunião [ Zoom/Teams/Skype ] para discutir [ Tópico da Reunião ] . Acredito que isso nos pouparia um tempo considerável, ao mesmo tempo que manteríamos uma comunicação eficaz. Por favor, sugira uma data e horário que melhor lhe convier na próxima semana.
Aguardamos sua resposta.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
E-mail de solicitação de reunião informal
Se você estiver enviando mensagens para amigos (ou colegas ou clientes de longa data), poderá usar a solicitação de reunião informal. Você pode convidá-los para uma refeição, uma bebida ou um passeio. O que quer que você queira fazer, este modelo de solicitação de reunião informal é um ótimo começo.
Prezado [ Nome do Destinatário ] ,
Espero que este e-mail o encontre bem. Estou entrando em contato para ver se vocês estariam interessados em fazer uma refeição juntos em breve. Estou desejando uma boa conversa e pensei que seria ótimo colocar o papo em dia com uma refeição deliciosa.
Informe-me se você estaria disponível e se há uma data ou horário específico que funcione melhor para você. Sou bastante flexível e posso organizar minha agenda de acordo.
Agradeço sua atenção e aguardo seu contato.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
Como escrever e-mails para uma solicitação de reunião
E-mails de solicitação de reunião são mensagens profissionais que visam estabelecer uma conexão e confirmar detalhes. Lembre-se de que sua solicitação de reunião é para marcar uma data na agenda. É provável que você forneça mais informações (como agenda, lista de palestrantes, apresentações, etc.) ao enviar o compromisso.
Aqui estão algumas coisas que você deve incluir em cada e-mail de solicitação de reunião:
- Data e hora: Proponha um horário (ou horário possível)
- Duração: Indique a duração prevista da reunião
- Local ou plataforma de reunião: especifique se é uma reunião física ou virtual
- Agenda: forneça uma visão geral dos tópicos que você discutirá e dos resultados desejados
- Participantes: indique claramente os participantes obrigatórios e opcionais
- Preparação: Mencione quaisquer documentos ou informações necessárias
- Confirmação: Solicite confirmação de presença ou sugira horários alternativos
Parece muito, então vamos dividir em 3 partes:
- Linha de assunto
- Cópia do corpo
- Aprovação/próximas etapas
Podemos começar com a linha de assunto.
Linha de assunto do e-mail de solicitação de reunião
A linha de assunto das mensagens de solicitação de reunião deve resumir o conteúdo. Não desperdice palavras; digamos que você esteja organizando uma reunião. Confira nosso exemplo de e-mail de solicitação de 25 reuniões abaixo para começar!
E-mail de solicitação de reunião interna:
- Convite: vamos discutir o progresso do Projeto Alpha
- Solicitação de reunião de equipe para discussão de metas trimestrais
- Sessão de brainstorming em equipe: sua presença é valorizada
- Data proposta para reunião de revisão departamental
- Ligue para uma reunião: vamos aprimorar nossos esforços colaborativos
E-mail de solicitação de reunião externa:
- Explorando oportunidades de parceria: Reunião proposta
- Convite para discutir possíveis estratégias colaborativas
- Buscando sua disponibilidade: Reunião de revisão do produto
- Oportunidade de discutir objetivos de negócios mútuos
- Solicitação de reunião: vamos discutir perspectivas futuras
E-mail de solicitação de reunião presencial:
- Proposta de reunião presencial para aprofundar nossa compreensão
- Convite: Junte-se a nós para uma discussão estratégica presencial
- Buscando sua disponibilidade para uma revisão do projeto no local
- Solicite um encontro pessoal para discutir iniciativas futuras
- Vamos nos conectar pessoalmente: discussão sobre colaboração em projetos
E-mail de solicitação de reunião por telefone/Zoom:
- Solicitação de reunião virtual: Discutindo a nova estratégia de marketing
- Sua presença solicitada: Chamada Zoom sobre atualizações do projeto
- Convite para participar de uma reunião por telefone sobre os desenvolvimentos mais recentes
- Data proposta para discussão telefônica sobre metas trimestrais
- Buscando sua disponibilidade para uma sessão virtual de brainstorming
E-mail de solicitação de reunião informal:
- Conversando sobre o café: vamos discutir algumas ideias
- Solicitação de encontro amigável para discutir nossos interesses comuns
- Reunião casual para troca de ideias sobre o Projeto X
- Convite para um almoço em equipe e aprendizado
- Vamos nos conectar: discussão informal sobre melhorias no local de trabalho
Cópia do corpo do e-mail da solicitação de reunião
A cópia do corpo é onde definimos a reunião, o propósito, o horário, o local e os resultados. Começamos com um get personalizado utilizando o primeiro nome da pessoa: “Olá (nome)”.
Agora, comece o e-mail com uma recepção calorosa e o propósito da sua mensagem. Neste exemplo, queremos revisar os números de vendas.
"Espero que você esteja bem. Estou entrando em contato para perguntar se você está disponível para uma reunião Zoom para discutir os números de vendas deste trimestre?"
Para ajudá-los, forneça alguns detalhes. Use marcadores para tornar isso o mais fácil possível.
Os detalhes estão abaixo:
- Data hora
- Objetivo: Discutir os números de vendas deste trimestre e avaliar o desempenho
- Participantes:
- Estrutura: (adicione alguns detalhes)
OK, isso é curto – mas os marcadores nos permitem transmitir muitas informações rapidamente. Vamos para a fase final...
Assinatura do e-mail de solicitação de reunião/próximas etapas
Já explicamos o que é a reunião e por que ela é necessária, agora vamos confirmar o horário.
"Você pode confirmar se pode comparecer e se a data e o horário são adequados para você? Nesse caso, compartilharei os detalhes de login com você o mais rápido possível."
Você pode pedir-lhes que sugiram alternativas.
“Se esta data ou hora não funcionar, sinta-se à vontade para sugerir algumas alternativas.”
Assine com um final positivo. "Estou ansioso para ouvir de você" é adequado.
Agora, adicione seu nome, dados de contato ou assinatura e qualquer outra informação e você estará pronto para iniciar esta reunião!
Lista de verificação essencial: 10 princípios para escrever e-mails de solicitação de reunião
Aqui estão algumas dicas de ouro para escrever e-mails eficazes para uma solicitação de reunião dos profissionais da HIX.AI
- Especifique a data, hora e local : Sempre indique claramente a data, hora e local propostos para a reunião. Este é o número 1 essencial (mas as pessoas ainda o esquecem).
- Declare o propósito da sua reunião com antecedência : Então você quer uma reunião. Ótimo! Certifique-se de indicar o que é a reunião e por que você a está organizando o mais rápido possível.
- Use marcadores : os marcadores são uma ótima maneira de listar muitos detalhes de uma forma fácil de entender.
- Seja breve : os pedidos de reunião são o começo – portanto, não sobrecarregue o leitor com muitas informações. Salve os detalhes da reunião.
- Dirija-se à pessoa adequadamente: Sempre se dirija à pessoa (ou pessoas) pelo primeiro nome. Isso constrói um relacionamento e é a coisa educada a fazer.
- Termine com um CTA : diga à pessoa o que você quer que ela faça! Um CTA torna o mais fácil possível obter uma resposta.
- Valor expresso : As reuniões não são muito divertidas, então explique o que a pessoa vai ganhar com a reunião. Expressar valor é vital para obter o resultado desejado.
- Seja educado e profissional : parece óbvio, mas mesmo que você conheça a pessoa, seja sempre profissional ao enviar suas solicitações de reunião por e-mail.
- Simplifique as linhas de assunto: você deve resumir sua solicitação de reunião na linha de assunto. Mantenha-o curto, simples e fácil de entender para obter os melhores resultados.
- Use o gerador de e-mail HIX.AI É claro que você pode passar horas escrevendo um e-mail para uma solicitação de reunião, mas por que se preocupar quando o gerador de e-mail HIX.AI pode fazer isso por você? Este incrível gerador de e-mail com tecnologia de IA pode criar mensagens eficazes de solicitação de reunião em segundos. Por que não tentar hoje?
Conclusão
O que você acha de enviar um e-mail solicitando uma reunião agora? Esperamos que você tenha claro o que são e-mails de solicitação de reunião, o formato padrão a seguir e o que incluir. Se você está sem inspiração ou precisa de mais informações, confira nossas dicas e copie nossos exemplos. Para a solução mais simples, aproveite o poder da tecnologia e deixe HIX.AI escrever seus e-mails de solicitação de reunião.