Hai qualcosa di importante di cui discutere al lavoro? Allora organizza un incontro! Se stai organizzando un incontro per te stesso, per conto del tuo capo o della tua azienda, devi inviare una richiesta.
Le richieste di incontro sono documenti standard di corrispondenza professionale, nel senso che sono conformi alle regole e all'etichetta formale della posta elettronica . Se non sai di cosa si tratta, non preoccuparti: te lo analizzeremo in questa masterclass via email con richiesta di riunione.
Spiegheremo cosa sono le richieste di incontro, quando inviarle e come scriverle. Potrai anche dare un'occhiata a 5 esempi di richieste di riunioni via email che coprono:
- E-mail di richiesta di riunione interna
- E-mail di richiesta di riunione esterna
- E-mail di richiesta di incontro di persona
- E-mail di richiesta di riunione telefonica/Zoom
- E-mail di richiesta di riunione informale
Con il nostro aiuto, non starai mai più a fissare uno schermo o una sala riunioni vuota!
Che cos'è un'e-mail di convocazione di riunione?
Le email di richiesta di incontro sono messaggi per organizzare un incontro tra due (o più) persone. Le e-mail di richiesta mirano a sensibilizzare e generare una risposta. In poche parole, stai spingendo per una risposta (sì, lo so, o forse!).
Le e-mail di richiesta di riunione devono includere diverse cose:
- Dettagli sull'argomento dell'incontro
- Perché è necessario
- Chi verrà alla riunione e parlerà/presenterà
- I risultati attesi
- Dettagli essenziali della riunione (data, ora, luogo)
- Informazioni supplementari (parcheggio, dati di accesso, ecc.)
Le richieste di incontro servono per confermare se qualcuno può partecipare o vuole incontrarci. Possiamo sempre ricontattarci con ulteriori email in futuro.
Sembrano molte informazioni, ma ciò non significa che le e-mail di richiesta di riunione debbano essere lunghe. È più semplice mostrarti come funziona in pratica, cosa che faremo nella prossima sezione!
5 esempi di e-mail di richiesta di riunione
Per aiutarti a capire cosa sono le richieste di riunione e il formato da seguire, ecco 5 esempi di email di richiesta di riunione creati dai professionisti di HIX.AI
E-mail di richiesta di riunione interna
Le richieste e-mail interne vengono inviate tra colleghi che lavorano insieme (lo spereresti!) e hanno una relazione esistente. Pertanto, possiamo eliminare alcuni dettagli e concentrarci sul nocciolo dell’incontro e sui risultati attesi.
Caro [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questo messaggio ti trovi di buon umore. Scrivo per richiedere un incontro per discutere [ argomento dell'incontro ] . Credo che una conversazione aperta tra noi aiuterà a promuovere il progresso e ad allineare i nostri obiettivi in modo efficace.
I punti principali da discutere includono:
[ Punto 1 ]
[ Punto 2 ]
[ Punto 3 ]
Propongo di tenere questa riunione il [ data e ora proposte ] . Per favore fatemi sapere se siete disponibili durante questo periodo. In caso contrario, sono aperto a suggerimenti per uno slot alternativo conveniente. Il nostro obiettivo è garantire che tutti abbiano una chiara comprensione dell [ argomento dell'incontro ] e discutere il percorso da seguire.
Prevedo che l'incontro durerà approssimativamente [ durata ] e mirerà ad affrontare tutte le questioni relative all'argomento. argomento in modo efficiente e tempestivo.
Conferma la tua disponibilità in modo da poter finalizzare i dettagli della riunione.
Grazie per l'attenzione.
Cordiali saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail di richiesta di riunione esterna
Le richieste di riunioni esterne devono essere formali, professionali e personalizzate, come dimostriamo in questo esempio. L'obiettivo qui è attirare l'attenzione e confermare la presenza. Mantieni i dettagli al minimo e concentrati sulle date!
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questa email ti trovi bene. Il mio nome è [ Il tuo nome ] e sono [ La tua posizione ] presso [ La tua azienda ] . Ti scrivo per richiedere un incontro per discutere potenziali opportunità di collaborazione tra le nostre aziende.
Noi di [ Your Company ] abbiamo avuto la possibilità di conoscere lo straordinario lavoro che il tuo team ha svolto nel settore. Riteniamo che un incontro rappresenterebbe un'eccellente piattaforma per esplorare aree in cui potremmo essere in grado di allineare i nostri servizi con gli obiettivi della vostra azienda e creare una partnership reciprocamente vantaggiosa.
Propongo di incontrarci il [ data proposta ] alle [ ora proposta ] . In alternativa, se questo periodo non è conveniente per te, sono flessibile per adeguarmi alla tua disponibilità. La durata della riunione sarà di circa [ durata della riunione ] , per garantire che potremo coprire in modo efficace le potenziali strade di collaborazione e rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere.
Apprezzo il tempo considerevole e la dedizione che tali questioni richiedono e te lo assicuro Vi informiamo che siamo pienamente impegnati a rendere questo possibile incontro il più produttivo e fruttuoso possibile.
Per favore fatemi sapere se il programma proposto è di vostro gradimento o se preferite un'altra data e ora. Attendo con ansia la possibilità di condurre questo incontro e le potenziali opportunità che questa collaborazione potrebbe offrire a entrambi i nostri team.
I migliori saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail di richiesta di incontro di persona
La maggior parte delle riunioni ora si svolgono online (vedi l'esempio sotto!), ma le riunioni di persona sono ancora popolari. Quando si organizzano riunioni di persona, ci sono più considerazioni, come luogo, ora, ecc. Questa email di richiesta di riunione di persona cerca di trovare un consenso su questi dettagli.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questa email ti trovi bene. Ti scrivo per confermare la programmazione del nostro prossimo incontro.
Per favore, fammi sapere se il programma proposto va bene per te. Abbiamo fissato l'incontro per [ Data ] alle [ Ora ] e il luogo sarà [ Luogo ] . In caso di conflitti o dubbi, informami gentilmente e potremo discutere soluzioni alternative.
Grazie per l'attenzione e non vedo l'ora di incontrarti di persona.
I migliori saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail di richiesta di riunione telefonica/Zoom
Le riunioni online su Zoom, Teams o Skype (te lo ricordi?) sono facili da organizzare quando sai che i tuoi partecipanti sono disponibili. Questa e-mail di richiesta di riunione si concentra sulla ricerca di una data conveniente per tutti.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questa email ti trovi bene. Date le circostanze attuali, propongo di tenere una riunione [ Zoom/Teams/Skype ] per discutere [ Argomento della riunione ] . Credo che ciò consentirebbe a tutti noi di risparmiare molto tempo mantenendo una comunicazione efficace. Ti preghiamo di suggerire la data e l'ora più adatte alle tue esigenze entro la prossima settimana.
In attesa della tua risposta.
I migliori saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail di richiesta di riunione informale
Se stai inviando messaggi ad amici (o colleghi o clienti di lunga data), puoi utilizzare la convocazione di riunione informale. Potresti invitarli a mangiare, bere o fare una passeggiata. Qualunque cosa tu voglia fare, questo modello di richiesta di riunione informale è un ottimo inizio.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questa email ti trovi bene. Ti sto contattando per vedere se saresti interessato a pranzare insieme presto. Avevo voglia di fare una bella conversazione e ho pensato che sarebbe stato fantastico ritrovarci davanti a un pasto delizioso.
Fammi sapere se saresti disponibile e se c'è una data o un orario specifico che funziona meglio per te. Sono abbastanza flessibile e posso organizzare il mio programma di conseguenza.
Grazie per l'attenzione e non vedo l'ora di sentire la tua opinione.
I migliori saluti,
[ Il tuo nome ]
Come scrivere e-mail per una convocazione di riunione
Le e-mail di richiesta di riunione sono messaggi professionali che mirano a stabilire una connessione e confermare i dettagli. Ricorda, la tua richiesta di incontro riguarda l'inserimento di una data nell'agenda. È probabile che fornirai ulteriori informazioni (come ordine del giorno, elenco dei relatori, presentazioni, ecc.) quando invii l'appuntamento.
Ecco alcune delle cose che dovresti includere in ogni email di richiesta di riunione:
- Data e ora: proporre un orario (o un'eventuale ora)
- Durata: indicare la durata prevista della riunione
- Luogo o piattaforma della riunione: specifica se si tratta di una riunione fisica o virtuale
- Agenda: fornisci una panoramica degli argomenti di cui parlerai e dei risultati che desideri
- Partecipanti: indicare chiaramente i partecipanti obbligatori e quelli facoltativi
- Preparazione: menzionare eventuali documenti o informazioni necessarie
- Conferma: richiedere la conferma della presenza o suggerire orari alternativi
Sembra molto, quindi dividiamolo in 3 parti:
- Linea tematica
- Copia del corpo
- Approvazione/passaggi successivi
Possiamo iniziare con la riga dell'oggetto.
Oggetto dell'e-mail di richiesta di riunione
La riga dell'oggetto dei messaggi di richiesta di riunione deve riassumere il contenuto. Non sprecare parole; diciamo che stai organizzando una riunione. Dai un'occhiata al nostro esempio di email con 25 richieste di riunione qui sotto per iniziare!
E-mail di richiesta di riunione interna:
- Invito: discutiamo dei progressi del Progetto Alpha
- Richiesta di riunione del team per discutere gli obiettivi trimestrali
- Sessione di brainstorming di gruppo: la tua presenza è apprezzata
- Data proposta per la riunione di revisione del dipartimento
- Invito a incontrarsi: miglioriamo i nostri sforzi di collaborazione
E-mail di richiesta di riunione esterna:
- Esplorare le opportunità di partenariato: incontro proposto
- Invito a discutere possibili strategie di collaborazione
- Cerco la tua disponibilità: incontro per la revisione del prodotto
- Opportunità di discutere obiettivi aziendali reciproci
- Richiesta di incontro: parliamo delle prospettive future
E-mail di richiesta di incontro di persona:
- Proposto un incontro faccia a faccia per approfondire la nostra comprensione
- Invito: unisciti a noi per una discussione strategica di persona
- Cerco la tua disponibilità per una revisione del progetto in loco
- Richiesta di incontro personale per discutere le prossime iniziative
- Connettiamoci di persona: discussione sulla collaborazione del progetto
E-mail di richiesta di riunione telefonica/Zoom:
- Richiesta di incontro virtuale: discussione della nuova strategia di marketing
- Richiesta la tua presenza: Zoom call sugli aggiornamenti del progetto
- Invito a partecipare a una riunione telefonica sugli ultimi sviluppi
- Data proposta per una discussione telefonica sugli obiettivi del trimestre
- Cerco la tua disponibilità per una sessione di brainstorming virtuale
E-mail di richiesta di riunione informale:
- Recupero davanti a un caffè: discutiamo alcune idee
- Richiesta di incontro amichevole per discutere dei nostri interessi condivisi
- Incontro informale per scambiare pensieri sul Progetto X
- Invito a un pranzo di gruppo e impara
- Connettiamoci: discussione informale sui miglioramenti sul posto di lavoro
Copia del corpo dell'e-mail di richiesta di riunione
La copia del corpo è il luogo in cui definiamo l'incontro, lo scopo, l'ora, il luogo e i risultati. Iniziamo con una ricezione personalizzata utilizzando il nome della persona: "Ciao (nome)".
Ora inizia l'e-mail con un caloroso benvenuto e lo scopo del messaggio. In questo esempio, vogliamo esaminare i dati di vendita.
"Spero che tu stia bene. Ti sto contattando per chiederti se sei disponibile per una riunione su Zoom per discutere i dati di vendita di questo trimestre?"
Per aiutarli, fornisci alcuni dettagli. Usa i punti elenco per renderlo il più semplice possibile.
I dettagli sono di seguito:
- Appuntamento
- Scopo: discutere i dati di vendita di questo trimestre e valutare la performance
- Partecipanti:
- Struttura: (aggiungere alcuni dettagli)
OK, è breve, ma gli elenchi puntati ci consentono di trasmettere rapidamente molte informazioni. Passiamo alla fase finale...
Approvazione tramite e-mail/passaggi successivi della richiesta di riunione
Abbiamo spiegato cos'è l'incontro e perché è necessario, ora confermiamo l'orario.
"Puoi confermare che puoi partecipare e che la data e l'ora sono adatte a te? In tal caso, condividerò con te i dettagli di accesso il prima possibile."
Puoi chiedere loro di suggerire alternative.
"Se questa data o ora non funziona, sentiti libero di suggerire alcune alternative."
Concludete con un finale positivo. "Non vedo l'ora di sentire la tua opinione" è adatto.
Ora aggiungi il tuo nome, i dettagli di contatto o la firma e qualsiasi altra informazione e sei pronto per iniziare questa riunione!
Elenco di controllo essenziale: 10 principi per scrivere e-mail di richiesta di riunione
Ecco alcuni suggerimenti preziosi per scrivere e-mail efficaci per una convocazione di riunione da parte dei professionisti di HIX.AI
- Specificare la data, l'ora e il luogo : indicare sempre chiaramente la data, l'ora e il luogo proposti per la riunione. Questo è l'essenziale numero 1 (ma la gente ancora lo dimentica).
- Dichiara in anticipo lo scopo del tuo incontro : quindi vuoi un incontro. Grande! Assicurati di indicare l'argomento dell'incontro e il motivo per cui lo stai organizzando il prima possibile.
- Utilizza gli elenchi puntati : gli elenchi puntati sono un ottimo modo per elencare molti dettagli in modo facile da comprendere.
- Sii breve : le richieste di incontro sono l'inizio, quindi non sovraccaricare il lettore con troppe informazioni. Salva i dettagli della riunione.
- Rivolgiti correttamente alla persona: rivolgiti sempre alla persona (o alle persone) per nome. Questo costruisce una relazione ed è la cosa educata da fare.
- Termina con un CTA : dì alla persona cosa vuoi che faccia! Un CTA ti rende il più semplice possibile ottenere una risposta.
- Esprimi valore : le riunioni non sono molto divertenti, quindi spiega cosa otterrà la persona dall'incontro. Esprimere valore è fondamentale per ottenere il risultato desiderato.
- Sii educato e professionale : sembra ovvio, ma anche se conosci la persona, sii sempre professionale quando invii via email le tue richieste di incontro.
- Rendi semplici le righe dell'oggetto: dovresti riassumere la tua convocazione di riunione nella riga dell'oggetto. Sii breve, semplice e facile da capire per ottenere i migliori risultati.
- Utilizzare il generatore di posta elettronica HIX.AI Naturalmente, potresti passare ore a scrivere e-mail per una convocazione di riunione, ma perché preoccuparsi quando il generatore di posta elettronica HIX.AI può farlo per te? Questo straordinario generatore di posta elettronica basato sull'intelligenza artificiale può creare messaggi di richiesta di riunione efficaci in pochi secondi. Perché non provarlo oggi?
Conclusione
Che ne dici di inviare un'e-mail per una convocazione di riunione adesso? Ci auguriamo che tu abbia ben chiaro cosa sono le email di richiesta di riunione, il formato standard da seguire e cosa includere. Se sei a corto di ispirazione o hai bisogno di maggiori informazioni, dai un'occhiata ai nostri suggerimenti e copia i nostri campioni. Per la soluzione più semplice, sfrutta la potenza della tecnologia e lascia che HIX.AI scriva le tue e-mail di richiesta di riunione.