Heeft u iets belangrijks te bespreken op het werk? Regel dan een afspraak! Als u voor uzelf, namens uw baas of bedrijf, een bijeenkomst regelt, moet u een verzoek indienen.
Vergaderverzoeken zijn standaardstukken van professionele correspondentie, wat betekent dat ze voldoen aan de regels en de formele e-mailetiquette . Als u niet weet wat dat is, hoeft u zich geen zorgen te maken. We leggen het voor u uit in deze e-mailmasterclass met vergaderverzoeken.
We leggen uit wat vergaderverzoeken zijn, wanneer u ze moet verzenden en hoe u ze kunt schrijven. U kunt ook vijf voorbeelden van e-mailverzoeken voor vergaderingen bekijken:
- E-mail met intern vergaderverzoek
- E-mail met extern vergaderverzoek
- E-mail met persoonlijk vergaderverzoek
- Telefoon/Zoom e-mail met vergaderverzoek
- E-mail met informeel vergaderverzoek
Met onze hulp staar je nooit meer naar een leeg scherm of een lege vergaderruimte!
Wat is een e-mail met een vergaderverzoek?
E-mails met vergaderverzoeken zijn berichten om een ontmoeting tussen twee (of meer) mensen te organiseren. Verzoek-e-mails gaan over het vergroten van het bewustzijn en het genereren van een reactie. Simpel gezegd, je dringt aan op een antwoord (ja, weet je, of misschien!).
E-mails met vergaderverzoeken moeten verschillende zaken bevatten:
- Details van waar de bijeenkomst over gaat
- Waarom het nodig is
- Wie komt er naar de bijeenkomst en spreekt/presenteert
- De verwachte uitkomsten
- Essentiële vergadergegevens (datum, tijd, locatie)
- Aanvullende informatie (parkeren, inloggegevens etc.)
Vergaderverzoeken zijn bedoeld om te bevestigen of iemand aanwezig kan zijn of ons wil ontmoeten. We kunnen in de toekomst altijd verdere e-mails sturen.
Het klinkt als veel informatie, maar dat betekent niet dat e-mails met vergaderverzoeken lang moeten zijn. Het is gemakkelijker om u te laten zien hoe dit in de praktijk werkt, wat we in de volgende sectie zullen doen!
5 e-mailvoorbeelden met vergaderverzoeken
Om u te helpen begrijpen wat vergaderverzoeken zijn en welk formaat u moet volgen, vindt u hier vijf e-mailvoorbeelden met vergaderverzoeken, gemaakt door de professionals van HIX.AI
E-mail met intern vergaderverzoek
Interne e-mailverzoeken worden verzonden tussen collega's die samenwerken (je zou hopen!) en een bestaande relatie hebben. Als zodanig kunnen we enkele details weglaten en ons concentreren op de kern van de bijeenkomst en de verwachte resultaten.
Beste [ Naam van de ontvanger ] ,
Ik hoop dat dit bericht je in een goed humeur brengt. Ik schrijf om een bijeenkomst aan te vragen om [ onderwerp van de bijeenkomst ] te bespreken. Ik geloof dat een open gesprek onder ons zal helpen vooruitgang te boeken en onze doelstellingen effectief op elkaar af te stemmen.
De kernpunten die moeten worden besproken zijn onder meer:
[ Punt 1 ]
[ Punt 2 ]
[ Punt 3 ]
Ik stel voor deze bijeenkomst te houden op [ voorgestelde datum en tijd ] . Laat mij gerust weten of je in deze periode beschikbaar bent. Zo niet, dan sta ik open voor suggesties voor een handig alternatief slot. Ons doel is om ervoor te zorgen dat iedereen een duidelijk begrip heeft van [ onderwerp van de bijeenkomst ] en het pad voorwaarts te bespreken.
Ik verwacht dat de bijeenkomst ongeveer [ duur ] zal duren en probeer alle kwesties te bespreken die verband houden met de onderwerp op een efficiënte en tijdige manier te behandelen.
Bevestig uw beschikbaarheid, zodat we de details van de vergadering kunnen finaliseren.
Bedankt voor uw aandacht.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
E-mail met extern vergaderverzoek
Externe vergaderverzoeken moeten formeel, professioneel en persoonlijk zijn, zoals we in dit voorbeeld laten zien. De focus ligt hier op het trekken van aandacht en het bevestigen van aanwezigheid. Beperk details tot een minimum en focus op data!
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Mijn naam is [ Uw naam ] en ik ben [ Uw functie ] bij [ Uw bedrijf ] . Ik schrijf u om een bijeenkomst aan te vragen om mogelijke samenwerkingsmogelijkheden tussen onze bedrijven te bespreken.
Wij bij [ Uw bedrijf ] hebben de kans gehad om meer te weten te komen over het opmerkelijke werk dat uw team binnen de branche heeft verricht. Wij zijn van mening dat een bijeenkomst een uitstekend platform voor ons zou zijn om gebieden te verkennen waar we onze diensten mogelijk kunnen afstemmen op de doelstellingen van uw bedrijf en een wederzijds voordelige samenwerking kunnen creëren.
Ik stel voor dat we elkaar ontmoeten op [ voorgestelde datum ] op [ voorgestelde tijd ] . Als alternatief, als deze tijd u niet uitkomt, ben ik flexibel om mij aan te passen binnen uw beschikbaarheid. De duur van de vergadering zou ongeveer [ meetduur ] zijn, zodat we de mogelijke mogelijkheden voor samenwerking effectief kunnen bespreken en eventuele vragen kunnen beantwoorden.
Ik waardeer de aanzienlijke tijd en toewijding die dergelijke zaken vereisen, en ik verzeker u dat u dat wij ons volledig inzetten om deze mogelijke bijeenkomst zo productief en vruchtbaar mogelijk te maken.
Laat me weten of het voorgestelde schema u bevalt of dat u de voorkeur geeft aan een andere datum en tijd. Ik kijk uit naar de mogelijkheid om deze bijeenkomst te houden en naar de potentiële kansen die deze samenwerking voor onze beide teams zou kunnen bieden.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
E-mail met persoonlijk vergaderverzoek
De meeste bijeenkomsten vinden nu online plaats (zie het voorbeeld hieronder!), maar persoonlijke bijeenkomsten zijn nog steeds populair. Bij het organiseren van persoonlijke ontmoetingen zijn er meer overwegingen, zoals locatie, tijd, enz. Deze e-mail met het persoonlijke vergaderverzoek probeert consensus te bereiken over deze details.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Ik schrijf dit om de planning van onze komende vergadering te bevestigen.
Laat me weten of het voorgestelde schema voor u werkt. We hebben de bijeenkomst vastgesteld op [ Datum ] om [ Tijd ] en de locatie is [ Locatie ] . Als er conflicten of zorgen zijn, laat het mij dan weten, dan kunnen we alternatieve regelingen bespreken.
Bedankt voor uw aandacht en ik kijk ernaar uit u persoonlijk te ontmoeten.
Beste groeten,
[ uw naam ]
Telefoon/Zoom e-mail met vergaderverzoek
Online meetings via Zoom, Teams of Skype (weet je dat nog?) zijn eenvoudig te regelen als je weet dat je deelnemers beschikbaar zijn. Deze e-mail met vergaderverzoeken is gericht op het vinden van een geschikte datum voor iedereen.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Gezien de huidige omstandigheden stel ik voor dat we een [ Zoom/Teams/Skype ] bijeenkomst houden om [ Vergaderonderwerp ] te bespreken. Ik geloof dat dit ons allemaal veel tijd zou besparen, terwijl de effectieve communicatie behouden zou blijven. Stel een datum en tijd voor die u het beste uitkomt in de komende week.
Ik kijk uit naar uw reactie.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
E-mail met informeel vergaderverzoek
Als u vrienden (of vaste collega's of klanten) een bericht stuurt, kunt u het informele vergaderverzoek gebruiken. Misschien wil je ze uitnodigen voor een maaltijd, drankje of wandeling. Wat u ook wilt doen, dit sjabloon voor informele vergaderverzoeken is een prima starter.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Ik neem contact met u op om te zien of u interesse heeft om binnenkort samen een maaltijd te nuttigen. Ik had zin in een goed gesprek en dacht dat het geweldig zou zijn om bij te praten onder het genot van een heerlijke maaltijd.
Laat me weten of je beschikbaar bent en of er een specifieke datum of tijd is die het beste uitkomt voor jou. Ik ben behoorlijk flexibel en kan mijn planning dienovereenkomstig indelen.
Bedankt voor uw aandacht en ik kijk er naar uit om van u te horen.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Hoe u e-mails schrijft voor een vergaderverzoek
E-mails met vergaderverzoeken zijn professionele berichten die tot doel hebben een verbinding tot stand te brengen en details te bevestigen. Vergeet niet dat uw vergaderverzoek gaat over het vastleggen van een datum in de agenda. Wanneer u de afspraak verstuurt, verstrekt u waarschijnlijk meer informatie (zoals een agenda, sprekerslijst, presentaties, etc.).
Hier volgen enkele zaken die u in elke e-mail met een vergaderverzoek moet opnemen:
- Datum en tijd: Stel een tijdstip (of mogelijke tijd) voor
- Duur: Geef de verwachte vergaderduur aan
- Locatie of vergaderplatform: Geef aan of het een fysieke of virtuele vergadering betreft
- Agenda: Geef een overzicht van de onderwerpen die u gaat bespreken en de gewenste resultaten
- Deelnemers: Vermeld duidelijk de vereiste en optionele deelnemers
- Voorbereiding: Vermeld alle benodigde documenten of informatie
- Bevestiging: Vraag aanwezigheidsbevestiging aan of stel alternatieve tijden voor
Het klinkt als veel, dus laten we het in 3 delen opsplitsen:
- Onderwerpregel
- Lichaamskopie
- Afmelden/volgende stappen
We kunnen beginnen met de onderwerpregel.
E-mailonderwerpregel voor vergaderverzoek
De onderwerpregel van uw vergaderverzoekberichten moet de inhoud samenvatten. Verspil geen woorden; Stel dat u een vergadering organiseert. Bekijk hieronder ons e-mailvoorbeeld met 25 vergaderverzoeken om aan de slag te gaan!
E-mail met intern vergaderverzoek:
- Uitnodiging: Laten we de voortgang van Project Alpha bespreken
- Verzoek om een teambijeenkomst om de kwartaaldoelstellingen te bespreken
- Teambrainstormsessie: Uw aanwezigheid wordt gewaardeerd
- Voorgestelde datum voor de afdelingsbeoordelingsvergadering
- Oproep tot ontmoeting: laten we onze samenwerkingsinspanningen versterken
E-mail extern vergaderverzoek:
- Partnerschapsmogelijkheden verkennen: voorgestelde bijeenkomst
- Uitnodiging om mogelijke samenwerkingsstrategieën te bespreken
- Op zoek naar uw beschikbaarheid: Productbeoordelingsbijeenkomst
- Mogelijkheid om wederzijdse bedrijfsdoelstellingen te bespreken
- Verzoek om ontmoeting: Laten we de toekomstperspectieven bespreken
E-mail met persoonlijk vergaderverzoek:
- Voorgestelde persoonlijke ontmoeting om ons begrip te verdiepen
- Uitnodiging: Kom met ons mee voor een persoonlijke strategiediscussie
- Wij vragen uw beschikbaarheid voor een projectbeoordeling op locatie
- Vraag een persoonlijk gesprek aan om komende initiatieven te bespreken
- Laten we persoonlijk contact maken: Projectsamenwerkingsdiscussie
Telefoon/Zoom vergaderverzoek e-mail:
- Virtueel vergaderverzoek: Bespreken van de nieuwe marketingstrategie
- Uw aanwezigheid gevraagd: Zoom-oproep over projectupdates
- Uitnodiging voor een telefonische bijeenkomst over de laatste ontwikkelingen
- Voorgestelde datum voor een telefonische discussie over de kwartaaldoelstellingen
- Wij vragen uw beschikbaarheid voor een virtuele brainstormsessie
E-mail voor informeel vergaderverzoek:
- Bijpraten onder het genot van een kopje koffie: Laten we enkele ideeën bespreken
- Vriendelijk ontmoetingsverzoek om onze gedeelde interesses te bespreken
- Informele bijeenkomst om van gedachten te wisselen over Project X
- Uitnodiging voor een teamlunch en leer
- Laten we contact maken: Informele discussie over verbeteringen op de werkplek
E-mailkopie van vergaderverzoek
In de hoofdtekst leggen we de bijeenkomst, het doel, de tijd, de locatie en de resultaten vast. We beginnen met een gepersonaliseerde ontvangst met de voornaam van de persoon: "Hallo (voornaam)".
Begin de e-mail nu met een warm welkom en het doel van uw bericht. In dit voorbeeld willen we de verkoopcijfers bekijken.
"Ik hoop dat het goed met je gaat. Ik neem contact met je op om te vragen of je beschikbaar bent voor een Zoom-bijeenkomst om de verkoopcijfers van dit kwartaal te bespreken?"
Geef enkele details op om hen te helpen. Gebruik opsommingstekens om het u zo gemakkelijk mogelijk te maken.
De details staan hieronder:
- Datum Tijd
- Doel: Het bespreken van de verkoopcijfers van dit kwartaal en het beoordelen van de prestaties
- Deelnemers:
- Structuur: (voeg enkele details toe)
Oké, dit is kort, maar met opsommingen kunnen we veel informatie snel overbrengen. Laten we verder gaan naar de laatste fase...
Afmelding per e-mail van vergaderverzoek/volgende stappen
We hebben uitgelegd wat de bijeenkomst is en waarom deze nodig is. Laten we nu de tijd bevestigen.
"Kunt u bevestigen dat u aanwezig kunt zijn en dat de datum en tijd voor u geschikt zijn? Zo ja, dan deel ik z.s.m. de inloggegevens met u."
Je kunt hen vragen alternatieven voor te stellen.
"Als deze datum of tijd niet werkt, stel dan gerust enkele alternatieven voor."
Sluit af met een positief einde. "Ik kijk ernaar uit om van u te horen" is passend.
Voeg nu uw naam, contactgegevens of handtekening en eventuele andere informatie toe, en u bent klaar om deze vergadering te starten!
Essentiële checklist: 10 principes voor het schrijven van e-mails met vergaderverzoeken
Hier zijn enkele gouden tips voor het schrijven van effectieve e-mails voor een vergaderverzoek van de professionals van HIX.AI
- Specificeer de datum, tijd en locatie : Vermeld altijd duidelijk de voorgestelde datum, tijd en plaats van de vergadering. Dit is essentieel nummer 1 (maar mensen vergeten het nog steeds).
- Geef tijdig het doel van uw bijeenkomst aan : U wilt dus een bijeenkomst. Geweldig! Zorg ervoor dat u zo snel mogelijk aangeeft waar de bijeenkomst over gaat en waarom u deze plant.
- Gebruik opsommingstekens : Opsommingstekens zijn een goede manier om veel details op een begrijpelijke manier op te sommen.
- Houd het kort : Vergaderverzoeken zijn het begin – overlaad de lezer dus niet met te veel informatie. Bewaar de details van de vergadering.
- Spreek de persoon op de juiste manier aan: Spreek de persoon (of personen) altijd aan met de voornaam. Dit bouwt een relatie op en is beleefd om te doen.
- Sluit af met een CTA : vertel de persoon wat je wilt dat hij of zij doet! Een CTA maakt het u zo gemakkelijk mogelijk om antwoord te krijgen.
- Geef uitdrukking aan de waarde : Vergaderingen zijn niet zo leuk, dus leg uit wat de persoon uit de vergadering zal halen. Het uiten van waarde is essentieel om het gewenste resultaat te bereiken.
- Wees beleefd en professioneel : Het klinkt voor de hand liggend, maar zelfs als u de persoon kent, wees dan altijd professioneel wanneer u uw vergaderverzoeken e-mailt.
- Maak onderwerpregels eenvoudig: u moet uw vergaderverzoek samenvatten in uw onderwerpregel. Houd het kort, eenvoudig en gemakkelijk te begrijpen voor de beste resultaten.
- Gebruik de e-mailgenerator HIX.AI Natuurlijk kunt u uren besteden aan het schrijven van e-mail voor een vergaderverzoek, maar waarom zou u zich druk maken als de e-mailgenerator van HIX.AI dit voor u kan doen? Deze geweldige, door AI aangedreven e-mailgenerator kan binnen enkele seconden effectieve vergaderverzoekberichten maken. Waarom probeer je het vandaag niet eens?
Conclusie
Wat vindt u ervan om nu te e-mailen voor een vergaderverzoek? We hopen dat het voor u duidelijk is wat e-mails met vergaderverzoeken zijn, welk standaardformaat u moet volgen en wat u moet opnemen. Als je geen inspiratie meer hebt of meer informatie nodig hebt, bekijk dan onze tips en kopieer onze voorbeelden. Voor de eenvoudigste oplossing kunt u de kracht van technologie benutten en HIX.AI uw e-mails met vergaderverzoeken laten schrijven.