Geachte heer/mevrouw, bedankt voor het lezen van onze gids voor formele e-mails. Wij leiden u graag weg in de wondere wereld van formele e-mails.
Zo kun je je voorstellen dat formele e-mails zijn, maar de zaken zijn veranderd. We hebben het woord “Geachte heer/mevrouw” geschrapt voor een meer persoonlijke benadering. Dat is geweldig, maar we moeten ook professioneel blijven.
Waarom? Omdat formele e-mails wereldwijd worden gebruikt om verbindingen op te bouwen, vergaderingen te boeken, dank te zeggen, banen te accepteren, ontslag te nemen en miljoenen andere dingen!
Wij zijn e-mailexperts met een ongeëvenaard oog voor detail. Wil je leren hoe je betere e-mails schrijft? Deze gids behandelt alles wat u moet weten, inclusief 5 professionele e-mailvoorbeelden, een overzicht van het e-mailformaat en enkele tips van experts. Je kunt onze voorbeelden gebruiken of ze vernietigen door er zelf een te maken!
In deze gids behandelen we:
- Formele begroetingsmail
- Formele bedankmail
- Formele factuur-e-mail
- Formele ontslagmail
- Formele afscheidsmail
Tegen het einde zul je de vaardigheden, ervaring en kennis hebben om fantastische formele e-mails te maken!
Wat is een formele e-mail?
Formele e-mails worden verzonden naar iemand die u niet kent. Het kan een nieuwe collega, klant, baas of koude e-mail voor nieuw werk zijn.
Formele e-mails zijn 100% professioneel en volgen het geaccepteerde zakelijke berichtformaat. Ze bevatten geen jargon, grappen, spreektaal of onduidelijke terminologie. En probeer nooit grappig te zijn in een formele e-mail!
Als u nog nooit een formele e-mail heeft geschreven, hoeft u zich geen zorgen te maken! Onze essentiële gids hieronder verdeelt het formele formaat in eenvoudige stappen.
Laten we eerst beginnen met vijf professionele e-mailvoorbeelden, zodat u kunt zien hoe het werkt.
5 professionele e-mailvoorbeelden
We kunnen beginnen met 5 professionele e-mailvoorbeelden om de basisprincipes te illustreren. Deze e-mailvoorbeelden zijn praktische voorbeelden van verschillende soorten formele e-mails. Gebruik deze als inspiratie voor het maken van uw eigen formele e-mails.
Formele begroetingsmail
Begroetings-e-mails zijn essentieel voor uw bedrijf! Je stuurt deze naar nieuwe collega's, klanten, opdrachtgevers, bazen, bewoners, bezoekers en meer. Ons voorbeeld van een formele begroetings-e-mail is eenvoudig, duidelijk en overtuigend, wat betekent dat u de beste eerste indruk maakt.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Ik ben [ Uw naam ] , [ Uw functie ] bij [ Uw bedrijf ] . Ik schrijf u om u van harte welkom te heten terwijl u aan uw reis met ons begint. We zijn blij u aan boord te hebben en kijken uit naar het unieke perspectief dat u ons team zult bieden.
Neem gerust contact met ons op als u vragen heeft of hulp nodig heeft bij het wennen. Ons team is hier om u te ondersteunen, en we doen er alles aan om ervoor te zorgen dat uw transitie zo soepel mogelijk verloopt.
Nogmaals welkom bij [ Uw bedrijf ] . We zijn enthousiast over de mogelijkheid om met u samen te werken en zijn ervan overtuigd dat u een belangrijke bijdrage zult leveren aan onze gedeelde doelen.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Formele bedankmail
Als iemand iets heeft gedaan om te helpen, is het tijd om dank je wel te zeggen. In ons formele bedankmailtje houden we het kort en concentreren we ons op de impact en het belang van wat de persoon heeft gedaan. Dus, zonder uitstel, hier is een formeel bedankmailvoorbeeld.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Ik schrijf u om mijn oprechte waardering uit te drukken voor uw hulp bij [ specifieke taak of project ] . Jouw expertise en toewijding hebben in grote mate bijgedragen aan het succes ervan.
Uw steun en begeleiding zijn van onschatbare waarde geweest, en ik ben dankbaar voor de tijd en moeite die u in dit streven heeft gestoken. Het is echt inspirerend om met iemand te werken die net zo deskundig en vaardig is als jij.
Nogmaals bedankt voor je uitstekende bijdragen. Uw hulp heeft een aanzienlijke impact gehad en ik ben ervan overtuigd dat we samen geweldige dingen zullen blijven bereiken.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Formele factuur-e-mail
U heeft het werk gedaan, dus u moet betaald krijgen – en wij kunnen u helpen met ons formele factuur-e-mailvoorbeeld. Facturen draaien allemaal om details, dus zorg ervoor dat u elke regel controleert en ervoor zorgt dat u alle benodigde details vermeldt om te voorkomen dat uw factuur wordt genegeerd of onbetaald.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Ik schrijf u om de factuur voor het voltooide werk formeel in te dienen. Ter referentie vindt u in bijlage de gedetailleerde factuur.
Bekijk alstublieft de factuur en laat het me weten als er opheldering of aanvullende informatie nodig is. Het totale verschuldigde bedrag is [ Bedrag ] en de betalingsvoorwaarden zijn [ Betalingsvoorwaarden ] .
Bedankt voor uw aandacht voor deze kwestie. Mocht u vragen of opmerkingen hebben, neem dan gerust contact met ons op.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Formele ontslagmail
Dus je hebt besloten om door te gaan naar een nieuwe kans – je zult ontslag moeten nemen. Dit formele voorbeeld van een ontslag-e-mail is een professionele manier om uw functie neer te leggen terwijl u uw reputatie behoudt – en zelfs verbetert.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail u goed bevalt. Ik schrijf u om u te laten weten dat ik, na zorgvuldige overweging en beraadslaging, de moeilijke beslissing heb genomen om ontslag te nemen uit mijn functie bij [ Bedrijfsnaam ] , met ingang van [ Ontslagdatum ] .
Ik ben dankbaar voor de kansen en ervaringen die ik heb opgedaan tijdens mijn tijd bij het bedrijf. Ik heb veel geleerd van het werken met zo'n getalenteerd team, en ik waardeer de steun en begeleiding van mijn collega's en leidinggevenden.
Laat me weten hoe ik kan helpen bij het transitieproces. Ik doe er alles aan om te zorgen voor een soepele overdracht van mijn verantwoordelijkheden en zal mijn best doen om eventuele losse eindjes aan elkaar te knopen vóór mijn vertrek.
Bedankt voor uw begrip en steun. Ik wens het bedrijf veel succes in de toekomst.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Formele afscheidsmail
Dit formele, goede e-mailvoorbeeld kan op uw laatste dag in een functie, bij een bedrijf of in een gezagspositie worden verzonden. Formele berichten zijn professioneel en praktisch, dus misschien wilt u enkele voorbeelden of emoties aan dit e-mailvoorbeeld toevoegen.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Ik schrijf u om u te laten weten dat vandaag mijn laatste dag is in deze rol/positie bij [ Bedrijfsnaam ] . Ik wilde even de tijd nemen om formeel afscheid te nemen en mijn oprechte dankbaarheid uit te spreken voor de kans om met u samen te werken en deel uit te maken van dit ongelooflijke team.
Tijdens mijn tijd hier ben ik getuige geweest van de toewijding en professionaliteit van elk teamlid, en ik ben dankbaar voor de steun en aanmoediging die ik van jou en het hele team heb gekregen.
Ik ben trots op het werk dat we samen hebben bereikt en de vooruitgang die we hebben geboekt. Het was een eer om met zulke getalenteerde individuen te mogen werken, en ik zal het echt missen om deel uit te maken van dit team.
Terwijl ik verder ga naar mijn volgende avontuur, wil ik graag mijn beste wensen overbrengen aan jou en het team voor voortdurend succes en groei. Houd contact met ons en aarzel niet om contact op te nemen als u ooit hulp nodig heeft of vragen heeft.
Nogmaals bedankt voor alles.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Hoe u formele e-mails schrijft – de essentiële gids
Het schrijven van formele e-mails lijkt misschien een uitdaging, maar het is eigenlijk eenvoudig. Waarom? Omdat er een standaard formeel e-mailformaat moet worden gevolgd. Ja, we kunnen alles terugbrengen in slechts drie secties, of bouwstenen. Elke sectie volgt op de laatste en vloeit voort om een formele e-mail te creëren.
De drie delen omvatten:
- Onderwerpregel
- Lichaamskopie
- Afmelden/volgende stappen
Het mooie van formele e-mails is dat je niet creatief of grappig hoeft te zijn. In feite is dat het tegenovergestelde van wat u zou moeten doen. Niemand die een formele e-mail ontvangt, verwacht te lachen, te glimlachen of het grappig te vinden. (Dus geen grappen, emoji’s of afbeeldingen van je kat aub!)
Formele e-mails zijn effectief omdat ze eenvoudig, duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn. Deze essentiële gids legt het formele e-mailformaat uit en laat zien hoe u uw eigen sjabloon kunt bouwen.
Formele e-mailonderwerpregel
Alles begint met een formele e-mailonderwerpregel. De onderwerpregel van elke e-mail moet aan een aantal regels voldoen. Onderwerpregels moeten kort, gemakkelijk te begrijpen, doelgericht en professioneel zijn.
Sterker nog, hoe minder woorden je gebruikt, hoe beter. Dit komt omdat de meeste mensen berichten op hun mobiele telefoon bekijken en lange onderwerpregels mogelijk niet correct worden weergegeven.
Formele e-mailonderwerpregels zijn eenvoudig en duidelijk te schrijven. Als je wat inspiratie wilt, probeer dan deze:
- Bedankt voor uw recente e-mail
- Groeten van (uw naam)
- Introductie: (uw naam)
- Accepteer alstublieft mijn ontslag
- Opzegbrief: (functienaam)
- Tot ziens op mijn laatste dag
Zie je wat we bedoelen? Geen persoonlijkheid, gewoon 100% professioneel. Dat is waar het bij formele berichten om draait.
Formele hoofdtekst van de e-mail
In de formele e-mailtekst verdiep je je in de details en betrek je je publiek. Het mooie van formele e-mails (zoals onze voorbeelden laten zien) is hoe gemakkelijk ze zijn te schrijven.
Hier bouwen we een formeel e-mailvoorbeeld op om informatie op te vragen bij een nieuwe leverancier.
Begin met een beleefde begroeting. In het verleden begonnen alle formele e-mails met 'Geachte heer/mevrouw' of 'Geachte (naam van de persoon)', maar de zaken zijn verder gegaan. Tegenwoordig moet u beginnen met de naam van de persoon ("Hallo") of met een verzamelnaam als u een groep aanspreekt ("Hallo, collega's").
Eén principe dat alle e-mails moeten volgen, is om alles in de eerste zin of paragraaf samen te vatten.
In dit formele e-mailvoorbeeld zullen we daarom om wat informatie vragen.
"Mijn naam is (uw naam). Ik neem contact met u op via (bedrijfsnaam) en zou graag willen verzoeken (wat u ook wilt aanvragen)."
Dit is een basisboodschap, maar het doet alles wat je nodig hebt. We willen meer context toevoegen, zodat we meer details in ons e-mailvoorbeeld kunnen opnemen.
"Ik vraag de informatie op voor mijn bedrijf. We zijn geïnteresseerd in uw producten terwijl we op zoek zijn naar alternatieve leveranciers."
Dit is geweldig. Leg nu precies uit wat je wilt. Gebruik opsommingstekens of lijsten om het voor leveranciers zo gemakkelijk mogelijk te maken om uw verzoeken in te vullen:
"Om het u zo gemakkelijk mogelijk te maken om mijn verzoek in te vullen, heb ik hier vermeld wat ik nodig heb: (lijst toevoegen)."
Meer informatie over het schrijven van e-mails waarin u om iets vraagt .
Formele e-mailaftekening/volgende stappen
Aan het einde van de e-mail wil je de zaken professioneel afronden, maar voordat je dat doet, voeg je een deadline toe en zet je de volgende stappen uiteen. Hoe? Laten we u dit e-mailvoorbeeld laten zien.
"We hebben dit verzoek naar verschillende andere leveranciers gestuurd en hebben een deadline voor antwoorden gesteld van (deadlinedatum invullen). Kunt u bevestigen dat u deze e-mail heeft ontvangen en dat u van plan bent een reactie in te dienen? Als u vragen heeft of Als u vragen heeft of verduidelijking van details wenst, kunt u contact met mij opnemen via (contactgegevens invullen)."
We zijn bijna aan het einde, maar u moet zich beleefd afmelden.
"Bij voorbaat dank voor het indienen van een reactie. We zijn enthousiast over de mogelijkheden om met u samen te werken."
Voeg ten slotte een aftekening toe (Hartelijk dank, vriendelijke groeten, etc.) en de rest van uw informatie. Vermeld uw naam, functietitel, contactgegevens en volledige handtekening.
Lees meer over hoe u een e-mail professioneel kunt beëindigen .
Do's en don'ts van formele e-mails
Hier zijn enkele do's en don'ts om u te helpen formele e-mails te maken die het gewenste resultaat opleveren. Het gaat erom u te helpen uw stem te vinden en een boodschap over te brengen die door de ruis heen snijdt.
- Gebruik niet “Geachte heer/mevrouw”. Gebruik wel de voornaam van de persoon.
- Wacht niet eeuwen voordat u ter zake komt. Vat het samen in de eerste zin.
- Vergeet geen details. Neem de tijd om een bericht op te stellen en te controleren of u alles heeft vermeld.
- Ga niet off-script en negeer het formaat. Volg onze gids hierboven.
- Maak geen grapjes en probeer mensen niet aan het lachen te maken. Gebruik wel een professionele tone of voice.
- Verspil geen tijd. Houd e-mails zo kort mogelijk.
- Vind het niet moeilijk om zelf e-mails te schrijven. Gebruik de e-mailgenerator van HIX.AI
- Verstuur het niet zonder proeflezen. Proeflezen (uiteraard).
- Vergeet niet een CTA en de volgende stappen toe te voegen. Zorg ervoor dat u niet klinkt alsof u iemand vertelt wat hij moet doen.
Conclusie
Bedankt voor het lezen. Met vriendelijke groet, HIX.AI
Oké, het formele e-mailformaat is (gelukkig) een beetje veranderd, maar je moet nog steeds weten hoe je professionele e-mails op de werkplek schrijft. Dit is onze essentiële basis: houd je aan het format, volg ons advies en concentreer je op het maken van korte en zakelijke berichten. Als je het moeilijk hebt, bekijk dan onze e-mailvoorbeelden voor inspiratie. Of gebruik voor de eenvoudigste, gemakkelijkste en meest effectieve formele e-mails HIX.AI – 's werelds beste AI-assistent voor zakelijk schrijven.