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如何撰写正式电子邮件(5 个示例和模板)

尊敬的先生/女士,感谢您阅读我们的正式电子邮件指南。我们很高兴向您展示正式电子邮件的奇妙世界。

这就是您想象的正式电子邮件的样子,但情况已经发生了变化。我们放弃了“亲爱的先生/女士”,采用更个性化的方式。这很好,但我们也必须保持专业。

为什么?因为正式电子邮件在全球范围内用于建立联系、预订会议、表示感谢、接受工作、辞职以及数百万其他事情!

我们是电子邮件专家,对细节拥有无与伦比的洞察力。想了解如何撰写更好的电子邮件吗?本指南涵盖了您需要了解的所有内容,包括 5 个专业电子邮件示例、电子邮件格式细分以及一些专家提示。您可以使用我们的样本,也可以通过创建自己的样本来粉碎它们!

在本指南中,我们介绍:

  • 正式问候电子邮件
  • 正式的感谢电子邮件
  • 正式发票电子邮件
  • 正式辞职电子邮件
  • 正式的告别电子邮件

最后,您将拥有创建精彩的正式电子邮件的技能、经验和理解!

什么是正式电子邮件?

正式电子邮件会发送给您不认识的人。它可能是一位新同事、客户、老板,也可能是新工作的冷邮件。

正式电子邮件是 100% 专业的,并遵循公认的商业消息格式。它们不包含俚语、笑话、口语或不清楚的术语。永远不要试图在正式的电子邮件中表现得有趣!

如果您从未写过正式电子邮件,请不要担心!我们下面的基本指南将正式格式分解为简单的步骤。

首先,让我们从 5 个专业电子邮件示例开始,以便您了解它是如何完成的。

5 个专业电子邮件示例

我们可以从 5 个专业电子邮件示例开始来说明基本原理。这些电子邮件示例是不同类型的正式电子邮件的实际示例。使用这些作为创建您自己的正式电子邮件的灵感。

正式问候电子邮件

问候电子邮件是商务必需品!您可以将这些发送给新同事、顾客、客户、老板、居民、访客等。我们的正式问候电子邮件示例简单、清晰且引人注目 - 这意味着您将给人留下最好的第一印象。

亲爱的[收件人姓名] ,

希望您能收到这封电子邮件。我是[您的姓名] ,在[您的公司]担任[您的职位] 。我写这封信是为了对您开始与我们一起的旅程表示热烈欢迎。我们很高兴您加入,并期待您为我们的团队带来独特的视角。

如果您在安顿下来时有任何疑问或需要帮助,请随时与我们联系。我们的团队我们随时为您提供支持,我们致力于确保您的过渡尽可能顺利。

再次欢迎来到[您的公司] 。我们很高兴有机会与您合作,并相信您将为我们的共同目标做出重大贡献。

此致,
[您的名字]

了解有关电子邮件打开和问候语的更多信息。

正式的感谢电子邮件

如果有人提供了帮助,是时候说声谢谢了。在我们正式的电子邮件感谢样本中,我们保持简短,重点关注此人所做的事情的影响和重要性。因此,请立即提供正式的感谢电子邮件样本。

亲爱的[收件人姓名] ,

希望您能收到这封电子邮件。我写这封信是为了表达我对您在[特定任务或项目]方面的帮助的诚挚谢意。您的专业知识和奉献精神为其成功做出了巨大贡献。

您的支持和指导非常宝贵,我非常感谢您为此付出的时间和精力。与像您这样知识渊博、技术精湛的人一起工作确实令人鼓舞。

再次感谢您做出的杰出贡献。您的协助产生了重大影响,我相信我们将继续共同取得伟大成就。

此致,
[您的名字]

了解有关如何撰写感谢电子邮件的更多信息。

正式发票电子邮件

您已经完成了工作,因此需要获得报酬 - 我们可以帮助您制作正式发票电子邮件样本。发票都是关于细节的,因此请务必检查每一行并确保包含了所需的所有详细信息,以避免您的发票被忽略或未付款。

亲爱的[收件人姓名] ,

希望您能收到这封电子邮件。我写信是为了正式提交已完成工作的发票。请参阅随附的详细发票供您参考。

请查看发票,并告知我是否需要任何说明或其他信息。应付总金额为[金额] ,付款条件为[付款条件] 。

感谢您对此事的关注。如果您有任何问题或疑虑,请随时与我们联系。

此致,
[您的名字]

了解有关如何编写发票电子邮件的更多信息。

正式辞职电子邮件

所以,你决定转向一个新的机会——你需要辞职。此正式辞职电子邮件样本是一种专业的离职方式,同时可以维持甚至提高您的声誉。

亲爱的[收件人姓名] ,

希望您能收到这封电子邮件。我写这封信是为了通知您,经过深思熟虑,我做出了辞去[公司名称]职位的艰难决定,自[辞职日期]起生效。

我很感谢您给我的机会和帮助。我在公司期间获得的经验。与这样一个才华横溢的团队一起工作,我学到了很多东西,我感谢同事和主管提供的支持和指导。

请告诉我如何协助完成过渡过程。我致力于确保我的职责顺利交接,并将尽最大努力在离开前解决所有未尽事宜。

感谢您的理解和支持。祝愿公司在未来继续取得成功。

最诚挚的问候,
[您的名字]

了解有关如何撰写辞职电子邮件的更多信息。

正式的告别电子邮件

这封正式的良好电子邮件样本可以在您担任职位、公司或权威职位的最后一天发送。正式消息既专业又实用,因此您可能需要在此电子邮件示例中添加一些示例或情感。

亲爱的[收件人姓名] ,

希望您能收到这封电子邮件。我写这封信是为了通知您,今天是我在[公司名称]担任该角色/职位的最后一天。我想花点时间正式告别,并对有机会与你们合作并成为这个令人难以置信的团队的一员表示衷心的感谢。

在这里,我见证了你们的奉献精神和专业精神我感谢每个团队成员的支持和鼓励,感谢你们和整个团队对我的支持和鼓励。

我为我们共同完成的工作和取得的进步感到自豪。与如此才华横溢的人一起工作是我的荣幸,我将非常怀念成为这个团队的一员。

当我继续我的下一次冒险时,我谨向您和您致以最美好的祝愿团队的持续成功和成长。请保持联系,如果您需要帮助或有任何疑问,请随时与我们联系。

再次感谢您所做的一切。

谨致问候,
[你的名字]

了解有关如何撰写告别电子邮件的更多信息。

如何撰写正式电子邮件 – 基本指南

撰写正式电子邮件可能看起来很有挑战性,但实际上很简单。为什么?因为有一个标准的正式电子邮件格式可供遵循。是的,我们可以将所有内容简化为三个部分或构建块。每个部分都遵循最后一个部分,流向创建正式的电子邮件。

这三个部分包括:

  • 主题行
  • 正文
  • 签字/后续步骤

正式电子邮件的好处在于,无需尝试变得有创意或有趣。事实上,这与你应该做的相反。没有人会期望收到正式电子邮件时会大笑、微笑或觉得有趣。 (所以请不要讲笑话、表情符号或你的猫的图片!)

正式电子邮件之所以有效,是因为它们简单、清晰且易于理解。本重要指南打破了正式的电子邮件格式,并向您展示如何构建自己的模板。

正式电子邮件主题行

一切都从正式的电子邮件主题行开始。每封电子邮件的主题行都应符合一些规则。主题行应该简短、易于理解、有针对性且专业。

事实上,你使用的单词越少越好。这是因为大多数人会在手机上查看消息,长主题行可能无法正常显示。

正式的电子邮件主题行写起来简单明了。如果您想要一些灵感,请尝试以下操作:

  • 感谢您最近的电子邮件
  • 来自(你的名字)的问候
  • 简介:(你的名字)
  • 请接受我的辞职
  • 辞职通知书:(职位名称)
  • 再见,我的最后一天

明白我们的意思吗?没有个性,只有100%的专业。这就是正式消息的含义。

正式的电子邮件正文

在正式的电子邮件正文中,您可以深入研究细节并吸引受众。正式电子邮件的优点(如我们的示例所示)是它们很容易编写。

在这里,我们建立了一个正式的电子邮件样本,以向新供应商请求信息。

从礼貌的问候开始。过去,所有正式电子邮件都会以“亲爱的先生/女士”或“亲爱的(人名)”开头——但事情已经发生了变化。今天,您应该以该人的名字(“嗨”)开始,或者如果您要与一个团体交往,则应以集体术语(“嗨,同事”)开头。

所有电子邮件都应遵循的一个原则是,在第一句或第一段中总结所有内容。

因此,在这个正式的电子邮件示例中,我们将要求提供一些信息。

“我的名字是(您的名字)。我正在通过(公司名称)与您联系,并希望提出请求(无论您想要请求什么)。”

这是一条基本消息,但它可以完成您需要的一切。我们想要添加更多上下文,以便我们可以在电子邮件示例中包含更多详细信息。

“我正在请求有关我的业务的信息。在寻找替代供应商时,我们有兴趣了解你们的产品。”

这很棒。现在准确地解释你想要什么。使用要点或列表使供应商尽可能轻松地完成您的请求:

“为了让您尽可能轻松地完成我的请求,我在这里列出了我需要的内容:(包括列表)。”

详细了解如何撰写请求某些内容的电子邮件

正式电子邮件签署/后续步骤

在电子邮件的末尾,您需要专业地总结事情 - 但在此之前,请添加截止日期并列出后续步骤。如何?让我们向您展示此电子邮件示例的结尾。

“我们已将此请求发送给其他几家供应商,并设定了回复截止日期(插入截止日期)。请确认您已收到这封电子邮件并打算提交回复吗?如果您有任何疑问或如有疑问或需要澄清任何详细信息,您可以通过以下方式与我联系(插入联系信息)。”

我们即将结束 - 但您需要礼貌地结束。

“提前感谢您提交回复。我们对与您合作的潜力感到兴奋。”

最后,添加签名(非常感谢、亲切的问候等)和其余信息。包括您的姓名、职务、联系方式和完整签名。

详细了解如何专业地结束电子邮件

正式电子邮件的注意事项

以下是一些注意事项,可帮助您创建获得您想要的结果的正式电子邮件。这一切都是为了帮助您找到自己的声音并传达消除噪音的信息。

  • 不要使用“亲爱的先生/女士”。请使用此人的名字。
  • 不要等很久才进入正题。请在第一句话中总结一下。
  • 不要忘记任何细节。请花些时间撰写消息并检查是否已包含所有内容。
  • 不要脱离脚本并忽略格式。请遵循我们上面的指南。
  • 不要开玩笑或试图让人们发笑。请使用专业的语气。
  • 不要浪费时间。请保持电子邮件尽可能短。
  • 不用费力自己写电子邮件。请使用HIX.AI的电子邮件生成器
  • 未经校对请勿发送。进行校对(显然)。
  • 不要忘记添加 CTA 和后续步骤。请避免听起来像是在告诉别人该做什么。

结论

谢谢阅读。此致, HIX.AI 。

好吧,正式的电子邮件格式已经发生了一些变化(值得庆幸的是),但您仍然需要知道如何在工作场所撰写专业电子邮件。这是我们的基本入门:坚持格式,遵循我们的建议,并专注于创建简短且商业化的消息。如果您遇到困难,请查看我们的电子邮件示例以获取灵感。或者,对于最简单、最容易、最有效的正式电子邮件,请使用HIX.AI – 世界上最好的商业写作人工智能助手。

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