Уважаемый господин/госпожа, спасибо, что прочитали наше руководство по формальным электронным письмам. Мы будем рады показать вам удивительный мир официальных электронных писем.
Вы можете представить себе официальные электронные письма именно так, но все изменилось. Мы отказались от слов «Уважаемый господин/госпожа» для более персонализированного подхода. Это здорово, но мы также должны оставаться профессионалами.
Почему? Потому что официальные электронные письма используются во всем мире для налаживания связей, назначения встреч, выражения благодарности, принятия работы, увольнения с должностей и миллиона других вещей!
Мы эксперты по электронной почте с непревзойденным вниманием к деталям. Хотите научиться писать лучшие электронные письма? В этом руководстве содержится все, что вам нужно знать, включая 5 примеров профессиональных электронных писем, описание формата электронной почты и несколько советов экспертов. Вы можете использовать наши образцы или разбить их, создав свои собственные!
В этом руководстве мы рассмотрим:
- Официальное приветственное письмо
- Официальное письмо с благодарностью
- Официальное электронное письмо со счетом
- Официальное письмо об увольнении
- Официальное прощальное письмо
К концу у вас будут навыки, опыт и понимание, позволяющие создавать фантастические официальные электронные письма!
Что такое официальное электронное письмо?
Официальные электронные письма отправляются кому-то, кого вы не знаете. Это может быть новый коллега, клиент, начальник или холодное письмо о новой работе.
Официальные электронные письма являются на 100% профессиональными и соответствуют принятому формату деловых сообщений. В них нет сленга, шуток, разговорных выражений или неясной терминологии. И никогда не пытайтесь быть смешным в официальном электронном письме!
Если вы никогда не писали официального электронного письма, не волнуйтесь! Наше основное руководство ниже разбивает формальный формат на простые шаги.
Во-первых, давайте начнем с 5 примеров профессиональных электронных писем, чтобы вы могли увидеть, как это делается.
5 примеров профессиональных писем
Мы можем начать с 5 примеров профессиональных электронных писем, чтобы проиллюстрировать основные принципы. Эти образцы электронных писем представляют собой практические примеры различных типов официальных писем. Используйте их как вдохновение для создания собственных официальных писем.
Официальное приветственное письмо
Приветственные письма – это основа бизнеса! Вы отправите их новым коллегам, клиентам, клиентам, начальникам, жильцам, посетителям и многим другим. Наш образец официального приветственного электронного письма прост, ясен и убедителен – это означает, что вы произведете наилучшее первое впечатление.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я [ Ваше имя ] , [ Ваша должность ] в [ Ваша компания ] . Я пишу, чтобы тепло поприветствовать вас, когда вы начинаете свое путешествие с нами. Мы очень рады видеть вас в нашей команде и с нетерпением ждем уникального подхода, который вы принесете в нашу команду.
Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникнут какие-либо вопросы или вам понадобится помощь, когда вы обустроитесь. Наша команда здесь, чтобы поддержать вас, и мы стремимся обеспечить максимально плавный переход.
Еще раз добро пожаловать в [ Ваша компания ] . Мы рады возможности работать с вами и уверены, что вы внесете значительный вклад в достижение наших общих целей.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Официальное письмо с благодарностью
Если кто-то чем-то помог, пришло время сказать спасибо. В нашем образце официального письма с благодарностью мы делаем его кратким и фокусируемся на влиянии и важности того, что сделал человек. Итак, без промедления, вот образец официального благодарственного письма.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я пишу, чтобы выразить искреннюю признательность за вашу помощь в [ конкретной задаче или проекте ] . Ваш опыт и преданность своему делу во многом способствовали его успеху.
Ваша поддержка и руководство были неоценимы, и я благодарен за время и усилия, которые вы вложили в это начинание. Работать с таким знающим и опытным человеком, как вы, действительно вдохновляет.
Еще раз спасибо за ваш выдающийся вклад. Ваша помощь оказала значительное влияние, и я уверен, что вместе мы продолжим добиваться больших успехов.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Официальное электронное письмо со счетом
Вы выполнили работу, поэтому вам нужно получить оплату — и мы можем помочь с нашим образцом электронного счета-фактуры. В счетах-фактурах много деталей, поэтому обязательно проверяйте каждую строку и убедитесь, что вы включили все необходимые данные, чтобы ваш счет не был проигнорирован или не оплачен.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я пишу, чтобы официально предоставить счет за выполненную работу. Для справки прилагаем подробный счет.
Просим вас просмотреть счет и сообщить мне, если потребуются какие-либо разъяснения или дополнительная информация. Общая сумма к оплате составляет [ Сумма ] , а условия оплаты — [ Условия оплаты ] .
Спасибо за внимание к этому вопросу. Если у вас возникнут какие-либо вопросы или сомнения, не стесняйтесь обращаться к нам.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Официальное письмо об увольнении
Итак, вы решили перейти к новой возможности – вам придется уйти в отставку. Этот образец официального электронного письма об увольнении — профессиональный способ покинуть свою должность, сохранив при этом — и даже улучшив — свою репутацию.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Пишу, чтобы сообщить вам, что после тщательного рассмотрения и обдумывания я принял трудное решение уйти со своей должности в [ Название компании ] с [ Дата отставки ] .
Я благодарен за предоставленные возможности и опыт, который я приобрел за время работы в компании. Я многому научился, работая с такой талантливой командой, и ценю поддержку и рекомендации со стороны моих коллег и руководителей.
Пожалуйста, дайте мне знать, как я могу помочь в процессе перехода. Я стремлюсь обеспечить плавную передачу своих обязанностей и сделаю все возможное, чтобы уладить все незавершенные дела перед отъездом.
Спасибо за ваше понимание и поддержку. Желаю компании дальнейших успехов в будущем.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Официальное прощальное письмо
Этот формальный образец хорошего электронного письма можно отправить в ваш последний день работы в компании или на руководящей должности. Официальные сообщения профессиональны и практичны, поэтому вы можете добавить в этот образец электронного письма несколько примеров или эмоций.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я пишу, чтобы сообщить вам, что сегодня мой последний день на этой должности в [ Название компании ] . Я хотел воспользоваться моментом, чтобы официально попрощаться и выразить сердечную благодарность за возможность работать с вами и быть частью этой невероятной команды.
За время моего пребывания здесь я стал свидетелем самоотверженности и профессионализма. каждого члена команды, и я благодарен за поддержку и поддержку, которую я получил от вас и всей команды.
Я горжусь проделанной нами совместной работой и достигнутым прогрессом. Для меня было большой честью работать с такими талантливыми людьми, и мне будет очень не хватать возможности быть частью этой команды.
Переходя к следующему приключению, я хотел бы выразить вам и вам наилучшие пожелания. команде дальнейших успехов и роста. Пожалуйста, оставайтесь на связи и без колебаний обращайтесь, если вам когда-нибудь понадобится помощь или возникнут какие-либо вопросы.
Еще раз спасибо за все.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Как писать официальные электронные письма – основное руководство
Написание официальных писем может показаться сложной задачей, но на самом деле это просто. Почему? Потому что существует стандартный формальный формат электронной почты. Да, мы можем разделить все на три части или строительные блоки. Каждый раздел следует за последним, образуя официальное электронное письмо.
Три части включают в себя:
- Сюжетная линия
- Основная копия
- Подписание/следующие шаги
Самое замечательное в официальных электронных письмах то, что не нужно стараться быть креативным или смешным. На самом деле, это противоположно тому, что вам следует делать. Никто, получая официальное электронное письмо, не ожидает, что он рассмеется, улыбнется или посчитает его забавным. (Поэтому никаких шуток, смайлов или изображений вашей кошки, пожалуйста!)
Официальные электронные письма эффективны, потому что они просты, ясны и понятны. Это важное руководство разбирает формальный формат электронной почты и показывает, как создать собственный шаблон.
Официальная тема электронного письма
Все начинается с формальной темы электронного письма. Тема каждого электронного письма должна соответствовать нескольким правилам. Тема письма должна быть короткой, понятной, целевой и профессиональной.
На самом деле, чем меньше слов вы используете, тем лучше. Это связано с тем, что большинство людей просматривают сообщения на своих мобильных телефонах, и длинные строки темы могут отображаться неправильно.
Официальные темы электронных писем написать просто и понятно. Если вам нужно вдохновение, попробуйте следующее:
- Спасибо за ваше недавнее письмо
- Привет от (ваше имя)
- Введение: (Ваше имя)
- Прошу принять мою отставку
- Уведомление об увольнении: (название должности)
- Прощай, мой последний день
Видите, что мы имеем в виду? Никакой индивидуальности, просто 100% профессионал. В этом и суть официальных сообщений.
Официальное тело электронного письма
В формальном теле письма вы углубляетесь в детали и привлекаете свою аудиторию. Самое замечательное в официальных электронных письмах (как показывают наши примеры) — это то, насколько легко их писать.
Здесь мы создаем формальный образец электронного письма для запроса информации у нового поставщика.
Начните с вежливого приветствия. Раньше все официальные электронные письма начинались со слов «Уважаемый господин/госпожа» или «Уважаемый (имя человека)», но теперь ситуация изменилась. Сегодня вам следует начать с имени человека («Привет») или с собирательного термина, если вы привлекаете группу («Привет, коллеги»).
Один из принципов, которым должны следовать все электронные письма, — суммировать все в первом предложении или абзаце.
Итак, в этом образце формального электронного письма мы запросим некоторую информацию.
«Меня зовут (ваше имя). Я связываюсь с вами из (название компании) и хотел бы запросить (все, что вы хотите запросить)».
Это базовое сообщение, но оно делает все, что вам нужно. Мы хотим добавить больше контекста, чтобы мы могли включить больше деталей в наш образец электронного письма.
«Мне нужна информация для моего бизнеса. Мы заинтересованы в получении информации о вашей продукции, поскольку ищем альтернативных поставщиков».
Отлично. Теперь объясните, чего именно вы хотите. Используйте пункты или списки, чтобы поставщикам было как можно проще выполнить ваши запросы:
«Чтобы вам было как можно проще выполнить мой запрос, я перечислил здесь то, что мне нужно: (включить список)».
Узнайте больше о том, как писать электронные письма с просьбой о чем-либо .
Официальное подтверждение по электронной почте/следующие шаги
В конце электронного письма вам захочется профессионально подвести итоги, но прежде чем сделать это, добавьте крайний срок и наметьте следующие шаги. Как? Давайте покажем вам окончание этого примера электронного письма.
«Мы отправили этот запрос нескольким другим поставщикам и установили крайний срок для ответов (укажите дату крайнего срока). Пожалуйста, можете ли вы подтвердить, что вы получили это электронное письмо и намерены отправить ответ? Если у вас есть какие-либо вопросы или вопросы или требуют уточнения каких-либо деталей, вы можете связаться со мной по адресу (вставить контактную информацию)».
Мы почти подошли к концу, но вам придется вежливо закончить.
«Заранее благодарим вас за ответ. Мы воодушевлены потенциалом сотрудничества с вами».
Наконец, добавьте подпись (большое спасибо, с уважением и т. д.) и остальную информацию. Укажите свое имя, должность, контактные данные и полную подпись.
Узнайте больше о том, как профессионально завершить электронное письмо .
Что можно и чего нельзя делать в официальных электронных письмах
Вот несколько советов, которые можно и чего нельзя делать, которые помогут вам создавать официальные электронные письма, которые принесут желаемый результат. Все дело в том, чтобы помочь вам найти свой голос и донести сообщение, которое прорывается сквозь шум.
- Не используйте «Уважаемый господин/госпожа». Обязательно используйте имя человека.
- Не ждите целую вечность, чтобы добраться до сути. Подведите итог в первом предложении.
- Не забывайте ни о каких деталях. Уделите время составлению сообщения и проверке того, что вы все включили.
- Не выходите за рамки сценария и игнорируйте формат. Следуйте нашему руководству выше.
- Не шутите и не пытайтесь рассмешить людей. Используйте профессиональный тон голоса.
- Не теряйте время. Делайте электронные письма как можно короче.
- Не пытайтесь писать электронные письма самостоятельно. Используйте генератор электронной почты HIX.AI
- Не отправляйте его без корректуры. Сделайте корректуру (очевидно).
- Не забудьте добавить призыв к действию и следующие шаги. Старайтесь не звучать так, будто вы говорите кому-то, что делать.
Заключение
Спасибо за прочтение. С уважением, HIX.AI
Хорошо, формальный формат электронной почты немного изменился (к счастью), но вам все равно нужно знать, как писать профессиональные электронные письма на рабочем месте. Вот наше основное руководство: придерживайтесь формата, следуйте нашим советам и сосредоточьтесь на создании кратких и деловых сообщений. Если у вас возникли трудности, ознакомьтесь с нашими образцами электронных писем для вдохновения. Или, чтобы получить самые простые, легкие и эффективные официальные электронные письма, используйте HIX.AI — лучший в мире AI-помощник по деловому письму.