Деловые письма — это скучно, не так ли? Раньше это было абсолютно верно. Сегодня деловой мир изменился, и это означает, что мы можем быть более креативными, интересными и (да) даже вдохновляющими в наших профессиональных электронных письмах.
Самое замечательное в деловых электронных письмах то, что они используют стандартный формат . Как только вы это поймете, вам станет намного проще быстро и правильно создавать деловые электронные письма.
Мы говорим не об электронных письмах с просьбой об отпуске или обмене документами, а о помощи в продвижении ваших писем, построении отношений и установлении партнерских отношений. Вот некоторые примеры деловой электронной почты:
- Образец письма о деловом партнерстве
- Электронная почта для деловых продаж
- Электронная почта с деловым предложением
- Запрос на деловую встречу
- Электронная почта о новом бизнес-продукте
Предоставив примеры деловой электронной почты, мы вместе создадим шаблон ответа.
Наконец, мы заканчиваем некоторыми (не очень) секретными советами от профессионалов HIX.AI по созданию более эффективных деловых писем .
Что такое деловая электронная почта?
Вы знаете, что такое деловая электронная почта. Это электронные письма, отправляемые внутри компании или за ее пределы клиентам, заказчикам, заинтересованным сторонам или поставщикам. Вы уже пишете деловые электронные письма, если работаете в компании (или сами ведете бизнес).
Если вы уже пишете деловые электронные письма и у вас все в порядке, зачем читать это руководство?
В этом руководстве мы говорим о деловых электронных письмах, которые используются для продвижения вашего бизнеса. Мы говорим о коммерческих электронных письмах, партнерских сообщениях и приглашениях на встречи.
Правда в том, что каждый может писать деловые электронные письма, но мы попробуем показать вам, как писать деловые электронные письма лучше. Как? Понимая правильный формат деловой электронной почты и используя его для передачи своего сообщения.
Результатом написания более качественных деловых писем являются более крепкие отношения и устойчивый успех в бизнесе. Звучит хорошо, правда?
5 примеров деловых писем
Прежде чем мы опишем вам, как лучше писать деловые электронные письма, мы покажем вам 5 убедительных примеров деловых писем. Они созданы для работы и написаны профессионалами. Читайте их, учитесь у них и преобразуйте эти идеи в действия, которые помогут вам писать более качественные сообщения.
Образец письма о деловом партнерстве
Деловое партнерство — это связи, которые могут помочь вам выйти на новые рынки, продвигать новые продукты и увеличить вашу прибыль! В этом электронном письме с просьбой о деловом партнерстве основное внимание уделяется потенциалу партнерства, которое может привлечь внимание и побудить к действию.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я обращаюсь к изучению возможности делового партнерства между нашими организациями.
Наша компания специализируется на [ опишите свой опыт или основной бизнес ] . Мы восхищаемся вашей работой в [ области или отрасли получателя ] и считаем, что сотрудничество между нашими компаниями может быть взаимовыгодным.
Мы определили несколько потенциальных областей, в которых наше партнерство может принести пользу, включая [ конкретные области сотрудничества или возможности ] . Мы считаем, что использование наших сильных сторон и ресурсов может привести к существенному росту и увеличению доли рынка для обеих наших организаций.
Пожалуйста, дайте мне знать, если вы готовы обсудить эту возможность дальше. Я доступен для звонка или встречи в удобное для вас время.
Благодарим Вас за рассмотрение этого запроса на деловое партнерство. Я с нетерпением жду вашего положительного ответа.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Электронная почта для деловых продаж
Вкратце, успех в бизнесе – это продажи! Это коммерческое электронное письмо структурировано так, чтобы продемонстрировать вашу услугу и объяснить, почему она актуальна для получателя. Вам нужно заинтересовать их своей электронной почтой.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я обращаюсь к вам, чтобы представить наши исключительные услуги, которые могут принести большую пользу вашему бизнесу. Наша команда в [ Название вашей компании ] специализируется на [ Опишите ваши услуги или продукты ] .
Имея более чем [ Количество лет ] опыта работы в отрасли, мы успешно помогли многочисленным предприятиям [ Достичь конкретной цели или преодолеть проблему ] . Наши индивидуальные решения предназначены для оптимизации вашей деятельности и достижения исключительных результатов.
Я был бы рад возможности обсудить, как мы можем помочь вам в достижении ваших бизнес-целей. Можем ли мы запланировать короткий звонок или встречу в удобное для вас время для дальнейшего изучения?
Благодарю за внимание и надеюсь на возможность сотрудничества с вами.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Электронная почта с деловым предложением
У вас есть предложение, которым вы хотите поделиться с существующим клиентом или клиентом? Это деловое электронное письмо — идеальный способ упаковать ваше предложение и создать контакт. Будьте смелыми и отважными!
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я рад представить вам деловое предложение, которое, я уверен, будет представлять для вас большой интерес.
В предложении изложено комплексное решение для решения проблем и возможностей, с которыми в настоящее время сталкивается ваш бизнес. Он включает подробный анализ, рекомендуемые стратегии и график реализации.
Я считаю, что это предложение может не только удовлетворить ваши непосредственные потребности, но и способствовать долгосрочному успеху и росту вашей организации.
Пожалуйста, уделите некоторое время рассмотрению прилагаемого предложения и дайте мне знать, если у вас возникнут какие-либо вопросы или какие-либо корректировки, которые вы хотели бы обсудить.
Благодарю вас за внимание и с нетерпением жду дальнейшего обсуждения этой возможности с вами.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Запрос на деловую встречу
Приглашения на встречу помогут вам установить связи и встретиться с людьми, которые могут способствовать развитию вашего бизнеса. В этом электронном письме с приглашением на встречу основное внимание уделяется будущему и потенциалу вашего сотрудничества.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу с просьбой о деловой встрече с вами, чтобы обсудить потенциальное сотрудничество, которое могло бы принести большую пользу обеим нашим компаниям.
Я впечатлен вашим опытом и успехами, которых вы достигли в своей области. Я верю, что, работая вместе, мы сможем создать мощную синергию и добиться замечательных результатов.
Пожалуйста, дайте мне знать, можете ли вы встретиться лично или виртуально. Я гибко подбираю время и место, поэтому, пожалуйста, предложите дату и время, которые лучше всего подходят для вас.
Благодарю вас за внимание и с нетерпением жду встречи с вами для дальнейшего обсуждения этой замечательной возможности.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Электронная почта о новом бизнес-продукте
Продвижение новых продуктов является ключевой частью ведения бизнеса. Ваши электронные письма нужны вам, чтобы повысить осведомленность, вызвать интерес и (если вы все сделаете правильно) получить несколько заказов! В этом электронном письме о новом продукте мы демонстрируем свойства ваших продуктов и рекламируем их потенциальным новым клиентам.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я рад представить нашу новейшую линейку продуктов, которые теперь доступны для покупки. Наша команда приложила огромные усилия для разработки этих инновационных и высококачественных решений, отвечающих вашим конкретным потребностям.
Наши новые продукты, от расширенных функций и улучшенной функциональности до стильного дизайна, предлагают целый ряд преимуществ, которые улучшат вашу бизнес-операцию. Если вы ищете передовые технологии или долговечное оборудование, у нас есть для вас идеальное решение.
Чтобы узнать больше о нашей новой линейке продуктов, я приглашаю вас посетить наш веб-сайт или связаться с нашим отделом продаж. Они будут рады предоставить Вам подробную информацию, ответить на любые вопросы и помочь Вам в оформлении заказа.
Благодарим вас за внимание к нашим новым продуктам. Мы с нетерпением ждем возможности служить вам и помогать вашему бизнесу процветать с помощью наших инновационных решений.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Экспертное руководство о том, как лучше писать деловые электронные письма
Прежде чем мы перейдем к процессу написания электронного письма, задайте себе вопрос: что делает деловое письмо отличным?
Для нас лучшими письмами являются:
- Персонализированный
- Профессиональный
- Продвигайте свой бизнес позитивно (но не агрессивно).
- Продвигайте преимущества, а не возможности
- Предоставить доказательства
- Создание связей
Подумайте об этом по-другому. Вы также получаете деловые электронные письма каждый день и наверняка можете признать, что некоторые из них великолепны, а другие не очень хороши (т. е. ужасны).
Огромное разнообразие деловых писем (запросы о встречах, запросы о партнерстве, рекламные сообщения и т. д.) затрудняет создание формата, охватывающего их все, но это не мешает нам попытаться!
Деловые электронные письма обычно работают следующим образом:
- Сделайте теплое вступление, объяснив, кто вы.
- Одно предложение, чтобы обозначить суть вашего сообщения (приглашение на встречу, деловое предложение и т. д.).
- Дополните исходное сообщение деталями.
- Создайте связь с помощью сильного призыва к действию
- Подскажите дальнейшие действия
- Отпишитесь (затем отправьте!)
Кажется, что это много, но на самом деле все просто, особенно если разделить структуру деловой электронной почты на более мелкие этапы. Мы собираемся разделить его на 3 части:
- Темы деловых писем
- Основная копия
- Подпишите 0ff/следующие шаги
В конце у вас будет шаблон, который вы сможете использовать. Что еще более важно, у вас будут строительные блоки для более эффективных деловых писем.
Тема делового письма
В бизнесе деньги говорят, а чушь гуляет. Что это значит? Переходите сразу к делу и не тратьте слов. Это начинается с темы.
Темы деловых писем короткие, емкие и по существу. Чем меньше слов, тем лучше. Просто скажите, о чем вы сообщаете, и позвольте получателю решить, хочет ли он продолжать общение.
Вот несколько примеров тем деловых писем, с которых можно начать:
- Деловое предложение – Вас заинтересовало?
- Мы ищем новых партнеров. Может быть, это вы?
- Запуск нового продукта: (название продукта)
- Запрос на встречу – (Вставить дату)
- Запрос на деловое партнерство: (Укажите название компании)
- (Название компании) – Деловое предложение
Текст делового электронного письма
Ваша тема привлекла их внимание и побудила их открыть письмо. Это огромный успех: открываемость деловых писем составляет около 1–2%.
Когда они откроют письмо, вы можете приступить к составлению своего дела! Соблазнительно сразу же поразить людей тем, чего вы хотите, но подумайте об этом с их точки зрения. Они могут не знать, кто вы, или не интересоваться тем, что вы рекламируете или продаете.
Вместо этого используйте деловую электронную почту, чтобы создать аргументы в пользу перемен! Мы можем выполнить описанные здесь шаги и вместе создать шаблон делового электронного письма. В этом примере мы обращаемся к потенциальному новому поставщику нашей продукции.
Сделайте теплое вступление, объяснив, кто вы.
«Меня зовут (ваше имя), и я связываюсь с вами через (название компании). Мы проверили ваш интернет-магазин и очень впечатлены качеством продукции, которую вы продаете».
Вы также можете узнать больше о том, как представиться в электронном письме, в этом руководстве .
Одно предложение, чтобы обозначить суть вашего сообщения (приглашение на встречу, деловое предложение и т. д.).
«Мы разработали новый продукт под названием (что это такое) и считаем, что он идеально подойдет вашим клиентам!»
Дополните исходное сообщение деталями.
«Продукт — это (что он собой представляет и что он делает)».
«Ниже я предоставил некоторую информацию об основных характеристиках, включая цену (добавьте информацию)».
Создайте связь с помощью сильного призыва к действию
«Хотите узнать больше о продукте? Я в любое время готов поговорить с вами о новом продукте. Я также могу прислать вам несколько образцов для ознакомления, если вы заинтересованы?»
Подписание деловой электронной почты/следующие шаги
В этом письме представлены основы отличного делового письма! Вы предоставили подробную информацию о том, что вы хотите, рекламировали свой продукт и предложили поделиться с ними образцом. Теперь настаивайте на следующих шагах и поощряйте взаимодействие.
Подскажите дальнейшие действия
«Было бы здорово с вами пообщаться. Можете ли вы сообщить мне, открыты ли вы для встречи? Если да, дайте мне знать, какая дата и время вам подходят, и мы сможем организовать встречу».
Отпишитесь (затем отправьте!)
«Большое спасибо, (Имя)»
Не забудьте добавить свои контактные данные, подпись электронной почты и любые вложения. (В этом примере мы добавим спецификации продукта и информацию о ценах.)
5 профессиональных советов по улучшению деловой электронной почты
Мы рассмотрели основы написания деловых писем, но вы можете добиться большего – поверьте нам. Эксперты HIX.AI подготовили 5 профессиональных советов по улучшению качества деловой электронной почты.
- Будьте профессиональны, а не навязчивы . Деловые электронные письма направлены на продвижение вашей компании, продукта или услуги, но помните, что получатель не захочет навязчивых продаж. Вместо этого будьте профессиональны и уважительны.
- Создайте кейс . Проработайте описанную выше структуру и создайте (деловой) кейс. Начните с комплимента, изложите свою просьбу и всегда предоставляйте доказательства.
- Выражение ценности имеет жизненно важное значение . Ценность заключается не в том, что это дает вам, а в том, что это дает им. Объясните, какую выгоду они могут получить от вашего партнерства, предложения или наличия вашего продукта. Сначала подумайте об этом с их точки зрения.
- Обеспечьте 100% точность . Клиенты, клиенты и потенциальные партнеры будут ожидать, что ваши электронные письма будут точными. Это означает все корректуру и поиск любых орфографических, грамматических ошибок и всего остального, что может вас смутить.
- Попробуйте генератор электронной почты с искусственным интеллектом от HIX.AI Написание деловых писем для многих из нас является непростой задачей, поэтому позвольте технологиям взять на себя эту задачу. Генератор электронной почты с искусственным интеллектом от HIX.AI — это мощный помощник по написанию писем, который может создавать привлекательные, информативные и эффективные деловые электронные письма. Попробуйте сегодня!
Заключение
Вы уверены, что сможете писать лучшие деловые электронные письма? Вы должны быть. К этому моменту у вас будут навыки (и примеры деловой электронной почты), которые помогут вам создавать привлекательные электронные письма, которые создают связи. При написании деловых писем спланируйте их, прежде чем прикладывать ручку к бумаге (или палец к клавише), и всегда думайте о том, что хочет прочитать другой человек. Если вы застряли, попробуйте HIX.AI