Sayın Bay/Bayan, resmi e-postalara ilişkin kılavuzumuzu okuduğunuz için teşekkür ederiz. Size resmi e-postaların harika dünyasını göstermekten mutluluk duyarız.
Resmi e-postaların böyle olduğunu düşünebilirsiniz, ancak işler değişti. Daha kişiselleştirilmiş bir yaklaşım için “Sayın Bay/Bayan” ifadesini kaldırdık. Bu harika ama aynı zamanda profesyonel kalmalıyız.
Neden? Çünkü resmi e-postalar dünya çapında bağlantı kurmak, toplantı ayarlamak, teşekkür etmek, işleri kabul etmek, rollerden istifa etmek ve milyonlarca başka şey için kullanılıyor!
Bizler, ayrıntılar konusunda rakipsiz bir bakış açısına sahip e-posta uzmanlarıyız. Nasıl daha iyi e-posta yazılacağını öğrenmek ister misiniz? Bu kılavuz, 5 profesyonel e-posta örneği, e-posta biçiminin bir dökümü ve bazı uzman ipuçları da dahil olmak üzere bilmeniz gereken her şeyi kapsar. Örneklerimizi kullanabilir veya kendinizinkini yaratarak parçalayabilirsiniz!
Bu kılavuzda şunları ele alıyoruz:
- Resmi tebrik e-postası
- Resmi teşekkür e-postası
- Resmi fatura e-postası
- Resmi istifa e-postası
- Resmi veda e-postası
Sonunda, harika resmi e-postalar oluşturacak becerilere, deneyime ve anlayışa sahip olacaksınız!
Resmi e-posta nedir?
Resmi e-postalar tanımadığınız birine gönderilir. Yeni bir iş arkadaşı, müşteri, patron veya yeni iş için soğuk e-posta olabilir.
Resmi e-postalar %100 profesyoneldir ve kabul edilen iş mesajı formatına uygundur. Argo, şaka, günlük konuşma dili veya belirsiz terminoloji içermezler. Ve asla resmi bir e-postada komik olmaya çalışmayın!
Daha önce resmi bir e-posta yazmadıysanız endişelenmeyin! Aşağıdaki temel kılavuzumuz resmi formatı basit adımlara ayırır.
Öncelikle 5 profesyonel e-posta örneğiyle başlayalım böylece nasıl yapıldığını görebilirsiniz.
5 profesyonel e-posta örneği
Temel ilkeleri açıklamak için 5 profesyonel e-posta örneğiyle başlayabiliriz. Bu e-posta örnekleri, farklı türdeki resmi e-postaların pratik örnekleridir. Bunları kendi resmi e-postalarınızı oluşturmak için ilham kaynağı olarak kullanın.
Resmi tebrik e-postası
Tebrik e-postaları iş dünyasının olmazsa olmazıdır! Bunları yeni meslektaşlarınıza, müşterilerinize, patronlarınıza, sakinlerinize, ziyaretçilerinize ve daha fazlasına göndereceksiniz. Resmi tebrik e-postası örneğimiz basit, açık ve ilgi çekicidir; bu da en iyi ilk izlenimi yaratacağınız anlamına gelir.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Ben [ Şirketiniz ] 'de [ Adınız ] , [ Pozisyonunuz ] um. Bizimle yolculuğunuza başlarken size sıcak bir karşılama sunmak için yazıyorum. Sizi aramızda görmekten büyük heyecan duyuyoruz ve ekibimize getireceğiniz benzersiz bakış açısını sabırsızlıkla bekliyoruz.
Herhangi bir sorunuz varsa veya alışırken yardıma ihtiyacınız varsa lütfen bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin. Ekibimiz sizi desteklemek için burada ve geçişinizin olabildiğince sorunsuz olmasını sağlamaya kararlıyız.
Bir kez daha [ Şirketiniz ] 'e hoş geldiniz. Sizinle çalışma fırsatından dolayı heyecan duyuyoruz ve ortak hedeflerimize önemli katkılar sağlayacağınızdan eminiz.
Saygılarımızla,
[ Adınız ]
Resmi teşekkür e-postası
Birisi yardım edecek bir şey yaptıysa, teşekkür etme zamanıdır. Resmi e-posta teşekkür örneğimizde onu kısa tutuyoruz ve kişinin yaptığı şeyin etkisine ve önemine odaklanıyoruz. O halde gecikmeden resmi bir teşekkür e-postası örneğini burada bulabilirsiniz.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. [ Belirli bir görev veya proje ] konusundaki yardımınıza içten takdirimi ifade etmek için yazıyorum. Uzmanlığınız ve özveriniz bu başarıya büyük katkı sağladı.
Desteğiniz ve rehberliğiniz çok değerliydi; bu çabaya ayırdığınız zaman ve çaba için minnettarım. Sizin kadar bilgili ve yetenekli biriyle çalışmak gerçekten ilham verici.
Olağanüstü katkılarınız için tekrar teşekkür ederiz. Yardımınız önemli bir etki yarattı ve birlikte harika şeyler başarmaya devam edeceğimizden eminim.
Saygılarımızla,
[ Adınız ]
Resmi fatura e-postası
İşi tamamladınız, dolayısıyla ödeme almanız gerekiyor; biz de resmi fatura e-posta örneğimizle yardımcı olabiliriz. Faturalar tamamen ayrıntılarla ilgilidir; bu nedenle, her satırı kontrol ettiğinizden ve faturanızın göz ardı edilmesini veya ödenmemesini önlemek için ihtiyacınız olan tüm ayrıntıları eklediğinizden emin olun.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Tamamlanan işin faturasını resmi olarak sunmak için yazıyorum. Lütfen referans olması açısından ayrıntılı faturayı ekte bulabilirsiniz.
Lütfen faturayı inceleyin ve herhangi bir açıklama veya ek bilgiye ihtiyaç duyulursa bana bildirin. Ödenmesi gereken toplam tutar [ Tutar ] ve ödeme koşulları [ Ödeme koşulları ] şeklindedir.
Bu konuya gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederiz. Herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa lütfen bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
Saygılarımızla,
[ Adınız ]
Resmi istifa e-postası
Yani yeni bir fırsata geçmeye karar verdiniz; istifa etmeniz gerekecek. Bu resmi istifa e-postası örneği, itibarınızı korurken ve hatta geliştirirken rolünüzden ayrılmanın profesyonel bir yoludur.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Dikkatlice değerlendirip müzakere ettikten sonra, [ İstifa Tarihi ] tarihinden geçerli olmak üzere [ Şirket Adı ] şirketindeki görevimden istifa etmek gibi zor bir karar verdiğimi size bildirmek için yazıyorum.
Fırsatlar için minnettarım ve Şirkette çalıştığım süre boyunca edindiğim deneyimler. Bu kadar yetenekli bir ekiple çalışmaktan çok şey öğrendim ve meslektaşlarım ile amirlerimin sağladığı destek ve rehberliği takdir ediyorum.
Lütfen geçiş sürecine nasıl yardımcı olabileceğimi bana bildirin. Sorumluluklarımın sorunsuz bir şekilde devredilmesini sağlamaya kararlıyım ve ayrılmadan önce yarım kalmış işleri halletmek için elimden geleni yapacağım.
Anlayışınız ve desteğiniz için teşekkür ederim. Şirketin gelecekte de başarılarının devamını diliyorum.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Resmi veda e-postası
Bu resmi iyi e-posta örneği, bir görevdeki, bir şirketteki veya yetkili bir pozisyondaki son gününüzde gönderilebilir. Resmi mesajlar profesyonel ve pratiktir, dolayısıyla bu e-posta örneğine bazı örnekler veya duygular eklemek isteyebilirsiniz.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Bugünün, [ Şirket Adı ] şirketindeki bu rol/pozisyondaki son günüm olduğunu size bildirmek için yazıyorum. Resmi olarak veda etmek ve sizinle çalışma ve bu inanılmaz ekibin bir parçası olma fırsatı için en içten şükranlarımı sunmak istedim.
Burada geçirdiğim süre boyunca, özveriye ve profesyonelliğe tanık oldum. Sizden ve tüm ekipten aldığım destek ve teşvik için minnettarım.
Birlikte başardığımız işlerden ve kaydettiğimiz ilerlemeden gurur duyuyorum. Bu kadar yetenekli kişilerle çalışmak benim için bir onurdu ve bu ekibin bir parçası olmayı gerçekten özleyeceğim.
Bir sonraki macerama geçerken, size en iyi dileklerimi iletmek istiyorum. sürekli başarı ve büyüme için ekip. Lütfen iletişim halinde olun ve yardıma ihtiyacınız olursa veya herhangi bir sorunuz olursa bize ulaşmaktan çekinmeyin.
Her şey için tekrar teşekkür ederiz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Resmi e-postalar nasıl yazılır – temel kılavuz
Resmi e-posta yazmak zor görünebilir, ancak aslında basittir. Neden? Çünkü takip edilmesi gereken standart bir resmi e-posta formatı var. Evet, her şeyi yalnızca üç bölüme veya yapı taşlarına ayırabiliriz. Her bölüm, resmi bir e-posta oluşturmak için akan son bölümü takip eder.
Üç bölüm şunları içerir:
- Konu satırı
- Vücut kopya
- Oturum kapatma/sonraki adımlar
Resmi e-postaların en güzel yanı, yaratıcı ya da eğlenceli olmaya çalışmanıza gerek olmamasıdır. Aslında bu, yapmanız gerekenin tam tersidir. Resmi bir e-posta alan hiç kimse gülmeyi, gülümsemeyi veya komik bulmayı beklemez. (Bu yüzden kedinizin şakalarına, emojilerine veya görsellerine izin vermeyin!)
Resmi e-postalar etkilidir çünkü basit, açık ve kolay anlaşılırdır. Bu temel kılavuz, resmi e-posta biçimini ayrıntılı olarak açıklıyor ve size kendi şablonunuzu nasıl oluşturacağınızı gösteriyor.
Resmi e-posta konu satırı
Her şey resmi bir e-posta konu satırıyla başlar. Her e-postanın konu satırı birkaç kurala uygun olmalıdır. Konu satırları kısa, kolay anlaşılır, hedefe yönelik ve profesyonel olmalıdır.
Aslında ne kadar az kelime kullanırsanız o kadar iyi. Bunun nedeni, çoğu kişinin cep telefonlarındaki mesajlara göz atması ve uzun konu satırlarının düzgün görüntülenmemesidir.
Resmi e-posta konu satırlarının yazılması basit ve kolaydır. Biraz ilham almak istiyorsanız şunları deneyin:
- Son e-postanız için teşekkür ederiz
- (adınız)'dan selamlar
- Giriş: (adınız)
- Lütfen istifamı kabul edin
- İstifa bildirimi: (iş adı)
- Son günümde veda
Ne demek istediğimizi anladınız mı? Kişilik yok, sadece %100 profesyonel. Resmi mesajların amacı budur.
Resmi e-posta gövde kopyası
Resmi e-posta gövdesinde ayrıntılara iner ve hedef kitlenizin ilgisini çekersiniz. Resmi e-postaların en güzel yanı (örneklerimizin gösterdiği gibi) yazmanın ne kadar kolay olmasıdır.
Burada yeni bir tedarikçiden bilgi istemek için resmi bir e-posta örneği oluşturuyoruz.
Kibar bir selamlamayla başlayın. Geçmişte, tüm resmi e-postalar "Sayın Bay/Bayan" veya "Sayın (kişinin adı)" ile başlardı; ancak işler değişti. Bugün, kişinin adıyla ("Merhaba") veya bir grupla etkileşime giriyorsanız ortak bir terimle ("Merhaba, meslektaşlarım") başlamalısınız.
Tüm e-postaların uyması gereken prensiplerden biri, her şeyi ilk cümle veya paragrafta özetlemektir.
Bu resmi e-posta örneğinde bazı bilgiler isteyeceğiz.
"Benim adım (adınız). Sizinle (şirket adı) üzerinden iletişime geçiyorum ve talepte bulunmak istiyorum (ne talep etmek istiyorsanız)."
Bu basit bir mesajdır, ancak ihtiyacınız olan her şeyi yapar. E-posta örneğimize daha fazla ayrıntı ekleyebilmek için daha fazla bağlam eklemek istiyoruz.
"İşim için bilgi talep ediyorum. Alternatif tedarikçiler ararken ürünleriniz hakkında bilgi edinmek istiyoruz."
Bu harika. Şimdi tam olarak ne istediğinizi açıklayın. Tedarikçilerin taleplerinizi tamamlamasını mümkün olduğunca kolaylaştırmak için madde işaretlerini veya listeleri kullanın:
"İsteğimi tamamlamanızı mümkün olduğunca kolaylaştırmak için, ihtiyacım olan şeyleri burada listeledim: (listeyi dahil et)."
Bir şey talep eden e-postaların nasıl yazılacağı hakkında daha fazla bilgi edinin.
Resmi e-posta imzalama/sonraki adımlar
E-postanın sonunda işleri profesyonelce tamamlamak isteyeceksiniz; ancak bunu yapmadan önce bir son tarih ekleyin ve sonraki adımları belirleyin. Nasıl? Size bu e-posta örneğinin sonunu gösterelim.
"Bu talebi başka birçok tedarikçiye gönderdik ve yanıtlar için bir son tarih belirledik (son tarihi girin). Lütfen bu e-postayı aldığınızı ve bir yanıt göndermeyi planladığınızı doğrulayabilir misiniz? Herhangi bir sorunuz varsa veya Sorularınız varsa veya herhangi bir ayrıntının açıklığa kavuşturulmasını istiyorsanız (iletişim bilgilerini girin) adresinden benimle iletişime geçebilirsiniz."
Neredeyse sona yaklaştık – ama kibarca oturumu kapatmanız gerekecek.
"Yanıt gönderdiğiniz için şimdiden teşekkür ederiz. Sizinle çalışma potansiyeli nedeniyle heyecanlıyız."
Son olarak, bir imza (Çok teşekkürler, saygılarımla, vb.) ve geri kalan bilgilerinizi ekleyin. Adınızı, iş unvanınızı, iletişim bilgilerinizi ve tam imzanızı ekleyin.
Bir e-postayı profesyonelce nasıl sonlandıracağınız hakkında daha fazla bilgi edinin.
Resmi e-postalarda yapılması ve yapılmaması gerekenler
İstediğiniz sonucu elde etmenizi sağlayacak resmi e-postalar oluşturmanıza yardımcı olacak bazı yapılması ve yapılmaması gerekenleri burada bulabilirsiniz. Her şey sesinizi bulmanıza ve gürültüyü ortadan kaldıran bir mesaj iletmenize yardımcı olmakla ilgilidir.
- “Sayın Bay/Bayan” ifadesini kullanmayın. Kişinin adını kullanın.
- Asıl noktaya ulaşmak için asırları beklemeyin. İlk cümlede özetleyiniz.
- Hiçbir ayrıntıyı unutmayın. Bir mesaj oluşturmaya ve her şeyi eklediğinizi kontrol etmeye zaman ayırın.
- Senaryonun dışına çıkmayın ve formatı göz ardı etmeyin. Yukarıdaki rehberimizi takip edin.
- Şaka yapmayın veya insanları güldürmeye çalışmayın. Profesyonel bir ses tonu kullanın.
- Zaman kaybetmeyin. E-postaları mümkün olduğunca kısa tutun.
- Kendi başınıza e-posta yazmakta zorlanmayın. HIX.AI e-posta oluşturucusunu kullanın.
- Kontrol etmeden göndermeyin. Düzeltme yapın (tabii ki).
- Bir CTA eklemeyi ve sonraki adımları unutmayın. Birisine ne yapması gerektiğini söylüyormuş gibi görünmekten kaçının.
Çözüm
Okuduğunuz için teşekkürler. Saygılarımla, HIX.AI
Tamam, resmi e-posta formatı biraz değişti (çok şükür) ama yine de iş yerinde profesyonel e-postaların nasıl yazılacağını bilmeniz gerekiyor. İşte temel ilkemiz: Formata sadık kalın, tavsiyelerimize uyun ve kısa ve iş benzeri mesajlar oluşturmaya odaklanın. Eğer zorlanıyorsanız ilham almak için e-posta örneklerimize göz atın. Veya en basit, en kolay ve en etkili resmi e-postalar için dünyanın en iyi ticari yazma yapay zeka asistanı HIX.AI kullanın.