Daha önce hiç e-posta yazmadınız mı? E-posta okulu makalemizde sizi temel bilgilere geri götürüyoruz. Anlamlı bir mesaj oluşturmak için birlikte nasıl çalıştıklarını açıklamak için her bölüme bakarak e-posta formatını inceleyeceğiz.
Orada oturup şunu merak ediyorsanız: "Neden e-postaları doğru yazmayı öğrenmekle uğraşayım ki?" Bunu yapmak zorunda değilsin. Ancak resmi e-posta formatı dünya çapında oldukça evrenseldir. İşleri halletmenin yolu budur!
Bir e-postanın nasıl biçimlendirileceğini öğrenmek isteyenler için okumaya devam edin!
Uygun e-posta formatı nedir?
Her harika e-posta (ve hatta çöp olanlar bile) 4 bölümden oluşur. Bu 4 parça, mükemmel mesajı oluşturmak için güzel bir yapboz gibi bir araya gelerek birlikte çalışır.
Bunlardan birini (örneğin selamlamayı) atlarsanız okuyucunun kafası karışabilir, hatta biraz kırılabilir.
Her e-postanın 4 bölümü şunları içerir:
- E-posta konu satırı
- E-posta selamlaması
- E-posta gövde kopyasını
- E-postayla oturum kapatma/sonraki adımlar
"Yeni mesaj"ı aç'ı tıklayın ve "Kime" kutusuna bir e-posta adresi girin; evrensel olarak kabul edilen e-posta formatını kullanarak resmi İngilizce e-postamızı oluşturmaya hazırız.
E-posta konu satırı
Konu satırı, resmi e-postanızı oluşturmanın başladığı yerdir. Kötü bir konu satırı oluşturun, aynı zamanda sonu da orada bitebilir.
Konu satırları, kişinin e-postanızı açmasına bile gerek kalmadan e-postanızın ne olduğuna dair net bir anlık görüntü sağlamalıdır.
Bir fikir birliği yok, ancak en iyi ve en etkili konu satırları kısadır (5 - 7 kelime).
Bunun nedeni, çoğumuzun konu satırlarını belirli bir uzunlukta kırpacak olan e-postaları cep telefonlarımızda okuyup incelemesidir.
Konu satırı yazmak bir sanattır ve burada yerimiz sınırlıdır, ancak burada size nasıl çalıştığını gösterecek bazı konu satırı seçenekleri verilmiştir:
- Toplantı talebi – (hareketsiz tarihler)
- (Adınız) – Mülakat onayı
- Randevumuzu kaçırdığım için özür dilerim
- Katılım teyidi – (Etkinlik detayları)
- Satışları artırmak mı istiyorsunuz? İşte 5 yol!
- Bu yaygın e-posta hatalarını mı yapıyorsunuz?
- Yapay zekanın gücünü görmek ister misiniz? HIX.AI AI e-posta oluşturucuyu deneyin !
Konu satırı, e-postanızın içeriğini oluşturmada çok önemli bir rol oynar; bu nedenle, doğru şekilde yaparsanız harika bir başlangıç yapmış olursunuz.
E-posta selamlaması
Umarız e-postanızı alan kişi aç'ı tıklamıştır ve şimdi onu okumak üzeredir. Her zaman kişinin adını kullanan kişiselleştirilmiş bir selamlamayla başlamalısınız.
Aşağıdakilerden birini seçmenizi öneririz:
- "Merhaba (kişinin adı)
- "Merhaba (kişinin adı)
Neden "Sevgili" kelimesini kullanmıyorsunuz? Çünkü e-posta görgü kuralları değişti. Resmi selamlamalar için hala bir yer olmasına rağmen (bir LCV isteğine yanıt vermek gibi), bunlar artık iş yerinde yaygın olarak kullanılmamaktadır. Ayrıca "Sayın Bay/Bayan" ifadesini de aynı yere (kutuya) atabilirsiniz.
E-posta görgü kuralları ipuçları hakkında daha fazla bilgi edinin .
E-posta gövde kopyasını
Gövde kopyası mesajlarınızın özüdür.
Uzunluğu, söylemek istediğiniz şeye ve girdiğiniz ayrıntı düzeyine göre belirlenir. E-postalar tek bir cümle kadar kısa olabilir:
"Toplantı isteğinizi aldığımı ve katılabileceğimi onaylayabilirim."
Ancak, bir e-posta başvurusu yazarken, başvurduğunuz rolün ve temel becerilerinizin ana hatlarını çizerek çok daha fazla bilgi sağlamak isteyeceksiniz.
Resmi e-postanın ana metnini yazarken hatırlamanız gereken bazı önemli noktalar şunlardır:
- Her şeyi ilk bir veya iki cümlede özetleyin (eğer yapabiliyorsanız).
- Daha fazla ayrıntı eklemek için sonraki paragrafları kullanın.
- İşleri canlı ve kısa tutun, insanlara aşırı bilgi yüklemeyin.
- Uzun metin pasajlarından kaçının ve paragrafları yönetilebilir parçalara bölün.
- Metni bölmek için madde işaretlerini ve diğer yolları kullanmaktan çekinmeyin.
- İletişim bilgilerinizi unutmayın.
E-posta oturumunu kapatma/sonraki adımlar
Yukarıdaki talimatlarımızı izlediyseniz harika bir e-posta gövde kopyası oluşturmuşsunuz demektir. E-postanız yalnızca bilgi amaçlıysa (bir toplantıya katılımı onaylamak gibi), artık gönder'i tıklayabilirsiniz.
Ancak onlardan bir şey yapmalarını bekliyorsanız (size yanıt vermek, belge göndermek, katılımı onaylamak vb.), bir harekete geçirici mesaj (CTA) ekleyin. CTA'lar birisinin ne yapmasını istediğinizi açıklayan kısa ifadelerdir. Bunun gibi:
"Başvurumu aldığınızı ve istediğiniz her şeyi sağladığımı doğrulayabilir misiniz?"
Bir eylem planı öneriyorsanız, sonraki adımları belirlemek olarak adlandırdığımız bir şey varsa, bunu her zaman e-postanızın sonunda açıkça belirtin.
"Sürecin sonraki adımları (tarih girin) tarihinde gerçekleşecek görüşmeleri içeriyor."
Adınız, e-posta imzanız ve iletişim bilgilerinizin yanı sıra bir son eklemek (ilham almak için resmi e-postaların nasıl sonlandırılacağına ilişkin kılavuzumuza bakın) eklemek isteyeceksiniz.
Bu resmi e-posta yazma sürecidir!
5 resmi e-posta formatı örneği
Henüz kendi resmi e-postalarınızı yazmaya hazır değil misiniz? Problem değil! İşte profesyoneller tarafından görüntüleme keyfiniz için yazılmış 5 resmi e-posta formatı örneği. Bunlar karşılaşabileceğiniz bazı durumları kapsar ancak yine de bunları uygun şekilde düzenlemeniz, güncellemeniz ve değiştirmeniz gerekecektir.
Kesip yapıştırmayın, bunları ilham kaynağı olarak kullanın.
Resmi toplantı isteği e-postası
Yanıt almayan toplantı isteklerini yazmaktan bıktınız mı? Resmi toplantı isteği e-posta örneğimizle karşılaştırıldığında sizinkinin nasıl olduğunu görün. (Bizimki daha iyi, değil mi?)
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Yaklaşan toplantımızın planlamasını onaylamak için yazıyorum.
Önerilen programın işinize yarayıp yaramayacağını lütfen bana bildirin.
İlginiz için teşekkür ederiz.
Saygılarımızla,
[ Adınız ]
Resmi iş başvurusu e-postası
Mükemmel işi buldunuz; şimdi başvuru zamanı. Bu resmi başvuru e-postası becerilerinize odaklanır ve sizi bu iş için en iyi kişi olarak tanıtır. Git ve al!
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Yakın zamanda internette yayınlanan [ Şirket Adı ] pozisyonuna resmi olarak başvurmak için yazıyorum. Ekibinize katılma ve becerilerim ve deneyimlerimle katkıda bulunma fırsatı beni heyecanlandırıyor.
[ İlgili alanda ] 10 yılı aşkın tecrübemle, [ belirli becerilerde ] güçlü bir temel geliştirdim. Teknik uzmanlığımın, ayrıntılara olan ilgimin ve işbirliği içinde çalışma yeteneğimin beni kuruluşunuz için değerli bir varlık haline getireceğinden eminim.
İncelemeniz için özgeçmişimi ekledim. Ek bilgiye ihtiyaç duyarsanız lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
Başvurumu değerlendirdiğiniz için teşekkür ederim. Niteliklerimin pozisyonun gereklilikleriyle nasıl uyumlu olduğunu tartışma fırsatını sabırsızlıkla bekliyorum.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Resmi görüşme onay e-postası
Başvuruda başarılı oldunuz ve mülakat kontenjanını güvence altına aldınız, şimdi mesajımızla bir şampiyon gibi evet deyin. Bu resmi röportaj onay örneği ortalıkta dolaşmıyor. %100 profesyoneldir ve ödüle odaklıdır.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Yaklaşan toplantımızın zamanlamasını onaylamak için yazıyorum.
Önerilen programın işinize yarayıp yaramayacağını lütfen bana bildirin.
İlginiz için teşekkür ederiz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Resmi müşteri e-postası
Onları iyi tanımadığınız sürece, müşterilerinize her zaman resmi e-postalar oluşturmalısınız. Bazıları biraz gayri resmiliği kabul ederken, diğerleri kurallara uyma konusunda daha titiz olabilir. İşte herhangi bir müşteri veya müşteri için harika bir resmi e-posta.
Sevgili [ Alıcının Adı ] ,
Bu e-postanın sizi sağlıklı ve moralinizin yerinde bulacağına inanıyorum. Şirketinizin hizmetlerimize ve devam eden iş ilişkimize olan inancına olan minnettarlığımızı ifade etmek için yazıyorum.
Sürekli olarak benzersiz ihtiyaçlarınıza göre tasarlanmış üst düzey hizmetler sunmaya çalışıyoruz. Bunu aklımızda tutarak, şu ana kadarki deneyiminizi daha iyi anlamayı ve beklentilerinizi daha etkili bir şekilde karşılamak için hizmetlerimizi daha da geliştirebilmenin yollarını belirlemeyi amaçlıyoruz.
Geri bildirimlerinize son derece değer veriyoruz ve her türlü görüş ve gözleminizi gerçekten takdir ediyoruz. veya hizmetlerimizin tercihlerinize, gereksinimlerinize ve iş hedeflerinize uygun olmasını sağlamamıza yardımcı olacak önerileriniz.
Zamanınızın öneminin farkındayız ve beklenen işbirliğiniz ve hızlı yanıtınız için teşekkür ederiz. Hizmetlerimiz veya ortaklığımızla ilgili herhangi bir sorunuz varsa veya daha fazla bilgiye ihtiyaç duyarsanız lütfen bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
En olumlu yanıtınızı ve ortaklığımızın devamını bekliyoruz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Resmi tatil isteği e-postası
Patron biraz zor mu? Bizim de. Tatil talebinde bulunurken bu resmi örnek, talebinizi açık ve basit bir şekilde ortaya koyar. Geçtiğimiz yıl çok çalıştınız ve artık tatilinizi garantiye aldınız. Bize kartpostal göndermeyi unutmayın!
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. [ Başlangıç tarihi ] tarihinde başlayıp [ bitiş tarihi ] tarihinde sona eren [ gün sayısı ] süreyle resmi olarak tatil talebinde bulunmak için yazıyorum. [ Tatil nedeni ] olarak, yeniden şarj olmak ve gençleşmek için biraz ara vermenin benim için önemli olduğuna inanıyorum.
Yokluğumda sorumluluklarımı yerine getirmeyi kabul eden [ meslektaşımın adı ] ile konuştum. Bekleyen tüm görevlerin tamamlandığından emin olacağım ve devam eden projeler için ayrıntılı talimatlar vereceğim.
Tatil talebimi onaylamadan önce herhangi bir endişeniz varsa veya ek bilgiye ihtiyacınız varsa lütfen bana bildirin. Sorunsuz bir iş akışı sürdürmenin önemini anlıyorum ve herhangi bir aksaklığın en aza indirildiğinden emin olacağım.
Bu konuya gösterdiğiniz ilgi ve isteğimi dikkate aldığınız için teşekkür ederim. Hızlı yanıtınızı sabırsızlıkla bekliyorum.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Profesyonel e-posta biçimini kullanmam gerekiyor mu?
HAYIR! İstediğini yapabilirsin. Ayrıca uçağın yan duvarından atlayıp yolda yürüyebilirsiniz veya uçuşun ortasında yolcu kapısını açmaya çalışabilirsiniz.
Profesyonel e-posta formatı evrensel olarak yapılan şey olarak kabul edilir. Resmi e-posta formatının harika yanı, e-posta yazmayı kolaylaştırmasıdır. Komik olmanıza, yaratıcı olmanıza veya herhangi bir yerden ilham almanıza gerek yok; yalnızca kurallara bağlı kalın.
Ayrıca profesyonel e-posta formatının tüm dünyaya yayıldığını göreceksiniz. İngilizce uluslararası iş dili olsa da, resmi format tüm dillerde yazan insanlar tarafından kullanılır.
Bu blogun size resmi mesajları doğru e-posta biçiminde yazmanın ne kadar kolay olduğunu gösterdiğini umuyoruz. Hala biraz daha desteğe ihtiyacınız varsa HIX.AI e-posta uzmanlarının sunduğu 5 profesyonel ipucuna göz atın.
Bir e-postanın nasıl biçimlendirileceğine ilişkin 5 profesyonel ipucu
- Bir şablon oluşturun - Herhangi bir şeyi kaçırmaktan endişeleniyorsanız bir şablon oluşturun. Kendi şablonunuzu oluşturmak için Word, Google Dokümanlar veya başka herhangi bir üretkenlik yazılımını kullanabilirsiniz. Daha sonra e-posta yazmanız gerektiğinde format üzerinde çalışabilirsiniz. Sonunda, %100 doğru biçimlendirilmiş son, resmi e-postanız karşınızda.
- Kişisel olmayan hale getirin – Tamam, yani kişinin adıyla başlamalısınız, ancak bundan sonra çok fazla bir şey yapmanıza gerek yok. Büyük teşekkürlerden veya uzun özürlerden kaçının, bu bir iş ve bu insanlar arkadaşınız değil. Eğer öyleyse, onlara resmi e-postalar göndermeyin.
- Aktif sesle yazın – Çok fazla iş e-postası pasif sese yapışıyor. Bu, zaman ve yer israfına neden olur ve aslında istediğiniz sonucu alma şansınızı azaltabilir. "(İş adı) rolüne başvuruyorum", "Bir rolün reklamını gördüm ve başvuru yapmayı düşünüyordum" ifadesinden çok daha iddialıdır. Hangi kişiyle röportaj yapmayı ve işe almayı tercih edersiniz?
- Cesur olun (sonuçta bu bir iş) – Kimse istediğini söylemeyen birine saygı duymaz. Aynı prensip e-postalarınız için de geçerlidir. Ne istediğiniz konusunda kendinize güvenin, cesur olun ve net olun. Resmi format, taleplerinizi netleştirmek için ideal yapıyı sağlar. Açık sözlü olmak kaba olmak anlamına gelmez.
- HIX.AI E-posta Yazarını Kullanın – Profesyoneller başarılıdır çünkü her görevi tamamlamanın en uygun yolunu bulurlar. Resmi e-postaları yazmak için çok mu zaman harcıyorsunuz? HIX.AI AI e-posta oluşturucunun bunu sizin için yapmasına izin verin. Bu profesyonel ve güçlü yapay zeka yazma programı, saniyeler içinde %100 doğru ve etkili e-postalar oluşturabilir.
Çözüm
Resmi e-postalar en usta yazarı ve mükemmel profesyoneli bile şaşırtabilir. Ancak dili ortadan kaldırın ve takip edilmesi kolay ve basit bir e-posta biçimiyle baş başa kalırsınız. Konu satırıyla başlayın ve mesajlarınızı oradan oluşturun. Aktif bir ses kullanın, taleplerinizi ifade edin ve iş hayatınızda cesur olun. Başarılı resmi e-postalar yazmanın sırrı budur.