Faturalar iş dünyasının gidişatını sağlayan şeydir. İşi yaparsın, faturayı gönderirsin ve hemen ödemeni alırsın, değil mi? Teori bu; ancak her zaman bu şekilde çalışmıyor. Ödeme konusunda her zaman insanlara güvenemezsiniz, ancak saf altın fatura e-postaları size ödeme yapılmasında güçlü bir rol oynayabilir!
Peki fatura e-postası nasıl yazılır? Size göstereceğiz. Bu kılavuzda size sık karşılaşılan durumlar için 5 fatura e-posta şablonu sunuyoruz:
- Yeni müşteriye ilk fatura e-postası
- Hatırlatma fatura e-postası
- Kısa e-posta faturası
- Resmi fatura e-postası
- Ayrıntılı fatura e-postası
Aceleniz varsa bu fatura e-postası örneklerini kopyalayıp yapıştırabilirsiniz ancak biz fatura e-posta biçiminin ana hatlarını çiziyoruz ve bir şablon oluşturmak için birlikte çalışıyoruz. Borçlu olduğunuz parayı alacağınızı garanti edemeyiz ancak fatura e-postalarımızı kullanarak en iyi şansa sahip olursunuz.
Bize parayı göster!
Fatura e-postaları nedir?
Fatura e-postaları size para kazandıran mesajlardır. Bu kadar basit. Bir hizmet sunduğunuzda, bir ürün sağladığınızda veya bir projeyi tamamladığınızda ödemeniz bir faturayla yapılır.
Fatura e-postaları fatura değildir. Ancak bu, önemli bilgileri göz ardı edebileceğiniz anlamına gelmez.
Aslında birçok fatura e-postası, üç kritik bilgiyi içermediği için insanları harekete geçirmekte başarısız oluyor.
- Fatura neleri kapsıyor
- Ne kadar borcun var
- Son ödeme tarihi
Bu üç şeyin her birini fatura e-postalarınıza dahil ettiğinizden emin olmak, ödeme almanıza yardımcı olacaktır.
Ayrıca bunların düzgün bir şekilde yapılandırıldığından, profesyonel olduğundan ve asıl noktaya ulaştıklarından emin olmanız gerekir.
İşte bunu nasıl başaracağınızı görebilmeniz için 5 fatura e-posta örneği.
5 fatura e-posta örneği
Yalnızca tek bir fatura örneği olacağını sanıyorsunuz ama yanılıyorsunuz. Aslında, çeşitli durumları kapsayan, göndermeniz gerekebilecek çeşitli fatura e-postası türleri vardır. Yeni bir tedarikçiye gönderilen ilk e-postayı, bir fatura hatırlatıcısını ve ayrıntılı bir faturayı ele alacağız.
Yeni müşteriye ilk fatura e-postası
Ahh, o yeni müşteri hissi! Yeni bir müşteri veya müşteriye kaydolduysanız ilk fatura e-postasını doğru şekilde almanız çok önemlidir. Tüm ayrıntıları (sağlanan hizmetler, maliyetler, ödeme ayrıntıları ve son tarihler) eklediğinizden emin olmanız gerekecektir. Bu örnekte bununla nasıl başa çıktığımızı görün.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Hizmetlerimizi seçtiğiniz için teşekkür ederiz! Size ilk faturanızın ayrıntılarını vermekten mutluluk duyuyoruz.
Sağlanan Hizmetler:
- [ Sağlanan hizmetlerin ayrıntılı açıklaması ]
Maliyetler:
- [ Maliyetlerin ve fiyatlandırmanın dökümü ]
Ödeme detayları:
- Ödeme tutarı: [ Tutar ] - Ödeme yöntemi: [ Ödeme yöntemi ] - Son ödeme tarihi: [ Vade tarihi ]
Lütfen ödemenin belirtilen son tarihe kadar yapıldığından emin olun. Herhangi bir sorunuz varsa veya daha fazla açıklamaya ihtiyacınız varsa bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
İş birliğin için teşekkürler.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Hatırlatma fatura e-postası
Ödeme yapılmadı mı? Hatırlatma faturası gönderin. Bu örnek, birisine size borçlu olduğunu hatırlatmak gibi zorlu bir görevi ele alıyor. Duygulardan kaçının ve gerçeklere odaklanın. Asla özür dilemeyin veya geri adım atmayın.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Bu, [ Ürün/Hizmet ] faturasının hâlâ ödenmemiş olduğunu belirten dostça bir hatırlatmadır. Ödemenin vadesi [ Son Tarih ] tarihindeydi.
Ödenmemiş [ Tutar ] tutarını mümkün olan en kısa sürede kapatmanızı rica ederiz. Referansınız için fatura ektedir.
Ödemeyle ilgili herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa lütfen bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin. İşinize değer veriyoruz ve bu konuyla hemen ilgilendiğiniz için teşekkür ederiz.
İş birliğin için teşekkürler.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Kısa e-posta faturası
Neden kısa fatura göndermelisiniz? Müşteriyi iyi tanıyorsanız veya düzenli ödeme talep ediyorsanız buradaki boşlukları doldurup gönder tuşuna basabilirsiniz. Aşinalığınız, arkadaş canlısı olabileceğiniz ve bazı formalitelerden vazgeçebileceğiniz anlamına gelir.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Son hizmetlerimizin faturasını size sunmak için yazıyorum.
Ödenmesi gereken toplam tutara ilişkin faturayı ekte bulabilirsiniz. Bu konuyla ilgili herhangi bir sorunuz varsa veya daha fazla yardıma ihtiyacınız varsa lütfen bana bildirin.
İlginiz ve hızlı ödemeniz için teşekkür ederiz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Resmi fatura e-postası
Bu fatura örneği %100 resmidir ve işlevleri ve formatı harfiyen takip etmektedir. Tüm kutuları işaretleyen standart bir fatura şablonu arıyorsanız işte bu kadar.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Yaklaşan toplantımızın zamanlamasını onaylamak için yazıyorum.
Önerilen programın işinize yarayıp yaramayacağını lütfen bana bildirin.
İlginiz için teşekkür ederiz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Ayrıntılı fatura e-postası
Çok sayıda ürün veya hizmet sağladıysanız faturanızda ayrıntılara girmeniz gerekir. Bu örnekte, ne yaptığınızı veya sağladığınız şeyi ve ödenmesi gereken bedeli tam olarak açıklamak için madde işaretleri kullanılmaktadır.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Bu e-postanın ekinde lütfen sunduğumuz ürün/hizmetlere ilişkin ayrıntılı faturayı bulabilirsiniz. Aşağıda ilgili ayrıntılar verilmiştir:
- Ürün/Hizmet 1: [ Açıklama ] - [ Fiyat ]
- Ürün/Hizmet 2: [ Açıklama ] - [ Fiyat ]
- Ürün/Hizmet 3: [ Açıklama ] - [ Fiyat ]
Toplam Tutar: [ Toplam Fiyat ]
Lütfen faturayı inceleyin ve herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa bize bildirin. Ödeme, belirtilen ödeme yöntemleri kullanılarak [ Son Tarih ] tarihine kadar yapılmalıdır. Bu konuya gösterdiğiniz acil ilgi için teşekkür ederiz.
Devam eden desteğiniz için teşekkür ederiz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Fatura e-postaları nasıl yazılır – uzman kılavuzu
Fatura e-postaları temel olarak ödeme talepleridir, ancak bunu farklı şekilde oynamak istersiniz.
Sadece ek olarak bir fatura göndermek yerine, onu olumlu bir şekilde tanıtmanız, onlara iltifat etmeniz ve ödeme ayrıntılarını ve tüm şart ve koşulları açıkça belirtmeniz gerekir.
Bütün bu çabadan neden rahatsız oluyorsunuz? İş hayatında ilişkiler önemlidir ve onları kurmak için her türlü çabayı göstermelisiniz. Ayrıca, olumlu ve dostane bir fatura e-postasının, kaba bir talepten daha hızlı bir şekilde ele alınması daha olasıdır.
Sonuç olarak, samimi ve ayrıntılı fatura isteği e-postaları göndermek size daha hızlı ödeme yapmanızı sağlayacaktır.
ve seni arkadaş edineceğim.
Peki nereden başlayacaksınız? Fatura e-postasını 3 parçaya ayırdık:
- Fatura e-postası konu satırı
- Vücut kopya
- Oturum kapatma/sonraki adımlar
Her e-posta harika bir konu satırıyla başlar; bu uzman kılavuzunda biz de öyle.
Fatura e-postası konu satırı
Hiç kimse fatura konu satırlarınızın esprili, eğlenceli veya arkadaş canlısı olmasını beklemiyor. Bekledikleri şey ayrıntılar ve tarihler, ancak "ödeme talebi" değil.
Bunun bir fatura olduğunu açıklamak isteyeceksiniz, böylece hızlı bir şekilde dosyalanabilir veya doğru kişiye iletilebilir. Şirket adınızı, fatura numaranızı ve ödeme tarihini ekleyebilirsiniz.
İncelenecek bazı örnek fatura e-postası konu satırları şunlardır:
- Fatura – (Firma adı) – (Tarih)
- Fatura (Numara) – (Firma Adı) – (Tarih)
- Lütfen en son faturamızı bulun
- Son fatura – (Şirket adı)
- Fatura hatırlatıcısı – Lütfen ödemenizi yapabilir misiniz?
- (Firma Adı) – Fatura (Numara) –
- Sipariş numarasının faturası (numarayı girin)
- (Sipariş numarası) – Fatura – Tarih
Dikkat edilmesi gereken olumlu nokta, faturalarınız için bir stil belirledikten sonra onları tekrar değiştirmenize gerek olmamasıdır. Aynısını tekrar tekrar kullanabilirsiniz (ve kullanmalısınız).
Sonuç!
Fatura e-postasının gövde kopyası
Faturanız açıldı, bu harika bir başlangıç. Daha sonra faturanın neleri kapsadığını, ödeme koşullarını, tarihlerini ve tutarlarını belirlememiz gerekiyor. Ancak önce bir ad kullanarak kişiselleştirilmiş bir selamlamayla başlayın.
"Merhaba (kişinin adı),"
Fatura e-postaları, yazılmalarını kolaylaştıran standart bir yapıyı takip eder. Şablonumuzu oluştururken aşağıda bunun üzerinde çalışacağız, ancak burada size ödeme alacak e-postaları yazmanın 4 adımlı süreci anlatılmaktadır:
- Kendinizi tanıtın (ve merhaba deyin!)
- Bunun bir fatura olduğunu açıklayın
- Ayrıntıları sağlayın (hizmetleri veya ürünleri ve fiyatlarını listeleyin)
- Standart şartları belirleyin
Fatura e-postalarınızı oluşturmaya hazır mısınız?
- Kendinizi tanıtın (ve merhaba deyin!)
"Benim adım (sizin adınız) ve sizinle (şirket adı) adresinden iletişime geçiyorum. Sizinle çalışmak bizim için bir zevkti!"
Şunlar hakkında bilgi edinin: Bir e-postada kendinizi nasıl tanıtabilirsiniz?
- Bunun bir fatura olduğunu açıklayın
"Hizmetlerimiz/ürünlerimiz için faturamızla (ekte) sizinle iletişime geçiyorum. Her şeyin ayrıntısını faturada bulabilirsiniz."
- Ayrıntıları sağlayın (hizmetleri veya ürünleri ve fiyatlarını listeleyin)
"Mümkün olduğu kadar kolaylaştırmak için bunları da aşağıda listeledim. (Listeyi ekleyin). Ödeme için ödenmesi gereken toplam tutar ($$$)."
- Standart şartları belirleyin
"Standart ödeme koşullarımız 28 gündür (ya da 7 gün ya da 60 gün ya da ne kullanırsanız kullanın!)."
Bu mükemmel bir fatura e-posta şablonuna dönüşüyor. Şimdi bir sonraki adımlarımızla işleri tamamlayıp imza atmalıyız.
Fatura e-postası imzalama/sonraki adımlar
Fatura e-postanızı göndermeye neredeyse hazırsınız ancak eklemeniz gereken birkaç şey kaldı. Öncelikle e-postanızın teslim edildiğinden emin olmak isteyeceksiniz; bu nedenle onay isteyin ve ayrıntıları kontrol etmelerini isteyin.
"Lütfen bu fatura e-postasını aldığınızı doğrulayabilir misiniz? Tüm ayrıntıları kontrol edip herhangi bir sorun olması durumunda bana geri dönerseniz çok sevinirim."
Zamanında yanıt alamazsanız, bir takip e-postası göndermeyi düşünün (buna nasıl yaklaşabileceğinizi gösteren yukarıdaki örneklerimize bakın!). Şimdi minnettarlığınızı ifade edin ve fatura e-postasını olumlu bir notla sonlandırın.
"Sizinle çalışmak harikaydı ve (şirket adı) olarak hepimiz olumlu ilişkimizi sürdürmeyi umuyoruz."
Mükemmel! Şimdi bir imza, adınızı, imzanızı ve iletişim bilgilerinizi ekleyerek bitirelim.
"Çok teşekkürler" gayet iyi.
Az önce ilk fatura e-postanızı yazdınız...!
Haydi ödeme alalım – fatura e-postalarında yapılması ve yapılmaması gerekenler
Bir fatura e-postasıyla olabilecek en kötü şey nedir? Göz ardı edildiğini. Bu, alınıp alınmadığı konusunda endişelenmeniz ve size ödeme yapılmayacağından endişe duymanız anlamına gelir.
Fatura e-postalarını yazarken çok fazla kişi yaygın hatalar yapıyor. Öyle varsayıyorlar
Fatura e-postalarınızın her zaman sonuç almasını sağlamak için bazı yapılması ve yapılmaması gerekenler şunlardır!
- Kişinin adını kullanın. "Sayın Bay/Bayan" gibi eski moda bir giriş kullanmayın. Modası geçmiş ve gereksiz.
- Sıcak bir karşılama sağlayın. Ödeme talep ederek işe başlamayın!
- Dost canlısı olmaya çalışın. Aşırı resmi görünmeyin.
- Her şeyi listeleyin. Yalnızca bir eklenti eklemeyin.
- Ödeme tutarını ve ödeme tarihini ekleyin. Hiçbir ayrıntıyı dışarıda bırakmayın.
- Fatura e-postasının teslim edildiğinin onayını isteyin. Hiçbir şeyi varsaymayın.
- Bir takip planlayın. Fatura hatırlatmalarını son dakikaya bırakmayın.
- Bir format geliştirin ve onu tutarlı bir şekilde kullanın. Her göndermeniz gerektiğinde yeni bir fatura e-postası oluşturmayı boşa harcamayın.
- Her e-postayı düzeltin ve kontrol edin. Kendinize (veya çevrimiçi editörlere) güvenmeyin.
- Saniyeler içinde net fatura e-postaları oluşturan güçlü e-posta oluşturma aracı olan HIX.AI E-posta oluşturucuyu deneyin. Kimseyi hedef almayan robotik metinler üreten düşük kaliteli alternatifleri denemeyin.
Çözüm
Fatura e-postaları tamamen parayla ilgilidir. Elbette, parayı ŞİMDİ istediğinizi belirtebilirsiniz; ancak ödeme almanın anahtarı kibar olmak ve asla ısrarcı olmamaktır. En etkili fatura e-postaları sıcak, samimi ve her ayrıntıyı içeren e-postalardır. Evet, yazmaları biraz daha uzun sürebilir ancak sonuç, ödeme alma şansının artmasıdır ve biz buna değer olduğunu düşünüyoruz.