الفواتير هي ما يجعل عالم الأعمال يدور. أنت تقوم بالمهمة، وترسل الفاتورة، وتحصل على الدفع على الفور، أليس كذلك؟ هذه هي النظرية، لكنها لا تعمل دائمًا بهذه الطريقة. لا يمكنك دائمًا الاعتماد على الأشخاص لسداد المبالغ، ولكن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفاتورة المصنوعة من الذهب الخالص يمكن أن تلعب دورًا قويًا في حصولك على أموالك!
إذًا، كيف تكتب فاتورة بالبريد الإلكتروني؟ نحن ذاهبون لتظهر لك. في هذا الدليل، نقدم لك 5 نماذج للبريد الإلكتروني للفواتير للمواقف الشائعة:
- إرسال الفاتورة الإلكترونية الأولى إلى العميل الجديد
- تذكير الفاتورة عبر البريد الإلكتروني
- فاتورة قصيرة عبر البريد الإلكتروني
- البريد الإلكتروني الرسمي للفاتورة
- البريد الإلكتروني الفاتورة التفصيلية
إذا كنت في عجلة من أمرك، يمكنك نسخ ولصق أمثلة البريد الإلكتروني الخاصة بالفاتورة، ولكننا نحدد تنسيق البريد الإلكتروني للفاتورة ونعمل معًا لإنشاء نموذج. لا يمكننا ضمان حصولك على الأموال المستحقة لك، ولكن لديك أفضل فرصة باستخدام رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفواتير.
تبين لنا المال!
ما هي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفاتورة؟
رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفاتورة هي رسائل تدر عليك المال. بكل بساطة. عندما تقدم خدمة، أو تقدم منتجًا، أو تكمل مشروعًا، ستدفع لك فاتورة.
رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفاتورة ليست فواتير. لكن هذا لا يعني أنه يمكنك تجاهل المعلومات الأساسية.
في الواقع، تفشل العديد من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفواتير في حث الأشخاص على التصرف لأنها لا تتضمن ثلاث أجزاء من المعلومات المهمة.
- ما تغطيه الفاتورة
- كم هو المستحق
- الموعد الاخير للدفع
إن التأكد من تضمين كل من هذه الأشياء الثلاثة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بفواتيرك سيساعدك في الحصول على أموال.
ستحتاج أيضًا إلى التأكد من أنها منظمة بشكل صحيح واحترافي وتصل إلى صلب الموضوع.
فيما يلي 5 نماذج للفواتير عبر البريد الإلكتروني حتى تتمكن من معرفة كيفية تحقيق ذلك.
5 عينات من فاتورة البريد الإلكتروني
قد تظن أنه سيكون هناك نموذج فاتورة واحد فقط، لكنك مخطئ. في الواقع، هناك عدة أنواع من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفواتير التي قد تحتاج إلى إرسالها لتغطية مجموعة من المواقف. سنقوم بتغطية أول رسالة بريد إلكتروني إلى مورد جديد، وتذكير بالفاتورة، وفاتورة متعمقة.
إرسال الفاتورة الإلكترونية الأولى إلى العميل الجديد
آه، هذا الشعور العميل الجديد! إذا قمت بتسجيل عميل أو عميل جديد، فمن المهم أن تحصل على أول فاتورة عبر البريد الإلكتروني بشكل صحيح. ستحتاج إلى التأكد من تضمين كافة التفاصيل (الخدمات المقدمة، والتكاليف، وتفاصيل الدفع، والمواعيد النهائية). انظر كيف نتعامل مع ذلك في هذه العينة.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
شكرا لاختيارك خدماتنا! يسعدنا أن نقدم لك تفاصيل فاتورتك الأولى.
تقديم خدمات:
- [ وصف تفصيلي للخدمات المقدمة ]
التكاليف:
- [ توزيع التكاليف والتسعير ]
بيانات الدفع:
- مبلغ السداد: [ المبلغ ] - طريقة الدفع: [ طريقة الدفع ] - تاريخ استحقاق السداد: [ تاريخ الاستحقاق ]
يرجى التأكد من أن الدفع يتم في الموعد النهائي المحدد. إذا كانت لديك أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى مزيد من التوضيح، فلا تتردد في التواصل معنا.
شكرا لتعاونكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
تذكير الفاتورة عبر البريد الإلكتروني
لم يتم الدفع؟ إرسال فاتورة تذكير. تتناول هذه العينة المهمة الصعبة المتمثلة في تذكير شخص ما بأنه مدين لك بالمال. تجنب الانفعالات، وركز على الحقائق. لا تعتذر أو تتراجع أبدًا.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. هذا تذكير ودي بأن فاتورة [ المنتج/الخدمة ] لا تزال معلقة. كان الدفع مستحقًا في [ تاريخ الاستحقاق ] .
نرجو منك تسوية المبلغ المستحق وهو [ المبلغ ] في أقرب وقت ممكن. مرفق الفاتورة للرجوع إليها.
إذا كان لديك أي أسئلة أو استفسارات بخصوص الدفع، فلا تتردد في الاتصال بنا. نحن نقدر عملك ونقدر اهتمامك الفوري بهذه المسألة.
شكرا لتعاونكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
فاتورة قصيرة عبر البريد الإلكتروني
لماذا ترسل فاتورة قصيرة؟ إذا كنت تعرف العميل جيدًا أو تطلب دفعة منتظمة، فيمكنك فقط ملء الفجوات هنا والضغط على زر الإرسال. إن معرفتك تعني أنه يمكنك أن تكون ودودًا وتتخلى عن بعض الإجراءات الشكلية.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أكتب إليكم لتزويدكم بفاتورة خدماتنا الأخيرة.
تجدون مرفقا الفاتورة بإجمالي المبلغ المستحق. يرجى إبلاغي إذا كانت لديك أي استفسارات أو كنت بحاجة إلى أي مساعدة إضافية في هذا الشأن.
أشكركم على اهتمامكم والدفع الفوري الخاص بك.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
البريد الإلكتروني الرسمي للفاتورة
نموذج الفاتورة هذا رسمي 100% ويتبع الوظائف والشكل حرفيًا. إذا كنت تبحث عن قالب فاتورة قياسي يفي بجميع المتطلبات، فهذا هو القالب المناسب لك.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أكتب إليكم لتأكيد جدول اجتماعنا القادم.
يرجى إعلامي إذا كان الجدول الزمني المقترح مناسبًا لك.
شكرًا لكم على اهتمامكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
البريد الإلكتروني الفاتورة التفصيلية
إذا كنت قد قدمت الكثير من المنتجات أو الخدمات، فسوف تحتاج إلى إدخال التفاصيل في فاتورتك. يستخدم هذا النموذج نقاطًا نقطية لتوضيح ما قمت به أو قدمته بدقة والسعر الذي يجب دفعه.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
مرفق بهذه الرسالة الإلكترونية، تجدون الفاتورة التفصيلية للمنتجات/الخدمات التي قدمناها. وفيما يلي التفاصيل ذات الصلة:
- المنتج/الخدمة 1: [ الوصف ] - [ السعر ]
- المنتج/الخدمة 2: [ الوصف ] - [ السعر ]
- المنتج/الخدمة 3: [ الوصف ] - [ السعر ]
المبلغ الإجمالي: [ السعر الإجمالي ]
يرجى مراجعة الفاتورة وإعلامنا إذا كان لديك أي أسئلة أو استفسارات. يجب أن يتم الدفع بحلول [ تاريخ الاستحقاق ] من خلال طرق الدفع المتوفرة. نحن نقدر اهتمامك الفوري بهذه المسألة.
شكرا لدعمكم المتواصل.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفاتورة – دليل الخبراء
رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفاتورة هي في الأساس طلبات للدفع، لكنك تريد تشغيلها بشكل مختلف.
بدلاً من مجرد إرسال فاتورة كمرفق، ستحتاج إلى تقديمها بشكل إيجابي، والثناء عليهم، والإشارة بوضوح إلى تفاصيل الدفع وأي شروط وأحكام.
لماذا تهتم بكل هذا الجهد؟ في العمل، العلاقات مهمة، ويجب عليك بذل كل جهد لبنائها. بالإضافة إلى ذلك، من المرجح أن يتم التعامل مع الفاتورة الإيجابية والودية عبر البريد الإلكتروني بسرعة أكبر من التعامل مع الطلب الفظ.
خلاصة القول هي أن إرسال رسائل بريد إلكتروني ودية وتفاصيل طلب الفاتورة سوف تحصل على أموالك بشكل أسرع
وجعل لكم أصدقاء.
إذن، أين تبدأ؟ لقد قمنا بتقسيم رسالة الفاتورة الإلكترونية إلى 3 أجزاء:
- سطر موضوع الفاتورة الإلكترونية
- نسخة الجسم
- تسجيل الخروج/الخطوات التالية
تبدأ كل رسالة بريد إلكتروني بموضوع رائع - وهذا ما نفعله أيضًا في دليل الخبراء هذا.
سطر موضوع الفاتورة الإلكترونية
لا أحد يتوقع أن تكون سطور موضوع فاتورتك بارعة أو مضحكة أو ودية. ما يتوقعونه هو التفاصيل والتواريخ، وليس "طلب الدفع".
ستحتاج إلى توضيح أن هذه فاتورة، بحيث يمكن تقديمها بسرعة أو إرسالها إلى الشخص المناسب. يمكنك إضافة اسم شركتك ورقم الفاتورة وتاريخ الدفع.
فيما يلي بعض نماذج موضوعات البريد الإلكتروني الخاصة بالفاتورة التي يجب مراجعتها:
- الفاتورة – (اسم الشركة) – (التاريخ)
- الفاتورة (الرقم) – (اسم الشركة) – (التاريخ)
- يرجى الاطلاع على أحدث فاتورة لدينا
- أحدث فاتورة – (اسم الشركة)
- تذكير الفاتورة – من فضلك هل يمكنك إجراء الدفع
- (اسم الشركة) – الفاتورة (الرقم) –
- فاتورة الطلب رقم (أدخل الرقم)
- (رقم الطلب) – الفاتورة – التاريخ
أحد الأشياء الإيجابية التي يجب ملاحظتها هو أنه بمجرد إنشاء نمط لفواتيرك، فلن تحتاج إلى تغييره مرة أخرى. يمكنك (ويجب عليك) إعادة استخدام نفس الشيء مرارًا وتكرارًا.
نتيجة!
نسخة نصية من البريد الإلكتروني للفاتورة
لقد تم فتح فاتورتك، وهي بداية رائعة. بعد ذلك، نحتاج إلى تحديد ما تغطيه الفاتورة وشروط الدفع والتواريخ والمبالغ. لكن أولاً، ابدأ بتحية شخصية باستخدام الاسم الأول.
"مرحبًا (اسم الشخص)،"
تتبع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفاتورة بنية قياسية، مما يجعلها سهلة الكتابة. سنعمل على حل هذه المشكلة أدناه أثناء بناء القالب الخاص بنا، ولكن إليك عملية مكونة من 4 خطوات لكتابة رسائل البريد الإلكتروني التي ستدفع لك المال:
- قدم نفسك (وقل مرحبًا!)
- اشرح أن هذه فاتورة
- تقديم التفاصيل (قائمة الخدمات أو المنتجات وأسعارها)
- ضع الشروط القياسية
هل أنت جاهز لإنشاء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بفواتيرك؟
- قدم نفسك (وقل مرحبًا!)
"اسمي (اسمك)، وأنا أتواصل معك من (اسم الشركة). لقد كان من دواعي سرورنا العمل معك!"
تعرف على: كيف تقدم نفسك في البريد الإلكتروني؟
- اشرح أن هذه فاتورة
"أتواصل معك بشأن الفاتورة (المرفقة) لخدماتنا/منتجاتنا. يمكنك العثور على تفاصيل كل شيء في الفاتورة."
- تقديم التفاصيل (قائمة الخدمات أو المنتجات وأسعارها)
"لتسهيل الأمر قدر الإمكان، قمت أيضًا بإدراجها أدناه. (أدخل القائمة). إجمالي المبلغ المستحق للدفع هو ($$$)."
- ضع الشروط القياسية
"شروط الدفع القياسية لدينا هي 28 يومًا (أو 7 أيام، أو 60 يومًا، أو أي شيء تستخدمه!)."
يتحول هذا إلى قالب بريد إلكتروني ممتاز للفاتورة. نحتاج الآن إلى تقريب الأمور بخطواتنا التالية وتسجيل الخروج.
تسجيل الخروج من البريد الإلكتروني للفاتورة/الخطوات التالية
أنت جاهز تقريبًا لإرسال فاتورتك عبر البريد الإلكتروني، ولكن هناك بعض الأشياء المتبقية التي يجب تضمينها. أولاً، ستحتاج إلى التأكد من تسليم بريدك الإلكتروني - لذا اطلب التأكيد واطلب منهم التحقق من التفاصيل.
"من فضلك، هل يمكنك تأكيد أنك تلقيت هذه الفاتورة عبر البريد الإلكتروني؟ وسأكون ممتنًا لو أمكنك التحقق من جميع التفاصيل والرد علي في حالة وجود أي مشكلات."
إذا لم تتلق ردًا في الوقت المناسب، ففكر في إرسال بريد إلكتروني للمتابعة (راجع نماذجنا أعلاه حول كيفية التعامل مع ذلك!). الآن، أعرب عن امتنانك وأنهي رسالة الفاتورة الإلكترونية بملاحظة إيجابية.
"لقد كان العمل معك رائعًا، ونأمل جميعًا في (اسم الشركة) أن نواصل علاقتنا الإيجابية."
ممتاز! لننتهي الآن من إضافة تسجيل الخروج واسمك وتوقيعك وتفاصيل الاتصال.
"شكرا جزيلا" على ما يرام.
لقد قمت للتو بكتابة أول فاتورة بالبريد الإلكتروني...!
دعونا نحصل على أموالنا - ما يجب فعله وما لا يجب فعله في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفاتورة
ما هو أسوأ شيء يمكن أن يحدث مع فاتورة البريد الإلكتروني؟ أنه تم تجاهله. وهذا يعني أنك لا تزال تشعر بالقلق بشأن ما إذا كان قد تم استلامها وتشعر بالقلق من أنك لن تحصل على أموالك.
يرتكب الكثير من الأشخاص أخطاء شائعة عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفاتورة. إنهم يفترضون ذلك
فيما يلي بعض ما يجب فعله وما لا يجب فعله لضمان حصول رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بفواتيرك على نتائج دائمًا!
- استخدم الاسم الأول للشخص. لا تستخدم مقدمة قديمة الطراز مثل "سيدي العزيز/سيدتي". انها قديمة وغير ضرورية.
- لا تقدم الترحيب الحار. لا تبدأ بالمطالبة بالدفع!
- حاول أن تكون ودودًا. لا تبدو رسميًا بشكل مفرط.
- هل قائمة كل شيء. لا تقم فقط بإضافة مرفق.
- قم بتضمين مبلغ الدفع وتاريخ الدفع. لا تترك أي تفاصيل.
- اطلب تأكيد تسليم الفاتورة عبر البريد الإلكتروني. لا تفترض أي شيء.
- هل جدولة المتابعة. لا تترك تذكير الفاتورة حتى اللحظة الأخيرة.
- قم بتطوير التنسيق واستخدامه باستمرار. لا تهدر إنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة للفاتورة في كل مرة يتعين عليك إرسال واحدة فيها.
- قم بالتدقيق والتحقق من كل بريد إلكتروني. لا تثق بنفسك (أو بالمحررين عبر الإنترنت).
- جرب HIX.AI Email generator، وهي أداة قوية لإنشاء البريد الإلكتروني تقوم بإنشاء رسائل بريد إلكتروني واضحة للفاتورة في ثوانٍ. لا تجرب البدائل ذات الجودة الرديئة التي تنتج نصًا آليًا لا يستهدف أحدًا.
خاتمة
رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفاتورة تدور حول المال. بالتأكيد، يمكنك القول أنك تريد المال الآن - ولكن مفتاح الحصول على المال هو أن تكون مهذبًا ولا تلح أبدًا. رسائل البريد الإلكتروني الأكثر فاعلية للفواتير هي رسائل دافئة وودية وتتضمن كل التفاصيل. نعم، يمكن أن يستغرقوا وقتًا أطول قليلاً في الكتابة، ولكن النتيجة هي فرصة أفضل للحصول على أموال - ونعتقد أن الأمر يستحق ذلك.