简体中文

HIX AI Writer
ArticleGPT
BrowserGPT
工具
价格
首页 > 电子邮件 > 如何编写发票电子邮件(5 个模板和示例)

如何编写发票电子邮件(5 个模板和示例)

发票是商业世界运转的动力。您完成工作,发送发票,然后立即获得报酬,对吧?理论就是如此——但它并不总是如此。您不能总是依靠人们来付款,但是纯金发票电子邮件可以在您获得付款方面发挥强大的作用!

那么,发票邮件怎么写呢?我们将向您展示。在本指南中,我们为您提供了 5 个适用于常见情况的发票电子邮件模板:

  • 发送给新客户的第一封发票电子邮件
  • 提醒发票电子邮件
  • 简短的电子邮件发票
  • 正式发票电子邮件
  • 详细发票电子邮件

如果您很着急,可以复制并粘贴这些发票电子邮件示例,但我们概述了发票电子邮件格式并共同构建模板。我们无法保证您会收到所欠的款项,但使用我们的发票电子邮件您将获得最佳机会。

给我们钱吧!

什么是发票电子邮件?

发票电子邮件是可以让您赚钱的消息。就是这么简单。当您提供服务、提供产品或完成项目时,发票将让您付款。

发票电子邮件不是发票。但这并不意味着您可以忽略重要信息。

事实上,许多发票电子邮件未能让人们采取行动,因为它们不包含三项关键信息。

  1. 发票涵盖哪些内容
  2. 欠了多少钱
  3. 付款期限

确保在发票电子邮件中包含这三件事将有助于您获得付款。

您还需要确保它们的结构正确、专业并且切中要点。

这里有 5 个发票电子邮件示例,您可以了解如何实现这一目标。

5 份发票电子邮件样本

您可能认为只有一张发票样本,但您错了。事实上,您可能需要发送多种类型的发票电子邮件,涵盖多种情况。我们将介绍给新供应商的第一封电子邮件、发票提醒和详细发票。

发送给新客户的第一封发票电子邮件

啊,新顾客的感觉!如果您已经注册了新客户或顾客,正确收到第一封发票电子邮件至关重要。您需要确保包含所有详细信息(提供的服务、费用、付款详细信息和截止日期)。看看我们如何在此示例中解决这个问题。

亲爱的[收件人姓名] ,

感谢您选择我们的服务!我们很高兴为您提供第一张发票的详细信息。

提供的服务:

- [所提供服务的详细说明]

费用:

- [成本和定价细目]

付款详情:

- 付款金额: [金额] - 付款方式: [付款方式] - 付款到期日: [到期日]

请确保在指定期限内付款。如果您有任何疑问或需要进一步说明,请随时与我们联系。

谢谢您的合作。

此致,
[你的名字]

提醒发票电子邮件

没有被支付?发送提醒发票。此示例解决了提醒某人欠您钱的棘手任务。避免情绪化,关注事实。永远不要道歉或退缩。

亲爱的[收件人姓名] ,

我希望你能收到这封电子邮件。友情提醒, [产品/服务]的发票仍未结清。付款日期为[到期日] 。

我们恳请您尽快结清[金额]的未付款项。附上发票供您参考。

如果您对付款有任何疑问或疑虑,请随时与我们联系。我们重视您的业务,并感谢您对此事的及时关注。

谢谢您的合作。

此致,
[你的名字]

另请在此处了解如何撰写有效的后续电子邮件

简短的电子邮件发票

为什么要发送简短的发票?如果您很了解客户或要求定期付款,您可以填写此处的空白并推送发送。您的熟悉意味着您可以表现得友好并放弃一些手续。

亲爱的[收件人姓名] ,

我希望你能收到这封电子邮件。我写信是为了向您提供我们近期服务的发票。

请参阅随附的应付总额发票。如果您对此事有任何疑问或需要任何进一步帮助,请告诉我。

感谢您的关注和及时付款。

此致,
[你的名字]

正式发票电子邮件

该发票样本 100% 正式,严格遵循功能和格式。如果您正在寻找满足所有要求的标准发票模板,那么这就是您的最佳选择。

亲爱的[收件人姓名] ,

我希望你能收到这封电子邮件。我写信是为了确认我们即将举行的会议的安排。

请告诉我建议的时间表是否适合您。

感谢您的关注。

此致,
[你的名字]

还可以在此处了解如何撰写正式电子邮件

详细发票电子邮件

如果您提供了大量产品或服务,则需要在发票中详细说明。此示例使用要点来准确说明您已完成或提供的内容以及需要支付的价格。

亲爱的[收件人姓名] ,

请在此电子邮件附件中找到我们所提供的产品/服务的详细发票。以下是相关详情:

  • 产品/服务 1: [描述] - [价格]
  • 产品/服务 2: [描述] - [价格]
  • 产品/服务 3: [描述] - [价格]

总金额: [总价]

请查看发票,如果您有任何问题或疑虑,请告诉我们。应在[到期日]之前通过提供的付款方式付款。感谢您对此事的及时关注。

感谢您一如既往的支持。

此致,
[你的名字]

如何撰写发票电子邮件 – 专家指南

发票电子邮件基本上是付款要求,但您想以不同的方式发挥作用。

您不应简单地将发票作为附件发送,而是要积极地介绍它,向他们表示赞美,并清楚地说明付款详细信息以及任何条款和条件。

为什么要费这么大的力气呢?在商业中,关系很重要,你应该尽一切努力建立它们。此外,积极友好的发票电子邮件比粗鲁的请求更有可能得到快速处理。

最重要的是,发送友好且详细的发票请求电子邮件将使您更快获得付款

并与你们成为朋友。

那你会从哪里开始?我们将发票电子邮件分为 3 部分:

  1. 发票电子邮件主题行
  2. 正文
  3. 签字/后续步骤

每封电子邮件都以精彩的主题开头——本专家指南也是如此。

发票电子邮件主题行

没有人期望您的发票主题行是诙谐、有趣或友好的。他们真正期望的是细节和日期,而不是“付款要求”。

您需要解释这是一张发票,以便可以快速归档或转发给合适的人。您可以添加公司名称、发票号码和付款日期。

以下是一些可供查看的发票电子邮件主题行示例:

  • 发票 – (公司名称) – (日期)
  • 发票(号码)-(公司名称)-(日期)
  • 请查找我们最新的发票
  • 最新发票 – (公司名称)
  • 发票提醒 – 请问您可以付款吗
  • (公司名称) – 发票 (编号) –
  • 订单发票#(插入编号)
  • (订单号) – 发票 – 日期

需要注意的一件积极的事情是,一旦您确定了发票的样式,就无需再次更改它们。您可以(并且应该)一遍又一遍地重复使用同一个。

结果!

发票电子邮件正文

您的发票已开具,这是一个良好的开始。接下来,我们需要列出发票涵盖的内容、付款条件、日期和金额。但首先,请先使用名字进行个性化问候。

“嗨(人名),”

发票电子邮件遵循标准结构,这使得它们易于编写。我们将在下面构建模板时完成它,但这里有一个 4 步过程来编写可以让您付款的电子邮件:

  1. 自我介绍(并打个招呼!)
  2. 解释一下这是发票
  3. 提供详细信息(列出服务或产品及其价格)
  4. 制定标准条款

准备好构建您的发票电子邮件了吗?

  • 自我介绍(并打个招呼!)

“我的名字是(您的名字),我通过(公司名称)与您联系。很高兴与您合作!”

了解:如何在电子邮件中介绍自己?

  • 解释一下这是发票

“我正在与您联系,并提供我们服务/产品的发票(随附)。您可以在发票中找到所有内容的详细信息。”

  • 提供详细信息(列出服务或产品及其价格)

“为了尽可能简单,我还在下面列出了它们。(插入列表)。应付付款总额为 ($$$)。”

  • 制定标准条款

“我们的标准付款期限是 28 天(或 7 天、60 天,或任何您使用的期限!)。”

这正在变成一个优秀的发票电子邮件模板。现在我们需要完成接下来的步骤并签字。

发票电子邮件签字/后续步骤

您几乎已准备好发送发票电子邮件,但还需要包含一些内容。首先,您需要确保您的电子邮件已送达 - 因此请要求确认并要求他们检查详细信息。

“请确认您已收到此发票电子邮件吗?如果您能检查所有详细信息并在出现任何问题时回复我,我将不胜感激。”

如果您没有及时收到回复,请考虑发送后续电子邮件(请参阅上面的示例以了解如何处理该问题!)。现在,表达谢意并以积极的态度结束发票电子邮件。

“与您合作非常愉快,我们(公司名称)的所有人都希望继续保持我们积极的关系。”

完美的!现在,让我们添加结束语、您的姓名、签名和联系方式。

“非常感谢”就可以了。

您刚刚写了第一封发票电子邮件......!

让我们获得付款 – 发票电子邮件的注意事项

发票电子邮件可能发生的最糟糕的情况是什么?它被忽略了。这意味着您要担心是否已收到并担心您不会收到报酬。

很多人在撰写发票电子邮件时都会犯常见错误。他们假设

以下是一些注意事项,以确保您的发票电子邮件始终收到结果!

  • 请使用此人的名字。不要使用像“亲爱的先生/女士”这样的老式介绍。它已经过时并且没有必要。
  • 请提供热烈的欢迎。不要从要求付款开始!
  • 一定要尝试保持友好。不要显得过于正式。
  • 一定要列出所有内容。不要只是添加附件。
  • 请包括付款金额和付款日期。不要遗漏任何细节。
  • 请务必要求确认发票电子邮件已送达。不要假设任何事情。
  • 请安排后续行动。不要等到最后一刻才发出发票提醒。
  • 一定要开发一种格式并一致地使用它。每次必须发送发票电子邮件时,不必浪费时间创建新的发票电子邮件。
  • 校对并检查每封电子邮件。不要相信自己(或在线编辑)。
  • 请尝试HIX.AI电子邮件生成器,这是一款功能强大的电子邮件构建工具,可在几秒钟内创建清晰的发票电子邮件。不要尝试产生不针对任何人的机器人文本的低质量替代方案。

结论

发票电子邮件都是关于钱的。当然,你可以说你现在就想要钱——但获得报酬的关键是要有礼貌,不要咄咄逼人。最有效的发票电子邮件是热情、友好的,并且包含每一个细节。是的,他们可能需要更长的时间来写作,但结果是获得报酬的机会更大——我们认为这是值得的。

相关文章

查看更多