Polski

HIX AI Writer
ArticleGPT
BrowserGPT
Narzędzia
cennik
Dom > E-maile > Co to jest format wiadomości e-mail i jak prawidłowo i profesjonalnie sformatować wiadomość e-mail?

Co to jest format wiadomości e-mail i jak prawidłowo i profesjonalnie sformatować wiadomość e-mail?

Nigdy wcześniej nie pisałeś e-maila? W naszym artykule o szkole e-mailowej zabieramy Cię z powrotem do podstaw. Przyjrzymy się formatowi wiadomości e-mail i przyjrzymy się każdej sekcji, aby wyjaśnić, w jaki sposób współdziałają one w budowaniu przekazu mającego znaczenie.

Jeśli zastanawiasz się: „Po co mam zawracać sobie głowę nauką prawidłowego pisania e-maili?” Nie musisz. Jednak formalny format wiadomości e-mail jest dość uniwersalny na całym świecie. To sposób na załatwienie spraw!

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak sformatować wiadomość e-mail, czytaj dalej!

Jaki jest właściwy format wiadomości e-mail?

Każdy świetny e-mail (nawet ten śmieciowy) składa się z 4 części. Te 4 części współpracują ze sobą, łącząc się jak piękna układanka, tworząc idealny przekaz.

Pominięcie jednego z nich (na przykład powitania) może spowodować, że czytelnik będzie zdezorientowany, a nawet lekko urażony.

Cztery części każdego e-maila obejmują:

  1. Temat wiadomości e-mail
  2. Pozdrowienia e-mailowe
  3. Kopia treści e-maila
  4. Podpisanie e-mailem/kolejne kroki

Kliknij opcję „nowa wiadomość” i wprowadź adres e-mail w polu „Do”, a my będziemy gotowi do zbudowania naszej formalnej wiadomości e-mail w języku angielskim przy użyciu powszechnie akceptowanego formatu wiadomości e-mail.

Temat wiadomości e-mail

Wiersz tematu to miejsce, w którym rozpoczyna się tworzenie formalnego e-maila. Stwórz zły temat i na tym też może się zakończyć.

Linie tematu powinny zapewniać jasny obraz tego, czym jest Twój e-mail, bez konieczności otwierania go przez osobę.

Nie ma konsensusu, ale najlepsze i najskuteczniejsze tematy są krótkie (5–7 słów).

Dzieje się tak po prostu dlatego, że większość z nas czyta i przegląda e-maile na swoich telefonach komórkowych, co powoduje przycięcie tematu o określonej długości.

Pisanie tematów jest formą sztuki i mamy tutaj ograniczoną przestrzeń, ale oto kilka opcji tematów, które pokazują, jak to działa:

  • Wezwanie na spotkanie – (daty obojętne)
  • (Twoje imię) – Potwierdzenie rozmowy kwalifikacyjnej
  • Przepraszamy za nieobecność na naszym spotkaniu
  • Potwierdzenie uczestnictwa – (Szczegóły wydarzenia)
  • Chcesz zwiększyć sprzedaż? Oto 5 sposobów!
  • Czy popełniasz te typowe błędy związane z pocztą e-mail?
  • Chcesz przekonać się o sile sztucznej inteligencji? Wypróbuj generator wiadomości e-mail HIX.AI AI !

Temat odgrywa kluczową rolę w ustaleniu kontekstu wiadomości e-mail, więc zrób go dobrze, a będziesz miał dobry początek.

Pozdrowienia e-mailowe

Mamy nadzieję, że osoba, która otrzymała Twój e-mail, kliknęła „Otwórz” i zaraz go przeczyta. Zawsze powinieneś zaczynać od spersonalizowanego powitania zawierającego imię i nazwisko danej osoby.

Zalecamy wybranie jednego z poniższych:

  • „Cześć (imię osoby)
  • „Witam (imię osoby)

Dlaczego nie użyć „Kochanie”? Ponieważ etykieta e-mailowa uległa zmianie. Chociaż nadal jest miejsce na formalne pozdrowienia (takie jak odpowiedź na prośbę o potwierdzenie uczestnictwa), nie są one już powszechnie używane w pracy. Można także wrzucić „Szanowny Panie/Szanowna Pani” w to samo miejsce (do kosza).

Dowiedz się więcej o wskazówkach dotyczących etykiety e-mailowej .

Kopia treści e-maila

Treść stanowi rdzeń Twoich wiadomości.

Jego długość jest podyktowana tym, co chcesz powiedzieć i poziomem szczegółów, w jakie się zagłębiasz. E-maile mogą składać się z jednego zdania:

„Mogę potwierdzić, że otrzymałem zaproszenie na spotkanie i że mogę w nim uczestniczyć”.

Jednak pisząc aplikację e-mail, będziesz chciał podać znacznie więcej informacji, opisując stanowisko, o które się ubiegasz i swoje kluczowe umiejętności.

Oto kilka kluczowych rzeczy, o których należy pamiętać podczas pisania formalnej treści wiadomości e-mail:

  • Podsumuj wszystko w pierwszym lub dwóch zdaniach (jeśli możesz).
  • Skorzystaj z kolejnych akapitów, aby dodać więcej szczegółów.
  • Staraj się, aby wszystko było szybkie i krótkie, nie przeciążaj ludzi informacjami.
  • Unikaj długich fragmentów tekstu i dziel akapity na łatwe do zarządzania fragmenty.
  • Możesz używać wypunktowań i innych sposobów dzielenia tekstu.
  • Nie zapomnij swoich danych kontaktowych.

Wylogowanie się e-mailem/kolejne kroki

Jeśli postępowałeś zgodnie z powyższymi instrukcjami, utworzyłeś świetną treść wiadomości e-mail. Jeśli Twój e-mail ma charakter wyłącznie informacyjny (np. potwierdzenie obecności na spotkaniu), możesz teraz kliknąć Wyślij.

Jeśli jednak oczekujesz, że coś zrobią (odpowiedzią, wyślą dokument, potwierdzą obecność itp.), to dołącz wezwanie do działania (CTA). Wezwania do działania to krótkie stwierdzenia, które określają, co chcesz, aby ktoś zrobił. Lubię to:

„Czy może Pan potwierdzić, że otrzymał Pan moje podanie i że przedstawiłem wszystko, o co Pan prosił?”

Jeśli proponujesz sposób działania, czyli coś, co nazywamy określeniem kolejnych kroków, zawsze napisz to na końcu wiadomości e-mail.

„Kolejnymi etapami procesu będą rozmowy kwalifikacyjne, które odbędą się w dniu (wstawić datę)”.

Będziesz chciał dołączyć zakończenie (dla inspiracji zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat kończenia formalnych e-maili ), a także swoje imię i nazwisko, podpis e-mail i dane kontaktowe.

Tak wygląda proces pisania formalnych e-maili !

5 przykładów formalnych formatów e-maili

Nadal nie jesteś gotowy na pisanie własnych formalnych e-maili? To nie problem! Oto 5 przykładów formalnych formatów e-maili napisanych przez profesjonalistów, abyś mógł je oglądać. Obejmują one niektóre sytuacje, z którymi możesz się spotkać, ale nadal będziesz musiał je edytować, aktualizować i poprawiać, aby pasowały.

Nie wycinaj i wklejaj, ale wykorzystaj je jako inspirację.

E-mail z prośbą o spotkanie formalne

Masz dość wpisywania wezwań na spotkania, które nie otrzymują odpowiedzi? Zobacz, jak wygląda Twoja w porównaniu z naszą próbką e-maila z formalnym wezwaniem na spotkanie. (Nasz jest lepszy, prawda?)

Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,

Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę, aby potwierdzić harmonogram naszego nadchodzącego spotkania.

Daj mi znać, czy proponowany harmonogram Ci odpowiada.

Dziękujemy za uwagę.

Pozdrowienia,
[ Twoje imię i nazwisko ]

Oficjalna wiadomość e-mail z podaniem o pracę

Znalazłeś idealną pracę; teraz czas złożyć wniosek. Ten formalny e-mail z aplikacją skupia się na Twoich umiejętnościach i promuje Cię jako najlepszą osobę na dane stanowisko. Idź i zdobądź to!

Szanowni Państwo [ Imię odbiorcy ] ,

Piszę, aby formalnie ubiegać się o stanowisko w firmie [ Nazwa firmy ] , które zostało niedawno opublikowane w Internecie. Jestem podekscytowany możliwością dołączenia do Twojego zespołu i wniesienia moich umiejętności i doświadczenia.

Dzięki ponad 10-letniemu doświadczeniu w [ odpowiedniej dziedzinie ] stworzyłem solidne podstawy w [ konkretnych umiejętnościach ] . Jestem pewien, że moja wiedza techniczna, dbałość o szczegóły i umiejętność współpracy sprawią, że będę cennym nabytkiem dla Twojej organizacji.

Załączam moje CV do wglądu. Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, nie wahaj się ze mną skontaktować.

Dziękuję za rozpatrzenie mojej aplikacji. Z niecierpliwością czekam na możliwość omówienia zgodności moich kwalifikacji z wymogami stanowiska.

Z poważaniem,
[ Twoje imię i nazwisko ]

E-mail z potwierdzeniem formalnej rozmowy kwalifikacyjnej

Pomyślnie rozpatrzyłeś aplikację i zapewniłeś sobie miejsce na rozmowę kwalifikacyjną, teraz powiedz „tak” jak mistrz, przekazując naszą wiadomość. Ta próbka potwierdzenia formalnej rozmowy kwalifikacyjnej nie ma sensu. Jest w 100% profesjonalny i nastawiony na nagrodę.

Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,

Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę, aby potwierdzić harmonogram naszego nadchodzącego spotkania.

Daj mi znać, czy proponowany harmonogram Ci odpowiada.

Dziękuję za uwagę.

Pozdrowienia,
[ Twoje imię ]

Tutaj dowiesz się, jak napisać e-mail z potwierdzeniem.

Oficjalny e-mail klienta

Jeśli nie znasz ich dobrze, zawsze powinieneś tworzyć formalne e-maile do klientów i klientów. Niektórzy akceptują odrobinę nieformalności, inni natomiast mogą trzymać się zasad. Oto fantastyczny oficjalny e-mail dla każdego klienta.

Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,

Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu i dobrym humorze. Piszę, aby wyrazić naszą wdzięczność za wiarę Twojej firmy w nasze usługi i nasze ciągłe relacje biznesowe.

Nieustannie staramy się świadczyć usługi na najwyższym poziomie, dostosowane do Twoich unikalnych potrzeb. Mając to na uwadze, staramy się lepiej zrozumieć Twoje dotychczasowe doświadczenia i określić, w jaki sposób możemy ulepszyć nasze usługi, aby skuteczniej spełniać Twoje oczekiwania.

Niezwykle cenimy Twoją opinię i naprawdę będziemy wdzięczni za wszelkie uwagi, obserwacje lub rekomendacje, które pomogą nam zapewnić, że nasze usługi odpowiadają Twoim preferencjom, wymaganiom i celom biznesowym.

Wiemy, jak ważny jest Twój czas i dziękujemy za oczekiwaną współpracę i szybką reakcję. Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz dodatkowych informacji na temat jakichkolwiek aspektów naszych usług lub naszego partnerstwa, nie wahaj się z nami skontaktować.

Oczekując najkorzystniejszej odpowiedzi i dalszej współpracy.

Z pozdrowieniami,
[ Twoje imię i nazwisko ]

Formalny e-mail z prośbą o urlop

Czy szef jest trochę trudny? Nasze też. Jeśli składasz wniosek o urlop, ten formalny wzór przedstawia Twoje żądanie w sposób jasny i prosty. Ciężko pracowałeś przez ostatni rok i teraz zapewnij sobie wakacje. Nie zapomnij wysłać nam pocztówki!

Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,

Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę, aby oficjalnie poprosić o urlop na [ liczba dni ] , zaczynający się od [ data rozpoczęcia ] i kończący się [ data końcowa ] . Jako [ powód urlopu ] uważam, że ważne jest, abym wziął trochę wolnego, aby nabrać sił i zregenerować siły.

Rozmawiałem z [ imię i nazwisko kolegi ] , który zgodził się przejąć moje obowiązki podczas mojej nieobecności. Dopilnuję, aby wszystkie oczekujące zadania zostały ukończone i przedstawię szczegółowe instrukcje dotyczące wszelkich bieżących projektów.

Daj mi znać, jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub potrzebujesz dodatkowych informacji, zanim zatwierdzisz moją prośbę o urlop. Rozumiem znaczenie utrzymywania sprawnego przepływu pracy i dołożę wszelkich starań, aby zminimalizować wszelkie zakłócenia.

Dziękuję za zainteresowanie tą sprawą i rozpatrzenie mojej prośby. Czekam na szybką odpowiedź.

Pozdrowienia,
[ Twoje imię i nazwisko ]

Czy muszę używać profesjonalnego formatu wiadomości e-mail?

NIE! Mozesz robić wszystko na co masz ochotę. Zeskakujesz także z bocznej ściany i idziesz ulicą lub próbujesz otworzyć drzwi pasażera w środku lotu.

Profesjonalny format wiadomości e-mail jest powszechnie akceptowany jako gotowy. Wielką zaletą formalnego formatu wiadomości e-mail jest to, że ułatwia pisanie wiadomości e-mail. Nie musisz być zabawny, kreatywny ani skądkolwiek szukać inspiracji – po prostu trzymaj się zasad.

Przekonasz się również, że profesjonalny format poczty elektronicznej jest dostępny na całym świecie. Chociaż angielski jest międzynarodowym językiem biznesu, formalny format jest używany przez osoby piszące we wszystkich językach.

Mamy nadzieję, że ten blog pokazał Ci, jak łatwo jest pisać formalne wiadomości we właściwym formacie e-maila. Jeśli nadal potrzebujesz trochę więcej wsparcia, zapoznaj się z 5 profesjonalnymi wskazówkami od ekspertów ds. poczty e-mail w HIX.AI

5 profesjonalnych wskazówek, jak sformatować wiadomość e-mail

  1. Utwórz szablon — jeśli martwisz się, że coś przegapisz, utwórz szablon. Do utworzenia własnego szablonu możesz użyć programu Word, Dokumentów Google lub dowolnego innego oprogramowania biurowego. Następnie, gdy będziesz musiał napisać e-mail, możesz pracować nad formatem. Na koniec otrzymasz ostateczny, formalny e-mail, w 100% poprawnie sformatowany.
  2. Uczyń to bezosobowym – OK, więc musisz zacząć od imienia osoby, ale potem nie musisz już robić zbyt wiele. Unikaj wielkich podziękowań i długich przeprosin, to biznes, a ci ludzie nie są Twoimi przyjaciółmi. Jeśli tak, nie wysyłaj im oficjalnych e-maili.
  3. Pisz głosem aktywnym – zbyt wiele e-maili biznesowych przykleja się do głosu pasywnego. To marnuje miejsce i czas na mówienie, a w rzeczywistości może zmniejszyć Twoje szanse na uzyskanie pożądanego rezultatu. „Aplikuję na stanowisko (nazwa stanowiska)” jest znacznie bardziej asertywne niż „Widziałem ogłoszenie o stanowisku i rozważałem złożenie aplikacji”. Z którą osobą wolałbyś przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną i zatrudnić ją?
  4. Bądź odważny (w końcu to biznes) – nikt nie szanuje kogoś, kto nie mówi tego, czego chce. Ta sama zasada dotyczy Twoich e-maili. Bądź pewny siebie, odważny i jasny w tym, czego chcesz. Formalny format zapewnia idealną strukturę, dzięki której Twoje wymagania będą jasne. Bycie szczerym nie oznacza bycia niegrzecznym.
  5. Użyj HIX.AI Email Writer – profesjonaliści odnoszą sukcesy, ponieważ znajdują optymalny sposób na wykonanie każdego zadania. Spędzasz zbyt dużo czasu na pisaniu formalnych e-maili? Pozwól, aby generator e-maili HIX.AI AI zrobił to za Ciebie. Ten profesjonalny i wydajny program do pisania oparty na sztucznej inteligencji może w ciągu kilku sekund utworzyć w 100% dokładne i skuteczne e-maile.

Wniosek

Formalne e-maile mogą wprawić w zakłopotanie nawet najbardziej doświadczonego pisarza i wytrawnego profesjonalistę. Pozbądź się jednak języka, a otrzymasz prosty i łatwy do naśladowania format wiadomości e-mail. Zacznij od tematu i na tej podstawie twórz wiadomości. Używaj aktywnego głosu, wyrażaj swoje żądania i bądź odważny w biznesie. Oto sekret pisania udanych formalnych e-maili.

powiązane posty

Zobacz więcej
  • Jak napisać e-mail w języku angielskim (5 próbek i szablonów)

    Opanuj pisanie e-maili w języku angielskim, korzystając z naszego przewodnika eksperckiego. Poznaj format, przejrzyj 5 przykładów e-maili w języku angielskim i 10 wskazówek dotyczących lepszego pisania e-maili w języku angielskim od HIX.AI

  • Jak napisać e-mail do profesora (5 próbek i szablonów)

    Nasz przewodnik, jak napisać e-mail do profesora, zawiera wspaniałe próbki, porady ekspertów i próbkę. Jeśli nie wiesz, jak wysłać e-mail do profesora, który za każdym razem otrzymuje wyniki, czytaj dalej!

  • Jak skutecznie napisać oficjalny e-mail (12 przykładów)

    Chcesz dowiedzieć się, jak napisać oficjalny e-mail? W tym artykule przedstawiono 12 oficjalnych próbek wiadomości e-mail i standardowy format wiadomości e-mail, które pomogą Ci lepiej zrozumieć, jak napisać wiadomość e-mail.

  • Jak napisać e-mail?

    Czy potrzebujesz opanować pisanie profesjonalnego e-maila? Oto obszerny przewodnik na temat pisania wiadomości e-mail, zawierający wskazówki dotyczące korzystania z inteligentnego narzędzia do tworzenia wiadomości e-mail AI HIX.AI