Nog nooit een e-mail geschreven? In ons e-mailschoolartikel nemen we je helemaal terug naar de basis. We gaan het e-mailformaat verkennen en elke sectie bekijken om uit te leggen hoe ze samenwerken om een boodschap met betekenis op te bouwen.
Als je je afvraagt: "Waarom zou ik de moeite nemen om te leren hoe ik e-mails correct moet schrijven?" Dat hoeft niet. Het formele e-mailformaat is echter vrijwel universeel over de hele wereld. Het is de manier om dingen gedaan te krijgen!
Voor degenen die willen leren hoe ze een e-mail moeten opmaken, lees verder!
Wat is het juiste e-mailformaat?
Elke goede e-mail (en zelfs de onzin) bestaat uit vier delen. Deze 4 delen werken samen en komen samen als een mooie puzzel om de perfecte boodschap te creëren.
Mis je er één (de begroeting bijvoorbeeld), dan kan de lezer in de war raken of zelfs een beetje beledigd raken.
De 4 delen van elke e-mail omvatten:
- Onderwerpregel van e-mail
- Emai-groet
- E-mailtekst
- Afmelden per e-mail/volgende stappen
Klik op "nieuw bericht" openen en voer een e-mailadres in het vak "Aan" in, en we zijn klaar om onze formele Engelse e-mail op te bouwen met behulp van het universeel geaccepteerde e-mailformaat.
Onderwerpregel van e-mail
De onderwerpregel is waar het opbouwen van uw formele e-mail begint. Maak een slechte onderwerpregel, en daar zou deze ook kunnen eindigen.
Onderwerpregels moeten een duidelijke momentopname geven van wat uw e-mail is, zonder dat de persoon deze zelfs maar hoeft te openen.
Er bestaat geen consensus, maar de beste – en meest effectieve – onderwerpregels zijn kort (5 - 7 woorden).
Dit komt simpelweg omdat de meesten van ons e-mails lezen en beoordelen op onze mobiele telefoons, waardoor de onderwerpregels op een bepaalde lengte worden afgekapt.
Het schrijven van onderwerpregels is een kunstvorm en we hebben hier weinig ruimte, maar hier zijn enkele onderwerpregelopties om u te laten zien hoe het werkt:
- Vergaderverzoek – (inerte data)
- (Uw naam) – Bevestiging van het interview
- Excuses voor het missen van onze afspraak
- Bevestiging van aanwezigheid – (Evenementdetails)
- Wilt u de omzet verhogen? Hier zijn 5 manieren!
- Maakt u deze veel voorkomende e-mailfouten?
- Wil je de kracht van AI zien? Probeer HIX.AI AI e-mailgenerator !
De onderwerpregel speelt een cruciale rol bij het bepalen van de context van uw e-mail, dus zorg ervoor dat u de juiste keuze maakt en u maakt een goede start.
E-mail begroeting
Hopelijk heeft de persoon die uw e-mail heeft ontvangen, op 'Open' geklikt en staat hij op het punt deze te lezen. U moet altijd beginnen met een persoonlijke begroeting waarin de naam van de persoon wordt vermeld.
Wij raden u aan een van de volgende opties te kiezen:
- "Hallo (naam van de persoon)
- "Hallo (naam van de persoon)
Waarom gebruik je niet 'Beste'? Omdat de e-mailetiquette is veranderd. Hoewel er nog steeds ruimte is voor formele begroetingen (zoals het reageren op een RSVP-verzoek), worden deze op het werk niet vaak meer gebruikt. U kunt "Geachte heer/mevrouw" ook op dezelfde plek (in de prullenbak) opbergen.
Meer informatie over tips voor e-mailetiquette .
E-mailtekst
De bodycopy is de kern van uw berichten.
De lengte wordt bepaald door wat u wilt zeggen en het detailniveau waarop u ingaat. E-mails kunnen zo kort zijn als een enkele zin:
"Ik kan bevestigen dat ik uw vergaderverzoek heb ontvangen en dat ik aanwezig kan zijn."
Wanneer u echter een e-mailsollicitatie schrijft, zult u veel meer informatie willen verstrekken, waarin u de functie waarvoor u solliciteert en uw belangrijkste vaardigheden schetst.
Hier zijn enkele van de belangrijkste dingen die u moet onthouden bij het schrijven van een formele e-mailtekst:
- Vat alles samen in de eerste één of twee zinnen (als je kunt).
- Gebruik de volgende paragrafen om meer details toe te voegen.
- Houd het kort en bondig, overlaad mensen niet met informatie.
- Vermijd lange tekstpassages en deel alinea's op in hanteerbare stukken.
- Voel je vrij om opsommingstekens en andere manieren te gebruiken om de tekst op te splitsen.
- Vergeet uw contactgegevens niet.
E-mail afmelden/volgende stappen
Als u onze bovenstaande instructies heeft gevolgd, heeft u een geweldige e-mailtekst gemaakt. Als uw e-mail alleen ter informatie is (zoals het bevestigen van deelname aan een vergadering), kunt u nu op verzenden klikken.
Als u echter van hen verwacht dat ze iets doen (u antwoorden, een document verzenden, de aanwezigheid bevestigen, enz.), voeg dan een call-to-action (CTA) toe. CTA's zijn korte verklaringen die beschrijven wat u wilt dat iemand doet. Soortgelijk:
"Kunt u bevestigen dat u mijn aanvraag heeft ontvangen en dat ik alles heb verstrekt waar u om hebt gevraagd?"
Als u een actie voorstelt, iets wat wij het beschrijven van de volgende stappen noemen, vermeld dit dan altijd aan het einde van uw e-mail.
"De volgende stappen van het proces omvatten interviews, die zullen plaatsvinden op (datum invullen)."
U wilt een einde toevoegen (raadpleeg voor inspiratie onze handleiding over het beëindigen van formele e-mails ), evenals uw naam, e-mailhandtekening en contactgegevens.
Dit is het proces van het schrijven van formele e-mails !
5 voorbeelden van formele e-mailformaten
Nog steeds niet klaar om uw eigen formele e-mails te schrijven? Het is geen probleem! Hier zijn 5 voorbeelden van formele e-mailformaten, geschreven door professionals voor uw kijkplezier. Deze behandelen enkele van de situaties die u kunt tegenkomen, maar u moet ze nog steeds bewerken, bijwerken en aanpassen zodat ze passen.
Niet knippen en plakken, maar gebruiken als inspiratie.
E-mail met formeel vergaderverzoek
Ben je het beu om vergaderverzoeken uit te typen waarop geen antwoord komt? Bekijk hoe die van u zich verhoudt tot ons e-mailvoorbeeld met formele vergaderverzoeken. (Die van ons is beter, toch?)
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Ik schrijf dit om de planning van onze komende vergadering te bevestigen.
Laat me weten of het voorgestelde schema voor u werkt.
Bedankt voor uw aandacht.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Formele sollicitatie-e-mail
Je hebt de perfecte baan gevonden; nu is het tijd om te solliciteren. Deze formele sollicitatie-e-mail richt zich op uw vaardigheden en promoot u als de beste persoon voor de baan. Ga het halen!
Beste [ Naam ontvanger ] ,
Ik schrijf u om formeel te solliciteren naar de functie bij [ Bedrijfsnaam ] die onlangs online is geplaatst. Ik ben enthousiast over de kans om mij bij uw team aan te sluiten en mijn vaardigheden en ervaring bij te dragen.
Met meer dan 10 jaar ervaring in [ relevant vakgebied ] heb ik een sterke basis ontwikkeld in [ specifieke vaardigheden ] . Ik ben ervan overtuigd dat mijn technische expertise, aandacht voor detail en vermogen om samen te werken mij een waardevolle aanwinst voor uw organisatie zullen maken.
Ik heb mijn CV ter beoordeling bijgevoegd. Mocht u aanvullende informatie nodig hebben, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen.
Bedankt voor het overwegen van mijn aanvraag. Ik kijk uit naar de gelegenheid om te bespreken hoe mijn kwalificaties aansluiten bij de vereisten van de functie.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Formele bevestigingsmail voor het interview
Je hebt de sollicitatie geaccepteerd en het interviewslot veiliggesteld, zeg nu ja als een kampioen met onze boodschap. Dit formele interviewbevestigingsvoorbeeld speelt geen rol. Het is 100% professioneel en gericht op de prijs.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Ik schrijf dit om de planning van onze komende vergadering te bevestigen.
Laat me weten of het voorgestelde schema voor u werkt.
Bedankt voor uw aandacht.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Formele e-mail van de klant
Tenzij u ze goed kent, moet u altijd formele e-mails voor klanten en klanten opstellen. Terwijl sommigen een beetje informaliteit accepteren, kunnen anderen vasthouden aan de regels. Hier is een fantastische formele e-mail voor elke klant of klant.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik vertrouw erop dat u met deze e-mail in goede gezondheid en opgewekt bent. Ik schrijf u om onze dankbaarheid uit te spreken voor het vertrouwen van uw bedrijf in onze diensten en onze voortdurende zakelijke relatie.
We streven er voortdurend naar om eersteklas diensten te leveren die zijn afgestemd op uw unieke behoeften. Met dit in gedachten proberen we uw ervaring tot nu toe beter te begrijpen en manieren te identificeren waarop we onze services verder kunnen verbeteren om effectiever aan uw verwachtingen te voldoen.
We waarderen uw feedback enorm en stellen alle opmerkingen en observaties zeer op prijs. of eventuele aanbevelingen die ons kunnen helpen ervoor te zorgen dat onze services aansluiten bij uw voorkeuren, vereisten en zakelijke doelstellingen.
We erkennen het belang van uw tijd en danken u voor uw verwachte medewerking en snelle reactie. Als u vragen heeft of meer informatie wenst over enig aspect van onze diensten of ons partnerschap, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
In afwachting van uw meest gunstige antwoord en voortgezette samenwerking.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Formele e-mail met vakantieverzoek
Is baas een beetje moeilijk? Die van ons ook. Bij het aanvragen van vakantie legt dit formele voorbeeld uw vraag duidelijk en eenvoudig uit. Je hebt het afgelopen jaar hard gewerkt en stelt nu de vakantie veilig. Vergeet niet ons een kaartje te sturen!
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Ik schrijf dit om formeel een vakantie aan te vragen voor [ aantal dagen ] beginnend op [ startdatum ] en eindigend op [ einddatum ] . Als [ reden voor vakantie ] geloof ik dat het belangrijk voor mij is om wat vrije tijd te nemen om op te laden en te verjongen.
Ik heb gesproken met [ naam collega ] die ermee heeft ingestemd mijn verantwoordelijkheden tijdens mijn afwezigheid op zich te nemen. Ik zal ervoor zorgen dat alle openstaande taken worden voltooid en gedetailleerde instructies geven voor eventuele lopende projecten.
Laat het me weten als er problemen zijn of als u aanvullende informatie nodig heeft voordat u mijn vakantieaanvraag goedkeurt. Ik begrijp het belang van een soepele workflow en zal ervoor zorgen dat eventuele verstoringen tot een minimum worden beperkt.
Bedankt voor uw aandacht voor deze kwestie en voor het in overweging nemen van mijn verzoek. Ik kijk uit naar uw snelle reactie.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Moet ik het professionele e-mailformaat gebruiken?
Nee! Je kunt doen wat je wilt. Je springt ook van de zijmuur en loopt op de weg of probeert midden in een vlucht de passagiersdeur te openen.
Het professionele e-mailformaat wordt universeel geaccepteerd als de oplossing. Het mooie van het formele e-mailformaat is dat het het schrijven van e-mails eenvoudiger maakt. Je hoeft niet grappig of creatief te zijn of ergens inspiratie op te doen – houd je gewoon aan de regels.
U zult ook merken dat het professionele e-mailformaat de hele wereld overgaat. Hoewel Engels de internationale zakentaal is, wordt het formele formaat gebruikt door mensen die in alle talen schrijven.
We hopen dat deze blog je heeft laten zien hoe gemakkelijk het is om formele berichten in het juiste e-mailformaat te schrijven. Als je nog wat meer ondersteuning nodig hebt, bekijk dan de 5 professionele tips van de e-mailexperts van HIX.AI
5 professionele tips voor het opmaken van een e-mail
- Maak een sjabloon - Als u zich zorgen maakt dat u iets mist, maak dan een sjabloon. U kunt Word, Google Docs of andere productiviteitssoftware gebruiken om uw eigen sjabloon te maken. Wanneer u vervolgens e-mails moet schrijven, kunt u het formaat doorlopen. Aan het einde is er uw laatste, formele e-mail, 100% correct opgemaakt.
- Maak het onpersoonlijk – Oké, dus je moet beginnen met de naam van de persoon, maar daarna hoef je niet te veel te doen. Vermijd grote bedankjes of lange excuses, dit zijn zaken, en deze mensen zijn niet je vrienden. Als dat zo is, stuur ze dan geen formele e-mails.
- Schrijf met de actieve stem – Te veel zakelijke e-mails blijven bij de passieve stem. Dit verspilt ruimte en tijd en kan uw kansen op het gewenste resultaat zelfs verkleinen. 'Ik solliciteer naar de functie van (functienaam)' is veel assertiever dan 'Ik zag een vacature geadverteerd en overwoog om te solliciteren.' Welke persoon zou je liever interviewen en in dienst nemen?
- Wees brutaal (het is tenslotte zakelijk) . Niemand respecteert iemand die niet zegt wat hij of zij wil. Hetzelfde principe is van toepassing op uw e-mails. Wees zelfverzekerd, moedig en duidelijk in wat je wilt. Het formele format biedt de ideale structuur om uw wensen duidelijk te maken. Openhartig zijn betekent niet onbeleefd zijn.
- Gebruik HIX.AI Email Writer – Professionals zijn succesvol omdat ze de optimale manier vinden om elke taak te voltooien. Besteedt u te veel tijd aan het schrijven van formele e-mails? Laat HIX.AI AI-e-mailgenerator het voor u doen. Dit professionele en krachtige AI-schrijfprogramma kan binnen enkele seconden 100% nauwkeurige en effectieve e-mails creëren.
Conclusie
Formele e-mails kunnen zelfs de meest bedreven schrijver en volmaakte professional in verwarring brengen. Maar verwijder de taal en je houdt een eenvoudig en gemakkelijk e-mailformaat over dat je kunt volgen. Begin met de onderwerpregel en bouw vanaf daar uw berichten op. Gebruik een actieve stem, spreek uw eisen uit en wees moedig in het zakendoen. Dat is het geheim van het schrijven van succesvolle formele e-mails.