Har du aldrig skrevet en mail før? Vi tager dig hele vejen tilbage til det grundlæggende i vores e-mailskoleartikel. Vi vil udforske e-mail-formatet og se på hver sektion for at forklare, hvordan de arbejder sammen om at opbygge et budskab med mening.
Hvis du sad der og spekulerer: "Hvorfor skulle jeg gide at lære at skrive e-mails korrekt?" Det behøver du ikke. Det formelle e-mail-format er dog stort set universelt over hele verden. Det er måden at få tingene gjort på!
For dem, der ønsker at lære om, hvordan man formaterer en e-mail, læs videre!
Hvad er det rigtige e-mail-format?
Alle gode e-mails (og endda de vrøvlede) består af 4 dele. Disse 4 dele arbejder sammen og samles som et smukt puslespil for at skabe det perfekte budskab.
Gå glip af en af dem (for eksempel hilsenen), og læseren kan blive forvirret eller endda lidt fornærmet.
De 4 dele af hver e-mail inkluderer:
- E-mail emnelinje
- Emai hilsen
- E-mail brødtekst
- E-mail sign-off/næste trin
Klik på åbn "ny besked" og indtast en e-mailadresse i feltet "Til", og vi er klar til at bygge vores formelle engelske e-mail ved hjælp af det universelt accepterede e-mail-format.
E-mail emnelinje
Emnelinjen er, hvor opbygningen af din formelle e-mail starter. Opret en dårlig emnelinje, og det er også der, den også kunne ende.
Emnelinjer skal give et klart øjebliksbillede af, hvad din e-mail er, uden at personen selv behøver at åbne den.
Der er ingen konsensus, men de bedste – og mest effektive – emnelinjer er korte (5 - 7 ord).
Det skyldes simpelthen, at de fleste af os læser og anmelder e-mails på vores mobiltelefoner, som vil klippe emnelinjer i en vis længde.
At skrive emnelinjer er en kunstform, og vi er begrænsede med hensyn til plads her, men her er nogle emnelinjer for at vise dig, hvordan det fungerer:
- Mødeindkaldelse – (inaktive datoer)
- (Dit navn) – Interviewbekræftelse
- Undskyld for at gå glip af vores aftale
- Bekræftelse af deltagelse – (Begivenhedsdetaljer)
- Vil du øge salget? Her er 5 måder!
- Begår du disse almindelige e-mail-fejl?
- Vil du se kraften i AI? Prøv HIX.AI AI e-mail-generator !
Emnelinjen spiller en afgørende rolle i opsætningen af konteksten for din e-mail, så gør det rigtigt, og du er godt i gang.
E-mail hilsen
Forhåbentlig har den person, der modtog din e-mail, klikket åben og er nu ved at læse den. Du bør altid begynde med en personlig hilsen, der bruger personens navn.
Vi anbefaler at vælge en af følgende:
- "Hej (personens navn)
- "Hej (personens navn)
Hvorfor ikke bruge "Kære"? Fordi e-mail etikette har ændret sig. Selvom der stadig er plads til formelle hilsener (såsom at svare på en RSVP-anmodning), bruges de ikke længere på arbejdet. Du kan også arkivere "Dear Sir/Fru" samme sted (i skraldespanden).
Lær mere om e-mail etikette tips .
E-mail brødtekst
Brødteksten er kernen i dine beskeder.
Dens længde er dikteret af, hvad du vil sige, og niveauet af detaljer, du går ind i. E-mails kan være så korte som en enkelt sætning:
"Jeg kan bekræfte, at jeg har modtaget din mødeindkaldelse, og at jeg kan deltage."
Men når du skriver en e-mail-ansøgning, vil du gerne give meget mere information, som beskriver den rolle, du søger og dine nøglefærdigheder.
Her er nogle af de vigtigste ting, du skal huske, når du skriver en formel e-mailtekst:
- Opsummer alt i de første en eller to sætninger (hvis du kan).
- Brug de efterfølgende afsnit til at tilføje flere detaljer.
- Hold tingene raske og korte, overbelast ikke folk med information.
- Undgå lange tekststykker og del afsnit op i håndterbare bidder.
- Brug gerne punktopstillinger og andre måder at bryde teksten op.
- Glem ikke dine kontaktoplysninger.
Afmeld e-mail/næste trin
Hvis du har fulgt vores instruktioner ovenfor, har du lavet en fantastisk e-mail-tekstkopi. Hvis din e-mail kun er til information (som at bekræfte deltagelse i et møde), kan du nu klikke på send.
Men hvis du forventer, at de gør noget (svarer dig, sender dokument, bekræfter deltagelse osv.), så medtag en opfordring til handling (CTA). CTA'er er korte erklæringer, der præciserer, hvad du vil have nogen til at gøre. Sådan her:
"Kan du bekræfte, at du har modtaget min ansøgning, og at jeg har givet alt, hvad du har bedt om?"
Hvis du foreslår en handlingsmåde, noget vi kalder for de næste trin, skal du altid stave det ud i slutningen af din e-mail.
"De næste trin i processen inkluderer interviews, som finder sted den (indsæt dato)."
Du skal inkludere en slutning (for inspiration, se vores guide til , hvordan du afslutter formelle e-mails ), samt dit navn, e-mailsignatur og kontaktoplysninger.
Dette er processen med at skrive formelle e-mails !
5 eksempler på formelle e-mail-formater
Stadig ikke klar til at skrive dine egne formelle e-mails endnu? Det er ikke et problem! Her er 5 formelle e-mail-formateksempler skrevet af professionelle til din visningsfornøjelse. Disse dækker nogle af de situationer, du kan opleve, men du skal stadig redigere, opdatere og ændre dem, så de passer.
Klip og indsæt ikke, men brug dem som inspiration.
E-mail med formel mødeindkaldelse
Træt af at skrive mødeindkaldelser, der ikke får svar? Se, hvordan du har det sammenlignet med vores formelle mødeindkaldelses-e-mail-eksempel. (Vores er bedre, ikke?)
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg skriver for at bekræfte planlægningen af vores kommende møde.
Fortæl mig venligst, om den foreslåede tidsplan fungerer for dig.
Tak for din opmærksomhed.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Formel jobansøgning e-mail
Du har opdaget det perfekte job; nu er det tid til at ansøge. Denne formelle ansøgnings-e-mail fokuserer på dine færdigheder og promoverer dig som den bedste person til jobbet. Gå og få det!
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg skriver for formelt at ansøge om stillingen hos [ Firmanavn ] , der for nylig blev slået op online. Jeg er begejstret for muligheden for at blive en del af dit team og bidrage med mine kompetencer og erfaring.
Med over 10 års erfaring inden for [ relevant felt ] har jeg udviklet et stærkt fundament inden for [ specifikke færdigheder ] . Jeg er overbevist om, at min tekniske ekspertise, opmærksomhed på detaljer og evne til at arbejde sammen vil gøre mig til et værdifuldt aktiv for din organisation.
Jeg har vedhæftet mit CV til din gennemgang. Hvis du har brug for yderligere oplysninger, så tøv ikke med at kontakte mig.
Tak, fordi du overvejede min ansøgning. Jeg ser frem til muligheden for at diskutere, hvordan mine kvalifikationer stemmer overens med kravene til stillingen.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
E-mail med formel interviewbekræftelse
Du har godkendt ansøgningen og sikret dig interviewpladsen, så sig nu ja som en mester med vores budskab. Denne formelle interviewbekræftelsesprøve spiller ikke rundt. Det er 100 % professionelt og fokuseret på prisen.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg skriver for at bekræfte planlægningen af vores kommende møde.
Send mig venligst, hvis den foreslåede tidsplan virker for dig.
Tak for din opmærksomhed.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Formel klient e-mail
Medmindre du kender dem godt, bør du altid oprette formelle e-mails til kunder og kunder. Mens nogle vil acceptere lidt uformel, kan andre holde fast i reglerne. Her er en fabelagtig formel e-mail til enhver klient eller kunde.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg stoler på, at denne e-mail finder dig ved godt helbred og godt humør. Jeg skriver for at udtrykke vores taknemmelighed for din virksomheds tro på vores tjenester og vores igangværende forretningsforbindelse.
Vi bestræber os hele tiden på at levere tjenester i topklasse, der er skræddersyet til dine unikke behov. Med dette i tankerne søger vi bedre at forstå din oplevelse indtil nu og identificere måder, hvorpå vi kan forbedre vores tjenester yderligere for at imødekomme dine forventninger mere effektivt.
Vi værdsætter din feedback utroligt meget og ville sætte stor pris på enhver bemærkning, observation eller anbefalinger, du måtte have, som vil hjælpe os med at sikre, at vores tjenester stemmer overens med dine præferencer, krav og forretningsmål.
Vi anerkender vigtigheden af din tid og takker for dit forventede samarbejde og hurtige svar. Hvis du har spørgsmål eller ønsker yderligere oplysninger om ethvert aspekt af vores tjenester eller vores partnerskab, så tøv ikke med at kontakte os.
Foregribe dit mest gunstige svar og fortsatte partnerskab.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
E-mail med formel ferieanmodning
Er chef lidt svært? Også vores. Når du anmoder om ferie, viser denne formelle prøve dit krav klart og enkelt. Du har arbejdet hårdt det sidste år, og sikre dig nu ferien. Glem ikke at sende os et postkort!
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg skriver for formelt at anmode om en ferie i [ antal dage ] startende på [ startdato ] og slutter på [ slutdato ] . Som [ årsag til ferie ] mener jeg, at det er vigtigt for mig at tage lidt fri for at genoplade og forynge.
Jeg har talt med [ kollegas navn ] , som har sagt ja til at dække mit ansvar under mit fravær. Jeg vil sikre, at alle afventende opgaver er fuldført og give detaljerede instruktioner for eventuelle igangværende projekter.
Send mig venligst, hvis der er nogen bekymringer, eller hvis du har brug for yderligere oplysninger, før du godkender min ferieanmodning. Jeg forstår vigtigheden af at opretholde en jævn arbejdsgang og vil sørge for at minimere eventuelle forstyrrelser.
Tak for din opmærksomhed på denne sag og for at overveje min anmodning. Jeg ser frem til dit hurtige svar.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Skal jeg bruge det professionelle e-mail-format?
Ingen! Du kan gøre, hvad du vil. Du hopper også ud af sidevæggen og går på vejen eller forsøger at åbne passagerdøren midt under en flyvning.
Det professionelle e-mail-format er universelt accepteret som det færdige. Det gode ved det formelle e-mail-format er, at det gør det nemmere at skrive e-mails. Du behøver ikke at være sjov, kreativ eller finde inspiration hvor som helst – bare hold dig til reglerne.
Du vil også opdage, at det professionelle e-mail-format går over hele verden. Mens engelsk er det internationale forretningssprog, bruges det formelle format af folk, der skriver på alle sprog.
Vi håber, at denne blog har vist dig, hvor nemt det er at skrive formelle beskeder i det rigtige e-mail-format. Hvis du stadig har brug for lidt mere support, så tjek 5 pro-tip fra e-mail-eksperterne på HIX.AI
5 professionelle tips til, hvordan du formaterer en e-mail
- Opret en skabelon - Hvis du er bekymret for at mangle noget, så opret en skabelon. Du kan bruge Word, Google Docs eller enhver anden produktivitetssoftware til at oprette din egen skabelon. Når du derefter skal skrive e-mails, kan du arbejde dig igennem formatet. Til sidst er der din endelige, formelle e-mail, 100 % formateret korrekt.
- Gør det upersonligt – OK, så du skal starte med personens navn, men derefter behøver du ikke gøre for meget. Undgå store tak eller lange undskyldninger, det er forretning, og disse mennesker er ikke dine venner. Hvis de er, så lad være med at sende dem formelle e-mails.
- Skriv med den aktive stemme – For mange virksomhedsmails holder sig til den passive stemme. Dette spilder plads og tid på at sige og kan faktisk reducere dine chancer for at få det resultat, du ønsker. "Jeg søger rollen som (jobnavn)" er meget mere selvsikker end "Jeg så en rolle annonceret, og jeg overvejede at indsende en ansøgning." Hvilken person vil du helst interviewe og ansætte?
- Vær modig (det er jo business) – Ingen respekterer nogen, der ikke siger, hvad de vil. Det samme princip gælder for dine e-mails. Vær selvsikker, modig og klar med, hvad du ønsker. Det formelle format giver den ideelle struktur til at gøre dine krav klare. At være ligefrem betyder ikke at være uhøflig.
- Brug HIX.AI Email Writer - Professionelle har succes, fordi de finder den optimale måde at fuldføre hver opgave. Bruger du for lang tid på at skrive formelle e-mails? Lad HIX.AI AI e-mail-generator gøre det for dig. Dette professionelle og kraftfulde AI-skriveprogram kan skabe 100 % nøjagtige og effektive e-mails på få sekunder.
Konklusion
Formelle e-mails kan sprænge selv den mest dygtige forfatter og fuldendte professionelle. Men fjern sproget, og du står tilbage med et enkelt og nemt e-mail-format at følge. Start med emnelinjen, og opbyg dine budskaber derfra. Brug en aktiv stemme, udtryk dine krav, og vær modig i erhvervslivet. Det er hemmeligheden bag at skrive vellykkede formelle e-mails.