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首页 > 电子邮件 > 什么是电子邮件格式以及如何正确且专业地设置电子邮件格式?

什么是电子邮件格式以及如何正确且专业地设置电子邮件格式?

以前从未写过电子邮件?我们将在电子邮件学校文章中带您回到基础知识。我们将探索电子邮件格式,查看每个部分以解释它们如何共同构建有意义的消息。

如果您坐在那里想知道:“我为什么要费心学习如何正确编写电子邮件?”你不必这样做。然而,正式的电子邮件格式在世界范围内几乎是通用的。这是把事情做好的方法!

对于那些想了解如何设置电子邮件格式的人,请继续阅读!

正确的电子邮件格式是什么?

每封优秀的电子邮件(甚至是垃圾邮件)都由 4 部分组成。这 4 个部分协同工作,像一个美丽的拼图一样组合在一起,创造出完美的信息。

错过其中一个(例如问候语),读者可能会感到困惑,甚至有点被冒犯。

每封电子邮件的 4 个部分包括:

  1. 电子邮件主题行
  2. 埃麦问候语
  3. 电子邮件正文
  4. 电子邮件签署/后续步骤

单击打开“新消息”并在“收件人”框中输入电子邮件地址,我们就可以使用普遍接受的电子邮件格式构建正式的英文电子邮件

电子邮件主题行

主题行是构建正式电子邮件的起点。创建一个糟糕的主题行,这也是它可能结束的地方。

主题行应该提供您的电子邮件的清晰快照,而无需人们打开它。

尚未达成共识,但最好且最有效的主题行很短(5 - 7 个单词)。

这仅仅是因为我们大多数人在手机上阅读和审阅电子邮件,这会将主题行剪裁到一定的长度。

编写主题行是一种艺术形式,我们在此处的空间有限,但这里有一些主题行选项可以向您展示其工作原理:

  • 会议请求 –(无效日期)
  • (你的名字) – 面试确认
  • 抱歉错过了我们的约会
  • 确认出席 –(活动详情)
  • 想要增加销量吗?这里有5种方法!
  • 您是否犯过这些常见的电子邮件错误?
  • 想看看人工智能的力量吗?尝试HIX.AI人工智能电子邮件生成器

主题行在设置电子邮件的上下文中起着至关重要的作用,因此,正确设置主题行,您就有了一个良好的开端。

电子邮件问候语

希望收到您电子邮件的人已点击打开并即将阅读。您应该始终以使用此人姓名的个性化问候语开始。

我们建议选择以下选项之一:

  • “嗨(人名)
  • “你好(人名)

为什么不用“亲爱的”呢?因为电子邮件礼仪已经改变。虽然仍然有用于正式问候的地方(例如回复回复请求),但它们在工作中不再常用。您还可以将“亲爱的先生/女士”归档在同一个地方(在垃圾箱中)。

了解有关电子邮件礼仪提示的更多信息

电子邮件正文

正文是消息的核心。

它的长度取决于你想说的内容和你要讨论的细节程度。电子邮件可以短至一句话:

“我可以确认我已收到您的会议请求并且我可以参加。”

然而,在编写电子邮件申请时,您需要提供更多信息,概述您正在申请的职位和您的关键技能。

以下是撰写正式电子邮件正文时需要记住的一些关键事项:

  • 在前一两句话中总结所有内容(如果可以的话)。
  • 使用后续段落添加更多详细信息。
  • 保持内容简洁明了,不要给人们带来过多的信息。
  • 避免使用过长的文本段落,并将段落分成易于管理的块。
  • 随意使用项目符号和其他方式来分解文本。
  • 不要忘记您的联系方式。

电子邮件注销/后续步骤

如果您按照上面的说明进行操作,您就已经制作了一份出色的电子邮件正文。如果您的电子邮件仅供参考(例如确认出席会议),您现在可以单击“发送”。

但是,如果您希望他们做某事(回复您、发送文档、确认出席等),请添加号召性用语 (CTA)。 CTA 是简短的陈述,阐明您希望某人做什么。像这样:

“你能确认你已经收到我的申请并且我已经提供了你所要求的一切吗?”

如果您提出一个行动方案(我们称之为制定后续步骤),请务必在电子邮件末尾说明这一点。

“该过程的下一步包括采访,将于(插入日期)进行。”

您需要添加结尾(如需灵感,请查看我们关于如何结束正式电子邮件的指南),以及您的姓名、电子邮件签名和联系方式。

这就是撰写正式电子邮件的过程!

5 个正式电子邮件格式示例

还没有准备好编写自己的正式电子邮件吗?这不是一个问题!这里有 5 个由专业人士编写的正式电子邮件格式示例,供您查看。这些涵盖了您可能遇到的一些情况,但您仍然需要编辑、更新和修改它们以适应。

不要剪切和粘贴,而是将它们作为灵感。

正式会议请求电子邮件

厌倦了输入没有得到回复的会议请求吗?了解您的邮件与我们的正式会议请求电子邮件示例相比如何。 (我们的更好,对吧?)

亲爱的[收件人姓名] ,

希望您能收到这封电子邮件。我写这封信是为了确认我们即将举行的会议的安排。

请告诉我提议的日程安排是否适合您。

感谢您的关注。

谨致问候,
[您的名字]

正式的工作申请电子邮件

您已经找到了完美的工作;现在是时候申请了。这封正式的申请电子邮件重点关注您的技能,并将您提升为该职位的最佳人选。去拿吧!

亲爱的[收件人姓名] ,

我写此信是为了正式申请最近在网上发布的[公司名称]的职位。我很高兴有机会加入你们的团队并贡献我的技能和经验。

凭借在[相关领域]超过 10 年的经验,我在[特定技能]方面打下了坚实的基础。我相信我的技术专长、对细节的关注以及协作能力将使我成为贵组织的宝贵资产。

我已附上我的简历供您审阅。如果您需要任何其他信息,请随时与我联系。

感谢您考虑我的申请。我期待有机会讨论我的资格如何与该职位的要求保持一致。

此致,
[您的名字]

正式面试确认电子邮件

您已经通过了申请并获得了面试机会,现在请像冠军一样对我们的信息说“是”。这个正式的面试确认样本并没有什么用处。它是100%专业并且专注于奖项。

亲爱的[收件人姓名] ,

希望您能收到这封电子邮件。我写这封信是为了确认我们即将举行的会议的安排。

请告诉我提议的日程安排是否适合您。

感谢您的关注。

>最诚挚的问候,
[您的名字]

在此处了解如何撰写确认电子邮件。

正式客户电子邮件

除非您很了解他们,否则您应该始终为客户和顾客创建正式的电子邮件。虽然有些人会接受一点随意性,但另一些人可能会坚持规则。这是一封适合任何客户或客户的精彩正式电子邮件。

亲爱的[收件人姓名] ,

我相信这封电子邮件会让您身体健康、精神抖擞。我写这封信是为了表达我们对贵公司对我们的服务和我们持续的业务关系的信任的感谢。

我们不断努力提供适合您独特需求的顶级服务。考虑到这一点,我们寻求更好地了解您迄今为止的体验,并找出进一步增强我们的服务的方法,以更有效地满足您的期望。

我们非常重视您的反馈,并非常感谢您的任何评论、意见您可能提出的建议或建议将有助于我们确保我们的服务符合您的偏好、要求和业务目标。

我们认识到您的时间的重要性,并感谢您期待的合作和及时回复。如果您对我们的服务或合作伙伴关系的任何方面有任何疑问或需要任何进一步信息,请随时与我们联系。

期待您最有利的答复并继续合作。

最诚挚的问候,
[您的名字]

正式休假申请电子邮件

老板是不是有点难?我们的也是。当请求休假时,此正式样本清楚、简单地列出了您的需求。过去的一年你辛苦了,现在终于可以放假了。别忘了给我们寄一张明信片!

亲爱的[收件人姓名] ,

希望您能收到这封电子邮件。我写信是为了正式请求休假[天数] ,从[开始日期]开始,到[结束日期]结束。作为[休假的原因] ,我认为休息一段时间来充电和恢复活力对我来说很重要。

我已经与[同事姓名]谈过,他同意在我缺席期间承担我的职责。我将确保完成所有待处理的任务,并为任何正在进行的项目提供详细说明。

在批准我的休假申请之前,如果有任何疑虑或需要任何其他信息,请告诉我。我了解保持平稳工作流程的重要性,并将确保尽量减少任何干扰。

感谢您对此事的关注并考虑我的请求。我期待您的及时回复。

此致,
[您的名字]

我必须使用专业的电子邮件格式吗?

不!你想做什么,就可以做什么。您还可以从侧壁跳下来并在路上行走,或者在飞行途中尝试打开乘客舱门。

专业的电子邮件格式已被普遍接受。正式电子邮件格式的优点在于它使撰写电子邮件变得更加容易。你不需要很有趣、有创意,或者从任何地方寻找灵感——只要遵守规则即可。

您还会发现专业的电子邮件格式遍布世界各地。虽然英语是国际商业语言,但所有语言的人们都使用正式格式。

我们希望这个博客向您展示了以正确的电子邮件格式编写正式消息是多么容易。如果您仍需要更多支持,请查看HIX.AI电子邮件专家的 5 条专业提示。

关于如何设置电子邮件格式的 5 个专业技巧

  1. 创建模板- 如果您担心丢失任何内容,请创建一个模板。您可以使用 Word、 Google Docs 或任何其他生产力软件来创建您自己的模板。然后,当您需要编写电子邮件时,您可以使用该格式。最后,您将收到最终的正式电子邮件,格式 100% 正确。
  2. 让它变得非个人化——好吧,所以你需要从这个人的名字开始,但之后,你不需要做太多。避免说太多的感谢或长时间的道歉,这是生意,这些人不是你的朋友。如果是,则不要向他们发送正式电子邮件。
  3. 用主动语态写作——太多的商务电子邮件坚持使用被动语态。这浪费了空间和时间,而且实际上会降低你获得想要的结果的机会。 “我正在申请(职位名称)的职位”比“我看到了职位招聘广告,并且我正在考虑提交申请”更加自信。您更愿意面试和雇用哪一个人?
  4. 大胆一些(毕竟这是生意) ——没有人会尊重那些不说出自己想说的话的人。同样的原则也适用于您的电子邮件。自信、大胆、明确自己想要什么。正式的格式提供了清晰表达您的需求的理想结构。直率并不意味着粗鲁。
  5. 使用HIX.AI电子邮件编写器– 专业人士之所以成功,是因为他们找到了完成每项任务的最佳方法。花太多时间写正式电子邮件?让HIX.AI人工智能电子邮件生成器为您做这件事。这款专业且强大的人工智能写作程序可以在几秒钟内创建 100% 准确且有效的电子邮件。

结论

即使是最熟练的作家和最完美的专业人士,正式的电子邮件也会让他们感到困惑。但是如果去掉语言,您就只剩下一个简单易用的电子邮件格式可供遵循。从主题行开始,然后从那里构建您的消息。用主动的语气,表达自己的诉求,大胆做生意。这是撰写成功的正式电子邮件的秘诀。