Noch nie eine E-Mail geschrieben? In unserem E-Mail-Schulartikel bringen wir Sie zurück zu den Grundlagen. Wir werden uns mit dem E-Mail-Format befassen und uns die einzelnen Abschnitte ansehen, um zu erklären, wie sie zusammenarbeiten, um eine bedeutungsvolle Nachricht zu erstellen.
Wenn Sie da sitzen und sich fragen: „Warum sollte ich mir die Mühe machen, zu lernen, wie man E-Mails richtig schreibt?“ Das musst du nicht. Das formelle E-Mail-Format ist jedoch weltweit nahezu universell. Das ist der Weg, Dinge zu erledigen!
Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie eine E-Mail formatieren, lesen Sie weiter!
Was ist das richtige E-Mail-Format?
Jede großartige E-Mail (und sogar die Müll-E-Mail) besteht aus 4 Teilen. Diese 4 Teile wirken zusammen und fügen sich wie ein wunderschönes Puzzle zusammen, um die perfekte Botschaft zu schaffen.
Wenn Sie eine davon verpassen (z. B. die Begrüßung), könnte der Leser verwirrt oder sogar ein wenig beleidigt sein.
Zu den 4 Teilen jeder E-Mail gehören:
- E-Mail-Betreffzeile
- Emai-Gruß
- Kopie des E-Mail-Textes
- E-Mail-Abmeldung/nächste Schritte
Klicken Sie auf „Neue Nachricht öffnen“ und geben Sie eine E-Mail-Adresse in das Feld „An“ ein. Dann können wir unsere formelle englische E-Mail im allgemein akzeptierten E-Mail-Format erstellen.
E-Mail-Betreffzeile
Mit der Betreffzeile beginnt der Aufbau Ihrer formellen E-Mail. Erstellen Sie eine schlechte Betreffzeile, und dort könnte es auch enden.
Betreffzeilen sollten einen klaren Überblick über Ihre E-Mail geben, ohne dass die Person sie überhaupt öffnen muss.
Es besteht kein Konsens, aber die besten – und effektivsten – Betreffzeilen sind kurz (5–7 Wörter).
Das liegt einfach daran, dass die meisten von uns E-Mails auf ihren Mobiltelefonen lesen und überprüfen, wodurch die Betreffzeilen bei einer bestimmten Länge abgeschnitten werden.
Das Schreiben von Betreffzeilen ist eine Kunstform und wir haben hier nur begrenzte Platzverhältnisse. Hier sind jedoch einige Betreffzeilenoptionen, die Ihnen zeigen, wie es funktioniert:
- Besprechungsanfrage – (inerte Daten)
- (Ihr Name) – Interviewbestätigung
- Entschuldigung, dass wir unseren Termin verpasst haben
- Teilnahmebestätigung – (Veranstaltungsdetails)
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Die Betreffzeile spielt eine entscheidende Rolle beim Einrichten des Kontexts Ihrer E-Mail. Wenn Sie sie also richtig machen, haben Sie einen guten Start.
E-Mail-Begrüßung
Hoffentlich hat die Person, die Ihre E-Mail erhalten hat, auf „Öffnen“ geklickt und ist nun dabei, sie zu lesen. Sie sollten immer mit einer persönlichen Begrüßung beginnen, bei der der Name der Person verwendet wird.
Wir empfehlen, eine der folgenden Optionen zu wählen:
- „Hallo (Name der Person)
- „Hallo (Name der Person)
Warum nicht „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwenden? Weil sich die E-Mail-Etikette geändert hat. Zwar gibt es immer noch einen Platz für formelle Begrüßungen (z. B. die Beantwortung einer RSVP-Anfrage), sie werden jedoch bei der Arbeit nicht mehr häufig verwendet. Dort können Sie auch „Sehr geehrte Damen und Herren“ ablegen (im Papierkorb).
Erfahren Sie mehr über Tipps zur E-Mail-Etikette .
Kopie des E-Mail-Textes
Der Fließtext ist der Kern Ihrer Nachrichten.
Die Länge hängt davon ab, was Sie sagen möchten und wie detailliert Sie darauf eingehen. E-Mails können nur einen einzigen Satz lang sein:
„Ich kann bestätigen, dass ich Ihre Besprechungsanfrage erhalten habe und teilnehmen kann.“
Wenn Sie jedoch eine E-Mail-Bewerbung verfassen, möchten Sie deutlich mehr Informationen bereitstellen und die Rolle, auf die Sie sich bewerben, sowie Ihre Schlüsselkompetenzen erläutern.
Hier sind einige der wichtigsten Dinge, die Sie beim Verfassen einer formellen E-Mail-Textkopie beachten sollten:
- Fassen Sie alles in den ersten ein oder zwei Sätzen zusammen (wenn Sie können).
- Verwenden Sie die folgenden Absätze, um weitere Details hinzuzufügen.
- Halten Sie die Dinge zügig und kurz, überlasten Sie die Leute nicht mit Informationen.
- Vermeiden Sie lange Textpassagen und unterteilen Sie Absätze in überschaubare Abschnitte.
- Fühlen Sie sich frei, Aufzählungspunkte und andere Möglichkeiten zu verwenden, um den Text aufzulockern.
- Vergessen Sie nicht Ihre Kontaktdaten.
E-Mail-Abmeldung/nächste Schritte
Wenn Sie unsere obigen Anweisungen befolgt haben, haben Sie einen großartigen E-Mail-Text erstellt. Wenn Ihre E-Mail nur zur Information dient (z. B. zur Bestätigung der Teilnahme an einer Besprechung), können Sie jetzt auf „Senden“ klicken.
Wenn Sie jedoch erwarten, dass sie etwas tun (Ihnen antworten, ein Dokument senden, die Teilnahme bestätigen usw.), fügen Sie einen Call-to-Action (CTA) hinzu. CTAs sind kurze Aussagen, die deutlich machen, was jemand tun soll. So was:
„Können Sie bestätigen, dass Sie meine Bewerbung erhalten haben und dass ich alles bereitgestellt habe, was Sie verlangt haben?“
Wenn Sie eine Vorgehensweise vorschlagen, etwas, das wir als Darlegung der nächsten Schritte bezeichnen, formulieren Sie dies immer am Ende Ihrer E-Mail.
„Zu den nächsten Prozessschritten gehören Vorstellungsgespräche, die am (Datum einfügen) stattfinden.“
Sie sollten eine Endung (als Inspiration lesen Sie unseren Leitfaden zum Beenden formeller E-Mails ) sowie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Signatur und Ihre Kontaktdaten angeben.
Dies ist der Prozess des Schreibens formeller E-Mails !
5 Beispiele für formelle E-Mail-Formate
Sie sind noch nicht bereit, Ihre eigenen formellen E-Mails zu schreiben? Es ist kein Problem! Hier sind 5 Beispiele für formelle E-Mail-Formate, die von Profis für Ihr Sehvergnügen geschrieben wurden. Diese decken einige der Situationen ab, die bei Ihnen auftreten können, Sie müssen sie jedoch noch bearbeiten, aktualisieren und anpassen, damit sie passen.
Schneiden Sie sie nicht aus und fügen Sie sie nicht ein, sondern nutzen Sie sie als Inspiration.
Formelle E-Mail mit Besprechungsanfrage
Haben Sie es satt, Besprechungsanfragen abzutippen, auf die keine Antworten eingehen? Sehen Sie, wie Ihre E-Mail im Vergleich zu unserem formellen E-Mail-Beispiel für eine Besprechungsanfrage abschneidet. (Unsere ist besser, oder?)
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich schreibe Ihnen, um den Termin für unser bevorstehendes Treffen zu bestätigen.
Bitte lassen Sie mich wissen, ob der vorgeschlagene Terminplan für Sie in Frage kommt.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]
Formelle Bewerbungs-E-Mail
Sie haben den perfekten Job gefunden; Jetzt ist es an der Zeit, sich zu bewerben. Diese formelle Bewerbungs-E-Mail konzentriert sich auf Ihre Fähigkeiten und macht Sie zur besten Person für den Job. Geh und hol es dir!
Sehr geehrter [ Name des Empfängers ] ,
Ich schreibe Ihnen, um mich offiziell für die Stelle bei [ Name des Unternehmens ] zu bewerben, die kürzlich online ausgeschrieben wurde. Ich freue mich über die Gelegenheit, Ihrem Team beizutreten und meine Fähigkeiten und Erfahrungen einzubringen.
Mit über 10 Jahren Erfahrung in [ relevantem Bereich ] habe ich eine solide Grundlage in [ spezifischen Fähigkeiten ] aufgebaut. Ich bin zuversichtlich, dass mein technisches Fachwissen, meine Liebe zum Detail und meine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mich zu einer wertvollen Bereicherung für Ihr Unternehmen machen werden.
Ich habe meinen Lebenslauf zur Überprüfung beigefügt. Sollten Sie weitere Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.
Vielen Dank, dass Sie meine Bewerbung berücksichtigt haben. Ich freue mich auf die Gelegenheit, mit Ihnen zu besprechen, wie meine Qualifikationen mit den Anforderungen der Position übereinstimmen.
Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]
Formelle Bestätigungs-E-Mail für das Vorstellungsgespräch
Sie haben die Bewerbung erfolgreich bestanden und sich den Platz für das Vorstellungsgespräch gesichert. Sagen Sie jetzt „Ja“ wie ein Champion mit unserer Botschaft. Dieses formelle Bestätigungsbeispiel für ein Vorstellungsgespräch spielt keine Rolle. Es ist 100 % professionell und auf den Preis ausgerichtet.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich schreibe Ihnen, um den Termin für unser bevorstehendes Treffen zu bestätigen.
Bitte lassen Sie mich wissen, ob der vorgeschlagene Terminplan für Sie in Frage kommt.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]
Formelle Kunden-E-Mail
Sofern Sie sie nicht gut kennen, sollten Sie immer formelle E-Mails an Klienten und Kunden verfassen. Während einige ein wenig Ungezwungenheit akzeptieren, können andere sich strikt an die Regeln halten. Hier ist eine fantastische formelle E-Mail für jeden Kunden.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich vertraue darauf, dass Sie mit dieser E-Mail bei guter Gesundheit und bester Laune sind. Ich schreibe Ihnen, um Ihnen unseren Dank für das Vertrauen Ihres Unternehmens in unsere Dienstleistungen und unsere fortlaufende Geschäftsbeziehung auszudrücken.
Wir sind stets bestrebt, erstklassige Dienstleistungen anzubieten, die auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Vor diesem Hintergrund versuchen wir, Ihre bisherigen Erfahrungen besser zu verstehen und Wege zu finden, wie wir unsere Dienstleistungen weiter verbessern können, um Ihre Erwartungen besser zu erfüllen.
Wir schätzen Ihr Feedback sehr und würden uns über Kommentare und Beobachtungen sehr freuen oder Empfehlungen, die Sie möglicherweise haben und die uns dabei helfen könnten, sicherzustellen, dass unsere Dienstleistungen Ihren Vorlieben, Anforderungen und Geschäftszielen entsprechen.
Wir wissen, wie wichtig Ihre Zeit ist, und danken Ihnen für Ihre erwartete Zusammenarbeit und schnelle Reaktion. Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen zu irgendeinem Aspekt unserer Dienstleistungen oder unserer Partnerschaft benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.
Wir freuen uns auf Ihre bestmögliche Antwort und die Fortsetzung der Partnerschaft.
Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]
Formelle Urlaubsantrags-E-Mail
Ist der Chef etwas schwierig? Auch unseres. Wenn Sie Urlaub beantragen, legt dieses formelle Muster Ihren Antrag klar und einfach dar. Sie haben im vergangenen Jahr hart gearbeitet und sich jetzt den Urlaub gesichert. Vergessen Sie nicht, uns eine Postkarte zu schicken!
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich schreibe Ihnen, um offiziell einen Urlaub für [ Anzahl der Tage ] zu beantragen, der am [ Startdatum ] beginnt und am [ Enddatum ] endet. Als [ Urlaubsgrund ] halte ich es für wichtig, dass ich mir eine Auszeit gönne, um neue Energie zu tanken und zu regenerieren.
Ich habe mit [ Name des Kollegen ] gesprochen, der sich bereit erklärt hat, meine Aufgaben während meiner Abwesenheit zu übernehmen. Ich sorge dafür, dass alle ausstehenden Aufgaben erledigt werden, und gebe detaillierte Anweisungen für alle laufenden Projekte.
Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Bedenken haben oder zusätzliche Informationen benötigen, bevor Sie meinen Urlaubsantrag genehmigen. Ich weiß, wie wichtig es ist, einen reibungslosen Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten, und werde dafür sorgen, dass etwaige Störungen so gering wie möglich gehalten werden.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit für diese Angelegenheit und für die Berücksichtigung meiner Anfrage. Ich freue mich auf Ihre zeitnahe Antwort.
Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]
Muss ich das professionelle E-Mail-Format verwenden?
NEIN! Du kannst machen was du willst. Sie springen auch von der Seitenwand und gehen auf die Straße oder versuchen, mitten im Flug die Passagiertür zu öffnen.
Das professionelle E-Mail-Format wird allgemein als Standard akzeptiert. Das Tolle am formellen E-Mail-Format ist, dass es das Schreiben von E-Mails erleichtert. Sie müssen nicht lustig oder kreativ sein oder sich von irgendwoher inspirieren lassen – halten Sie sich einfach an die Regeln.
Sie werden auch feststellen, dass das professionelle E-Mail-Format weltweit verbreitet ist. Während Englisch die internationale Geschäftssprache ist, wird das formale Format von Menschen verwendet, die in allen Sprachen schreiben.
Wir hoffen, dass dieser Blog Ihnen gezeigt hat, wie einfach es ist, formelle Nachrichten im richtigen E-Mail-Format zu schreiben. Wenn Sie noch etwas mehr Unterstützung benötigen, schauen Sie sich die 5 Profi-Tipps der E-Mail-Experten von HIX.AI an.
5 Profi-Tipps zum Formatieren einer E-Mail
- Erstellen Sie eine Vorlage – Wenn Sie befürchten, dass etwas fehlt, erstellen Sie eine Vorlage. Sie können Word, Google Docs oder jede andere Produktivitätssoftware verwenden, um Ihre eigene Vorlage zu erstellen. Wenn Sie dann E-Mails schreiben müssen, können Sie das Format durcharbeiten. Am Ende steht Ihre endgültige, formelle E-Mail, die zu 100 % korrekt formatiert ist.
- Machen Sie es unpersönlich – OK, Sie müssen also mit dem Namen der Person beginnen, aber danach müssen Sie nicht mehr viel tun. Vermeiden Sie großes Dankeschön oder lange Entschuldigungen, das ist geschäftlich und diese Leute sind nicht Ihre Freunde. Wenn ja, dann senden Sie ihnen keine formellen E-Mails.
- Schreiben Sie im Aktiv – Zu viele geschäftliche E-Mails bleiben im Passiv. Dies verschwendet Platz und Zeit und kann Ihre Chancen, das gewünschte Ergebnis zu erzielen, tatsächlich verringern. „Ich bewerbe mich für die Stelle (Stellenname)“ ist viel aussagekräftiger als „Ich habe eine ausgeschriebene Stelle gesehen und habe darüber nachgedacht, eine Bewerbung einzureichen.“ Welche Person würden Sie lieber interviewen und einstellen?
- Seien Sie mutig (es geht schließlich ums Geschäft) – Niemand respektiert jemanden, der nicht sagt, was er will. Das gleiche Prinzip gilt für Ihre E-Mails. Seien Sie selbstbewusst, mutig und klar, was Sie wollen. Das formale Format bietet die ideale Struktur, um Ihre Anforderungen klar zu formulieren. Offen zu sein bedeutet nicht, unhöflich zu sein.
- Nutzen Sie HIX.AI Email Writer – Profis sind erfolgreich, weil sie für jede Aufgabe den optimalen Weg finden. Verbringen Sie zu viel Zeit damit, formelle E-Mails zu schreiben? Lassen Sie den KI-E-Mail-Generator HIX.AI dies für Sie erledigen. Dieses professionelle und leistungsstarke KI-Schreibprogramm kann in Sekundenschnelle 100 % genaue und effektive E-Mails erstellen.
Abschluss
Formelle E-Mails können selbst den erfahrensten Verfasser und erfahrensten Profi aus der Fassung bringen. Wenn Sie jedoch die Sprache weglassen, bleibt Ihnen ein einfaches E-Mail-Format, dem Sie folgen können. Beginnen Sie mit der Betreffzeile und bauen Sie Ihre Nachrichten darauf auf. Setzen Sie eine aktive Stimme ein, äußern Sie Ihre Forderungen und seien Sie mutig im Geschäft. Das ist das Geheimnis erfolgreicher formeller E-Mails.