Dear Sir/Fru, tak fordi du læste vores guide til formelle e-mails. Vi vil med glæde vise dig gennem den vidunderlige verden af formelle e-mails.
Det er sådan, du måske forestiller dig, at formelle e-mails er, men tingene har ændret sig. Vi har droppet "Dear Sir/Fru" for en mere personlig tilgang. Det er fantastisk, men vi skal også forblive professionelle.
Hvorfor? Fordi formelle e-mails bruges over hele verden til at opbygge forbindelser, booke møder, sige tak, acceptere job, sige op fra roller og millioner af andre ting!
Vi er e-mail-eksperter med et uovertruffent øje for detaljer. Vil du lære at skrive bedre e-mails? Denne guide dækker alt, hvad du behøver at vide, inklusive 5 professionelle e-mail-eksempler, en oversigt over e-mail-formatet og nogle eksperttip. Du kan bruge vores prøver eller smadre dem ved at lave dine egne!
I denne guide dækker vi:
- Formel hilsen e-mail
- Formel tak-e-mail
- Formel faktura e-mail
- Formel fratrædelses-e-mail
- Formel farvel-e-mail
Til sidst vil du have færdighederne, erfaringen og forståelsen til at skabe fantastiske formelle e-mails!
Hvad er en formel e-mail?
Formelle e-mails sendes til en, du ikke kender. Det kan være en ny kollega, kunde, chef eller kold e-mail til nyt arbejde.
Formelle e-mails er 100 % professionelle og følger det accepterede forretningsmeddelelsesformat. De indeholder ingen slang, vittigheder, talemåder eller uklar terminologi. Og prøv aldrig at være sjov i en formel e-mail!
Hvis du aldrig har skrevet en formel e-mail, så fortvivl ikke! Vores væsentlige guide nedenfor opdeler det formelle format i enkle trin.
Lad os først starte med 5 professionelle e-mail-eksempler, så du kan se, hvordan det gøres.
5 professionelle e-mail-eksempler
Vi kan starte med 5 professionelle e-mail-eksempler for at illustrere de grundlæggende principper. Disse e-mail-eksempler er praktiske eksempler på forskellige typer formelle e-mails. Brug disse som inspiration til at oprette dine egne formelle e-mails.
Formel hilsen e-mail
Hilsningsmails er forretningsmæssige nødvendigheder! Du sender disse til nye kolleger, kunder, kunder, chefer, beboere, besøgende og mere. Vores formelle hilsen-e-mail-eksempel er enkel, klar og overbevisende – hvilket betyder, at du vil gøre det bedste førstehåndsindtryk.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg er [ Dit navn ] , [ Din stilling ] hos [ Din virksomhed ] . Jeg skriver for at byde dig velkommen, når du begynder din rejse med os. Vi er glade for at have dig ombord og ser frem til det unikke perspektiv, du vil bringe til vores team.
Du er velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål eller har brug for hjælp, mens du falder til ro. Vores team er her for at støtte dig, og vi er forpligtet til at sikre, at din overgang er så gnidningsløs som muligt.
Igen, velkommen til [ Din virksomhed ] . Vi er glade for muligheden for at arbejde sammen med dig og er overbeviste om, at du vil yde væsentlige bidrag til vores fælles mål.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Formel tak-e-mail
Hvis nogen har gjort noget for at hjælpe, er det tid til at sige tak. I vores formelle e-mail takkeeksempel holder vi den kort og fokuserer på virkningen og vigtigheden af, hvad personen har gjort. Så uden forsinkelse, her er en formel tak-e-mail-eksempel.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg skriver for at udtrykke min oprigtige påskønnelse for din hjælp med [ specifik opgave eller projekt ] . Din ekspertise og engagement har i høj grad bidraget til dens succes.
Din støtte og vejledning har været uvurderlig, og jeg er taknemmelig for den tid og indsats, du har lagt i denne bestræbelse. Det er virkelig inspirerende at arbejde sammen med nogen, der er så vidende og dygtige som dig.
Tak igen for dine fremragende bidrag. Din bistand har haft en betydelig indflydelse, og jeg er overbevist om, at vi vil fortsætte med at opnå store ting sammen.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Formel faktura e-mail
Du har gjort arbejdet, så du skal have betalt – og vi kan hjælpe med vores formelle faktura-e-mail-eksempel. Fakturaer handler udelukkende om detaljer, så sørg for at tjekke hver linje og sikre, at du har inkluderet alle de detaljer, du har brug for, for at undgå, at din faktura bliver ignoreret eller ubetalt.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg skriver for formelt at fremsende fakturaen for det udførte arbejde. Vedhæftet venligst den detaljerede faktura til din reference.
Gennemgå fakturaen, og lad mig vide, hvis der er behov for afklaring eller yderligere oplysninger. Det samlede skyldige beløb er [ Beløb ] og betalingsbetingelserne er [ Betalingsbetingelser ] .
Tak for din opmærksomhed på denne sag. Hvis du har spørgsmål eller bekymringer, så tøv ikke med at kontakte os.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Formel fratrædelses-e-mail
Så du har besluttet at gå videre til en ny mulighed – du bliver nødt til at sige op. Denne formelle fratrædelses-e-mail-prøve er en professionel måde at forlade din rolle på, mens du bevarer – og endda forbedrer – dit omdømme.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg skriver for at informere dig om, at jeg efter omhyggelig overvejelse og overvejelse har truffet den svære beslutning at fratræde min stilling hos [ Firmanavn ] , med virkning fra [ Fratrædelsesdato ] .
Jeg er taknemmelig for mulighederne og erfaringer jeg har fået i min tid i virksomheden. Jeg har lært meget af at arbejde med et så talentfuldt team, og jeg sætter pris på den støtte og vejledning, som mine kolleger og supervisorer giver.
Fortæl mig venligst, hvordan jeg kan hjælpe med overgangsprocessen. Jeg er forpligtet til at sikre en gnidningsløs overdragelse af mine ansvarsområder og vil gøre mit bedste for at binde alle løse ender før min afrejse.
Tak for din forståelse og støtte. Jeg ønsker virksomheden fortsat succes i fremtiden.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Formel farvel-e-mail
Denne formelle gode e-mail-prøve kan sendes på din sidste dag i en rolle, i en virksomhed eller i en autoritetsposition. Formelle beskeder er professionelle og praktiske, så du vil måske tilføje nogle eksempler eller følelser til denne e-mail-eksempel.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg skriver for at informere dig om, at i dag er min sidste dag i denne rolle/stilling hos [ Firmanavn ] . Jeg ville gerne tage et øjeblik til formelt at sige farvel og udtrykke min dybfølte taknemmelighed for muligheden for at arbejde sammen med dig og være en del af dette utrolige team.
I min tid her har jeg været vidne til dedikation og professionalisme af hvert teammedlem, og jeg er taknemmelig for den støtte og opmuntring, jeg har modtaget fra dig og hele teamet.
Jeg er stolt af det arbejde, vi har udført sammen, og de fremskridt, vi har gjort. Det har været en ære at arbejde med så dygtige personer, og jeg vil virkelig savne at være en del af dette team.
Når jeg går videre til mit næste eventyr, vil jeg gerne give dig og mine bedste ønsker teamet for fortsat succes og vækst. Hold kontakten, og tøv ikke med at kontakte os, hvis du nogensinde har brug for hjælp eller har spørgsmål.
Tak igen for alt.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Sådan skriver du formelle e-mails - den væsentlige guide
At skrive formelle e-mails kan virke udfordrende, men det er faktisk enkelt. Hvorfor? Fordi der er et standard formelt e-mail-format at følge. Ja, vi kan sætte alt tilbage i kun tre sektioner eller byggeklodser. Hver sektion følger den sidste og flyder for at oprette en formel e-mail.
De tre dele omfatter:
- Emnelinje
- Brødtekst
- Afmelding/næste trin
Det fantastiske ved formelle e-mails er, at der ikke er behov for at prøve at være kreativ eller sjov. Faktisk er det det modsatte af, hvad du bør gøre. Ingen, der modtager en formel e-mail, forventer at grine, smile eller finde det sjovt. (Så ingen vittigheder, emojis eller billeder af din kat tak!)
Formelle e-mails er effektive, fordi de er enkle, klare og letforståelige. Denne vigtige vejledning nedbryder det formelle e-mail-format og viser dig, hvordan du opbygger din egen skabelon.
Formel e-mail-emnelinje
Alt starter med en formel e-mail-emnelinje. Emnelinjen i hver e-mail skal overholde nogle få regler. Emnelinjer skal være korte, letforståelige, målrettede og professionelle.
Faktisk, jo færre ord du bruger, jo bedre. Dette skyldes, at de fleste mennesker vil tjekke beskeder på deres mobiltelefoner, og lange emnelinjer vises muligvis ikke korrekt.
Formelle e-mail-emnelinjer er enkle og ligetil at skrive. Hvis du vil have lidt inspiration, så prøv disse:
- Tak for din seneste e-mail
- Hilsen fra (dit navn)
- Introduktion: (dit navn)
- Accepter venligst min opsigelse
- Opsigelsesmeddelelse: (jobnavn)
- Farvel på min sidste dag
Se hvad vi mener? Ingen personlighed, kun 100% professionel. Det er det, formelle beskeder handler om.
Formel e-mail brødtekst
I den formelle e-mail-tekst dykker du ned i detaljerne og engagerer dit publikum. Det fantastiske ved formelle e-mails (som vores eksempler viser) er, hvor nemme de er at skrive.
Her opbygger vi en formel e-mail-prøve for at anmode om information fra en ny leverandør.
Start med en høflig hilsen. Tidligere ville alle formelle e-mails begynde med et "Dear Sir/Madam" eller "Dear (personens navn)" – men tingene er gået videre. I dag skal du starte med personens navn ("Hej") eller med en samlebetegnelse, hvis du engagerer en gruppe ("Hej, kolleger").
Et princip alle e-mails bør følge er at opsummere alt i den første sætning eller afsnit.
Så i denne formelle e-mail-eksempel vil vi anmode om nogle oplysninger.
"Mit navn er (dit navn). Jeg kontakter dig fra (virksomhedens navn) og vil gerne anmode om (hvad end du ønsker at anmode om)."
Dette er et grundlæggende budskab, men det gør alt, hvad du har brug for det. Vi ønsker at tilføje mere kontekst, så vi kan inkludere flere detaljer i vores e-mail-eksempel.
"Jeg beder om oplysningerne for min virksomhed. Vi er interesserede i at lære om dine produkter, mens vi søger alternative leverandører."
Dette er godt. Forklar nu præcist, hvad du ønsker. Brug punktopstillinger eller lister for at gøre det så nemt som muligt for leverandører at fuldføre dine anmodninger:
"For at gøre det så nemt som muligt for dig at fuldføre min anmodning, har jeg listet det, jeg har brug for, her: (inkluder liste)."
Lær mere om , hvordan du skriver e-mails, der anmoder om noget .
Formel e-mail-sign-off/næste trin
I slutningen af e-mailen vil du gerne afslutte tingene professionelt – men før du gør det, skal du tilføje en deadline og angive de næste trin. Hvordan? Lad os vise dig denne e-mail-eksempelafslutning.
"Vi har sendt denne anmodning til flere andre leverandører og har sat en svarfrist på (indsæt deadlinedato). Kan du bekræfte, at du har modtaget denne e-mail, og at du har til hensigt at indsende et svar? Hvis du har spørgsmål eller forespørgsler eller kræver afklaring af eventuelle detaljer, kan du kontakte mig på (indsæt kontaktoplysninger)."
Vi er næsten ved afslutningen – men du skal melde fra høfligt.
"På forhånd tak for at indsende et svar. Vi er begejstrede for potentialet i at arbejde sammen med dig."
Tilføj til sidst en afmelding (Mange tak, venlig hilsen osv.) og resten af dine oplysninger. Inkluder dit navn, jobtitel, kontaktoplysninger og fuld underskrift.
Lær mere om , hvordan du afslutter en e-mail professionelt .
Må og lad være med formelle e-mails
Her er nogle dos and dont's for at hjælpe dig med at oprette formelle e-mails, der får det resultat, du ønsker. Det handler om at hjælpe dig med at finde din stemme og levere et budskab, der skærer igennem støjen.
- Brug ikke "Dear Sir/Fru". Brug personens fornavn.
- Vent ikke i evigheder for at komme til sagen. Opsummer det i første sætning.
- Glem ikke nogen detaljer. Tag dig tid til at lave en besked og kontrollere, at du har inkluderet alt.
- Gå ikke off-script og ignorer formatet. Følg vores guide ovenfor.
- Lav ikke vittigheder eller prøv at få folk til at grine. Brug en professionel tone i stemmen.
- Spild ikke tid. Hold e-mails så korte som muligt.
- Kæmp ikke med at skrive e-mails på egen hånd. Brug HIX.AI 's e-mail-generator .
- Send det ikke uden korrekturlæsning. Lav korrektur (selvfølgelig).
- Glem ikke at tilføje en CTA og de næste trin. Undgå at lyde som om du fortæller nogen, hvad de skal gøre.
Konklusion
Tak fordi du læste med. Med venlig hilsen HIX.AI .
OK, det formelle e-mail-format har ændret sig lidt (heldigvis), men du skal stadig vide, hvordan man skriver professionelle e-mails på arbejdspladsen. Her er vores vigtige primer: Hold dig til formatet, følg vores råd, og fokuser på at skabe korte og forretningsagtige budskaber. Hvis du har det svært, så tjek vores e-mail-eksempler for inspiration. Eller for de enkleste, nemmeste og mest effektive formelle e-mails, brug HIX.AI – verdens bedste AI-assistent til forretningsskrivning.