Har du noget vigtigt at diskutere på arbejdet? Så aftal et møde! Hvis du arrangerer et møde for dig selv, på vegne af din chef eller virksomhed, skal du sende en anmodning.
Mødeforespørgsler er standard stykker af professionel korrespondance, hvilket betyder, at de overholder reglerne og den formelle e-mail-etikette . Hvis du ikke ved, hvad det er, så fortvivl ikke – vi opdeler det for dig i denne e-mail-masterclass for mødeanmodninger.
Vi forklarer, hvad mødeindkaldelser er, hvornår de skal sendes, og hvordan de skal skrives. Du vil også komme til at tjekke 5 mødere-mail-anmodningseksempler, der dækker:
- Intern mødeindkaldelse e-mail
- E-mail med ekstern mødeindkaldelse
- E-mail med anmodning om personligt møde
- Telefon/Zoom mødeindkaldelse e-mail
- E-mail med uformel mødeindkaldelse
Med vores hjælp vil du aldrig stirre på en tom skærm eller et tom mødelokale igen!
Hvad er en e-mail med en mødeindkaldelse?
E-mails med mødeindkaldelser er beskeder til at organisere et møde mellem to (eller flere) personer. Forespørgselsmails handler om at øge opmærksomheden og generere et svar. Kort sagt presser du på for et svar (ja, ved det, eller måske!).
E-mails med mødeindkaldelser skal indeholde flere ting:
- Detaljer om, hvad mødet handler om
- Hvorfor det er nødvendigt
- Hvem kommer til mødet og taler/fremlægger
- De forventede resultater
- Vigtige mødedetaljer (dato, tid, sted)
- Supplerende oplysninger (parkering, log-in detaljer osv.)
Mødeindkaldelser skal bekræfte, om nogen kan deltage eller ønsker at møde os. Vi kan altid følge op med yderligere e-mails i fremtiden.
Det lyder som en masse information, men det betyder ikke, at e-mails med mødeanmodninger skal være lange. Det er nemmere at vise dig, hvordan det fungerer i praksis, hvilket vi vil gøre i næste afsnit!
5 e-mailprøver for mødeindkaldelser
For at hjælpe dig med at forstå, hvad mødeindkaldelser er, og det format, du skal følge, er her 5 e-mail-eksempler for mødeindkaldelser oprettet af professionelle på HIX.AI
Intern mødeindkaldelse e-mail
Interne e-mail-anmodninger sendes mellem kolleger, der arbejder sammen (håber du!) og har et eksisterende forhold. Som sådan kan vi fjerne nogle af detaljerne og fokusere på kernen af mødet og de forventede resultater.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne besked finder dig ved godt mod. Jeg skriver for at anmode om et møde for at diskutere [ mødeemne ] . Jeg tror på, at en åben samtale mellem os vil hjælpe med at fremme fremskridt og effektivt tilpasse vores mål.
De kernepunkter, der skal diskuteres, omfatter:
[ Punkt 1 ]
[ Punkt 2 ]
[ Punkt 3 ]
Jeg foreslår at afholde dette møde på [ foreslået dato og klokkeslæt ] . Giv mig venligst besked, hvis du er ledig i dette tidsrum. Hvis ikke, er jeg åben for forslag til en praktisk alternativ slot. Vores mål er at sikre, at alle har en klar forståelse af [ mødeemne ] og diskutere vejen frem.
Jeg forventer, at mødet vil løbe cirka i [ varighed ] , og sigter mod at behandle alle spørgsmål relateret til emnet på en effektiv og rettidig måde.
Bekræft venligst din tilgængelighed, så vi kan færdiggøre mødedetaljerne.
Tak for din opmærksomhed.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
E-mail med ekstern mødeindkaldelse
Eksterne mødeindkaldelser skal være formelle, professionelle og personlige – som vi viser i dette eksempel. Fokus her er på at få opmærksomhed og bekræfte fremmødet. Hold detaljer på et minimum og fokuser på datoer!
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Mit navn er [ Dit navn ] og jeg er [ Din stilling ] hos [ Din virksomhed ] . Jeg skriver for at anmode om et møde for at diskutere potentielle samarbejdsmuligheder mellem vores virksomheder.
Vi hos [ Your Company ] har haft chancen for at lære om det bemærkelsesværdige arbejde, dit team har udført i branchen. Vi tror på, at et møde vil være en fremragende platform for os til at udforske områder, hvor vi muligvis kan tilpasse vores tjenester til din virksomheds mål og skabe et gensidigt fordelagtigt partnerskab.
Jeg foreslår, at vi mødes den [ foreslået dato ] på [ foreslået tidspunkt ] . Alternativt, hvis dette tidspunkt ikke er passende for dig, er jeg fleksibel til at justere inden for din tilgængelighed. Mødevarigheden vil være ca. [ mødevarighed ] , hvilket sikrer, at vi effektivt kan dække de potentielle muligheder for samarbejde og løse eventuelle spørgsmål, du måtte have.
Jeg sætter pris på den megen tid og dedikation, som sådanne affærer kræver, og jeg forsikrer dig, at vi er fuldt ud forpligtet til at gøre dette mulige møde så produktivt og frugtbart som muligt.
Fortæl mig venligst, om den foreslåede tidsplan passer dig, eller hvis du foretrækker en anden dato og et andet tidspunkt. Jeg ser frem til muligheden for at afholde dette møde og de potentielle muligheder, dette samarbejde kan give begge vores teams.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
E-mail med anmodning om personligt møde
De fleste møder er nu online (se eksemplet nedenfor!), men personlige møder er stadig populære. Når man arrangerer personlige møder, er der flere overvejelser, såsom sted, tidspunkt osv. Denne e-mail med anmodning om personlig møde forsøger at finde en konsensus for disse detaljer.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg skriver for at bekræfte planlægningen af vores kommende møde.
Fortæl mig venligst, om den foreslåede tidsplan fungerer for dig. Vi har sat mødet til [ Date ] kl [ Time ] , og mødestedet vil være [ Location ] . Hvis der er nogen konflikter eller bekymringer, så informer mig venligst, så kan vi diskutere alternative arrangementer.
Tak for din opmærksomhed, og jeg ser frem til at møde dig personligt.
Bedste hilsen
[ Dit navn ]
Telefon/Zoom mødeindkaldelse e-mail
Onlinemøder på Zoom, Teams eller Skype (kan du huske det?) er nemme at arrangere, når du ved, at dine deltagere er ledige. Denne e-mail med mødeindkaldelser fokuserer på at finde en passende dato for alle.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Under de nuværende omstændigheder foreslår jeg, at vi holder et [ Zoom/Teams/Skype ] møde for at diskutere [ Mødeemne ] . Jeg tror, at det ville spare os alle for betydelig tid og samtidig opretholde effektiv kommunikation. Foreslå venligst en dato og et tidspunkt, der passer dig bedst inden for den kommende uge.
Vi ser frem til dit svar.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
E-mail med uformel mødeindkaldelse
Hvis du sender beskeder til venner (eller mangeårige kolleger eller kunder), kan du bruge den uformelle mødeindkaldelse. Du vil måske invitere dem til et måltid, en drink eller en gåtur. Uanset hvad du ønsker at gøre, er denne skabelon til uformelle mødeindkaldelser en god starter.
Kære [ Modtagers navn ] ,
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg kontakter dig for at høre, om du vil være interesseret i at spise et måltid sammen snart. Jeg har længtes efter en god samtale og tænkte, at det ville være dejligt at indhente et lækkert måltid.
Send mig venligst, hvis du vil være ledig, og hvis der er en bestemt dato eller tid, der fungerer bedst for dig. Jeg er ret fleksibel og kan arrangere min tidsplan i overensstemmelse hermed.
Tak for din opmærksomhed, og jeg ser frem til at høre fra dig.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Sådan skriver du e-mails til en mødeindkaldelse
E-mails med mødeindkaldelser er professionelle beskeder, der har til formål at etablere en forbindelse og bekræfte detaljer. Husk, din mødeindkaldelse handler om at få en dato i dagbogen. Du vil sandsynligvis give flere oplysninger (såsom en dagsorden, talerliste, præsentationer osv.), når du sender aftalen ud.
Her er nogle af de ting, du bør inkludere i hver e-mail med anmodning om møde:
- Dato og tid: Foreslå et tidspunkt (eller muligt tidspunkt)
- Varighed: Angiv den forventede mødevarighed
- Sted eller mødeplatform: Angiv, om det er et fysisk eller virtuelt møde
- Dagsorden: Giv et overblik over emner, du vil diskutere, og de resultater, du ønsker
- Deltagere: Angiv tydeligt påkrævede og valgfrie deltagere
- Forberedelse: Nævn eventuelle nødvendige dokumenter eller oplysninger
- Bekræftelse: Anmod om fremmødebekræftelse eller foreslå alternative tidspunkter
Det lyder af meget, så lad os dele det op i 3 dele:
- Emnelinje
- Brødtekst
- Afmelding/næste trin
Vi kan starte med emnelinjen.
Mødeindkaldelse e-mail emnelinje
Emnelinjen i dine mødeindkaldelsesmeddelelser skal opsummere indholdet. Spild ikke ord; sige, at du arrangerer et møde. Se vores e-mail-eksempel på 25 mødeanmodninger nedenfor for at komme i gang!
Intern mødeindkaldelse e-mail:
- Invitation: Lad os diskutere Project Alpha-fremskridt
- Anmodning om teamsamling for at diskutere kvartalsmål
- Team brainstormsession: Din tilstedeværelse værdsættes
- Foreslået dato for afdelingsrevisionsmøde
- Opfordring til at mødes: Lad os styrke vores samarbejde
E-mail med ekstern mødeindkaldelse:
- Udforskning af partnerskabsmuligheder: Foreslået møde
- Invitation til at diskutere mulige samarbejdsstrategier
- Søger din tilgængelighed: Møde med produktgennemgang
- Mulighed for at diskutere gensidige forretningsmål
- Anmodning om møde: Lad os diskutere fremtidsudsigter
E-mail med anmodning om personlig møde:
- Foreslået ansigt-til-ansigt møde for at uddybe vores forståelse
- Invitation: Deltag i en personlig strategidiskussion
- Søger din tilgængelighed til en on-site projektgennemgang
- Anmod om et personligt møde for at diskutere kommende initiativer
- Lad os forbinde personligt: Projektsamarbejdsdiskussion
Telefon/Zoom mødeindkaldelse e-mail:
- Virtuel mødeindkaldelse: Diskussion af den nye marketingstrategi
- Din tilstedeværelse anmodet: Zoom-opkald på projektopdateringer
- Invitation til telefonmøde om seneste udvikling
- Foreslået dato for en telefonisk diskussion om kvartalsmål
- Søger din tilgængelighed til en virtuel brainstormsession
E-mail til uformel mødeindkaldelse:
- Indhent en kop kaffe: Lad os diskutere nogle ideer
- Venlig mødeanmodning for at diskutere vores fælles interesser
- Afslappet sammenkomst for at udveksle tanker om Project X
- Invitation til en holdfrokost og lær
- Lad os forbinde: Uformel diskussion om forbedringer på arbejdspladsen
Mødeindkaldelse e-mail brødtekst
Brødteksten er, hvor vi angiver mødet, formålet, tidspunktet, stedet og resultaterne. Vi starter med en personlig introduktion til at bruge personens fornavn: "Hej (fornavn)".
Start nu e-mailen med en varm velkomst og formålet med din besked. I dette eksempel ønsker vi at gennemgå salgstal.
"Jeg håber, du har det godt. Jeg kontakter dig for at spørge, om du er ledig til et Zoom-møde for at diskutere dette kvartals salgstal?"
For at hjælpe dem, angiv nogle detaljer. Brug punkttegn for at gøre det så nemt som muligt.
Detaljerne er nedenfor:
- Dato tid
- Formål: At diskutere dette kvartals salgstal og vurdere præstationen
- Deltagere:
- Struktur: (tilføj nogle detaljer)
OK, det er kort – men punktopstillinger gør det muligt for os at formidle masser af information hurtigt. Lad os gå videre til sidste fase...
Mødeanmodning e-mail sign-off/næste trin
Vi har forklaret, hvad mødet er, og hvorfor det er nødvendigt, lad os nu bekræfte tidspunktet.
"Kan du bekræfte, at du kan deltage, og at dato og klokkeslæt passer til dig? Hvis det er tilfældet, deler jeg login-oplysninger med dig ASAP."
Du kan bede dem om at foreslå alternativer.
"Hvis denne dato eller dette tidspunkt ikke virker, er du velkommen til at foreslå nogle alternativer."
Meld af med en positiv slutning. "Jeg ser frem til at høre fra dig" er velegnet.
Tilføj nu dit navn, kontaktoplysninger eller underskrift og enhver anden information, og du er klar til at starte dette møde!
Væsentlig tjekliste: 10 principper for at skrive e-mails med mødeindkaldelser
Her er nogle solide guldtip til at skrive effektive e-mails til en mødeindkaldelse fra de professionelle hos HIX.AI
- Angiv dato, klokkeslæt og sted : Angiv altid tydeligt mødets foreslåede dato, klokkeslæt og sted. Dette er det væsentligste nummer 1 (men folk glemmer det stadig).
- Angiv formålet med dit møde tidligt : Så du ønsker et møde. Store! Sørg for at fortælle, hvad mødet handler om, og hvorfor du arrangerer det så hurtigt som muligt.
- Brug punkttegn : Punkttegn er en fantastisk måde at opliste mange detaljer på en måde, der er let at forstå.
- Hold det kort : Mødeindkaldelser er starten – så overbelaste ikke læseren med for meget information. Gem detaljerne til mødet.
- Tiltal personen korrekt: Tiltal altid personen (eller personerne) ved deres fornavn. Dette opbygger et forhold og er den høflige ting at gøre.
- Afslut med en CTA : Fortæl personen, hvad du vil have vedkommende til at gøre! En CTA gør det så nemt som muligt for dig at få et svar.
- Udtryk værdi : Møder er ikke særlig sjove, så forklar, hvad personen får ud af mødet. At udtrykke værdi er afgørende for at få det resultat, du ønsker.
- Vær høflig og professionel : Det lyder indlysende, men selvom du kender personen, skal du altid være professionel, når du sender dine mødeindkaldelser via e-mail.
- Gør emnelinjer enkle: Du bør opsummere din mødeindkaldelse i din emnelinje. Hold det kort, enkelt og let at forstå for de bedste resultater.
- Brug HIX.AI e-mail-generator Du kan selvfølgelig bruge timer på at skrive e-mail til en mødeindkaldelse, men hvorfor bekymre dig, når HIX.AI e-mail-generator kan gøre det for dig? Denne fantastiske AI-drevne e-mail-generator kan skabe effektive mødeanmodningsbeskeder på få sekunder. Hvorfor ikke prøve det i dag?
Konklusion
Hvordan har du det med at sende en e-mail til en mødeindkaldelse nu? Vi håber, du er klar over, hvad e-mails med mødeindkaldelser er, standardformatet, der skal følges, og hvad der skal inkluderes. Hvis du mangler inspiration eller har brug for mere information, så tjek vores tips og kopier vores prøver. For den enkleste løsning skal du udnytte teknologiens kraft og lade HIX.AI skrive dine e-mails med mødeindkaldelser.