Окончаниям электронных писем на самом деле не уделяется много внимания в писательском мире, но на самом деле они важнее, чем вы думаете. Это последнее, что прочитает получатель, и они оставят ему окончательное представление о вашем сообщении.
Выбор правильного окончания может стать решающим фактором между получением ответа и игнорированием вашего письма. Это действительно так важно.
Мы собираемся уделить концовкам то внимание, которого они заслуживают, и сосредоточиться на концовках в начале, середине и конце. Мы собираемся объяснить важность окончаний электронных писем, предоставить 20 примеров окончаний электронных писем (да, их действительно так много!) и показать, как их правильно использовать.
Что такое окончания электронной почты (и почему они имеют значение)?
Мы предполагаем, что вы уже пишете электронные письма. Какие окончания электронного письма вы используете?
Большинство из нас находят финал, который нам удобен, и добавляют его в конец каждого отправляемого электронного письма. Взгляните на свой и посмотрите, сможете ли вы найти закономерность!
Очевидно, что мы часто используем несколько окончаний электронного письма для разных ситуаций. Мы можем грубо разделить их на две категории писем:
- Личные электронные письма . Это сообщения, которые вы отправляете друзьям, родственникам, доверенным коллегам и другим непрофессионалам.
- Профессиональные электронные письма . Это электронные письма, отправляемые клиентам, заказчикам, заинтересованным сторонам бизнеса, менеджерам, начальникам и директорам. Вы также будете использовать их при приеме на работу, общении с другими специалистами и когда другие смогут читать ваши электронные письма (например, когда вы подаете жалобу).
При написании электронных писем очень важно найти подходящее окончание письма, соответствующее контексту. Как? Начнем с некоторых примеров окончания электронного письма.
20 уникальных закрытий писем – что это такое и когда их использовать
Мы рассмотрели теорию; теперь пришло время перейти к практике! Вот 20 распространенных вариантов закрытия электронных писем, объясняющих, что они собой представляют и когда их уместно использовать.
- Лучшее: это классический, безопасный и универсально приемлемый вариант подписания. Это отличный выбор для полуофициальных или неформальных писем, но он может не подойти для писем директорам или высокопоставленным клиентам. (Личное и профессиональное)
- С уважением: Это становится все более популярным способом завершения электронного письма. «С уважением» — отличная альтернатива более формальным окончаниям, таким как «С уважением». (Личное и профессиональное)
- Ждем вашего ответа: используется, когда вы ожидаете ответа, например приглашения на встречу или обмена предложением. Это побуждает читателя войти в контакт, а не игнорировать электронное письмо. Используйте его, когда требуете ответа. (Личное и профессиональное)
- С уважением: это официальное и (если честно) старомодное завершение электронного письма. Оно больше не используется, но не будет выглядеть неуместным в конце официального сообщения профессионалу (врачу, профессору, юристу и т. д.). (Профессиональный)
- С уважением: Немного похоже на слово «С уважением» выше, слово «С уважением» старомодно и устарело. Наш совет – найти альтернативу. (Профессионально, но умеренно)
- С уважением: Это (и пример, заканчивающийся ниже) пришло из времени написания официальных писем. Это нормально, если вы обмениваетесь сообщениями профессионально (например, отправьте ответ на свадьбу). (Профессионально, но умеренно)
- С уважением: в традиционном письме это способ закончить письмо тому, кого вы не знаете. Подобно VHS и стационарным телефонам, это лучше оставить в прошлом. (Профессионально, но умеренно)
- Приветствую вас: это супер-неформальное окончание электронного письма, которое вы, возможно, захотите использовать в приглашении на вечеринку или в адрес крепкого друга. Это довольно непринужденно. (100% персональный)
- Спасибо: Старый фаворит! «Спасибо» — это простой и общепринятый способ выразить благодарность, который используется и в других языках. (Личное и профессиональное)
- Заранее спасибо: Эта концовка также является инструкцией. Там написано: «Напиши мне, когда выполнишь то, что я просил». Вы можете использовать это со своими друзьями, но они могут ожидать чего-то менее формального. (Личное и профессиональное)
- Большое спасибо: это довольно анонимная концовка, но она эффективна в любых условиях. (Личное и профессиональное)
- С уважением: Да, вот еще одна безопасная и общепринятая подпись, которую вы можете безопасно использовать в любом типе электронной почты. (Личное и профессиональное)
- С уважением: это красивый и романтичный способ завершить ваши электронные письма, и, вероятно, лучше оставить его в покое. ( (Личное и профессиональное, но мы бы его вообще не использовали)
- С уважением: Кто-нибудь этим пользуется? Кажется, да, но это странно. Это не тепло, не дружелюбно и не формально. Избегать. (Личное и профессиональное)
- С уважением: Нам нравится этот. Это вариация слова «С уважением», которую можно использовать в том же контексте. (Личное и профессиональное)
- С уважением: Как и «С наилучшими пожеланиями» выше, нам это нравится. Добавьте его в свой финальный арсенал. (Личное и профессиональное)
- С наилучшими пожеланиями: это добрый и позитивный финал, который вы часто увидите в электронных письмах между друзьями. (Личное и профессиональное, если вы знаете человека)
- Дайте мне знать, что вы думаете: если вы спрашиваете чье-то мнение или точку зрения, это хороший конец. Это говорит им, что их выслушают и что вы открыты. (Личное и профессиональное)
- Вы заинтересованы?: Это специализированное окончание, которое вы можете использовать при отправке предложения, приглашения на встречу или предложения человеку.
- Хотите пообщаться?: Как и в примере выше, это используется для того, чтобы подтолкнуть к взаимодействию. Вы отправляете мяч на их площадку и просите (но не требуете) ответа. Нам это нравится. (Личное и профессиональное)
Как завершить электронное письмо подходящим окончанием
Мы (надеемся) максимально упростили выбор подходящей концовки. Вы можете просто просмотреть список и найти тот, который подходит.
Принимая решение, обратите внимание на 5 вещей:
- Вы хорошо знаете этого человека? Если да, то вы можете использовать любую концовку!
- Вы отправляете электронное письмо кому-то, наделенному властью или властью? Сделайте официальное окончание, чтобы избежать каких-либо проблем.
- Зависит ли тема вашего электронного письма или контекст? Выбирайте профессиональную концовку.
- Вы стремитесь к результату? Используйте активное окончание, например «Хотите пообщаться?» или «Жду вашего ответа».
- Вы живете в 21 веке? Если да, избегайте старомодных окончаний, таких как «С уважением» или «С уважением», поскольку они просто устарели и устарели.
Еще один полезный трюк — прочитать электронное письмо и произнести вслух окончание. Как это звучит? Если это звучит нормально, возможно, так оно и есть – так что продолжайте. Если нет, то воспользуйтесь нашим списком выше и выберите альтернативу.
Заключение
Спасибо, что дочитали до конца это руководство по завершению письма.
С уважением,
Видите ли, найти подходящее окончание электронного письма и использовать его действительно так просто. Чтобы найти подходящий финал, нужно понять аудиторию (личную или профессиональную) и написать для нее. Если вы не можете подобрать нужные слова, попробуйте генератор электронной почты HIX.AI Этот интеллектуальный помощник по написанию электронных писем на базе искусственного интеллекта может создавать эффективные электронные письма (включая окончания) за считанные секунды, позволяя вам приступить к выполнению своей работы. Попробуйте сегодня.