La ricerca mostra che in media un dipendente statunitense trascorre circa un quarto del proprio orario di lavoro impegnato nella posta elettronica. Pertanto, sviluppare le capacità di scrivere e-mail aziendali professionali ed efficaci è fondamentale per avere successo nella carriera di una persona.
Se vuoi essere efficiente e competente nella comunicazione via email, è essenziale familiarizzare con l’etichetta della posta elettronica. Questo articolo presenta 29 esempi pratici di etichetta e-mail , regole e suggerimenti che ti consentiranno di avere successo sul posto di lavoro.
Cos'è l'etichetta e-mail?
L'etichetta e-mail è un insieme di linee guida che descrivono come scrivere e rispondere alle e-mail in modo professionale ed educato. Include una varietà di elementi della comunicazione e-mail, come lingua, tono, formattazione e comportamento generale. A seconda del tuo legame con il destinatario, nonché del settore, dell'organizzazione, della cultura e persino dell'età del destinatario, potrebbe essere necessario modificare le regole per una corretta etichetta email.
Perché l'etichetta della posta elettronica è importante?
Le aziende e gli individui possono trarre vantaggio dal seguire le regole dell'etichetta e-mail per questi motivi.
● Dimostrare professionalità . Usare l'etichetta della posta elettronica dimostra che rispetti gli altri e che sei affidabile e competente sul lavoro.
● Comunicare in modo efficace . Seguire una corretta etichetta e-mail rende le tue comunicazioni concise e comprensibili per i destinatari, riducendo al minimo incomprensioni ed interpretazioni errate.
● Mantenere relazioni positive . Una buona etichetta e-mail può migliorare la tua reputazione professionale, facilitando la collaborazione con colleghi, clienti e partner commerciali.
● Evitare gli errori . Le migliori pratiche per l'etichetta della posta elettronica riducono le possibilità di errori ed errori in un'e-mail aziendale che potrebbero causare imbarazzo o conseguenze gravi.
Oltre 29 consigli e regole sull'etichetta e-mail per i professionisti
1. Utilizza la formattazione standard
La posta elettronica aziendale informale o incompleta è considerata una violazione dell'etichetta della posta elettronica. Un formato di posta elettronica aziendale standard deve essere ben strutturato con oggetto, saluto, corpo, chiusura, approvazione e firma.
Ulteriori informazioni: Qual è il formato formale dell'e-mail?
2. Usa un tono professionale e rispettoso
Mantieni un tono professionale in tutta la tua email per riflettere la tua professionalità. Evita espressioni gergali, gergali o eccessivamente casuali che potrebbero compromettere la fiducia sul posto di lavoro.
3. E-mail con un indirizzo e-mail professionale
L'utilizzo dell'indirizzo e-mail aziendale dimostra un elevato livello di etichetta e-mail. Se devi utilizzare un account di posta elettronica personale per gestire le e-mail relative al lavoro, l'ideale è utilizzare il tuo nome completo per dimostrare un'immagine professionale.
4. Copia per conoscenza nascosta (BCC) in modo appropriato
È corretta l'etichetta della posta elettronica utilizzare il BCC quando si inviano e-mail a un vasto gruppo di destinatari che non si conoscono per proteggere le proprie e-mail dall'esposizione ad altri.
Ulteriori informazioni: come utilizzare CC e BCC nelle e-mail?
5. Crea un oggetto chiaro e conciso
Segui l'etichetta dell'e-mail riassumendo un oggetto breve e descrittivo. Consente ai destinatari di comprendere lo scopo e dare rapidamente priorità alle loro risposte. Nessuna riga dell'oggetto o una riga dell'oggetto lunga e vaga farà sembrare la tua email spam e verrà spostata nel cestino.
6. Inizia con un saluto e un saluto professionali
Inizia la tua email con un saluto e un saluto educati e appropriati. A seconda del tuo rapporto con il destinatario e della situazione comunicativa, puoi adattare il saluto e il saluto di conseguenza, ma non salutare mai le persone con espressioni troppo casuali e impersonali come "Ehi ya", "Yo", "Ciao gente" e "Ciao ragazzi ".
Ulteriori informazioni: come avviare un'e-mail?
7. Presentati chiaramente
Un'altra regola dell'etichetta e-mail è quella di fornire una breve presentazione di te stesso e della tua azienda per stabilire il contesto quando corrispondi a qualcuno di nuovo o invii un follow-up.
Ulteriori informazioni: come presentarsi in un'e-mail?
8. Sii cauto con l'umorismo e gli emoji
Sul posto di lavoro, fai attenzione all'umorismo, al sarcasmo, agli emoji , alle emoticon e ai meme mentre scrivi un'e-mail sull'etichetta aziendale. Possono essere interpretati erroneamente nella comunicazione scritta e diventare enormi distrazioni.
9. Mantenere al sicuro le informazioni riservate
Fai attenzione quando comunichi informazioni sensibili o riservate tramite e-mail. Una buona linea guida per l’etichetta della posta elettronica aziendale è quella di evitare i messaggi scritti e considerare la crittografia.
10. Mantieni le tue e-mail concise e pertinenti
Fai attenzione alla lunghezza della tua email. Le e-mail lunghe e sconclusionate possono essere travolgenti e potrebbero far sì che le informazioni chiave vengano trascurate. Dimostri il tuo rispetto per il tempo del destinatario arrivando dritto al punto.
11. Astenersi dall'utilizzare punti esclamativi
Nelle email aziendali, non dovresti usare il punto esclamativo più di una volta per trasmettere entusiasmo. Il tuo messaggio sembrerà aggressivo, arrabbiato e poco professionale se utilizzi troppi punti esclamativi in un'unica email.
12. Non utilizzare tutto maiuscolo
È accettabile utilizzare le maiuscole adeguate per enfatizzare quando necessario. Tuttavia, l'utilizzo di tutte le lettere maiuscole potrebbe far sì che altri interpretino erroneamente il tuo messaggio e le tue intenzioni.
13. Mantieni i tuoi caratteri classici
La tua email sarà difficile da leggere con caratteri bizzarri, colori selvaggi e dimensioni non convenzionali. Attenersi alle norme standard della posta elettronica per utilizzare caratteri classici e coerenti in tutto il contenuto dell'email: Colore: nero
Dimensioni: 10 o 12 punti
Caratteri: Arial, Calibri, Helvetica o Times New Roman
14. Esercita una buona grammatica e ortografia
Le email scritte male possono avere un impatto negativo sulla tua carriera perché indicano che non hai attenzione ai dettagli. Come professionista, dovresti sapere come utilizzare gli strumenti grammaticali e ortografici per evitare errori.
15. Condividi i collegamenti correttamente
Non è un'etichetta corretta per la posta elettronica incollare interi URL nella tua email. Fornisci invece collegamenti ipertestuali o URL abbreviati per facilitare l'apertura della tua email da parte del destinatario.
16. Evitare eccessive abbreviazioni e acronimi
Anche se puoi utilizzare abbreviazioni e acronimi specifici del settore che possono essere compresi da te e dai tuoi destinatari, evita un uso eccessivo per evitare confusione.
17. Rispondi alle e-mail entro 24 ore
Anche se non puoi rispondere immediatamente a tutte le email, puoi sfogliare la tua casella di posta e dare priorità alle tue risposte. Cerca di rispondere prontamente alle e-mail, idealmente entro 24 ore.
18. Pensaci due volte prima di inoltrare
Non inoltrare mai email a catena o messaggi irrilevanti che possano ingombrare la casella di posta dei destinatari. È importante riassumere la discussione nel thread di posta elettronica. Non inoltrare e-mail che non sono destinate a essere inoltrate.
19. Usa "Rispondi a tutti" con parsimonia
La funzione "Rispondi a tutti" è utile ma a volte può causare gravi errori di etichetta aziendale per la posta elettronica. Prima di premere il pulsante "Rispondi a tutti", assicurati che la tua risposta sia pertinente e necessaria per tutti.
20. Sii consapevole degli attaccamenti
Allegare documenti di supporto alla tua email aziendale è una buona etichetta per la posta elettronica. Comprimi file di grandi dimensioni e informa il destinatario di eventuali allegati.
21. Imposta risposte informative fuori sede
Quando non puoi rispondere tempestivamente perché sei assente dal lavoro, imposta una risposta automatica fuori sede per informare gli altri della tua indisponibilità e fornire un contatto alternativo in caso di urgenza.
22. Sii consapevole delle differenze culturali
Si consiglia vivamente di apprendere il background culturale e i tabù linguistici dei propri soci in affari prima di impegnarsi in qualsiasi comunicazione commerciale internazionale.
23. Ricontrolla l'indirizzo email del destinatario
Prima di inviare l'e-mail, verificare che l'indirizzo e-mail del destinatario sia corretto. Ciò ti aiuterà a evitare di inviare accidentalmente file riservati o e-mail non necessarie alla mano sbagliata.
24. Correggere le bozze prima dell'invio
Una delle regole di posta elettronica più importanti è correggere le bozze delle tue e-mail prima di premere il pulsante Invia. Aiuta a individuare eventuali errori e identificare le aree di miglioramento.
25. Scegli una conclusione con parsimonia
Dovresti mantenere l'etichetta della posta elettronica per lasciare un'impressione duratura fino alla fine della tua email utilizzando una firma professionale e appropriata, come "Cordiali saluti", "Con molto rispetto" o "Cordiali saluti".
Ulteriori informazioni: come terminare un'e-mail?
26. Includere una firma e-mail professionale
Crea una firma professionale e consenti al tuo software client di posta elettronica di aggiungerla automaticamente alle e-mail. Una firma e-mail di tipo aziendale dovrebbe contenere il nome completo, la qualifica professionale, il nome dell'azienda, le informazioni di contatto e tutti i collegamenti pertinenti.
27. Inserisci un invito all'azione
È efficace posizionare l'invito all'azione vicino alla conclusione del corpo dell'e-mail in modo che i destinatari capiscano cosa deve essere fatto e agiscano immediatamente.
28. Tieni traccia delle aperture delle email e della percentuale di clic
Se disponi di una mailing list, utilizza uno strumento di monitoraggio della posta elettronica per sapere chi non apre un'e-mail precedente. Puoi decidere quando e a chi inviare i promemoria. La percentuale di clic può essere utilizzata per modificare la riga dell'oggetto per un invio successivo.
29. Crea messaggi ottimizzati per i dispositivi mobili
Oltre un terzo dei professionisti aziendali apre le proprie e-mail su dispositivi mobili, quindi fa parte dell'etichetta e-mail garantire che le e-mail siano facili da leggere su un telefono o tablet.
Utilizza un generatore di posta elettronica AI per aiutarti con l'etichetta della posta elettronica aziendale
HIX.AI può essere il tuo assistente di posta elettronica personale. Ha uno scrittore di posta elettronica AI che può riscrivere o generare messaggi di posta elettronica con la corretta etichetta di posta elettronica. Puoi utilizzarlo per creare e-mail aziendali per la sensibilizzazione, la risposta e il follow-up .
- Utilizza gli algoritmi di intelligenza artificiale basati su ChatGPT per migliorare e creare e-mail in linea con le migliori pratiche di etichetta e-mail
- Garantisci un tono coerente e professionale nelle tue e-mail
Conclusione
Le tue capacità comunicative descrivono la tua personalità e le tue capacità professionali. Aderendo all'etichetta aziendale basata sulle e-mail, puoi creare un'impressione positiva e aprire opportunità di avanzamento di carriera. Segui i suggerimenti sull'etichetta della posta elettronica aziendale contenuti nell'articolo o utilizza un efficace scrittore di posta elettronica basato sull'intelligenza artificiale per generare messaggi di posta elettronica di alta qualità.