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プロフェッショナルで効果的なメールを書くための 29 のメール エチケット ルール

調査によると、平均して米国の従業員は勤務時間の約 4 分の 1 を電子メールに費やしています。したがって、プロフェッショナルで効果的なビジネスメールを書くスキルを身に付けることは、キャリアで成功するために非常に重要です。

電子メールでのコミュニケーションを効率的かつ熟練したい場合は、電子メールのエチケットをよく理解することが不可欠です。この記事では、職場で成功するための29 の実践的なメール マナーの例、ルール、ヒントを紹介します。

メールのエチケットとは何ですか?

電子メールのエチケットは、プロフェッショナルかつ丁寧な方法で電子メールを書いて返信する方法を説明した一連のガイドラインです。これには、言語、口調、書式、一般的な動作など、電子メール通信のさまざまな要素が含まれます。受信者との関係、受信者の業界、組織、文化、さらには年齢に応じて、適切な電子メール エチケットのルールを調整する必要がある場合があります。

電子メールのエチケットはなぜ重要ですか?

企業や個人は、次のような理由から電子メールのエチケット ルールに従うことで利益を得ることができます。

プロフェッショナリズムを示す。電子メールのエチケットを使用することは、あなたが他人を尊重しており、仕事において信頼でき有能であることを示します。

効果的なコミュニケーション。適切な電子メールのエチケットに従うことで、コミュニケーションが簡潔かつ受信者にわかりやすくなり、誤解や誤解が最小限に抑えられます。

良好な関係を維持する。適切な電子メール エチケットは、あなたの職業上の評判を高め、同僚、顧客、ビジネス パートナーとのコラボレーションを促進します。

間違いを避ける。電子メール エチケットのベスト プラクティスを実践することで、当惑や重大な結果につながる可能性のあるビジネス メールでの間違いやミスの可能性を減らします。

プロフェッショナルのための 29 以上の電子メール エチケットのヒントとルール

1. 標準の書式設定を使用する

非公式または不完全なビジネスメールは、電子メールのエチケットに違反すると見なされます。標準的なビジネス電子メールの形式は、件名、挨拶、本文、結び、署名、署名を含めて適切に構成されている必要があります。

詳細:正式なメール形式とは何ですか?

2. プロフェッショナルで敬意を持った口調を使う

あなたのプロ意識を反映するために、メール全体を通してプロフェッショナルな口調を維持してください。職場での信頼を損なう可能性のあるスラング、専門用語、または過度にカジュアルな表現は避けてください。

3. 専門的な電子メールアドレスを使用して電子メールを送信する

会社の電子メール アドレスを使用することは、高度な電子メール エチケットであることを示します。仕事関連の電子メールを処理するために個人の電子メール アカウントを使用する必要がある場合は、プロフェッショナルなイメージを示すためにフルネームを使用することが理想的です。

4. 適切なブラインド カーボン コピー (BCC)

お互いを知らない大規模な受信者グループに電子メールを送信する場合は、電子メールが他人に公開されるのを防ぐために BCC を使用するのが、電子メールの適切なエチケットです。

詳細:電子メールで CC と BCC を使用するにはどうすればよいですか?

5. 明確かつ簡潔な件名を作成する

電子メールのエチケットに従って、説明的で短い件名を要約してください。これにより、受信者は目的を理解し、迅速に応答の優先順位を付けることができます。件名がない、または長く曖昧な件名は、メールがスパムのように見え、ゴミ箱に移動されてしまいます。

6. プロフェッショナルな挨拶と挨拶から始めます

メールは礼儀正しく適切な挨拶と挨拶で始めてください。受信者との関係やコミュニケーションの状況に応じて、挨拶や挨拶を適宜調整できますが、「やあ」、「やあ」、「こんにちは」、「やあ、みんな」など、あまりにもカジュアルで非個人的な表現で挨拶をしないでください。 」。

詳細:メールを開始するにはどうすればよいですか?

7. 明確に自己紹介をする

もう 1 つの電子メール エチケット ルールは、新しい相手とやり取りするとき、またはフォローアップを送信するときに、文脈を確立するために自分自身と会社についての簡単な自己紹介を提供することです。

詳細:メールで自己紹介をするにはどうすればよいですか?

8. ユーモアや絵文字には注意する

職場では、ビジネス マナーのメールを作成する際は、ユーモア、皮肉、絵文字、顔文字ミームに注意してください。これらは書面によるコミュニケーションでは誤解され、大きな邪魔になる可能性があります。

9. 機密情報を安全に保管する

機密情報や機密情報を電子メールでやり取りする場合は注意してください。ビジネスメールのエチケットに関する良いガイドラインは、書面によるメッセージを避け、暗号化を考慮することです。

10. メールは簡潔かつ要点を絞ったものにしてください

メールの長さに注意してください。長くとりとめのないメールは圧倒される可能性があり、重要な情報が見落とされる可能性があります。単刀直入に要点を述べることで、受信者の時間に対する敬意を示します。

11. 感嘆符の使用は控えてください

ビジネス マナーのメールでは、興奮を伝えるために感嘆符を複数回使用しないでください。 1 つのメールで感嘆符を多用すると、メッセージは攻撃的で怒りっぽく、プロフェッショナルではないように見えます。

12. すべて大文字を使用しないでください

必要に応じて、強調のために適切な大文字を使用することは許容されます。ただし、すべて大文字を使用すると、他の人がメッセージや意図を誤解する可能性があります。

13. フォントをクラシックに保つ

奇妙なフォント、ワイルドな色、型破りなサイズを使用すると、電子メールが読みにくくなります。標準的な電子メールの標準に従って、電子メールのコンテンツ全体でクラシックで一貫したフォントを使用します。 色: 黒

サイズ: 10 または 12 ポイント

フォント: Arial、Calibri、Helvetica、または Times New Roman

14. 正しい文法とスペルを練習する

メールの書き方が不十分だと、細部に注意を払っていないことがわかり、キャリアに悪影響を及ぼす可能性があります。専門家として、間違いを避けるために文法ツールやスペル ツールの使用方法を知っておく必要があります。

15. リンクを正しく共有する

URL 全体をメールに貼り付けることは、適切なメール エチケットではありません。代わりに、ハイパーリンクまたは短縮 URL を提供して、受信者がメールを開きやすくします。

16. 過度の略語や頭字語を避ける

自分と受信者が理解できる業界固有の略語や頭字語を使用できますが、混乱を避けるために多用しないようにしてください。

17. メールには 24 時間以内に返信する

すべてのメールにすぐに返信することはできませんが、受信トレイを参照して返信に優先順位を付けることができます。電子メールには迅速に、できれば 24 時間以内に返信するように努めてください。

18. 転送する前によく考えてください

受信者の受信トレイを乱雑にする可能性のあるチェーンメールや無関係なメッセージは決して転送しないでください。電子メール スレッドでの議論を要約することが重要です。転送する予定のないメールは転送しないでください。

19. 「全員に返信」は慎重に使用する

「全員に返信」機能は便利ですが、場合によってはビジネスメールのエチケットに重大な間違いを引き起こす可能性があります。 [全員に返信] ボタンを押す前に、あなたの返信が全員にとって適切であり、必要なものであることを確認してください。

20. 添付ファイルに注意する

ビジネスメールに裏付けとなる文書を添付することは、電子メールの正しいエチケットです。大きなファイルを圧縮し、添付ファイルがある場合は受信者に通知します。

21. 有益な不在時の返信を設定する

外出中などですぐに返信できない場合は、不在時の自動返信を設定して他の人に不在であることを通知し、緊急の場合には代替連絡先を提供してください。

22. 文化の違いに注意する

国際的なビジネスコミュニケーションを行う前に、ビジネス仲間の文化的背景と言語的タブーを学ぶことを強くお勧めします。

23. 受信者の電子メールアドレスを再確認します

電子メールを送信する前に、受信者の電子メール アドレスが正しいことを確認してください。これにより、機密ファイルや不要な電子メールを誤って間違って送信してしまうことを防ぐことができます。

24. 送信前に校正する

最も重要な電子メール エチケットの 1 つは、[送信] ボタンを押す前に電子メールを校正することです。エラーを発見し、改善すべき領域を特定するのに役立ちます。

25. 承認は慎重に選択してください

「敬具」、「謹んで」、「よろしくお願いします」など、プロフェッショナルかつ適切な挨拶文を使用して、メールの最後まで印象に残るメール エチケットを維持する必要があります。

詳細:メールを終了するにはどうすればよいですか?

26. 専門的なメール署名を含める

専門的な署名を作成し、電子メール クライアント ソフトウェアで電子メールに自動的に追加できるようにします。ビジネスライクな電子メール署名には、氏名、役職、会社名、連絡先情報、および関連リンクを含める必要があります。

27. 行動喚起を挿入する

受信者が何をしなければならないかを理解し、すぐに行動を起こせるように、メール本文の終わり近くに行動喚起を配置するのが効果的です。

28. 電子メールの開封とクリックスルー率を追跡する

メーリング リストがある場合は、電子メール追跡ツールを使用して、以前の電子メールを開いていない人を確認します。リマインダーをいつ、誰に送信するかを決定できます。クリックスルー率は、後のメールの件名を変更するために使用される場合があります。

29. モバイルフレンドリーなメッセージを作成する

ビジネス プロフェッショナルの 3 分の 1 以上がモバイル デバイスでメールを開くため、メールを携帯電話やタブレットで読みやすいものにすることは、メール エチケットの一部です。

AI メール ジェネレーターを使用してビジネス メールのエチケットを支援する

HIX.AIあなたの個人的な電子メール アシスタントになります。適切な電子メール エチケットに従って電子メール メッセージを書き換えたり生成したりできるAI メール ライターが搭載されています。これを使用して、アウトリーチ、応答、フォローアップのためのビジネス メールを作成できます。

  • ChatGPTを利用した人工知能アルゴリズムを使用して、電子メール エチケットのベストプラクティスに合わせて電子メールを改善および作成します
  • メールでは一貫性のあるプロフェッショナルな口調を心がけましょう

結論

あなたのコミュニケーションスキルはあなたの性格と専門的能力を表します。ビジネスにおけるメールマナーを守ることで、好印象を与えられ、キャリアアップのチャンスも広がります。この記事にあるビジネス メール エチケットのヒントに従うか、効果的な AI を活用したメール ライターを使用して高品質のメール メッセージを生成してください。

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