Når du organiserer et møde, et interview eller en fest, så skal du lære at skrive invitationer. Vi elsker alle en god invitation, den kan få os til at føle os begejstrede og engagerede. Hvordan er dine invitationer?
Hvis de er kedelige, kedelige og grundlæggende, hjælper vi dig. Vi kan sikre, at dine møder, Zoom-opkald, webinarer og begivenheder vil være fyldt med mennesker. Evnen er at gøre dine invitationsmails klare og overbevisende og fange alt om din begivenhed.
Hvordan kan du lære? Med vores hjælp, selvfølgelig! I denne guide til, hvordan du skriver invitationsmails, arbejder vi sammen med dig om at opbygge bedre invitationsmails og hjælpe dig med at få 100 % fremmøde!
Vi viser dig 5 prøver, du kan bruge, som dækker:
- E-mail med mødeinvitation
- E-mail med invitation til begivenhed
- Webinar invitation e-mail
- Zoom invitationsmail
- E-mail med højttalerinvitation
Du er inviteret til at læse videre – og det håber vi, du vil.
Hvad er en invitationsmail?
En invitationsmail har til formål at få en person (eller en gruppe mennesker) til at deltage i noget. I vores professionelle liv sender vi invitationsmails til møder, begivenheder, webinarer og konferencer. Invitations-e-mails kan også bruges til at invitere enkeltpersoner og organisationer til at deltage i aktiviteter (tale ved en begivenhed eller udstilling på en konference).
Invitations-e-mails er formel korrespondance og følger formelle e-mail-strukturer og etikette.
Det lyder hårdt, men det gør det meget nemmere at skrive invitationsmails, da der er mindre, der kan gå galt!
Invitationsmails skal indeholde nogle væsentlige oplysninger:
- Begivenhedsnavn
- Dato tid
- Beliggenhed
- Formål
- Resultat
- CTA
I denne artikel opdeler vi e-mail-invitationsformatet. Men først, lad os starte med 5 invitations-e-mail-eksempler.
5 invitationsskabeloner til e-mail
I dette afsnit har vi lavet et udvalg af invitationsskabeloner til e-mail, som er perfekte til adskillige hverdagssituationer, du kan støde på på arbejdet. Du kan klippe og indsætte disse prøver, hvis du vil. Vi anbefaler dog at bruge dem som grundlag for at oprette dine egne personlige e-mails.
E-mail med mødeinvitation
Mødeinvitationer er nok den mest almindelige type invitationsmail, du sender. Hvis du er noget som os, er du altid til møder – så at have en effektiv skabelon kan spare dig enorme mængder af tid. Her er et eksempel på en mødeinvitation via e-mail.
Kære [ modtagerens navn ]
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg rækker ud for at foreslå et møde, hvor vi kan udveksle værdifuld indsigt.
Jeg vil sætte pris på din overvejelse og ser frem til et positivt svar.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
E-mail med invitation til begivenhed
E-mails med begivenhedsinterview bruges til at måle interesse og tilskynde til tilmeldinger. For at gøre det er de fyldt med detaljer og skrevet på en engagerende og spændende måde. Du vil gerne fylde personen med entusiasme for dit arrangement for at få dem til at tilmelde sig.
Kære [ modtagerens navn ]
Jeg er glad for at kunne invitere dig til vores kommende begivenhed, [ Begivenhedsnavn ] , på [ Begivenhedsdato ] . Denne begivenhed lover at være en fantastisk mulighed for at komme i kontakt med branchefolk og få værdifuld indsigt.
Arrangementet vil byde på anerkendte foredragsholdere, interaktive workshops og netværkssessioner, der vil give dig værdifuld viden og en chance for at udvide dit professionelle netværk.
Vi har vedhæftet yderligere detaljer og tidsplanen for arrangementet til din reference. Vi beder dig venligst bekræfte din deltagelse inden [ RSVP Date ] , så vi kan træffe de nødvendige foranstaltninger i overensstemmelse hermed.
Vi ser frem til din tilstedeværelse og deltagelse i at gøre denne begivenhed til en kæmpe succes!
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
Webinar invitation e-mail
Webinarinvitationer ligner den traditionelle e-mailinvitationseksempel ovenfor. Forskellen er, at du skal angive alle loginoplysninger og personlige oplysninger for hver læser. Tjek vores prøve for at se, hvordan det virker.
Kære [ modtagerens navn ]
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Vi er glade for at kunne invitere dig til vores kommende webinar om [ Webinar-emne ] .
Dato: [ Webinar Dato ]
Tid: [ Webinar Tid ]
Varighed: [ Webinar Varighed ]
[ Inkluder eventuelle særlige instruktioner eller log ind detaljer, der er specifikke for webinarplatformen, såsom linket til at deltage eller loginoplysningerne. ]
Vi tror på, at dette webinar vil give værdifuld indsigt og muligheder for [ specifik fordel eller resultat ] . Vi opfordrer til dit fremmøde og aktiv deltagelse.
Hvis du har spørgsmål eller ønsker yderligere information, så tøv ikke med at kontakte os.
Tak for din opmærksomhed, og vi ser frem til at have dig med på webinaret.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
Zoom invitationsmail
Siden pandemien har Zoom (og Teams) overtaget verden og blevet den mest populære måde at mødes på. Denne Zoom-invitationsprøve holder sig til formatet og inkluderer alle detaljer og info.
Kære [ modtagerens navn ]
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg skriver for at bekræfte planlægningen af vores kommende møde.
Lad mig venligst vide, om den foreslåede tidsplan virker for dig.
Tak for din opmærksomhed.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
E-mail med højttalerinvitation
Hvis du arrangerer en begivenhed, er denne e-mail-eksempel på højttalerinvitationer noget for dig! Du skal give detaljer om din begivenhed, hvad du vil have taleren til at diskutere, og hvorfor de er den bedste person. Se, hvordan vi opnår det i dette eksempel.
Kære [ modtagerens navn ]
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg arrangerer en begivenhed på [ Begivenhedsdato ] på [ Begivenhedssted ] . Arrangementet har til formål at diskutere [ Event Topic ] .
Vi vil være beærede over at have dig som foredragsholder til arrangementet. Din omfattende viden og erfaring inden for [ Speaker's Expertise ] gør dig til den perfekte kandidat til at oplyse vores publikum.
Talens varighed forventes at være omkring [ Talevarighed ] minutter, efterfulgt af en kort Q&A-session. Vi ville sætte pris på, hvis du kunne fokusere på [ Specifikke emner at diskutere ] under din præsentation.
Din værdifulde indsigt og ekspertise vil i høj grad bidrage til vores begivenheds succes og øge kendskabet til alle deltagere.
Tak fordi du overvejede vores invitation. Vi ser frem til snart at høre fra dig om din tilgængelighed og vilje til at deltage som foredragsholder.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
Sådan skriver du invitationsmails
Så du har gennemgået vores invitationsskabeloner til e-mail, men spekulerer stadig på, hvordan du skriver en. Lad os vise dig...
Vi har alle modtaget kedelige invitationsmails med en dato og tid. Ville du deltage? 100% nej. Hvorfor? Fordi invitationen ikke forklarede værdien. Det får ikke din opmærksomhed, det kræver dit fremmøde, og det er der ingen, der ønsker.
Invitations-e-mails er formel korrespondance , der følger standard-e-mail-formatet . Vi kan dele det op i tre dele:
- Emnelinje for invitationsmail
- Brødtekst
- Afmelding / Næste trin
I de følgende afsnit forklarer vi, hvad der er i hvert afsnit, og hvordan man opretter dem. Til sidst kan du bygge dine egne invitationsmails.
Emnelinje for invitationsmail
Så snart din e-mail lander i en persons indbakke, vil de gerne vide, hvad det handler om – så fortæl dem med en tydelig emnelinje. Så mange emnelinjer er kedelige, men det her er forretning, så prøv ikke at skille dig for meget ud. Det er rigtigt, gør det grundlæggende, få deres opmærksomhed, og opfordre dem til at åbne e-mailen. Det er alt, hvad en god emnelinje skal gøre.
Her er nogle fantastiske mødeemnelinjer, som vi alle ville blive glade for at modtage (måske).
- Mødeinvitation (indsæt detaljer)
- Du er inviteret til (indsæt detaljer)
- Webinarinvitation ((indsæt detaljer)
- Er du tilgængelig for (indsæt detaljer)
- Begivenhedsinvitation ((indsæt detaljer)
- Er du ledig den (indsæt dato)?
- Dagbog tilgængelighed: Mødeindkaldelse
Opsummer kernen i dit budskab i emnelinjerne i din invitationsmail så hurtigt og enkelt som muligt. Spild ikke tid, ellers vil din e-mail blive ignoreret.
Invitations-e-mail brødtekst
Brødteksten af dine beskeder er der, hvor du fanger deres opmærksomhed og engagerer dem direkte. Begynd med en personlig hilsen ("Hej" og personens navn). Hvis du skriver til en stor gruppe mennesker, kan du enten engagere dem individuelt (hvilket kan tage meget tid) eller sige "Hej kolleger". Vi foretrækker den anden (nemmere) mulighed.
Slå dem op med det samme med formålet med e-mailen.
"Jeg vil gerne invitere dig til et arrangement. Arrangementet hedder (indsæt navn) og afholdes den (indsæt dato, klokkeslæt og sted)."
Dette er en invitation, så der er ingen grund til at være for detaljeret.
"Arrangementet er en spændende chance for os til (hvad begivenheden handler om). Jeg har vedhæftet nogle oplysninger nedenfor og givet et link til begivenhedens hjemmeside, som du kan gennemgå."
Du har fået deres opmærksomhed og forklaret, hvad begivenheden er. Nu er det tid til at tilslutte dem...
Afmelding af invitationsmail/næste trin
Dine invitationsmails bør afsluttes med en stærk CTA. Det er her, du griber dem og giver dem ingen chance for at sige nej!
"Kan du fortælle mig, om du vil deltage (arrangementets navn)? Hvis du svarer inden (indsæt dato), kan jeg sikre dig en plads."
Du har tilsluttet dem! Det er altid en god idé at tilbyde at besvare eventuelle spørgsmål eller give ekstra info.
"Hvis du har spørgsmål om arrangementet, herunder om du gerne vil tale eller vise med os, så kontakt mig venligst på (indsæt detaljer)."
Næsten færdig. Tilføj nu en høflig afmelding ("Mange tak", "Venlig hilsen" osv.) og dit navn, kontaktoplysninger og underskrift.
Du er nu klar til at sende! Før du gør det, så tjek vores tjekliste for at skrive bedre invitationsmails.
Professionelle tips til at skrive invitationsmails
Vi har skitseret det grundlæggende i at skrive gode e-mails med forretningsinvitationer, men vi ved, at du vil have mere. Er du klar til at gå videre og oprette invitations-e-mails, der ville imponere de professionelle? Lad os skubbe på og gøre nogle fremskridt.
Vi får så mange beskeder, at det er umuligt at læse dem alle. Så sørg for at tilpasse hver invitation: Tiltal altid personen ved deres fornavn for at få e-mailen til at føles personlig, ikke tør og afbrudt.
Du har lokket dem ind nu, tag fat i dem med en spændende introduktion. På arbejdet keder vi os ofte, så forled os med dine ord, og vær sikker på, at din invitation skiller sig ud. Dette betyder ikke at være uformel eller sjov, men du kan engagere dem med detaljer om formålet og resultaterne. Få dem til at føle, at deres deltagelse vil blive værdsat.
Spild ikke deres tid på at søge, så medtag *ALLE* begivenhedsoplysninger: Angiv alle begivenhedsoplysninger, inklusive det grundlæggende om dato, klokkeslæt og sted. Spar dig selv tid ved at slå admin på forhånd.
Det lyder måske mærkeligt, men appellerer til følelser: Vi lider alle af FOMO – så brug denne kraft til din fordel! Appel til læserens følelser og tilskynd dem til at deltage (eller påpeg, hvad de vil gå glip af).
Har du ikke tid eller mangler e-mail-inspiration? Brug AI-e-mail-værktøjer Værktøjer som HIX.AI : Værktøjer som HIX.AI kan hjælpe dig med at skabe stærkere, bedre og mere effektive invitations-e-mails. Den AI-drevne platform kan oprette pro-invitations-e-mails på få sekunder, hvilket sparer dig tid til at investere i dit arrangement (møde, konference eller opkald).
Når din e-mail er færdig og støvet, skal du ikke sende den uden korrektur. Fejl kan være pinlige og endda skadelige, så du skal ikke risikere dem. Tjek beskeder, bed en kollega om at hjælpe, eller brug et onlineprogram.
Desværre vil så mange mennesker stadig ignorere dine invitationer, men du har i det mindste givet det et godt skud!
Konklusion
Hvis du er sprunget over til slutningen, skal du gå tilbage til starten (det er det værd). I slutningen af vores ekspertguide til at skrive eksempler på invitationer via e-mail, lad os opsummere, hvad vi har lært. Invitationsmails er formelle beskeder med et fast format.
For at få de bedste resultater og flest svar skal dine invitationsmails være personlige, professionelle og – mest af alt – udtrykke værdi for modtageren. Fang deres opmærksomhed og inspirer dem til at deltage, og dit arrangement, møde, konference eller webinar bliver en stormende succes!