Bir toplantı, röportaj veya parti düzenledikten sonra nasıl davetiye yazılacağını öğrenmeniz gerekir. Hepimiz harika bir daveti severiz, bizi heyecanlandırabilir ve meşgul edebilir. Davetiyeleriniz nasıl?
Eğer sıkıcı, sıkıcı ve basitse yardımcı oluruz. Toplantılarınızın, Zoom çağrılarınızın, web seminerlerinizin ve etkinliklerinizin insanlarla dolu olmasını sağlayabiliriz. Beceri, davet e-postalarınızı net ve ilgi çekici hale getirmek ve etkinliğinizle ilgili her şeyi yakalamaktır.
Nasıl öğrenebilirsin? Tabii ki bizim yardımımızla! Davet e-postalarının nasıl yazılacağına ilişkin bu kılavuzda, daha iyi davetiye e-postaları oluşturmak ve %100 katılım elde etmenize yardımcı olmak için sizinle birlikte çalışıyoruz!
Size aşağıdakileri kapsayan, kullanabileceğiniz 5 örnek göstereceğiz:
- Toplantı daveti e-postası
- Etkinlik daveti e-postası
- Web semineri davet e-postası
- Yakınlaştırma daveti e-postası
- Konuşmacı davet e-postası
Okumaya davetlisiniz ve umarız okuyacaksınız.
Davet e-postası nedir?
Davet e-postası, bir kişinin (veya bir grup insanın) bir şeye katılmasını sağlamayı amaçlar. Profesyonel yaşamımızda toplantılara, etkinliklere, web seminerlerine ve konferanslara davet e-postaları göndereceğiz. Davet e-postaları, bireyleri ve kuruluşları etkinliklere katılmaya (bir etkinlikte konuşma veya bir konferansta sergi açmaya) davet etmek için de kullanılabilir.
Davet e-postaları resmi yazışmalardır ve resmi e-posta yapılarını ve görgü kurallarını takip eder.
Bu zor gibi görünse de davet e-postaları yazmayı çok daha kolay hale getiriyor çünkü yanlış gidebilecek daha az şey var!
Davet e-postaları bazı temel bilgileri içermelidir:
- Etkinlik adı
- Tarih ve Saat
- Konum
- Amaç
- Sonuç
- CTA
Bu yazıda davet e-postası formatını ayrıntılı olarak inceliyoruz. Ancak önce 5 davetiye e-postası örneğiyle başlayalım.
E-posta için 5 davet şablonu
Bu bölümde, iş yerinde karşılaşabileceğiniz çeşitli günlük durumlar için mükemmel olan, e-posta için çeşitli davetiye şablonları oluşturduk. İsterseniz bu örnekleri kesip yapıştırabilirsiniz. Ancak bunları kendi kişiselleştirilmiş e-postalarınızı oluşturmak için temel olarak kullanmanızı öneririz.
Toplantı daveti e-postası
Toplantı davetiyeleri muhtemelen göndereceğiniz en yaygın davet e-postası türüdür. Eğer bizim gibiyseniz, her zaman toplantılardasınız; dolayısıyla etkili bir şablona sahip olmak size büyük miktarda zaman kazandırabilir. İşte toplantı daveti e-posta örneği.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Değerli görüş alışverişinde bulunabileceğimiz bir toplantı önermek için size ulaşıyorum.
Değerlendirmenizi takdir ediyorum ve olumlu bir yanıt bekliyorum.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Etkinlik daveti e-postası
Etkinlik röportajı e-postaları ilgiyi ölçmek ve kaydolmayı teşvik etmek için kullanılır. Bunu yapmak için ayrıntılarla dolu ve ilgi çekici ve heyecan verici bir şekilde yazılmışlar. Kayıt olmalarını sağlamak için kişiyi etkinliğinize yönelik coşkuyla doldurmak isteyeceksiniz.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Sizi [ Etkinlik Tarihi ] tarihinde yapılacak olan [ Etkinlik Adı ] etkinliğimize davet etmekten mutluluk duyuyorum. Bu etkinlik sektör profesyonelleriyle bağlantı kurmak ve değerli bilgiler edinmek için harika bir fırsat olacağa benziyor.
Etkinlikte, size değerli bilgiler sağlayacak ve profesyonel ağınızı genişletme şansı sağlayacak ünlü konuşmacılar, etkileşimli atölye çalışmaları ve ağ oluşturma oturumları yer alacak.
Daha fazla ayrıntıyı ve etkinliğin programını referans olarak ekledik. Gerekli düzenlemeleri yapabilmemiz için katılımınızı [ RSVP Date ] tarihine kadar teyit etmenizi rica ederiz.
Bu etkinliğin büyük bir başarıya dönüşmesi için varlığınızı ve katılımınızı sabırsızlıkla bekliyoruz!
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Web semineri davet e-postası
Web semineri davetiyeleri yukarıdaki geleneksel e-posta daveti örneğine benzer. Aradaki fark, her okuyucu için tüm oturum açma ayrıntılarını ve kişiselleştirilmiş bilgileri sağlamanız gerektiğidir. Bunun nasıl çalıştığını görmek için örneğimize göz atın.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Sizi [ Web Semineri Konusu ] ile ilgili yaklaşan web seminerimize davet etmekten mutluluk duyuyoruz.
Tarih: [ Web Semineri Tarihi ]
Zaman: [ Web Semineri Zamanı ]
Süre: [ Web Semineri Süresi ]
[ Katılma bağlantısı veya oturum açma kimlik bilgileri gibi web semineri platformuna özel tüm özel talimatları veya oturum açma ayrıntılarını ekleyin. ]
Bu web seminerinin [ belirli bir fayda veya sonuç ] için değerli bilgiler ve fırsatlar sağlayacağına inanıyoruz. Katılımınızı ve aktif katılımınızı önemle tavsiye ederiz.
Herhangi bir sorunuz varsa veya daha fazla bilgiye ihtiyaç duyarsanız lütfen bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
İlginiz için teşekkür ederiz ve web seminerinde bize katılmanızı sabırsızlıkla bekliyoruz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Yakınlaştırma daveti e-postası
Pandemiden bu yana Zoom (ve Teams) dünyayı ele geçirdi ve insanların buluşmasının en popüler yolu haline geldi. Bu Zoom davetiyesi örneği formata sadık kalıyor ve tüm ayrıntıları ve bilgileri içeriyor.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Yaklaşan toplantımızın zamanlamasını onaylamak için yazıyorum.
Önerilen programın işinize yarayıp yaramayacağını lütfen bana bildirin.
İlginiz için teşekkür ederiz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Konuşmacı davet e-postası
Bir etkinlik düzenliyorsanız bu konuşmacı daveti e-postası örneği tam size göre! Etkinliğiniz, konuşmacının neyi tartışmasını istediğiniz ve neden onun en iyi kişi olduğu hakkında ayrıntılı bilgi vermelisiniz. Bu örnekte bunu nasıl başardığımızı görün.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. [ Etkinlik Tarihi ] tarihinde [ Etkinlik Mekanı ] 'nda bir etkinlik düzenliyorum. Etkinlik, [ Etkinlik Konusu ] nu tartışmayı amaçlamaktadır.
Etkinlikte sizleri konuşmacı olarak aramızda görmekten onur duyarız. [ Konuşmacı Uzmanlığı ] konusundaki kapsamlı bilginiz ve deneyiminiz sizi dinleyicilerimizi aydınlatmak için mükemmel bir aday haline getiriyor.
Konuşma süresinin yaklaşık [ Konuşma Süresi ] dakika olması ve ardından kısa bir Soru-Cevap bölümünün gelmesi bekleniyor. Sunumunuz sırasında [ Tartışılacak Belirli Konular ] konusuna odaklanırsanız seviniriz.
Değerli görüşleriniz ve uzmanlığınız, etkinliğimizin başarısına büyük katkı sağlayacak ve tüm katılımcıların bilgilerini artıracaktır.
Davetimizi dikkate aldığınız için teşekkür ederiz. Konuşmacı olarak katılmaya istekli olmanız ve uygunluğunuz hakkında yakında sizden haber almayı sabırsızlıkla bekliyoruz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Davet e-postaları nasıl yazılır?
Yani, e-posta için davetiye şablonlarımızı incelediniz ancak hâlâ nasıl davetiye yazacağınızı merak ediyorsunuz. Gelin size gösterelim...
Hepimiz tarih ve saati belirten sıkıcı davet e-postaları aldık. Katılmak istedin mi? %100 hayır. Neden? Çünkü davet değeri anlatmıyordu. Dikkatinizi çekmiyor, katılımınızı talep ediyor ve kimse bunu istemiyor.
Davet e-postaları, standart e-posta biçimini izleyen resmi yazışmalardır . Bunu üç kısma ayırabiliriz:
- Davet e-postası konu satırı
- Vücut kopya
- Oturum kapatma / Sonraki adımlar
Aşağıdaki bölümlerde her bölümde neler olduğunu ve bunların nasıl oluşturulacağını açıklıyoruz. Sonunda kendi davet e-postalarınızı oluşturabilirsiniz.
Davet e-postası konu satırı
E-postanız bir kişinin gelen kutusuna düştüğünde, neyle ilgili olduğunu bilmek isteyecektir; bu nedenle onlara net bir konu satırıyla söyleyin. Pek çok konu satırı sıkıcı ama bu bir iş, bu yüzden çok fazla öne çıkmaya çalışmayın. Aynen öyle, temelleri yapın, dikkatlerini çekin ve onları e-postayı açmaya teşvik edin. İyi bir konu satırının yapması gereken tek şey budur.
İşte hepimizin almaktan mutluluk duyacağı bazı harika toplantı konu başlıkları (belki).
- Toplantı daveti (ayrıntıları girin)
- Davetlisiniz (ayrıntıları girin)
- Web semineri daveti ((ayrıntıları girin)
- Şunun için müsait misiniz? (ayrıntıları girin)
- Etkinlik davetiyesi ((ayrıntıları girin)
- (Tarih giriniz) tarihinde müsait misiniz?
- Günlük kullanılabilirliği: Toplantı isteği
Davet e-postanızın konu satırlarında mesajınızın özünü mümkün olduğunca hızlı ve basit bir şekilde özetleyin. Zaman kaybetmeyin, aksi takdirde e-postanız dikkate alınmayacaktır.
Davetiye e-postasının gövde kopyası
Mesajlarınızın gövde kopyası, onların dikkatini çektiğiniz ve onlarla doğrudan etkileşim kurduğunuz yerdir. Kişiselleştirilmiş bir selamlamayla ("Merhaba" ve kişinin adı) başlayın. Büyük bir grup insana yazıyorsanız, onlarla bireysel olarak iletişime geçebilirsiniz (ki bu çok zaman alabilir) veya "Merhaba meslektaşlarım" diyebilirsiniz. Biz ikinci (daha kolay) seçeneği tercih ediyoruz.
E-postanın amacı ile hemen onlara ulaşın.
"Sizi bir etkinliğe davet etmek istiyorum. Etkinliğin adı (adını girin) ve tarihinde düzenlenecek (tarih, saat ve yeri girin)."
Bu bir davet, o yüzden fazla ayrıntıya gerek yok.
"Etkinlik bizim için (etkinliğin neyle ilgili olduğu) heyecan verici bir şans. Aşağıya bazı bilgiler ekledim ve incelemeniz için etkinlik web sitesine bir bağlantı verdim."
Dikkatlerini çektiniz ve olayın ne olduğunu açıkladınız. Şimdi onları bağlamanın zamanı geldi...
Davetiye e-postasını imzalama/sonraki adımlar
Davet e-postalarınız güçlü bir CTA ile sonuçlanmalıdır. Burası onları yakalayacağınız ve onlara hayır deme şansı vermeyeceğiniz yer!
"Katılmak isteyip istemediğinizi (etkinlik adı) bana söyleyebilir misiniz? (Tarih girin) tarihine kadar yanıt verirseniz, size bir yer ayarlayabilirim."
Onları bağladın! Herhangi bir soruyu yanıtlamayı veya ek bilgi sağlamayı teklif etmek her zaman iyi bir fikirdir.
"Bizimle konuşmak veya gösteri yapmak isteyip istemediğiniz de dahil olmak üzere, etkinlikle ilgili herhangi bir sorunuz varsa, lütfen (ayrıntıları girin) adresinden benimle iletişime geçin."
Neredeyse bitti. Şimdi kibar bir imza ("Çok teşekkürler", "Saygılarımla" vb.) ve adınızı, iletişim bilgilerinizi ve imzanızı ekleyin.
Artık göndermeye hazırsınız! Bunu yapmadan önce, daha iyi davet e-postaları yazmak için kontrol listemize göz atın.
Davet e-postaları yazmaya yönelik profesyonel ipuçları
İyi iş daveti e-postaları yazmanın temellerini özetledik, ancak daha fazlasını istediğinizi biliyoruz. Daha da ileri gitmeye ve profesyonelleri etkileyecek davet e-postaları oluşturmaya hazır mısınız? Devam edelim ve biraz ilerleme kaydedelim.
O kadar çok mesaj alıyoruz ki hepsini okumak mümkün değil. Bu nedenle , her daveti kişiselleştirdiğinizden emin olun: E-postanın kuru ve bağlantısız değil, kişisel görünmesini sağlamak için kişiye her zaman adıyla hitap edin.
Onları ikna ettiniz, şimdi ilgi çekici bir girişle onları yakalayın. İş yerinde sık sık sıkılırız, bu yüzden sözlerinizle bizi kandırın ve davetinizin göze çarptığından emin olun. Bu, gayri resmi veya komik olmak anlamına gelmez, ancak amaç ve sonuçlarla ilgili ayrıntılarla onları meşgul edebilirsiniz. Katılımlarının değerli olacağını onlara hissettirin.
Aramakla zaman kaybetmeyin, bu nedenle *TÜM* etkinlik bilgilerini ekleyin: Tarih, saat ve konumla ilgili temel bilgiler de dahil olmak üzere tüm etkinlik bilgilerini sağlayın. Yöneticiyi önceden çivileyerek kendinize zaman kazandırın.
Garip gelebilir ama duygulara hitap ediyor olabilir: Hepimiz FOMO hastasıyız; o halde bu gücü kendi avantajınıza kullanın! Okuyucunun duygularına hitap edin ve onları katılmaya teşvik edin (veya neyi kaçıracaklarını belirtin).
Zamanınız mı yok veya e-posta ilhamınız mı yok? HIX.AI gibi AI E-posta Araçlarını Kullanın : HIX.AI gibi araçlar daha güçlü, daha iyi ve daha etkili davet e-postaları oluşturmanıza yardımcı olabilir. Yapay zeka destekli platform, saniyeler içinde profesyonel davet e-postaları oluşturabilir ve etkinliğinize (toplantı, konferans veya çağrı) yatırım yapmak için size zaman kazandırır.
E-postanız bittiğinde ve tozu alındığında, düzeltmeden göndermeyin. Hatalar utanç verici ve hatta zarar verici olabilir; bu nedenle onları riske atmayın. Mesajları kontrol edin, bir iş arkadaşınızdan yardım isteyin veya çevrimiçi bir program kullanın.
Ne yazık ki pek çok kişi hâlâ davetlerinizi görmezden gelecek ama en azından siz bir şans verdiniz!
Çözüm
Sonuna kadar atladıysanız başlangıca geri dönün (buna değer). Davetiye e-postası örnekleri yazmaya yönelik uzman rehberimizin sonunda öğrendiklerimizi özetleyelim. Davet e-postaları, belirli bir formata sahip resmi mesajlardır.
En iyi sonuçları ve en fazla yanıtı almak için davet e-postalarınızın kişiselleştirilmiş, profesyonel olması ve en önemlisi alıcıya değer ifade etmesi gerekir. Dikkatlerini çekin ve katılmaları için onlara ilham verin; etkinliğiniz, toplantınız, konferansınız veya web semineriniz fırtınalı bir başarıya dönüşecek!