Si vous organisez une réunion, un entretien ou une fête, vous devrez alors apprendre à rédiger des invitations. Nous aimons tous les belles invitations, elles peuvent nous enthousiasmer et nous impliquer. Comment sont vos invitations ?
S'ils sont ennuyeux, ennuyeux et basiques, nous vous aiderons. Nous pouvons garantir que vos réunions, appels Zoom, webinaires et événements seront remplis de monde. La compétence consiste à rendre vos e-mails d'invitation clairs et convaincants et à capturer tout ce qui concerne votre événement.
Comment pouvez-vous apprendre ? Avec notre aide, bien sûr ! Dans ce guide sur la façon de rédiger des e-mails d'invitation, nous travaillons avec vous pour créer de meilleurs e-mails d'invitation et vous aider à obtenir 100 % de participation !
Nous allons vous montrer 5 exemples que vous pouvez utiliser, couvrant :
- E-mail d'invitation à une réunion
- E-mail d'invitation à un événement
- E-mail d'invitation au webinaire
- E-mail d'invitation Zoom
- E-mail d'invitation aux conférenciers
Vous êtes invités à poursuivre votre lecture – et nous espérons que vous le ferez.
Qu'est-ce qu'un e-mail d'invitation ?
Un e-mail d'invitation vise à amener une personne (ou un groupe de personnes) à assister à quelque chose. Dans notre vie professionnelle, nous enverrons des e-mails d'invitation à des réunions, des événements, des webinaires et des conférences. Les e-mails d'invitation peuvent également être utilisés pour inviter des individus et des organisations à participer à des activités (prendre la parole lors d'un événement ou exposer lors d'une conférence).
Les e-mails d'invitation sont une correspondance formelle et suivent les structures et l'étiquette formelles des e-mails.
Cela semble difficile, mais cela rend la rédaction d'e-mails d'invitation beaucoup plus facile, car il y a moins de problèmes possibles !
Les e-mails d'invitation doivent inclure certaines informations essentielles :
- Nom de l'événement
- Date et heure
- Emplacement
- But
- Résultat
- Appel à l'action
Dans cet article, nous décomposons le format de l'e-mail d'invitation. Mais d’abord, commençons par 5 exemples d’e-mails d’invitation.
5 modèles d'invitation par e-mail
Dans cette section, nous avons créé une sélection de modèles d'invitations par courrier électronique, parfaits pour plusieurs situations quotidiennes que vous pourriez rencontrer au travail. Vous pouvez couper et coller ces échantillons si vous le souhaitez. Nous vous recommandons cependant de les utiliser comme base pour créer vos propres emails personnalisés.
E-mail d'invitation à une réunion
Les invitations à des réunions sont probablement le type d’e-mail d’invitation le plus courant que vous enverrez. Si vous êtes comme nous, vous êtes toujours en réunion. Avoir un modèle efficace peut donc vous faire gagner énormément de temps. Voici un exemple d'e-mail d'invitation à une réunion.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous contacte pour proposer une réunion où nous pourrions échanger des idées précieuses.
J’apprécierais votre considération et j’attends avec impatience une réponse favorable.
Cordialement,
[ Votre nom ]
E-mail d'invitation à un événement
Les e-mails d'entretien d'événement sont utilisés pour évaluer l'intérêt et encourager les inscriptions. Pour ce faire, ils regorgent de détails et sont rédigés de manière engageante et passionnante. Vous aurez envie de remplir la personne d'enthousiasme pour votre événement pour l'inciter à s'inscrire.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Je suis ravi de vous inviter à notre prochain événement, [ Nom de l'événement ] , le [ Date de l'événement ] . Cet événement promet d’être une fantastique opportunité d’entrer en contact avec des professionnels du secteur et d’acquérir des informations précieuses.
L'événement mettra en vedette des conférenciers renommés, des ateliers interactifs et des séances de réseautage qui vous fourniront des connaissances précieuses et une chance d'élargir votre réseau professionnel.
Nous avons joint plus de détails et le calendrier de l'événement pour votre référence. Nous vous demandons de bien vouloir confirmer votre présence avant le [ RSVP Date ] afin que nous puissions prendre les dispositions nécessaires en conséquence.
Nous comptons sur votre présence et votre participation pour faire de cet événement un immense succès !
Cordialement,
[ Votre nom ]
E-mail d'invitation au webinaire
Les invitations aux webinaires sont similaires à l’exemple d’invitation par courrier électronique traditionnel ci-dessus. La différence est que vous devez fournir toutes les informations de connexion et informations personnalisées pour chaque lecteur. Consultez notre exemple pour voir comment cela fonctionne.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Nous sommes ravis de vous inviter à notre prochain webinaire sur [ Webinar Topic ] .
Date : [ Date du webinaire ]
Heure : [ Heure du webinaire ]
Durée : [ Durée du webinaire ]
[ Incluez toutes les instructions spéciales ou les détails de connexion spécifiques à la plate-forme de webinaire, tels que le lien pour rejoindre ou les informations de connexion. ]
Nous pensons que ce webinaire fournira des informations et des opportunités précieuses pour [ un bénéfice ou un résultat spécifique ] . Nous encourageons fortement votre présence et votre participation active.
Si vous avez des questions ou avez besoin de plus amples informations, n'hésitez pas à nous contacter.
Merci de votre attention et nous sommes impatients de vous accueillir au webinaire.
Cordialement,
[ Votre nom ]
E-mail d'invitation Zoom
Depuis la pandémie, Zoom (et Teams) ont conquis le monde et sont devenus le moyen de rencontre le plus populaire. Cet exemple d'invitation Zoom respecte le format et inclut tous les détails et informations.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour confirmer la programmation de notre prochaine réunion.
N'hésitez pas à me faire savoir si l'horaire proposé vous convient.
Merci pour votre attention.
Cordialement,
[ Votre nom ]
E-mail d'invitation aux conférenciers
Si vous organisez un événement, cet exemple d'e-mail d'invitation à un conférencier est fait pour vous ! Vous devez fournir des détails sur votre événement, ce dont vous souhaitez que l'orateur discute et pourquoi il est la meilleure personne. Voyez comment nous y parvenons dans cet exemple.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. J'organise un événement le [ Date de l'événement ] au [ Lieu de l'événement ] . L'événement vise à discuter [ Sujet de l'événement ] .
Nous serions honorés de vous compter parmi les conférenciers lors de l’événement. Vos connaissances et votre expérience approfondies en [ expertise du conférencier ] font de vous le candidat idéal pour éclairer notre auditoire.
La durée du discours devrait être d'environ [ Durée du discours ] minutes, suivie d'une brève session de questions-réponses. Nous apprécierions que vous puissiez vous concentrer sur les [ Sujets spécifiques à discuter ] lors de votre présentation.
Vos précieuses idées et votre expertise contribueront grandement au succès de notre événement et amélioreront les connaissances de tous les participants.
Merci d'avoir pris en compte notre invitation. Nous espérons avoir bientôt de vos nouvelles concernant votre disponibilité et votre volonté de participer en tant que conférencier.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Comment rédiger des e-mails d'invitation
Vous avez donc examiné nos modèles d'invitation par courrier électronique, mais vous vous demandez toujours comment en rédiger un. Laissez-nous vous montrer...
Nous avons tous reçu des e-mails d'invitation ennuyeux avec une date et une heure. Vouliez-vous y assister ? 100% non. Pourquoi? Parce que l'invitation n'expliquait pas la valeur. Cela n'attire pas votre attention, cela exige votre présence et personne ne veut cela.
Les e-mails d'invitation sont une correspondance formelle qui suit le format d'e-mail standard . Nous pouvons diviser cela en trois parties :
- Ligne d'objet de l'e-mail d'invitation
- Corps du texte
- Signature / Étapes suivantes
Dans les sections suivantes, nous expliquons ce qui se passe dans chaque section et comment les créer. À la fin, vous pourrez créer vos propres e-mails d’invitation.
Ligne d'objet de l'e-mail d'invitation
Dès que votre e-mail arrive dans la boîte de réception d'une personne, elle voudra savoir de quoi il s'agit – alors dites-lui avec une ligne d'objet claire. De nombreuses lignes d'objet sont ennuyeuses, mais c'est du business, alors n'essayez pas de trop vous démarquer. C'est vrai, faites les bases, attirez leur attention et encouragez-les à ouvrir l'e-mail. C'est tout ce qu'une bonne ligne d'objet devrait faire.
Voici quelques merveilleuses lignes d'objet de réunion que nous serions tous ravis de recevoir (peut-être).
- Invitation à une réunion (insérer les détails)
- Vous êtes invité à (insérer les détails)
- Invitation au webinaire ((insérer les détails)
- Êtes-vous disponible pour (insérer les détails)
- Invitation à un événement ((insérer les détails)
- Êtes-vous disponible le (insérer la date) ?
- Disponibilité de l'agenda : Demande de rendez-vous
Dans les lignes d’objet de votre e-mail d’invitation, résumez l’essentiel de votre message aussi rapidement et simplement que possible. Ne perdez pas de temps ou votre email sera ignoré.
Copie du corps de l'e-mail d'invitation
Le corps du message est l’endroit où vous attirez leur attention et les engagez directement. Commencez par un message d'accueil personnalisé ("Bonjour" et le nom de la personne). Si vous écrivez à un grand groupe de personnes, vous pouvez soit les engager individuellement (ce qui peut prendre beaucoup de temps), soit leur dire « Bonjour, collègues ». Nous préférons la deuxième option (plus simple).
Contactez-les immédiatement avec le but de l'e-mail.
"Je voudrais vous inviter à un événement. L'événement s'appelle (insérer le nom) et aura lieu le (insérer la date, l'heure et le lieu)."
Il s’agit d’une invitation, il n’est donc pas nécessaire d’être trop détaillé.
"L'événement est une opportunité passionnante pour nous de (de quoi parle l'événement). J'ai joint quelques informations ci-dessous et fourni un lien vers le site Web de l'événement pour que vous puissiez le consulter."
Vous avez retenu leur attention et expliqué en quoi consiste l'événement. Il est maintenant temps de les accrocher...
Signature de l'e-mail d'invitation/étapes suivantes
Vos e-mails d'invitation doivent se conclure par un CTA fort. C'est là que vous les attrapez et ne leur laissez aucune chance de dire non !
"Pouvez-vous me dire si vous souhaitez assister à (nom de l'événement) ? Si vous répondez avant le (insérer la date), je peux vous garantir une place."
Vous les avez accrochés ! C'est toujours une bonne idée de proposer de répondre à vos questions ou de fournir des informations supplémentaires.
"Si vous avez des questions sur l'événement, notamment si vous souhaitez parler ou afficher avec nous, veuillez me contacter à (insérer les détails)."
Presque fini. Maintenant, ajoutez une signature polie (« Merci beaucoup », « Cordialement », etc.) ainsi que votre nom, vos coordonnées et votre signature.
Vous êtes maintenant prêt à envoyer ! Avant de le faire, consultez notre liste de contrôle pour rédiger de meilleurs e-mails d'invitation.
Conseils de pro pour rédiger des e-mails d'invitation
Nous avons décrit les bases de la rédaction de bons e-mails d'invitation professionnelle, mais nous savons que vous en voulez plus. Êtes-vous prêt à aller plus loin et à créer des emails d’invitation qui impressionneraient les pros ? Continuons et faisons des progrès.
Nous recevons tellement de messages qu’il est impossible de tous les lire. Assurez-vous donc de personnaliser chaque invitation : adressez-vous toujours à la personne par son prénom pour que l'e-mail soit personnel, pas sec et déconnecté.
Vous les avez attirés, maintenant saisissez-les avec une introduction intrigante. Au travail, on s'ennuie souvent, alors séduisez-nous avec vos mots et assurez-vous que votre invitation se démarque. Cela ne veut pas dire être informel ou drôle, mais vous pouvez les impliquer en leur fournissant des détails sur le but et les résultats. Faites-leur sentir que leur présence sera valorisée.
Ne perdez pas leur temps à chercher, alors incluez *TOUTES* les informations sur l'événement : fournissez toutes les informations sur l'événement, y compris les bases de la date, de l'heure et du lieu. Gagnez du temps en contactant l'administrateur dès le départ.
Cela peut paraître étrange, mais cela fait appel aux émotions : nous souffrons tous de FOMO – alors utilisez ce pouvoir à votre avantage ! Faites appel aux émotions du lecteur et encouragez-le à y assister (ou soulignez ce qui lui manquera).
Vous n'avez pas le temps ou manquez d'inspiration pour vos e-mails ? Utilisez des outils de messagerie AI Des outils comme HIX.AI : Des outils comme HIX.AI peuvent vous aider à créer des e-mails d'invitation plus forts, de meilleure qualité et plus efficaces. La plate-forme basée sur l'IA peut créer des e-mails d'invitation professionnels en quelques secondes, vous permettant ainsi de gagner du temps pour investir dans votre événement (réunion, conférence ou appel).
Une fois votre e-mail terminé et dépoussiéré, ne l’envoyez pas sans relecture. Les erreurs peuvent être embarrassantes et même dommageables, alors ne les prenez pas de risque. Vérifiez les messages, demandez de l'aide à un collègue ou utilisez un programme en ligne.
Malheureusement, de nombreuses personnes ignoreront encore vos invitations, mais au moins vous avez tenté votre chance !
Conclusion
Si vous êtes allé à la fin, revenez au début (ça vaut le coup). À la fin de notre guide expert sur la rédaction d’exemples d’e-mails d’invitation, récapitulons ce que nous avons appris. Les e-mails d'invitation sont des messages formels avec un format défini.
Pour obtenir les meilleurs résultats et le plus grand nombre de réponses, vos e-mails d'invitation doivent être personnalisés, professionnels et, surtout, exprimer une valeur pour le destinataire. Attirez leur attention et incitez-les à y assister, et votre événement, réunion, conférence ou webinaire sera un succès retentissant !