Si vous avez l'habitude d'écrire des e-mails informels à vos amis, à votre famille et à vos connaissances, vous aurez peut-être du mal à rédiger correctement un e-mail officiel. Cependant, si vous respectez une structure définie, une étiquette de courrier électronique professionnelle appropriée et des exemples de courriers électroniques officiels pratiques, rédiger un courrier électronique formel peut être une procédure rapide et facile.
Cet article décompose la structure d'un e-mail officiel et vous propose 12 exemples d'e-mails officiels. Vous pourrez écrire un e-mail officiel à n’importe quelle organisation et obtenir la réponse que vous attendez.
Qu'est-ce qu'un email officiel ?
Un e-mail officiel est un type d'e-mail formel envoyé à des personnes appartenant à une autorité ou à une organisation pour mener une communication officielle ou professionnelle. Les e-mails officiels sont couramment utilisés sur le lieu de travail, dans les établissements d'enseignement, les organisations gouvernementales et les milieux professionnels.
Des exemples de destinataires auxquels vous pouvez adresser un e-mail officiel incluent votre responsable, professeur, fonctionnaire, client, collègue ou associé.
Quand faut-il écrire un e-mail officiel ?
Vous pouvez utiliser les e-mails officiels pour tous les types de situations nécessitant une communication formelle. Que vous envoyiez des annonces officielles, fassiez des demandes liées à votre entreprise ou contactiez une personne inconnue.
Voici quelques scénarios courants dans lesquels vous devriez envisager d’écrire un e-mail officiel :
1. Candidatures : Lorsque vous postulez à un emploi, l'envoi d'un e-mail officiel contribue à créer une impression professionnelle et permet au recruteur d'examiner facilement votre dossier de candidature.
2. Demandes commerciales : l'envoi d'un e-mail officiel est approprié lorsque vous avez besoin d'informations commerciales de la part de vos collègues, clients ou d'une autre entreprise. Cela aide à maintenir une conversation efficace.
3. Réponse aux plaintes : vous devrez peut-être envoyer un e-mail d'excuses dans le cadre de votre carrière professionnelle ou de votre processus éducatif en réponse à un problème.
4. Annonces officielles : lors de la diffusion d'informations importantes telles que la présentation officielle d'une personne ou des annonces à l'échelle de l'entreprise, un e-mail officiel garantit que le message conserve un ton professionnel.
5. Coordination de projet : Lorsque vous travaillez sur un projet avec plusieurs membres de l'équipe, les e-mails officiels améliorent la clarté et aident toutes les personnes impliquées.
12 exemples d'e-mails officiels
Les exemples d'e-mails officiels ci-dessous sont créés à l'aide d'instances réelles. Cependant, les échantillons sont génériques, alors veillez à les modifier et à les adapter en fonction de vos demandes et de toute convention d'entreprise, industrielle ou culturelle.
Exemple d'e-mail officiel pour une introduction formelle
Il existe de nombreuses occasions où vous devez envoyer des e-mails de présentation formels présentant un client, un partenaire commercial ou un nouveau membre du personnel à quelqu'un que vous connaissez déjà. Dans l'exemple d'e-mail d'introduction officiel suivant, vous écrivez à toute l'équipe commerciale pour l'informer qu'un nouveau membre a rejoint l'équipe.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Je voudrais vous informer qu'un nouveau membre rejoint notre équipe commerciale. Veuillez souhaiter la bienvenue à [ Nom du nouveau membre ] qui travaillera en étroite collaboration avec nous tous pour atteindre les objectifs de notre équipe.
[ Nom du nouveau membre ] apporte [ sa ] vaste expérience dans [ mentionner l'expérience ou les compétences pertinentes ] . [ Il/Elle ] est ravi de contribuer à l'équipe et de nous aider à atteindre un succès encore plus grand.
Veuillez vous joindre à moi pour souhaiter chaleureusement la bienvenue à [ Nom du nouveau membre ] . Je suis sûr que [ il/elle ] sera un ajout précieux à notre équipe.
Si vous avez des questions ou avez besoin de plus amples informations, n'hésitez pas à contacter directement [ Nom du nouveau membre ] . [ Son ] adresse e-mail est [ Adresse e-mail du nouveau membre ] .
Merci pour votre attention et votre coopération.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Exemple d'e-mail d'annonce officielle
Les e-mails d'annonce officielle sont généralement envoyés au sein d'une organisation ou à un groupe de personnes. Ils sont couramment utilisés pour annoncer des changements de politique, des mises à jour de projets, des jalons commerciaux et d'autres événements importants. Dans l'e-mail officiel ci-dessous, vous partagez la bonne nouvelle avec l'ensemble de l'entreprise : le produit phare de l'entreprise a reçu un prix de design majeur.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Je suis ravi d'annoncer que le produit phare de notre entreprise, [ Nom du produit ] , a reçu un prestigieux prix de design ! Cette réalisation témoigne du travail acharné et du dévouement de toute notre équipe.
Le fait de remporter ce prix récompense non seulement le design et l'innovation exceptionnels de [ Nom du produit ] , mais met également en valeur notre entreprise en tant que leader dans le domaine. industrie. Nous sommes incroyablement fiers de cet accomplissement et voulions partager cette nouvelle avec vous tous.
Ce prix n'aurait pas été possible sans les efforts inlassables et l'expertise de chaque membre de l'équipe impliqué dans le développement, la conception, et la commercialisation de [ Nom du produit ] . Merci pour votre dévouement et votre engagement.
Nous pensons que cette étape renforcera encore davantage la réputation de notre marque et générera un plus grand succès sur le marché. Continuons sur cette lancée et proposons toujours plus de produits d'exception à nos clients.
Encore une fois, félicitations à toute l'équipe pour cette reconnaissance bien méritée !
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Exemple d'e-mail officiel pour les congés de maladie
Sur le lieu de travail, un e-mail de demande personnelle demandant de l'aide ou une autorisation est très courant. Il peut s'agir de petites questions ou de demandes majeures. Dans cet exemple d'e-mail officiel pour congé de maladie, vous écrivez pour clarifier soigneusement votre incapacité à travailler. À la fin de l'e-mail, n'oubliez pas d'inclure des informations sur vos projets pendant la pause et votre date prévue de retour au travail.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. J'ai le regret de vous informer que je ne me sens pas bien et que je ne peux pas venir travailler. J'ai vu un médecin qui me conseille de prendre quelques jours de congé pour récupérer.
Je m'excuse pour la gêne occasionnée et je comprends que mon absence puisse impacter l'équipe. Rassurez-vous, j'ai informé [ nom du collègue ] de mes projets et ils me remplaceront pendant mon absence.
Je prévois retourner au travail le [ date de retour prévue ] . Si une question urgente requiert mon attention, n'hésitez pas à me contacter par e-mail ou par téléphone.
Merci de votre compréhension et de votre soutien.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Exemple d'e-mail officiel pour une invitation à une réunion
Lorsque vous organisez une réunion avec des collègues, des clients ou des partenaires, vous devez envoyer une demande de réunion ou une invitation via un e-mail officiel. Dans un exemple d'e-mail d'invitation formelle à une réunion, il est essentiel que tous les participants disposent des informations nécessaires concernant la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour de la réunion.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour confirmer l'horaire de notre prochaine réunion.
Veuillez me faire savoir si l'horaire proposé vous convient.
Merci de votre attention.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Exemple d'e-mail officiel pour une demande d'emploi
Un e-mail officiel pour contacter pour postuler à un poste est également courant. Cet exemple d'e-mail officiel montre comment rédiger un e-mail de candidature officiel qui comprend la description de votre lettre de motivation, de votre CV et d'autres documents nécessaires.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Je vous écris pour exprimer mon intérêt pour le poste dans votre entreprise. J'ai joint ma lettre de motivation, mon curriculum vitae et les autres documents requis pour votre examen.
J'ai plus de 10 ans d'expérience dans l'industrie et je crois que mes compétences et qualifications font de moi un candidat solide pour ce poste.
J'ai confiance en ma capacité à contribuer au succès de votre entreprise.
Merci d'avoir pris en compte ma candidature.
J'attends avec impatience l'opportunité de discuter davantage de ce poste.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Exemple d'e-mail de remerciement officiel
Une autre situation où vous aurez besoin d’un e-mail officiel est l’envoi d’une lettre de remerciement. Un e-mail de remerciement officiel est généralement envoyé après une communication précédente ou lorsque vous souhaitez remercier quelqu'un d'avoir répondu à votre demande personnelle. Cet exemple d'e-mail de remerciement est court, direct et attentionné.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour exprimer ma sincère gratitude pour [ la réponse à ma demande personnelle / votre aide dans [ tâche spécifique ] ] .
Votre [ soutien / conseils / expertise ] a été inestimable et je vous suis reconnaissant pour votre temps. et des efforts pour [ fournir de l'aide / accomplir la tâche ] .
Merci pour votre attention.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Exemple de réponse officielle par e-mail
L’une des directives en matière d’étiquette professionnelle en matière de courrier électronique consiste à répondre à chaque courrier électronique que vous recevez. Pour accélérer les réponses par e-mail, vous pouvez utiliser l'exemple d'e-mail de réponse officiel ci-dessous. Commencez par confirmer que vous avez reçu la communication, puis expliquez ce que vous ferez pour réaliser l'intention de l'expéditeur.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'accuse réception de votre e-mail et j'apprécie les informations fournies. Je prendrai les mesures nécessaires pour exécuter vos instructions et garantir que le résultat escompté soit atteint.
Si j'ai des questions ou si j'ai besoin de précisions supplémentaires, je vous contacterai dans les plus brefs délais.
Merci de votre attention.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Exemple d'e-mail de suivi officiel
Contrairement à l'e-mail de premier contact, lorsque vous rédigez un e-mail de rappel ou un e-mail de suivi , vous n'avez pas besoin de fournir un contexte général, mais il doit tout de même adhérer à une structure et un ton professionnels. Cet exemple d'e-mail de suivi mentionne brièvement le contexte de cette communication et exhorte gentiment le destinataire à agir.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour confirmer l'horaire de notre prochaine réunion.
Veuillez me faire savoir si l'horaire proposé vous convient.
Merci de votre attention.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Exemple d'e-mail officiel pour répondre à une plainte
Les personnes qui déposent une plainte sont déjà frustrées. Une réponse non professionnelle, par exemple en utilisant un langage inapproprié ou en ayant l'air imprudent, pourrait alimenter l'incendie et entraîner de graves conséquences commerciales. C'est pourquoi vous devez envoyer un e-mail officiel, comme cet exemple, pour vous excuser et démontrer les options de solution.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Je vous écris concernant la plainte que vous avez récemment soumise. Je comprends votre frustration et je m'excuse pour tout inconvénient causé. Nous apprécions vos commentaires et nous nous engageons à répondre à vos préoccupations rapidement.
Après avoir étudié le problème, nous avons identifié la cause profonde et travaillons à une résolution. Afin de remédier à la situation, nous vous proposons deux solutions :
1. [ Solution 1 ]
2. [ Solution 2 ]
Veuillez nous indiquer quelle option vous préférez ou si vous avez d'autres suggestions. Nous ferons tout ce qui est en notre pouvoir pour assurer votre satisfaction.
Encore une fois, je m'excuse pour tout inconvénient que cela a causé et j'apprécie votre patience pendant que nous résolvons le problème.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Exemple d'e-mail officiel pour partager le statut d'un projet
Les e-mails officiels de mise à jour du travail sont cruciaux pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde pendant le processus de coopération sur un projet, en particulier lorsque vous travaillez avec plusieurs entreprises. Dans cet exemple d'e-mail officiel, vous pouvez apprendre à indiquer clairement les affectations de tâches, les mises à jour du projet, les attentes et d'autres informations importantes sur un projet avec des puces.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Je voulais vous fournir une mise à jour sur l'état du projet. Voici les points clés :
- La première phase du projet a été réalisée avec succès.
- La deuxième phase, qui implique l'analyse des données, est actuellement en cours.
- Nous prévoyons de terminer l'analyse d'ici la semaine prochaine et partagerons les résultats avec vous.
- Une fois l'analyse terminée, nous passerons à la phase finale du projet, qui est la mise en œuvre.< /li>
- Veuillez consulter le document ci-joint pour une ventilation détaillée du calendrier et des livrables du projet.
Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez me le faire savoir. Merci de votre attention.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Exemple d'e-mail de démission officiel
Si vous décidez de quitter votre poste actuel, vous devez écrire un e-mail officiel pour informer votre employeur de votre décision. Dans cet exemple, vous pouvez apprendre à rédiger un e-mail de démission qui met fin à votre emploi de manière positive en expliquant brièvement la raison de votre départ, en remerciant votre employeur et en proposant votre aide à une nouvelle recrue dans le processus de transition.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Je vous écris pour vous informer de ma décision de démissionner de mon poste actuel chez [ Nom de l'entreprise ] . Après mûre réflexion, j'ai décidé de rechercher de nouvelles opportunités qui correspondent plus étroitement à mes objectifs de carrière à long terme.
Je tiens à vous exprimer ma sincère gratitude, ainsi qu'à toute l'équipe de [ Nom de l'entreprise ] pour le le soutien, les conseils et les opportunités que j’ai reçus au cours de mon mandat. Je suis reconnaissant d'avoir la chance de travailler aux côtés de personnes aussi talentueuses et d'avoir acquis une expérience inestimable qui me sera bénéfique dans mes projets futurs.
Afin d'assurer une transition en douceur pour mon remplaçant, je suis plus que disposé à aider de toutes les manières possibles. Qu'il s'agisse de former une nouvelle recrue ou de fournir des conseils lors du processus de passation de pouvoir, n'hésitez pas à me contacter.
Encore une fois, merci pour les opportunités et les expériences que j'ai vécues chez [ Nom de l'entreprise ] . Je vous souhaite, à vous et à votre équipe, un succès continu dans le futur.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
E-mail officiel pour les demandes commerciales
Les e-mails de demandes commerciales sont envoyés pour rechercher des informations, demander des éclaircissements ou exprimer un intérêt pour un produit, un service ou une opportunité commerciale particulier. Dans cet exemple d’e-mail de demande officielle, vous démontrez un réel intérêt et posez des questions claires et spécifiques.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour demander des informations concernant [ produit/service/opportunité commerciale spécifique ] .
Tout d'abord, j'aimerais me renseigner sur la fourchette de prix de [ produit/service ] . Pourriez-vous s'il vous plaît me fournir un devis ou toute information pertinente sur les prix ?
De plus, je souhaite en savoir plus sur les fonctionnalités et les avantages spécifiques de [ produit/service ] . Pourriez-vous bien vouloir me fournir une description détaillée ou toute brochure/documentation disponible ?
Enfin, j'apprécierais toute information concernant le calendrier de livraison/installation et les options de garantie disponibles.
Merci de votre attention à cette question. J'attends avec impatience de recevoir les informations demandées dans les plus brefs délais.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Format de courrier électronique officiel
Comme tous les e-mails formels , les e-mails officiels ont une certaine manière d'être restructurés et livrés. Le format de l’email est simple si vous maîtrisez les quatre éléments clés :
● Ligne d'objet . Utilisez une ligne d'objet claire et concise qui indique le but de l'e-mail. En moyenne, les lignes d'objet contenant sept mots ou moins sont davantage ouvertes.
● Salutation et salutation . Commencez l'e-mail par une salutation formelle avec le nom du destinataire et une salutation appropriée.
● Corps de l'e-mail . Selon votre communication et son contexte, utilisez la ligne d'ouverture appropriée. Assurez-vous que le message électronique est spécifique et gardez le corps court.
● Clôture et signature . Utilisez une fin d'e-mail officielle, suivie d'une signature professionnelle formelle comprenant votre nom, votre fonction, votre entreprise, vos coordonnées et d'autres informations, le cas échéant.
En savoir plus sur le format des e-mails ici .
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Conclusion
Savoir comment rédiger un e-mail officiel est important pour maintenir le professionnalisme et l'efficacité de la communication lorsque vous envoyez des e-mails à des clients, des collègues, des fournisseurs, des vendeurs ou d'autres contacts professionnels.
Espérons que cet article pourra vous donner une longueur d'avance dans la rédaction d'un e-mail officiel qui transmettra votre intention et vous donnera de bons résultats. Si vous trouvez toujours la rédaction d'un e-mail officiel difficile et prend du temps, utilisez le rédacteur d'e-mails HIX.AI pour le gérer.