Cancellare un appuntamento all'ultimo minuto può gettare un'ombra sulla tua affidabilità o sul tuo impegno e chiudere di fatto la porta a opportunità e relazioni promettenti. Voli riprogrammati, obblighi familiari, problemi di viaggio e impegni sovrapposti possono verificarsi e giustificare la cancellazione, ma è importante comunicarlo in anticipo.
Un modo semplice per farlo è inviare un'e-mail di cancellazione. Un'e-mail di cancellazione mostra cortesia e dà all'altra parte il tempo di fare piani alternativi.
Consulta la nostra guida esperta sulla creazione di email di cancellazione educate. Abbiamo fornito 13 semplici modelli ed esempi che puoi copiare e incollare o modificare secondo i tuoi gusti. Questa guida contiene anche una descrizione dettagliata di come scriverne uno da zero e gestire queste situazioni con professionalità e tatto.
Cos'è un'e-mail di cancellazione?
Un'e-mail di cancellazione , in parole povere, è una richiesta formale di risoluzione di un appuntamento, abbonamento o prenotazione precedentemente concordati. Viene comunemente utilizzato per annullare voli, abbonamenti, interviste, eventi, abbonamenti a servizi, prenotazioni alberghiere e altri accordi con accordi anticipati. In genere, viene inviato per notificare all'altra parte la propria decisione di annullare e avviare qualsiasi processo necessario per elaborare tale annullamento.
Potresti averne inviato uno in passato senza nemmeno saperlo. Se è così, c'è una remota possibilità che tu non lo abbia fatto correttamente. Ecco i modelli che ti aiutano a ottenere una cancellazione la prima volta che la chiedi.
Modello email di annullamento dell'ordine
A volte facciamo acquisti d'impulso, solo per renderci conto in seguito che non sono necessari, non rientrano nel nostro budget o non sono in linea con le nostre esigenze. Da non preoccuparsi; succede al meglio di noi. Puoi annullare immediatamente inviando una lettera o un'e-mail di cancellazione dell'ordine.
A seconda della politica di restituzione dell'articolo, potrebbe non essere possibile tornare indietro se il venditore ha imballato e spedito il prodotto, come avviene con alcuni articoli scontati. Ma vale comunque la pena provarne uno.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questo messaggio ti trovi bene. Mi dispiace informarti che vorrei annullare l'ordine che ho effettuato di recente. Dopo un'ulteriore considerazione, mi sono reso conto che questo acquisto non è necessario e non è in linea con le mie esigenze.
Chiedo gentilmente la vostra assistenza per annullare l'ordine e rimborsare il pagamento. Mi scuso per gli eventuali disagi causati e apprezzo la vostra comprensione.
Grazie per l'attenzione.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Modello email per la cancellazione del volo
La procedura di cancellazione del volo varia a seconda che tu abbia prenotato una compagnia aerea low cost o che tu abbia a che fare con un agente di viaggio. La maggior parte delle compagnie aeree low cost non rispetta le richieste via e-mail di cancellazione del volo, quindi questo modello potrebbe essere l'ideale se hai prenotato con un agente di viaggio o un vettore rinomato.
Assicurati di includere tutti i dettagli importanti come nome completo, numero di passaporto, numero di volo e orario del volo nella tua e-mail. I rimborsi e la riprogrammazione dei voli a volte possono diventare complessi, quindi potresti dover comunque effettuare alcune chiamate. Ma scrivine comunque uno e aggiungi in anticipo la data e l'ora preferite in caso di riprogrammazione.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Purtroppo, sono spiacente di informarti che il tuo volo [ numero volo ] il [ data ] è stato cancellato a causa di circostanze impreviste. Ci scusiamo sinceramente per gli eventuali disagi causati.
Per assisterti in questa situazione, contatta il nostro team di assistenza clienti al [ numero di telefono ] o [ indirizzo email ] . Saranno più che felici di fornirti opzioni di volo alternative o aiutarti con la procedura di rimborso. Ti preghiamo di tenere a portata di mano il numero di riferimento della prenotazione quando ci contatti.
Ancora una volta ci scusiamo sinceramente per l'inconveniente causato da questa cancellazione. Apprezziamo la tua attività e restiamo impegnati a fornirti il miglior servizio possibile.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Email di cancellazione servizi
È difficile disattivare alcuni servizi/abbonamenti, quindi potrebbe essere necessario chiamare l'assistenza clienti dopo aver inviato l'e-mail. Tuttavia, questo modello di email semplice e conciso dovrebbe aiutarti se non hai tempo per crearne uno nuovo.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questo messaggio ti trovi bene. Mi scuso per gli eventuali disagi causati, ma vorrei annullare i miei attuali servizi con la vostra azienda. Mi è piaciuto moltissimo utilizzare i vostri servizi, ma ritengo necessario interromperli in questo momento.
Per favore aiutami ad annullare il mio abbonamento e fornisci tutte le istruzioni o la documentazione necessarie per completare il processo. Le sarei grato se potesse confermare la cancellazione per evitare ulteriori addebiti o incomprensioni.
Grazie per l'attenzione e la pronta assistenza in questa materia.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Assicurati di includere i dettagli del tuo account in modo che sappiano a quale account occuparsi.
Modello di email per la cancellazione del colloquio di assunzione
Le probabilità di ottenere date di colloquio sovrapposte possono essere elevate quando si scrivono più domande di lavoro. Puoi annullare un appuntamento per un colloquio o riprogrammarne uno utilizzando questo modello di email. Se hai un'altra offerta di lavoro, potresti non aver bisogno di riprogrammare il colloquio e dovresti eliminare il paragrafo che parla della riprogrammazione.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Mi dispiace informarti che non potrò partecipare al colloquio programmato il [ data dell'intervista ] alle [ ora dell'intervista ] . Recentemente ho ricevuto un'altra offerta di lavoro e ho deciso di accettarla.
Grazie per avermi considerato per la posizione presso [ Nome azienda ] . Mi scuso sinceramente per eventuali disagi causati dalla mia cancellazione. Apprezzo la tua comprensione.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Modello di email per la cancellazione dell'appuntamento
Non c'è motivo di sentirsi male se devi annullare una riunione/appuntamento per motivi personali o fuori dal tuo controllo. Invia invece un'e-mail di annullamento della riunione il prima possibile in modo da non far perdere tempo all'altra parte.
Questo modello di email costituisce la base per l'aspetto che dovrebbero avere questi tipi di email. Ma dovrebbe essere modificato per riflettere il motivo della cancellazione. Non è necessario entrare troppo nei dettagli anche quando scrivi il motivo.
Modello email di avviso di annullamento evento
Questo modello di email fa al caso tuo se devi annullare un evento a cui hai precedentemente invitato delle persone. Potrebbe trattarsi di un matrimonio, una cerimonia di convocazione, un'inaugurazione della casa, ecc. A seconda di quanto desideri che l'e-mail sia personalizzata, puoi redigere un'e-mail per ciascun ospite o inviare un messaggio in blocco.
Il nostro modello di email prevede disposizioni per menzionare il motivo per cui stai annullando e dà spazio per inviare le tue scuse senza riserve a coloro che potrebbero creare disagio dalla decisione di cancellazione.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questo messaggio ti trovi bene. Sfortunatamente, a causa di circostanze impreviste, sono spiacente di informarti che abbiamo preso la difficile decisione di annullare il [ Nome evento ] previsto per [ Data ] .
Comprendiamo che questa notizia possa essere una delusione, ma la cancellazione è necessaria per motivi indipendenti dalla nostra volontà. Ci scusiamo sinceramente per gli eventuali disagi causati.
Non preoccupatevi, stiamo lavorando attivamente per riprogrammare l'evento e vi terremo aggiornati su eventuali nuovi sviluppi. Apprezziamo il vostro supporto e la vostra comprensione durante questo periodo.
Ancora una volta, vi preghiamo di accettare le nostre più sincere scuse per qualsiasi inconveniente causato. Grazie per la tua comprensione e pazienza. Se avete domande o dubbi, non esitate a contattarci.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Modello di cancellazione e-mail per seminari o workshop
Puoi cancellare un seminario o un workshop programmato con il minimo sforzo inviando un'e-mail di cancellazione in anticipo. Il nostro modello è un buon punto di partenza, indipendentemente dal motivo. Esprime sincero rammarico per l'annullamento e dimostra quanto rispetto hai per il tempo e l'impegno che i partecipanti hanno investito nella pianificazione dell'evento.
Sebbene sia importante esprimere i tuoi rimpianti, è altrettanto fondamentale che tu rimanga il più professionale possibile mentre lo fai.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Mi dispiace informarvi che abbiamo preso la difficile decisione di annullare il seminario/workshop in programma. A causa di circostanze impreviste non è possibile procedere con l'evento come previsto.
Comprendiamo il tempo e lo sforzo che hai dedicato alla partecipazione e alla pianificazione di questo evento e ci scusiamo sinceramente per gli eventuali disagi causati. Apprezziamo il vostro impegno e supporto e vi assicuriamo che questa cancellazione non è stata presa alla leggera.
Stiamo attualmente esplorando le opzioni per riprogrammare il seminario/workshop nel prossimo futuro e vi terremo informati su eventuali aggiornamenti. Nel frattempo, non esitate a contattarci se avete domande o dubbi.
Grazie per la tua comprensione e pazienza.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Modello e-mail di annullamento della prenotazione di servizi professionali
Il nostro modello di email di cancellazione della prenotazione è uno con cui lavorare se intendi cancellare una prenotazione o una prenotazione precedentemente effettuata con un fornitore di servizi. Ad esempio, il medico, il dentista o il barbiere. Questa email dovrebbe essere inviata il più rapidamente possibile e dovrebbe includere i tuoi rimpianti. Assicurati di includere una frase che chiede una riprogrammazione se ne desideri una.
Modello e-mail di cancellazione dell'iscrizione
Puoi anche scrivere un'e-mail per cancellare la tua iscrizione a una palestra, un golf club, un centro benessere e benessere, una biblioteca o un'associazione professionale. L'e-mail scritta deve essere chiara, semplice e concisa. Le e-mail di cancellazione dell'abbonamento possono aiutarti a interrompere la tua iscrizione e a risparmiare denaro sui servizi che non ti servono più. Allora perché non usarli adesso?
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questo messaggio ti trovi bene. Ti scrivo per informarti che desidero annullare la mia iscrizione a [ Palestra/Golf Club/Club salute e benessere/Biblioteca/Associazione professionale ] . Purtroppo, a causa di circostanze personali, non posso continuare a utilizzare i servizi del club.
Chiedo gentilmente di elaborare la cancellazione e di fornire conferma dei dettagli della cancellazione. Se ci sono procedure o moduli specifici che devo completare, fatemelo sapere.
Grazie per la vostra attenzione a questa questione. Mi è piaciuto essere un membro e apprezzo le esperienze che ho avuto durante il mio tempo con [ Nome del club/organizzazione ] . Spero di potermi riunire in futuro quando le circostanze lo permetteranno.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Modello email di cancellazione iscrizione al corso
Chiunque può registrarsi a una scuola o a un corso di autoaiuto online solo per poi disinteressarsi. La cosa giusta da fare, soprattutto quando si tratta di corsi con posti limitati, è inviare una email di cancellazione. Disegnarne uno è un gioco da ragazzi: personalizza semplicemente questo modello per includere il corso che desideri annullare, il nome dell'istruttore e altri dettagli pertinenti che desideri aggiungere. Con queste modifiche dovresti essere a posto.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Ti scrivo per informarti che desidero annullare la mia iscrizione al corso [ Nome corso ] con [ Nome istruttore ] .
Dopo un'attenta considerazione, ho deciso che questo corso non è in linea con i miei interessi e obiettivi attuali. Pertanto, chiedo gentilmente di rimuovermi dall'elenco dei corsi.
Grazie per la vostra comprensione. Mi scuso per eventuali disagi causati da questa cancellazione.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Modello di email per l'annullamento della sponsorizzazione
Comprendiamo che a volte le circostanze cambiano e potresti dover rivalutare il tuo impegno per una causa. Abbiamo creato questo modello di email per aiutarti a comunicare la tua decisione di annullare la tua sponsorizzazione o donazione in modo ponderato e premuroso. Il modello contiene disposizioni per discutere le procedure amministrative necessarie per l'annullamento dimostrando nel contempo rispetto per l'associazione destinataria.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questo messaggio ti trovi bene. Alla luce dei recenti cambiamenti nelle mie circostanze, mi dispiace informarti che vorrei annullare la mia sponsorizzazione/donazione a [ Nome dell'associazione ] .
Mi scuso sinceramente per gli eventuali disagi causati. Comprendo che potrebbero essere necessarie procedure amministrative da seguire per la cancellazione e sono più che disposto a collaborare e fornire qualsiasi informazione o documentazione richiesta.
Grazie per la comprensione e per l'opportunità di sostenere [ Nome Associazione ] . Apprezzo il lavoro che fate e spero che la mia cancellazione non ostacoli la vostra importante missione.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Modello di email per la cancellazione della partnership commerciale
Decidere di interrompere una partnership commerciale è senza dubbio un passo coraggioso e molte persone non hanno la minima idea di come affrontarla senza mettere a dura prova una relazione esistente. Il nostro modello di cancellazione è progettato per aiutarti a comunicare la tua decisione in modo professionale e mostrare il massimo rispetto per il rapporto che hai costruito nel tempo. È inoltre progettato per facilitare una comunicazione trasparente, inclusa la discussione su questioni contrattuali che possano garantire una transizione agevole per tutte le parti coinvolte.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Dopo un'attenta considerazione, abbiamo preso la difficile decisione di interrompere la nostra partnership commerciale. Vogliamo assicurarvi che questa decisione non è stata presa alla leggera e che apprezziamo il rapporto che abbiamo costruito con voi nel corso degli anni.
Riteniamo che una comunicazione trasparente sia essenziale durante questo processo e siamo aperti a discutere eventuali questioni contrattuali che potrebbero sorgere durante la transizione. Il nostro obiettivo è garantire una conclusione fluida e rispettosa per tutte le parti coinvolte.
Grazie per la comprensione e la collaborazione in questa materia.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Modello email disdetta contratto di locazione
Problemi di salute familiare, condizioni di vita pericolose e spostamento per una nuova offerta di lavoro sono motivi comuni per cui le persone annullano i contratti di locazione. La maggior parte dei contratti di locazione richiedono un preavviso di qualche giorno se si desidera terminare anticipatamente il contratto. Ti consigliamo di inviarne uno al tuo proprietario, anche se il tuo contratto di locazione non lo indica esplicitamente, in caso di controversia successiva. L'e-mail dovrebbe indicare quando intendi lasciare l'immobile affittato.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Vi scrivo per informarvi che devo recedere dal mio contratto di locazione per l'immobile affittato. Sfortunatamente, a causa di alcuni imprevisti problemi di salute familiare, condizioni di vita pericolose e un'improvvisa offerta di lavoro in un altro luogo, si è reso necessario per me lasciare la proprietà prima del previsto.
Sebbene il nostro contratto di locazione non preveda esplicitamente un periodo di preavviso per la risoluzione anticipata, volevo contattarti in anticipo per garantire una transizione senza intoppi. Intendo lasciare la proprietà il [ data ] , concedendoti tempo sufficiente per trovare un nuovo inquilino e prendere tutte le disposizioni necessarie.
Apprezzo la vostra comprensione e collaborazione in questa questione. Per favore fatemi sapere se ci sono procedure o requisiti specifici che devo seguire per il processo di cancellazione del contratto di locazione.
Grazie per l'attenzione.
Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]
Formato consigliato per un'e-mail di cancellazione
Le e-mail di cancellazione hanno una struttura universale, il che ne rende la composizione semplice e diretta. Tuttavia, c'è ancora spazio per un po' di creatività per far risaltare il tuo messaggio. Fai solo attenzione a rimanere professionale nelle tue relazioni ed evita parole che possano mettere a dura prova il tuo rapporto con l'altra parte.
La nostra guida sottolinea la necessità di iniziare con un oggetto che comunichi in modo efficace cosa si sta annullando, perché e una conclusione positiva che lasci al destinatario un senso di buona volontà. Diamo un'occhiata insieme alle sezioni email indispensabili
Oggetto dell'e-mail di cancellazione
La riga dell'oggetto dovrebbe indicare in termini chiari l'argomento dell'e-mail. Ad esempio,
- Annullamento ordine - numero ordine
- Cancellazione del volo: numero di prenotazione del volo
In questo modo il destinatario può capire a prima vista di cosa tratta l'e-mail
Se esaurisci le idee su una riga dell'oggetto da utilizzare, puoi generarne una con un clic utilizzando uno strumento come HIX Email Generator .
Corpo dell'e-mail di cancellazione
Molti copywriter di posta elettronica e scrittori di posta elettronica professionisti consigliano di iniziare l'e-mail con chi sei. Pur comprendendone l'importanza, non lo consigliamo se hai già una relazione con la persona o l'azienda. Questo potrebbe sembrare scortese per alcune persone a seconda della tua relazione. In questo caso, vai direttamente al punto.
Se stai annullando una riunione, potrebbe essere educato suggerire una data alternativa o aprirla e chiedere all'altra parte di scegliere la data più conveniente. Ecco un esempio di come può apparire.
“Non potrò prendere parte al nostro incontro per (scrivi data e ora), a causa di (includi i dettagli se vuoi). Possiamo riprogrammare? Ho letto il mio diario e queste date e orari funzionerebbero per me. Per favore fatemi sapere se ce n'è uno con cui vi trovate più a vostro agio."
Se annulli all'ultimo minuto, è giusto porgere delle scuse. Potresti anche voler includere le tue informazioni di contatto per ulteriore corrispondenza.
Conclusione email di cancellazione
L'e-mail dovrebbe terminare con una conferma di ricezione dell'e-mail e quali ulteriori passaggi dovrebbero essere eseguiti in caso di riprogrammazione. Per esempio:
"Si prega di confermare la ricezione di questa e-mail e di fornirmi una data e un orario adeguati per riprogrammare la riunione. Grazie per la vostra comprensione."
Conclusione
Questi suggerimenti dovrebbero aiutarti a redigere un'e-mail in pochissimo tempo. Tuttavia, se hai difficoltà a trovare le parole giuste, puoi utilizzare uno qualsiasi dei nostri modelli o generatore di email. Se integrato nella tua app di posta, HIX Email Generator può aiutarti a creare oggetti, email e risposte chiari e creativi con un clic.