大学のコースの勉強中に行き詰まっていませんか?教授は大学教育において重要な役割を果たしており、講義、指導、サポートを提供します。正直に言うと、あなたは大学教育に十分なお金を払っているのですから、メールへの返信くらいは期待できるでしょう。
教授は大きな恐ろしい怪物ではありません (とにかく全員ではありません)、あなたのメールリクエストを手伝ってくれる合理的な人々です。彼らは、あなたの電子メールリクエストが敬意を示すスタイルで適切に書かれることを期待します。あなたは友人ではなく権力のある人にメッセージを送っています。
どうやってやるのですか？教授へのメールの書き方に関するこのガイドでは、メールの形式について詳しく説明します。教授へのメールを構成する方法と、教授への 5 つのサンプル メールを示します。
- 教授にメールで詳細を尋ねる
- 締め切りについて教授にメールで送信する
- 教授に参考資料を求めるメールを送信する
- 個人的な問題について教授にメールで送信する
- 教授に延長を求めるメールを送信する
教授への電子メールに関するこのガイドが終わるまでに、何でも質問できるようになります (ただし、教授が応答するかどうかは保証できません)。
なぜ教授にメールを書くのでしょうか?
教授は、あなたの学業を通じてあなたをサポートし、指導する責任があります。これには、難しい課題のサポート、締め切りの延長、参考資料の提供などが含まれます。教授には司牧の義務もあり、個人的な問題を抱えている場合には援助を提供することもあります。基本的に、彼らは必要に応じてあなたを助けるためにそこにいます。
可能であれば、直接助けやサポートを求めるのが最善ですが、特に多くの学生がリモートで学習しているため、これが常に可能であるとは限りません。ただし、直接話すことができない場合は、教授に電子メールを送信しても問題ありません。ただし、メッセージが礼儀正しく、プロフェッショナルであり、正しい電子メールの形式と構造に従っていることを確認する必要があります。
それでは、教授への 5 つのメールのサンプルを紹介することから始めましょう。
教授への 5 つのサンプルメール
教授へのこれらのサンプルメールは、構成、声の調子、アプローチに関する貴重なガイドラインを提供します。必要に応じて、これらのサンプルを切り取って貼り付けることができますが、独自の電子メールを作成するための基礎として使用することをお勧めします。
教授にメールで詳しい情報を求める
講義で何か聞き取れなかった場合や、課題について説明が必要な場合がありましたか?教授へのこのメールは、必要な情報をすぐに入手するのに役立ちます。
[受取人の名前]様
ご健勝のことと存じます。 [講義テーマ]に関する講義を受講しましたが、 [特定の分野]についてさらに説明を求めたいと思います。内容は非常に難しいと思いましたが、さらに議論することで主題の理解が大幅に深まると思います。
今週のオフィスアワー中に簡単な会議を予定していただけますか?私の質問について話し合い、課題に関する追加のアドバイスを求める機会をいただければ幸いです。ご都合の良い時間をお知らせください。それに合わせて対応させていただきます。
ご清聴ありがとうございました。
よろしくお願いします、
[君の名は]
締め切りについて教授にメールする
教授は課題の設定と期限の管理を担当します。しかし、日付を忘れてしまったらどうなるでしょうか?教授へのこのメールは、締め切りを決定し、締め切りを逃さないようにするために使用できます。
親愛なる教授[受信者の名前]様
ご健勝のことと存じます。ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、設定していただいた課題の期限を忘れてしまったようです。課題の期限を教えていただけますか。見逃さないようにしたいですね。よろしくお願いいたします。
よろしくお願いします、
[君の名は]
教授に参考資料を求めるメールを送信する
就職紹介状をお持ちでない場合は、教授からの紹介状が適切な代替品となります。申請書に教授の名前を記載する前に、このメールを使用して参照先を尋ねてください。
[教授の名前]様
ご健勝のことと存じます。参考資料のご提供をお願いしたくご連絡させていただきました。 [仕事/プログラム]に応募していますが、教授からの推薦状が必要です。私の労働倫理と学力についての知識があれば、理想的な参考となるでしょう。
リファレンスを提供していただける場合は、お知らせください。必要な情報や書類を提供させていただきます。提出期限は[日付]です。
私のリクエストを検討していただきありがとうございます。皆様のご支援に心より感謝申し上げます。
よろしくお願いします、
[君の名は]
個人的な問題について教授にメールで送信する
時々、生活が教育の邪魔をし、優先順位が変わることがあります。教授に宛てたこのメールでは、あなたが経験している問題と、それがあなたの研究に及ぼす影響について説明します。
親愛なる教授[受信者の名前]様
ご健勝のことと存じます。私が現在直面しており、勉強に影響を与えているいくつかの個人的な問題についてお知らせしたいと思います。
私は家族の緊急事態に対処するため、私生活で困難な時期を過ごしています。その結果、私の可用性と授業に完全に集中する能力が大きく影響を受けました。私は状況に対処するために最善を尽くしていますが、今後数週間も私のパフォーマンスに影響を与える可能性があると予想しています。
私は勉強の重要性を理解しており、これらの課題を克服することに全力で取り組んでいます。このような状況ではありますが、忘れた課題を取り戻し、積極的に授業に参加できるよう全力を尽くします。
ご理解とご支援を賜りますようお願い申し上げます。何かご都合や延長がございましたら、よろしくお願いいたします。これらの個人的な困難を乗り越えながら教育を続けることを可能にする潜在的な解決策について話し合うことに前向きです。
ご配慮いただきありがとうございます。
よろしくお願いします、
[君の名は]
教授に延長を求めるメールを送信する
課題に取り組みたくないですか？延長をお願いします！延長が与えられることを保証することはできませんが、延長を求める教授へのこのメールは、あなたに最高のチャンスを与えるでしょう。
[教授の名前]様
ご健勝のことと存じます。 [日付]が期限となる次の課題に関して、本日ご連絡させていただきました。ご不便をおかけして申し訳ございませんが、予期せぬ問題が発生しており、予定どおりに課題を完了することができませんでした。
状況を考慮し、課題の提出を少し延長させていただきたいと思います。これは完全にあなたの裁量によるものであることを理解しており、期限延長に対するいかなる条件や罰則も受け入れるつもりです。
ご理解のほどよろしくお願いいたします。
よろしくお願いします、
[君の名は]
教授にメールを送信する方法に関する専門ガイド
教授は専門家であり（ヒントは名前にあります）、最高水準の書き言葉を期待しています。彼らはスペルミスや文法上の問題に感銘を受けることはありません。また、正式なメールを読んで返信することに慣れているため、確立された構造を常に守る必要があります。
教授にメールを書くときは、結果に常に焦点を当てておく必要があります。これは、教授に電子メールを書く場合に有効なアプローチです。
- 自己紹介をしてください
- メールを送る理由と何がしたいのかを説明する
- 事前に感謝の意を表しておく
- 期限/CTAを含める
以前に説明したように、教授は電子メールを正しい形式で読むことを期待しています。教授へのメールの書き方を説明するために、これを 3 つのセクションに分割しました。
- 教授へのメールの件名
- ボディコピー
- サインオフ/次のステップ
教授へのメールの件名
教授の受信箱には学生、同僚、教職員からの何百通ものメールが入っているため、自分のメールを目立つようにする必要があります。どうやって？素晴らしい件名を作成してください。
教授へのメールの件名の例をいくつか挙げて、件名の書き方を説明するのが簡単です。
- 何かお手伝いをお願いできますか（詳細を含めて）
- 要説明（講義の詳細）
- 課題の締め切りはいつですか?
- 私の課題の期限を確認していただけますか。
- 割り当て延長リクエスト
- 参考に聞いてもいいでしょうか？
- 参考資料を教えていただけますか？
- 参照リクエスト
教授に本文コピーをメールで送信
件名は、教授の注意を引くのに十分な強力なものであることが望ましいです。相手がメールを開いたらすぐに、正しく関与する必要があります。
自信がある場合は、「こんにちは、教授（彼らの名前）」など、あまり堅苦しくない挨拶を使用することもできます。相手のことをよく知らない場合や、延長をお願いするような正式なメールを書く場合は、「Dear Professor (the their name)」を使用するのがよいでしょう。
ここで、上で概説した構造を処理してみましょう。この例では、講義で取り上げられた点についてさらに詳しい情報が必要です。
自己紹介をしてください
「私の名前は（あなたの名前）です。あなたのクラスに出席しています（詳細を挿入）。」
こちらもご覧ください:メールで自己紹介をするにはどうすればよいですか?
メールを送る理由と何がしたいのかを説明する
「あなたが講義で指摘した点について追加情報を求めたくて連絡しました（日付、時刻などを挿入）。具体的には（あなたが知りたいことは何でも）知りたいと思っています。」
事前に感謝の意を表しておく
「大変お忙しいところ、誠に恐縮ではございますが、ご提供いただける情報や見識がございましたら、よろしくお願いいたします。」
教授にメールで承認/次のステップを送信する
あなたのメッセージは力強く、そして（最も重要なことに）短いものです。もう終わりに近づいていますが、メッセージにさらに追加する必要があります。
期限/CTAを含める
「(日付を挿入) という期限の課題に取り組んでいます。この日付までにご返信いただけますか? (詳細を挿入) までご連絡ください。」
最後に、締めくくりの言葉(「ありがとう」、「たくさんのありがとう」、「よろしくお願いします」など)、名前、その他の必要な情報を入力する必要があります。
これで教授に送信する準備ができました。
教授への専門的なメッセージの書き方
教授に電子メールを送信するときは、その権限がどこにあるのかを理解する必要があります。彼らは忙しく、プレッシャーにさらされており、おそらく数百人（おそらくは数千人）の他の学生とやり取りしています。ノイズを遮断するには、リクエストを明確にし、次の原則に従う必要があります。
- 常に適切な挨拶を使用する:電子メールは、 「Dear Dr. [ Last Name ] 」や「Hello Professor [ Last Name ] 」などの正式な挨拶で始めます。教授の肩書を正しく使用しているかどうか、もう一度確認してください。
- 無駄な言葉を削除する:無駄な言葉を削除して、メッセージをできるだけ簡潔にします。強力な件名を使用し、最初の数文で電子メールの目的を述べます。
- 適切な文法とスペルを使用する: 学者は高い水準を期待しているため、送信する前に必ずスペルと文法に問題がないか確認してください。
- 教授に対して敬意と礼儀正しさを持ちましょう。「お願いします」「ありがとう」と言うのはとても効果的です。礼儀正しく助けを求め、助けに対して感謝の意を表しましょう。
- 自分自身を明らかにする: 教授は多くの学生を相手にするため、あなたが誰であるかを知らない可能性があるため、常に自分自身と勉強しているクラスを明らかにしてください。
- カジュアルな言葉やスラングを避ける: 教授は、カジュアルな言葉、スラング、その他の怠惰なフレーズを期待しません。
- 要件を明確に説明する: メールの目的が何であれ、要件を明確に述べます。教授たちは時間がなく、できるだけ早くあなたが知りたいことを知りたいと思っているので、待たせないでください。
- 時間を割いていただきありがとうございます: 教授たちは忙しいので、時間を割いていただきありがとうございます。場合によっては、いくつかの言葉を選択するだけで、望ましい結果が得られることもあります。
- 適切に承認する:メールは積極的に終了し、適切な承認をもって専門的に行います。教授は権威のある立場にあります。彼らはあなたの友達ではありません。
- HIX.AIを使用する: 適切なトーンに達していない場合、または正式な電子メール形式が扱いにくいと感じる場合は、 HIX.AI電子メール ジェネレーターを使用してください。この AI を活用したプラットフォームは、教授への効果的な電子メールを数秒で作成できます。
結論
教授にメールする方法がわかりませんか?このブログで概説されているヒント、コツ、形式を使用すると、記録的な速さで教授に送信する強力なメールを作成できます。心配な場合は、常に自分の本能に従って、物事を短く、専門的に、丁寧に保つことに集中し、常に感謝の気持ちを表してください。