مرحبًا. إنه لأمر رائع أن ألتقي بك. نود أن نقدم لك هذا الدليل حول كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني التعريفية. خطوة بهذه الطريقة…
تعد القدرة على كتابة رسائل البريد الإلكتروني التمهيدية مهارة يمكن لأي شخص تطويرها. إذا كنت مبتدئًا في العمل أو محترفًا في منتصف حياتك المهنية، فسنساعدك على التواصل بشكل أكثر وضوحًا وبناء اتصالات مهمة.
سنعلمك طرق المقدمات. استعد لخمسة نماذج من رسائل البريد الإلكتروني التعريفية التي تغطي (تقريبًا) جميع أنواع المقدمات المهنية، بما في ذلك كيفية:
- عرف نفسك بالبريد الإلكتروني
- تقديم بريد إلكتروني جديد للزميل
- تعريف الزميل بالبريد الإلكتروني للعميل
- قم بتقديم صديق إلى البريد الإلكتروني لصديق آخر
- البريد الإلكتروني لمقدمة العمل الاحترافي
لقد قمنا أيضًا بإنشاء دليل أساسي يتضمن تفصيلًا خطوة بخطوة لمساعدتك في كتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة. بحلول نهاية هذه المقالة، ستكون متصلاً بشكل أفضل من أي وقت مضى
ما هي رسائل البريد الإلكتروني التعريفية؟
تجمع رسائل البريد الإلكتروني التمهيدية بين شخصين لم يلتقيا من قبل ولكن لديهما اتصال. ستحتاج إلى إرسال مقدمة عبر البريد الإلكتروني عندما تكون جديدًا في أحد الأدوار لمساعدة الأشخاص في معرفة هويتك.
تُستخدم رسائل البريد الإلكتروني المقدمة أيضًا للجمع بين الأشخاص. يمكن أن يكون ذلك زميلًا جديدًا لمدير، أو زميلًا لعميل، أو اثنين من المهنيين لبعضهما البعض.
على الرغم من وجود مجموعة لا حصر لها تقريبًا من الأسباب التي تجعلك ترغب في إرسال رسالة تعريفية عبر البريد الإلكتروني، فقد أنشأنا 5 نماذج لإظهار كيفية القيام بذلك.
5 نماذج من رسائل البريد الإلكتروني التعريفية
فيما يلي 5 نماذج من رسائل البريد الإلكتروني التمهيدية تغطي العديد من المواقف اليومية التي قد تواجهها شخصيًا ومهنيًا. هيا بنا نكتب!
عرف نفسك بالبريد الإلكتروني
إذا كنت جديدًا في الفريق أو مجموعة من الأشخاص، فقد تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني للتعريف بنفسك ودورك. تهدف هذه الرسالة إلى تقديم بعض المعلومات عنك (الاسم، تاريخ البدء، الدور الوظيفي، وما إلى ذلك) لإنشاء اتصال.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
اسمي [ اسمك ] وأنا أكتب لأقدم نفسي كأحدث عضو في الفريق. لقد انضممت مؤخرًا إلى الشركة في [ تاريخ البدء ] ويسعدني أن أكون جزءًا من هذه المجموعة الديناميكية.
أما بالنسبة لدوري، فسوف أعمل كـ [ Job role ] . لدي أكثر من [ Number ] سنوات من الخبرة في هذا المجال، وأنا واثق من أن مهاراتي وخبراتي ستساهم بشكل إيجابي في تحقيق أهداف الفريق.
أنا حريص على التعرف على كل واحد منكم ومعرفة المزيد عن أدواركم ومشاريعكم. في الأيام المقبلة، سأكون ممتنًا لفرصة عقد اجتماعات فردية مع كل عضو في الفريق للحصول على فهم أفضل لأهدافنا الجماعية وكيف يمكنني مواءمة عملي وفقًا لذلك.
لا تتردد في التواصل معي إذا كانت لديك أي أسئلة أو إذا كان هناك أي شيء محدد تريد أن أعرفه عن عملك. وإنني أتطلع إلى العمل معًا وتحقيق نتائج رائعة.
شكرًا لكم على اهتمامكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
قدّم زميلًا إلى البريد الإلكتروني الجديد لرئيسك
يُستخدم هذا النوع من البريد الإلكتروني لتقديم عضو جديد في فريقك أو مؤسستك إلى بقية المجموعة أو تقديم فرد إلى رئيسك (يمكنه القيام بالأمرين معًا!). هذه رسالة بريد إلكتروني مختصرة تمكن الفرد من إرسال متابعة.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
يسعدني أن أقدم [ اسم الزميل ] الذي انضم مؤخرًا إلى فريقنا بصفته [ منصب الزميل ] . [ اسم الزميل ] يقدم [ اذكر بإيجاز خبرته أو مهاراته المتعلقة بالدور ] . أنا واثق من أن [ اسم الزميل ] سيقدم مساهمات كبيرة لفريقنا ومنظمتنا.
[ اسم الزميل ] ، فلا تتردد في التواصل مع [ اسم المستلم ] للحصول على أي مساعدة أو معلومات بخصوص [ وصف المنطقة أو المهام التي سيتعامل معها الزميل ] . أنا متأكد من [ اسم الزميل ] سيكون بمثابة رصيد قيم لفريقنا.
شكرًا لكم على اهتمامكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
تعريف الزميل بالبريد الإلكتروني للعميل
يقدم هذا البريد الإلكتروني زميلًا سيعمل مع عميل معين، عادةً لتزويده بالدعم أو الخدمة. الفكرة هنا هي تقديم مقدمة شخصية وتزويد العميل بالثقة بأن حسابه سيستمر في الدعم والتسليم.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أود أن أغتنم هذه الفرصة لأقدم لكم زميلي، [ اسم الزميل ] . سيعمل [ اسم الزميل ] معك بشكل وثيق لتقديم الدعم وتقديم الخدمات التي تحتاجها.
يتمتع [ اسم الزميل ] بخبرة تزيد عن [ العدد ] من السنوات في [ المجال ذي الصلة ] ويتمتع بسجل حافل في مساعدة العملاء مثلك بنجاح. لدي ثقة كاملة في قدرة [ اسم الزميل ] على تلبية احتياجاتك وتزويدك بمستوى الدعم الذي تتوقعه.
لا تتردد في التواصل مع [ اسم الزميل ] مباشرة على [ البريد الإلكتروني للزميل ] أو [ رقم هاتف الزميل ] للحصول على أي مساعدة قد تحتاجها. [ اسم الزميل ] يتطلع إلى العمل معك وضمان الاستمرار السلس لخدماتنا.
شكرًا لكم على اهتمامكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
تعريف صديق بالبريد الإلكتروني لصديق آخر
وقد ركزت العينات حتى الآن على المقدمات المهنية. ومع ذلك، قد ترغب أيضًا في تقديم صديقين أو معارف محترفين قد يستفيدون. تعتبر هذه الرسالة الإلكترونية الودية وغير الرسمية مثالية لهذا الغرض.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أكتب إليكم لأقدم لكم صديقي، [ اسم الصديق ] . أعتقد أنكما تشتركان في نفس الاهتمامات في [ الاهتمامات المشتركة أو مجال العمل ] . [ اسم الصديق ] هو خبير في [ وصف خبرته أو تجربته ] وأعتقد أنكما ستستفيدان من التواصل وتبادل الأفكار.
لقد قمت بإرسال نسخة إلى [ اسم الصديق ] على هذا البريد الإلكتروني حتى تتمكنوا من التواصل مباشرة مع بعضكم البعض. أنا أشجعك على التواصل واستكشاف أوجه التعاون المحتملة أو مجرد إجراء محادثة ودية.
أشكركم على اهتمامكم وآمل أن تجدوا قيمة في هذه المقدمة.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
البريد الإلكتروني لمقدمة العمل الاحترافي
يُستخدم هذا النوع من البريد الإلكتروني لتقديم نفسك أو أي شخص آخر لأغراض التواصل. يمكن أن يكون ذلك مفيدًا عند البحث عن عمل، أو البحث عن عملاء جدد، أو طلب المشورة المهنية. إنه رسمي للغاية، واحترافي بنسبة 100%، ويلتزم بالتنسيق!
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أكتب إليكم لأقدم نفسي وأعبر عن اهتمامي بالتواصل معكم.
لدي أكثر من 10 سنوات من الخبرة في أدوار مختلفة، بما في ذلك [ اذكر الخبرة ذات الصلة ] . أنا ملتزم بالنمو المهني وأبحث دائمًا عن فرص للتواصل مع الأفراد في مجال عملي.
إذا كان لديك أي نصيحة أو أفكار يمكنك مشاركتها، سأكون ممتنًا جدًا لذلك. أنا أيضًا منفتح لمناقشة أوجه التعاون المحتملة أو أي فرص أخرى قد تكون في ذهنك.
شكرًا لكم على اهتمامكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
دليل الخبراء حول كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني المقدمة
العينات رائعة، ولكن ما لم تكن تنوي سرقتها، فقد حان الوقت لمساعدتك في كتابة نماذجك الخاصة. إذًا، تريد رسائل بريد إلكتروني مقدمة رائعة ولكنك لا تعرف من أين تبدأ؟ يقوم دليل الخبراء هذا بتقسيم الرسائل، ويعرض لك التنسيق الصحيح وكل ما يجب عليك تمييزه.
تعمل أفضل رسائل البريد الإلكتروني المقدمة (وبعضها الأسوأ) بهذه الطريقة المنطقية والخطية:
- حدد هويتك وسبب مراسلتك
- قدّم الشخص
- تقديم بعض التفاصيل والسياق
- أضف تفاصيل الاتصال وشجعهم على الاتصال
ممل؟ رقم مثل العمل؟ قطعاً. رسائل البريد الإلكتروني المقدمة هي رسائل رسمية ذات بنية مشتركة وتنسيق قياسي. لقد قسمنا هذا إلى 3 أجزاء:
- سطر الموضوع
- نسخة الجسم
- تسجيل الخروج/الخطوات التالية
نبدأ بسطر موضوع مقدمة البريد الإلكتروني...
خطوط موضوع البريد الإلكتروني التمهيدية
تحتاج كل رسالة بريد إلكتروني مقدمة رائعة إلى سطر موضوع رائع. الغرض من سطر الموضوع هو جذب الانتباه وتشجيع النقرة. سر تحقيق ذلك هو دمج أكبر قدر ممكن من هذا.
هل تريد أن ترى كيف يعمل هذا؟ اقرأ عيناتنا وابدأ!
- أقدم لكم (اسم الشخص)
- أود أن أعرفك بـ (اسم الشخص)
- (اسم الشخص) – أقدم لكم!
- أردت أن أتواصل معك مع (اسم الشخص)
- هل قابلت (اسم الشخص) من قبل؟
- (اسم الشخص) لديه مشروع يريد مناقشته!
- هل يمكنني توصيلك بـ (اسم الشخص)
- سوف تستفيد من الاجتماع (اسم الشخص)
- هل أنت حر في الدردشة مع (اسم الشخص)
- الترحيب (اسم الشخص) بالفريق
- إنه (اسم الشخص) في اليوم الأول - من فضلك قل مرحبًا
- مرحبًا بـ (اسم الشخص) في يومه الأول!
نسخة تمهيدية من البريد الإلكتروني
رسائل البريد الإلكتروني المقدمة قصيرة وواضحة وتتبع بنية مشتركة. الغرض من بريدك الإلكتروني هو توفير معلومات كافية حسب طلب الجمهور.
من السهل تحقيق ذلك إذا التزمت بالهيكل الذي ذكرناه أعلاه.
قبل أن ندخل في التفاصيل، ابدأ كل رسالة بريد إلكتروني بتحية شخصية للشخص الذي تراسله. ابدأ بـ "مرحبًا (اسم الشخص)،" ثم قم بالعمل من خلال البنية التالية كما نفعل أدناه. تهدف هذه الرسالة الإلكترونية إلى تقديم زميل إلى عميل موثوق به.
- حدد هويتك وسبب مراسلتك
"إنه (اسمك) من (اسم الشركة). لقد عملنا معًا لفترة طويلة الآن، لكنني سأغادر وأردت أن أقدمك إلى زميلي الذي يتولى الحساب."
- قدّم الشخص
"لقد انضم إلينا (اسم الشخص) من (من حيث أتوا) ولديه (عدد) سنوات من الخبرة المهنية. إنهم أكثر من قادرين على الاستمرار في تقديم خدمة رائعة."
- تقديم بعض التفاصيل والسياق
"آخر يوم لي في (اسم الشركة) هو (أدخل التاريخ)، وسيتولون مسؤولية الحساب منذ ذلك الحين."
اكتشف أيضًا: كيف تبدأ بريدًا إلكترونيًا؟
تسجيل الخروج التمهيدي عبر البريد الإلكتروني/الخطوات التالية
إذا كنت قد انتهيت من القائمة هنا، فلدينا الآن رسالة بريد إلكتروني مقدمة ممتازة. الخطوة التالية هي إنشاء الاتصال والخروج من العملية.
- أضف تفاصيل الاتصال وشجعهم على الاتصال
"لقد قمت بنسخ (اسم الشخص) في هذه الرسالة الإلكترونية، وسيتواصل معك قريبًا لإعداد مكالمة أو اجتماع. أتمنى لك كل التوفيق في المستقبل."
لإنهاء رسالة البريد الإلكتروني، قم بإضافة توقيع ("شكرًا"، "شكرًا جزيلًا"، وما إلى ذلك) بالإضافة إلى اسمك وتوقيعك وتفاصيل الاتصال بك. ثم اضغط على إرسال، وبذلك تكون المقدمة قد انتهت!
نصائح احترافية لكيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني مقدمة
ربما تعتقد الآن أن لديك كل ما تحتاجه لكتابة رسائل البريد الإلكتروني التمهيدية. ربما تكون قد كتبت واحدة وأرسلتها سرًا. (إذا كان الأمر كذلك، كيف كان الأمر؟)
صحيح أن الالتزام بتنسيق البريد الإلكتروني أمر ضروري في كتابة رسائل البريد الإلكتروني التمهيدية، ولكن هناك ما هو أكثر من ذلك. رسائل البريد الإلكتروني المقدمة المثالية هي 4 أشياء.
- شخصية
- مستهدفة
- قيمة مدفوعة
- دقيق
إن اختصار PTVA ليس مثيرًا بشكل خاص، ولكن من الضروري أن تتذكر النقاط. دعونا نذهب من خلال كل بالترتيب.
رسائل البريد الإلكتروني المخصصة تحصل على النتائج. إنهم يتجاوزون السطحية، ويقيمون روابط من خلال مناشدة الفرد. ستحتاج إلى استخدام الأسماء الأولى، وتوفير نقاط مرجعية مشتركة، والاستعانة بالأشياء التي تعرف أنها تحفزهم. يتعلق الأمر بإنشاء اتصال عاطفي!
رسائل البريد الإلكتروني التمهيدية ليست أساسية، بل مستهدفة. وهذا يعني أنها مركزة، وتفاصيل، ودقيقة، وجذابة (ونعني بذلك أنها ليست مملة!). لا تجلس هناك وتكتب بلا هدف، ركز على رسالتك!
نحن جميعًا أنانيون بطبيعتنا ونريد أن نعرف ما الذي سنحصل عليه من التفاعل. يمكنك تعريف ذلك كقيمة، ومن الضروري تضمينه في كل رسالة. داخل كل بريد إلكتروني تمهيدي، أخبر كلا الطرفين بما يمكنهم الحصول عليه من التفاعل والعلاقة المستمرة.
لقد وصلت إلى هذا الحد، والآن، لا تخذل نفسك بالأخطاء وعدم الدقة والأخطاء. تحقق دائمًا من كل رسالة، وتأكد من إرفاق المرفقات، وأن جميع تفاصيل الاتصال محدثة. لا تثق بنفسك فحسب، بل استخدم المدقق الإملائي والنحوي عبر الإنترنت لإنجاز الأمر بشكل صحيح بنسبة 100% من الوقت.
إذا كنت تبحث عن الكلمات ولكنها لا تأتي، فجرّب منشئ البريد الإلكتروني الذي يعمل بالذكاء الاصطناعي . يمكن لبرنامج الذكاء الاصطناعي المتقدم هذا إنشاء رسائل بريد إلكتروني تمهيدية مثالية للكلمات (أو أي رسائل بريد إلكتروني!) بشكل أسرع من أي وقت مضى. يمكنه إنشاء رسائل يمكنك استخدامها على الفور أو تشكيلها وفقًا لمتطلباتك.
خاتمة
نود أن نقدم لك نهاية أفضل دليل على الإنترنت لكتابة رسائل البريد الإلكتروني التمهيدية. بماذا تشعر الآن؟ نأمل أن تشعر بالثقة عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني التمهيدية، وأن تكون على دراية تامة بالتنسيق.
للبدء، التزم بالتنسيق واتبع الصيغة هنا، وستساعد في بناء اتصالات بين الزملاء والمهنيين والأصدقاء الشخصيين. اجعل الرسائل قصيرة، واستخدم لغة دقيقة، وراجعها دائمًا! انتقل برسائلك إلى المستوى التالي باتباع نصائحنا الاحترافية (أو اجلس واسترخي ودع HIX.AI يقوم بالعمل الشاق!).