อีเมลติดตามผลเป็นส่วนสำคัญของชุดเครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจของคุณ ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องทำให้ถูกต้อง บทความเชิงลึกนี้จะอธิบายวิธีเขียนอีเมลติดตามผลที่ดีขึ้น รวมถึงการกำหนดรูปแบบข้อความติดตามผลที่ถูกต้อง ตลอดจนคำแนะนำและเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ HIX.AI
อย่ากังวลหากคุณกำลังมองหาแรงบันดาลใจ เราได้จัดเตรียมตัวอย่างอีเมลติดตามผล 5 ตัวอย่างซึ่งครอบคลุมถึงวิธีการเขียน:
- อีเมลติดตามผลที่สุภาพ
- อีเมลติดตามผลหลังจากไม่มีการตอบกลับ
- อีเมลติดตามผลอย่างอ่อนโยน
- การติดตามการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้
- การประชุมติดตามผล
ในตอนท้ายของบทความนี้ คุณจะมีข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นในการสร้างอีเมลติดตามผลที่มีประสิทธิภาพสำหรับทุกสถานการณ์ส่วนบุคคลและทางอาชีพ
อีเมลติดตามผล คืออะไร?
การคิดว่าอีเมลติดตามผลเป็นการเตือนความจำแบบดิจิทัลจะเป็นประโยชน์ อาจเป็นไปได้ว่าคุณได้ส่งอีเมลเริ่มต้นถึงบุคคล (หรือธุรกิจ) แล้ว แต่ยังไม่ได้รับการตอบกลับ ดังนั้นอีเมลติดตามผลของคุณจึงทำหน้าที่เป็น ตัวเตือนที่เป็นมิตร
บางสถานการณ์ที่คุณอาจต้องส่งอีเมลแจ้งเตือน เช่น ถ้ามีคนไม่ตอบกลับการเรียกประชุม จ่ายใบแจ้งหนี้ หรือยอมรับข้อเสนองาน
อีเมลติดตามผลไม่จำเป็นต้องยาวหรือมีรายละเอียด แต่เพียงย้ำข้อความต้นฉบับและขอคำตอบ
เป็นเรื่องง่ายที่จะดูว่าสิ่งนี้ทำงานอย่างไรกับเทมเพลตอีเมลติดตามผลของเรา
อีเมลติดตามผลที่สุภาพ
เมื่อเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ จำเป็นต้องสุภาพ! เทมเพลตอีเมลติดตามผลที่สุภาพนี้สั้นกระชับและมีลักษณะคล้ายธุรกิจ
กุญแจสำคัญในการเขียนข้อความติดตามผลอย่างมืออาชีพคือการจ่าหน้าถึงบุคคลนั้นโดยตรง โดยใช้ชื่อจริงหากเป็นไปได้ จากนั้น อธิบายให้ชัดเจนว่าเหตุใดคุณจึงส่งข้อความถึงและคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไร
แน่นอนว่าคุณกำลังส่งการติดตามผลเพราะคุณต้องการคำตอบ (ใช่ไหม?) แต่ในการติดตามผลอย่างสุภาพ อย่าพยายามกดดันบุคคลนั้น ทำให้มันเป็นทางการและใช้งานได้เหมือนที่เราทำในตัวอย่างนี้!
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันเชื่อว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี
ฉันเขียนมาเพื่อติดตามผลการสื่อสารครั้งก่อนของเราเกี่ยวกับ [ หัวเรื่อง/ปัญหา ] ฉันเข้าใจว่าคุณไม่ว่างและอาจมีการควบคุมดูแลหรือล่าช้า
หากมีการพัฒนาใหม่หรือจำเป็นต้องมีข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อความคืบหน้า โปรดแจ้งให้เราทราบ ฉันกระตือรือร้นที่จะช่วยเหลือหรือชี้แจงข้อสงสัยใดๆ เพื่อเร่งกระบวนการนี้
ฉันหวังว่าจะได้รับการตอบกลับอย่างมีประสิทธิผลโดยเร็วที่สุด
ขอขอบคุณสำหรับความเข้าใจและความร่วมมือของคุณเป็นอย่างยิ่ง
p>
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลติดตามผลหลังจากไม่มีการตอบกลับ
จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีคนเพิกเฉยต่ออีเมลของคุณ? อีเมลติดตามผลนี้หลังจากไม่มีการตอบกลับอาจดูดีกว่าตัวอย่างอีเมลสุภาพด้านบนเล็กน้อย แต่ก็ทำสิ่งเดียวกัน ขั้นแรก เราจะพูดกับบุคคลนั้นอย่างสุภาพ จากนั้นจึงร่างสถานการณ์และอธิบายวิธีแก้ปัญหาที่คุณต้องการ (ส่วนใหญ่เป็นคำตอบ!)
แม้ว่าคุณจะสงสัยว่ามีคนเพิกเฉยต่ออีเมลของคุณโดยเจตนา แต่ก็ไม่เป็นมืออาชีพที่จะพูดเช่นนั้น ให้ติดตามอีเมลของคุณในเชิงบวกและเป็นมิตรให้มากที่สุด นี่เป็นแนวทางที่ดีที่สุดเมื่อส่งข้อความถึงธุรกิจ ทำไม เนื่องจากคุณมีแนวโน้มที่จะได้รับคำตอบถ้าคุณมีความอบอุ่นและเป็นมิตรมากกว่าที่จะโต้แย้งและก้าวร้าว คุณจะได้รับคำตอบ
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันกำลังติดต่อเพื่อติดตามผลอีเมลฉบับก่อนหน้าที่ส่งไปเมื่อวันที่ [ date ] ดูเหมือนว่าข้อความของฉันอาจหายไปในกล่องจดหมายของคุณ
เพื่อเป็นการเตือนความจำ ฉันกำลังติดต่อคุณเกี่ยวกับ [ เรื่องของอีเมล ] ฉันจะยินดีเป็นอย่างยิ่งหากคุณสามารถให้ข้อมูลอัปเดตหรือข้อมูลที่จำเป็นที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนี้แก่ฉัน
ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ และเราหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณเร็วๆ นี้
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลติดตามผลอย่างอ่อนโยน
สองตัวอย่างข้างต้นเหมาะสำหรับการติดต่อทางจดหมายอย่างมืออาชีพ แต่จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณส่งอีเมลถึงเพื่อน ใช้เทมเพลตอีเมลติดตามผลที่สุภาพนี้!
ในอีเมลติดตามผลที่สุภาพนี้ เราทุกคนล้วนเกี่ยวกับการปกป้องความรู้สึกของบุคคลนั้น เราเริ่มต้นด้วยการทักทายที่อบอุ่นและใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรก่อนที่จะจัดการกับเหตุผลที่แท้จริงที่เราส่งข้อความ (เพราะเราต้องการคำตอบ!) ในตอนท้ายของอีเมลติดตามผล เราจะแจ้งข้อความสุดท้ายเชิงบวกและการลงนามที่เหมาะสม
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี
ฉันรู้ว่าคุณยุ่งมาก แต่ฉันต้องการติดตามผลเกี่ยวกับอีเมลที่ฉันส่งครั้งล่าสุด สัปดาห์เกี่ยวกับ [ หัวเรื่อง/ปัญหา ] และถามว่าคุณมีโอกาสพิจารณาข้อเสนอ/คำขอของฉันหรือไม่ ฉันเข้าใจดีว่ามันง่ายแค่ไหนที่จะปล่อยให้สิ่งต่างๆ หลุดลอยไปภายใต้แรงกดดันของงานในแต่ละวัน และฉันคิดว่าการแจ้งเตือนสั้นๆ อาจมีประโยชน์
หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อประกอบการตัดสินใจของคุณ หรือมีคำถามหรือข้อกังวลใดๆ โปรดแจ้งให้เราทราบ ฉันยินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะให้การสนับสนุนเพิ่มเติมหรือตอบคำถามใดๆ ที่คุณอาจมี
หวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณ
ขอขอบคุณที่สละเวลาและให้ความสนใจ
p>
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลติดตามผลการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้
คุณยังรอเงินอยู่หรือเปล่า? จากนั้นใช้เทมเพลตอีเมลติดตามผลการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับเงิน
ในการติดตามการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ คุณต้องรวมทุกอย่างเกี่ยวกับจำนวนเงินคงค้าง เรากำลังพูดถึงหมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่คุณส่งอีเมลฉบับแรก วันที่ชำระเงินที่คาดหวัง และยอดค้างชำระกี่วัน
อาจฟังดูเยอะ แต่คุณจะต้องแน่ใจว่าอีเมลติดตามผลใบแจ้งหนี้ของคุณจะถูกเข้าใจผิดหรือเพิกเฉยไม่ได้ ตรวจสอบเทมเพลตของเราเพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไร...
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี นี่เป็นคำเตือนที่เป็นมิตรว่าเรายังไม่ได้รับการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ [ หมายเลขใบแจ้งหนี้ ] ลงวันที่ [ วันที่ใบแจ้งหนี้ ] เป็นจำนวน [ จำนวนใบแจ้งหนี้ ] วันที่ครบกำหนดได้ผ่านไปแล้วตามที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ และเราขอให้คุณชำระยอดคงค้างโดยเร็วที่สุด
โปรดตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่แนบมาอีกครั้งและดำเนินการการชำระเงินเพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สะดวกหรือ การติดตามผลเพิ่มเติม หากคุณได้ชำระเงินแล้ว โปรดเพิกเฉยต่อการแจ้งเตือนนี้ และยอมรับคำขอโทษของเราสำหรับความสับสนที่เกิดขึ้น
หากคุณมีคำถามหรือต้องการความช่วยเหลือใด ๆ เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้หรือขั้นตอนการชำระเงิน โปรดอย่าลังเลที่จะ ติดต่อเรา ขอขอบคุณที่กรุณาให้ความสนใจในเรื่องนี้ทันที
ขอขอบคุณสำหรับความร่วมมือ
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลติดตามผลการประชุม
การประชุมเป็นปัจจัยสำคัญของโลกธุรกิจ ดังนั้นคุณจะต้องส่งอีเมลติดตามผลการประชุมมากมาย เมื่อใช้เทมเพลตของเรา คุณจะมั่นใจได้ว่าจะสร้างความประทับใจได้ดีที่สุด
สิ่งแรกที่ต้องทำคือส่งอีเมลถึงใครก็ตามที่อยู่ในการประชุม จากนั้น ให้เกริ่นนำเชิงบวกและสรุปสั้นๆ ของทุกสิ่งที่คุณพูดคุยกัน ตอนนี้ ให้รายละเอียดของขั้นตอนถัดไป เช่น การจัดการประชุมเพิ่มเติมหรือการทำข้อตกลง
ชัดเจนและมั่นใจเสมอในการประชุม ขออีเมลติดตามผล และทำสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันเชื่อว่าอีเมลนี้จะทำให้คุณมีสุขภาพที่ดีและมีกำลังใจที่ดี
ฉันเขียนมาเพื่อพูดคุยหลังจากการประชุมที่มีประสิทธิผลของเราซึ่งจัดขึ้นใน [ กล่าวถึง วันที่ประชุม ] เกี่ยวกับ [ กล่าวถึงหัวข้อทั่วไปของการสนทนา ] . การสนทนาของเราใน [ พูดถึงหัวข้อเฉพาะที่คุณพูดคุย ] ช่วยให้เกิดความกระจ่างแจ้งเป็นพิเศษและเพิ่มคุณค่าให้กับการประชุมของเรา
ในขณะที่เราก้าวไปข้างหน้า ฉันต้องการสรุปประเด็นการดำเนินการที่เราได้ตกลงกันไว้ [ สรุปประเด็นที่อภิปราย การตัดสินใจ และงานที่ได้รับมอบหมายโดยย่อ ]
เพื่อที่จะก้าวไปสู่ประเด็นเหล่านี้ [ พูดถึงขั้นตอนถัดไป เช่น การกำหนดเวลาการประชุมติดตามผลหรืองานเฉพาะบางอย่างที่ต้องทำ ] .
คุณควรกำหนดให้ บริบทเพิ่มเติมหรือมีคำถามหรือข้อกังวลใด ๆ เกี่ยวกับเรื่องที่กล่าวถึง โปรดติดต่อได้ตลอดเวลา
ขอขอบคุณที่สละเวลาและมีส่วนร่วม ฉันหวังว่าจะได้ร่วมงานกันอย่างต่อเนื่องและก้าวหน้าในธุรกิจนี้
ขอแสดงความนับถือ
[ Your Name ]
จะเขียนอีเมลติดตามผลได้อย่างไร?
การเขียนอีเมลติดตามผลเป็นเรื่องง่าย หากคุณยึดถือโครงสร้างที่เราจะอธิบายไว้ด้านล่าง อีเมลติดตามผลที่มีประสิทธิภาพประกอบด้วยสามส่วน หัวเรื่อง สำเนาเนื้อหา และการลงนาม/ขั้นตอนถัดไป
มาสำรวจรายละเอียดเหล่านี้โดยละเอียด โดยแจกแจงวิธีเขียนอีเมลติดตามผลเป็นขั้นตอนพื้นฐาน:
หัวเรื่องอีเมลติดตามผล
บรรทัดหัวเรื่องอีเมลติดตามผลจะกำหนดโทนของข้อความของคุณ ผู้อ่านควรมองเห็นข้อความของคุณในกล่องจดหมายและเข้าใจได้ทันทีว่าข้อความเกี่ยวกับอะไร
เราอาจใช้เวลานานในการสรุปว่าอะไรคือสิ่งที่ทำให้หัวเรื่องอีเมลติดตามผลดี แต่จะง่ายกว่าที่จะแสดงให้คุณเห็น
- ติดตามอีเมลของฉัน – คุณอ่านมันแล้วหรือยัง?
- ติดตามผลทางอีเมล – วันที่/เวลา
- คุณอ่านอีเมลล่าสุดของฉันแล้วหรือยัง?
- ร้องขอการตอบสนอง – (ใส่ข้อมูล)
- คุณสามารถตรวจสอบข้อความล่าสุดของฉันได้หรือไม่?
สำเนาเนื้อหาอีเมลติดตามผล
สิ่งแรกที่ต้องรู้เกี่ยวกับอีเมลติดตามผลคือคุณสามารถสรุปได้ ทั้งหมดนี้เกี่ยวกับการเตือนใครบางคนถึงบางสิ่งบางอย่าง (ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระหรืออีเมลที่ถูกละเว้น) แม้แต่การติดตามผลการประชุมก็ไม่ควรยาวเกินไป ไม่เช่นนั้นคุณอาจเสี่ยงต่อคนที่น่าเบื่อ (ซึ่งไม่ดีเลยในการทำธุรกิจ!)
คุณจะต้องเรียกบุคคลนั้นโดยใช้ชื่อและตำแหน่งทางวิชาชีพของพวกเขา สิ่งนี้จะสร้างความสัมพันธ์และเป็นมืออาชีพและสุภาพ และอย่ากังวลเรื่องที่รัก 'สวัสดี' ง่ายๆ ก็ใช้ได้ในปี 2023
จากนั้นเพิ่มคำทักทายที่ร่าเริงเพื่อกำหนดน้ำเสียงให้กับข้อความ แม้ว่าคุณอยากจะจ่ายเงินตามใบแจ้งหนี้ แต่ความเป็นมิตรก็ถือเป็นความคิดที่ดีเสมอไป
“ฉันหวังว่าคุณจะสบายดีและมีสัปดาห์ที่ดี”
หลังจากการต้อนรับอันอบอุ่นของคุณแล้ว ให้บอกบุคคลนั้นว่าคุณต้องการอะไรจากพวกเขา โปรดระบุให้ชัดเจนอีกครั้ง ดังที่เราทำในตัวอย่างติดตามผลใบแจ้งหนี้นี้:
"ฉันกำลังติดต่อคุณเนื่องจากเรายังคงรอการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ (หมายเลข) จำนวนเงินทั้งหมด (£/$/€) ครบกำหนดชำระในวันที่ (ระบุวันที่) ขออภัย ขณะนี้ยอดคงค้างอยู่ และเราต้องการการชำระเงินตาม โดยเร็วที่สุด"
ต้องการเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมหรือไม่? อย่ากลัวที่จะใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยในข้อความของคุณ เป็นวิธีที่ดีในการถ่ายทอดข้อมูลที่ซับซ้อน พวกเขายังมีโอกาสน้อยที่จะถูกเพิกเฉยเช่นกัน
ติดตามผลการลงชื่อออกอีเมล/ขั้นตอนถัดไป
ไม่ว่าอีเมลติดตามผลของคุณจะมีวัตถุประสงค์อะไร คุณจะต้องร่างขั้นตอนต่อไป ในตัวอย่างใบแจ้งหนี้ของเรา นี่เป็นเรื่องเกี่ยวกับการรับเงิน:
"โปรดแนะนำฉันในวันนี้ว่าเราจะได้รับการชำระเงินเมื่อใด"
สิ่งนี้ชัดเจนอย่างยิ่ง และไม่มีที่ว่างสำหรับความเข้าใจผิด แต่แม้ว่าคุณจะรอการชำระเงิน คุณก็ควรตั้งเป้าหมายที่จะยุติอีเมลทั้งหมดในเชิงบวก:
“เราทำงานร่วมกันมาเป็นเวลานานและมีความสัมพันธ์ที่ดี เรารู้สึกตื่นเต้นที่จะได้ร่วมงานกับคุณในอนาคต”
คุณควรเพิ่มรายละเอียดการติดต่อของคุณ เช่น ที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ เพื่อให้บุคคลนั้นสามารถติดต่อได้หากจำเป็น
สุดท้าย เพิ่มการลงชื่อออก (ขอบคุณ ขอบคุณมาก ขอแสดงความนับถือ ฯลฯ) ลงในอีเมลของคุณ เท่านี้ก็พร้อมส่งแล้ว!
มาสเตอร์คลาสอีเมลติดตามผล – คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ HIX.AI
เราได้เขียนคำมากมายเกี่ยวกับอีเมลติดตามผล และทั้งหมดนี้ล้วนมีความสำคัญต่อการอ่าน (ตามที่คุณคาดหวัง) หลังจากอ่าน เขียน และตรวจดูอีเมลติดตามผลนับพันฉบับแล้ว มีหลักการมาตรฐานบางประการที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ (เห็นได้ชัดว่ามีการตอบกลับ!)
ต่อไปนี้เป็นหลักการ 5 ประการเพื่อการติดตามผลอีเมลที่ดีขึ้นจากผู้เชี่ยวชาญ:
- อย่าเสียเวลา เพียงพูดสิ่งที่คุณต้องการด้วยคำพูดเพียงไม่กี่คำเท่าที่จะเป็นไปได้
- สะกดคำขอของคุณด้วยคำศัพท์ง่ายๆ อย่าปล่อยให้ผู้อ่านค้นหาคำขอมากเกินไป
- กำหนดกำหนดเวลาและเพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจในตอนท้าย
- จูงใจคำขอของคุณและอธิบายว่าคุณจะทำอย่างไรกับคำตอบนั้น (และเหตุใดจึงสำคัญ)
ท้ายที่สุดแล้ว อีเมลติดตามผลจะถูกลืมอย่างรวดเร็ว ดังนั้นอย่าเครียดมากเกินไป ที่จริงแล้ว หากคุณกังวลเกี่ยวกับการสร้างอีเมลติดตามผล ทำไมไม่ให้ AI ทำงานหนักล่ะ HIX.AI มี ผู้ช่วยเขียนอีเมลที่ทรงพลังอย่างยิ่ง ซึ่งสามารถสร้างสำเนาที่ชัดเจนซึ่งคุณสามารถใช้กับอีเมลติดตามผลได้
กำลังเขียนถึงเจ้านายของคุณเหรอ? ไม่มีปัญหา มันจะเสนอคำขอของคุณอย่างเหมาะสม การส่งข้อความถึงลูกค้า คุณจะได้รับคำตอบที่สุภาพและเป็นมืออาชีพที่เขียนมาเพื่อคุณโดยเฉพาะ
บทสรุป
อีเมลติดตามผลอาจไม่สนุกนัก แต่ใช้งานได้จริง วิธีที่ดีที่สุดในการเข้าถึงพวกเขาคือการคิดถึงผลลัพธ์สุดท้าย ดังนั้น มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณต้องการ: การตอบสนอง! หวังว่าในตอนท้ายของบล็อกนี้ (ที่คุณชอบอ่าน!) คุณจะได้รับประโยชน์จากคำแนะนำ เคล็ดลับ และคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญของเรา หลักฐานจะเกิดขึ้นเมื่อคุณวางนิ้วบนกุญแจและเขียนอีเมลติดตามผล ดังนั้นเริ่มต้นวันนี้เลย!