วิธีส่งอีเมลติดตามผลที่มีประสิทธิภาพ (5 ตัวอย่างและเทมเพลต)

อีเมลติดตามผลเป็นส่วนสำคัญของชุดเครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจของคุณ ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องทำให้ถูกต้อง บทความเชิงลึกนี้จะอธิบายวิธีเขียนอีเมลติดตามผลที่ดีขึ้น รวมถึงการกำหนดรูปแบบข้อความติดตามผลที่ถูกต้อง ตลอดจนคำแนะนำและเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ HIX.AI

อย่ากังวลหากคุณกำลังมองหาแรงบันดาลใจ เราได้จัดเตรียมตัวอย่างอีเมลติดตามผล 5 ตัวอย่างซึ่งครอบคลุมถึงวิธีการเขียน:

1. อีเมลติดตามผลที่สุภาพ
2. อีเมลติดตามผลหลังจากไม่มีการตอบกลับ
3. อีเมลติดตามผลอย่างอ่อนโยน
4. การติดตามการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้
5. การประชุมติดตามผล

ในตอนท้ายของบทความนี้ คุณจะมีข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นในการสร้างอีเมลติดตามผลที่มีประสิทธิภาพสำหรับทุกสถานการณ์ส่วนบุคคลและทางอาชีพ

อีเมลติดตามผล คืออะไร?

การคิดว่าอีเมลติดตามผลเป็นการเตือนความจำแบบดิจิทัลจะเป็นประโยชน์ อาจเป็นไปได้ว่าคุณได้ส่งอีเมลเริ่มต้นถึงบุคคล (หรือธุรกิจ) แล้ว แต่ยังไม่ได้รับการตอบกลับ ดังนั้นอีเมลติดตามผลของคุณจึงทำหน้าที่เป็น ตัวเตือนที่เป็นมิตร

บางสถานการณ์ที่คุณอาจต้องส่งอีเมลแจ้งเตือน เช่น ถ้ามีคนไม่ตอบกลับการเรียกประชุม จ่ายใบแจ้งหนี้ หรือยอมรับข้อเสนองาน

อีเมลติดตามผลไม่จำเป็นต้องยาวหรือมีรายละเอียด แต่เพียงย้ำข้อความต้นฉบับและขอคำตอบ

เป็นเรื่องง่ายที่จะดูว่าสิ่งนี้ทำงานอย่างไรกับเทมเพลตอีเมลติดตามผลของเรา

จะเขียนอีเมลติดตามผลได้อย่างไร?

การเขียนอีเมลติดตามผลเป็นเรื่องง่าย หากคุณยึดถือโครงสร้างที่เราจะอธิบายไว้ด้านล่าง อีเมลติดตามผลที่มีประสิทธิภาพประกอบด้วยสามส่วน หัวเรื่อง สำเนาเนื้อหา และการลงนาม/ขั้นตอนถัดไป

มาสำรวจรายละเอียดเหล่านี้โดยละเอียด โดยแจกแจงวิธีเขียนอีเมลติดตามผลเป็นขั้นตอนพื้นฐาน:

หัวเรื่องอีเมลติดตามผล

บรรทัดหัวเรื่องอีเมลติดตามผลจะกำหนดโทนของข้อความของคุณ ผู้อ่านควรมองเห็นข้อความของคุณในกล่องจดหมายและเข้าใจได้ทันทีว่าข้อความเกี่ยวกับอะไร

เราอาจใช้เวลานานในการสรุปว่าอะไรคือสิ่งที่ทำให้หัวเรื่องอีเมลติดตามผลดี แต่จะง่ายกว่าที่จะแสดงให้คุณเห็น

• ติดตามอีเมลของฉัน – คุณอ่านมันแล้วหรือยัง?
• ติดตามผลทางอีเมล – วันที่/เวลา
• คุณอ่านอีเมลล่าสุดของฉันแล้วหรือยัง?
• ร้องขอการตอบสนอง – (ใส่ข้อมูล)
• คุณสามารถตรวจสอบข้อความล่าสุดของฉันได้หรือไม่?

สำเนาเนื้อหาอีเมลติดตามผล

สิ่งแรกที่ต้องรู้เกี่ยวกับอีเมลติดตามผลคือคุณสามารถสรุปได้ ทั้งหมดนี้เกี่ยวกับการเตือนใครบางคนถึงบางสิ่งบางอย่าง (ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระหรืออีเมลที่ถูกละเว้น) แม้แต่การติดตามผลการประชุมก็ไม่ควรยาวเกินไป ไม่เช่นนั้นคุณอาจเสี่ยงต่อคนที่น่าเบื่อ (ซึ่งไม่ดีเลยในการทำธุรกิจ!)

คุณจะต้องเรียกบุคคลนั้นโดยใช้ชื่อและตำแหน่งทางวิชาชีพของพวกเขา สิ่งนี้จะสร้างความสัมพันธ์และเป็นมืออาชีพและสุภาพ และอย่ากังวลเรื่องที่รัก 'สวัสดี' ง่ายๆ ก็ใช้ได้ในปี 2023

จากนั้นเพิ่มคำทักทายที่ร่าเริงเพื่อกำหนดน้ำเสียงให้กับข้อความ แม้ว่าคุณอยากจะจ่ายเงินตามใบแจ้งหนี้ แต่ความเป็นมิตรก็ถือเป็นความคิดที่ดีเสมอไป

“ฉันหวังว่าคุณจะสบายดีและมีสัปดาห์ที่ดี”

หลังจากการต้อนรับอันอบอุ่นของคุณแล้ว ให้บอกบุคคลนั้นว่าคุณต้องการอะไรจากพวกเขา โปรดระบุให้ชัดเจนอีกครั้ง ดังที่เราทำในตัวอย่างติดตามผลใบแจ้งหนี้นี้:

"ฉันกำลังติดต่อคุณเนื่องจากเรายังคงรอการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ (หมายเลข) จำนวนเงินทั้งหมด (£/$/€) ครบกำหนดชำระในวันที่ (ระบุวันที่) ขออภัย ขณะนี้ยอดคงค้างอยู่ และเราต้องการการชำระเงินตาม โดยเร็วที่สุด"

ต้องการเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมหรือไม่? อย่ากลัวที่จะใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยในข้อความของคุณ เป็นวิธีที่ดีในการถ่ายทอดข้อมูลที่ซับซ้อน พวกเขายังมีโอกาสน้อยที่จะถูกเพิกเฉยเช่นกัน

ติดตามผลการลงชื่อออกอีเมล/ขั้นตอนถัดไป

ไม่ว่าอีเมลติดตามผลของคุณจะมีวัตถุประสงค์อะไร คุณจะต้องร่างขั้นตอนต่อไป ในตัวอย่างใบแจ้งหนี้ของเรา นี่เป็นเรื่องเกี่ยวกับการรับเงิน:

"โปรดแนะนำฉันในวันนี้ว่าเราจะได้รับการชำระเงินเมื่อใด"

สิ่งนี้ชัดเจนอย่างยิ่ง และไม่มีที่ว่างสำหรับความเข้าใจผิด แต่แม้ว่าคุณจะรอการชำระเงิน คุณก็ควรตั้งเป้าหมายที่จะยุติอีเมลทั้งหมดในเชิงบวก:

“เราทำงานร่วมกันมาเป็นเวลานานและมีความสัมพันธ์ที่ดี เรารู้สึกตื่นเต้นที่จะได้ร่วมงานกับคุณในอนาคต”

คุณควรเพิ่มรายละเอียดการติดต่อของคุณ เช่น ที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ เพื่อให้บุคคลนั้นสามารถติดต่อได้หากจำเป็น

สุดท้าย เพิ่มการลงชื่อออก (ขอบคุณ ขอบคุณมาก ขอแสดงความนับถือ ฯลฯ) ลงในอีเมลของคุณ เท่านี้ก็พร้อมส่งแล้ว!

มาสเตอร์คลาสอีเมลติดตามผล – คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ HIX.AI

เราได้เขียนคำมากมายเกี่ยวกับอีเมลติดตามผล และทั้งหมดนี้ล้วนมีความสำคัญต่อการอ่าน (ตามที่คุณคาดหวัง) หลังจากอ่าน เขียน และตรวจดูอีเมลติดตามผลนับพันฉบับแล้ว มีหลักการมาตรฐานบางประการที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ (เห็นได้ชัดว่ามีการตอบกลับ!)

ต่อไปนี้เป็นหลักการ 5 ประการเพื่อการติดตามผลอีเมลที่ดีขึ้นจากผู้เชี่ยวชาญ:

1. อย่าเสียเวลา เพียงพูดสิ่งที่คุณต้องการด้วยคำพูดเพียงไม่กี่คำเท่าที่จะเป็นไปได้
2. สะกดคำขอของคุณด้วยคำศัพท์ง่ายๆ อย่าปล่อยให้ผู้อ่านค้นหาคำขอมากเกินไป
3. กำหนดกำหนดเวลาและเพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจในตอนท้าย
4. จูงใจคำขอของคุณและอธิบายว่าคุณจะทำอย่างไรกับคำตอบนั้น (และเหตุใดจึงสำคัญ)

ท้ายที่สุดแล้ว อีเมลติดตามผลจะถูกลืมอย่างรวดเร็ว ดังนั้นอย่าเครียดมากเกินไป ที่จริงแล้ว หากคุณกังวลเกี่ยวกับการสร้างอีเมลติดตามผล ทำไมไม่ให้ AI ทำงานหนักล่ะ HIX.AI มี ผู้ช่วยเขียนอีเมลที่ทรงพลังอย่างยิ่ง ซึ่งสามารถสร้างสำเนาที่ชัดเจนซึ่งคุณสามารถใช้กับอีเมลติดตามผลได้

กำลังเขียนถึงเจ้านายของคุณเหรอ? ไม่มีปัญหา มันจะเสนอคำขอของคุณอย่างเหมาะสม การส่งข้อความถึงลูกค้า คุณจะได้รับคำตอบที่สุภาพและเป็นมืออาชีพที่เขียนมาเพื่อคุณโดยเฉพาะ

บทสรุป

อีเมลติดตามผลอาจไม่สนุกนัก แต่ใช้งานได้จริง วิธีที่ดีที่สุดในการเข้าถึงพวกเขาคือการคิดถึงผลลัพธ์สุดท้าย ดังนั้น มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณต้องการ: การตอบสนอง! หวังว่าในตอนท้ายของบล็อกนี้ (ที่คุณชอบอ่าน!) คุณจะได้รับประโยชน์จากคำแนะนำ เคล็ดลับ และคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญของเรา หลักฐานจะเกิดขึ้นเมื่อคุณวางนิ้วบนกุญแจและเขียนอีเมลติดตามผล ดังนั้นเริ่มต้นวันนี้เลย!