Polski

HIX AI Writer
ArticleGPT
BrowserGPT
Narzędzia
cennik
Dom > E-maile > Jak wysyłać skuteczne e-maile uzupełniające (5 próbek i szablonów)

Jak wysyłać skuteczne e-maile uzupełniające (5 próbek i szablonów)

Dalsze wiadomości e-mail są istotną częścią zestawu narzędzi do komunikacji biznesowej, dlatego niezwykle ważne jest, aby je odpowiednio przygotować. W tym szczegółowym artykule wyjaśniono, jak pisać lepsze e-maile uzupełniające, w tym zdefiniowanie prawidłowego formatu wiadomości uzupełniającej oraz kilka wskazówek i wskazówek od ekspertów HIX.AI

Nie martw się, jeśli szukasz inspiracji; udostępniliśmy 5 próbek e-maili uzupełniających opisujących, jak napisać:

  1. Uprzejmy e-mail uzupełniający
  2. Kolejna wiadomość e-mail po braku odpowiedzi
  3. Delikatny e-mail uzupełniający
  4. Śledzenie przypomnień o fakturze
  5. Kontynuacja spotkania

Pod koniec tego artykułu będziesz mieć wiedzę potrzebną do tworzenia skutecznych e-maili uzupełniających w każdej sytuacji osobistej i zawodowej.

Co to jest e-mail uzupełniający ?

Warto traktować kolejne e-maile jako cyfrowe przypomnienia. Prawdopodobnie wysłałeś już tej osobie (lub firmie) pierwszy e-mail, ale jeszcze nie otrzymałeś odpowiedzi. Zatem Twój kolejny e-mail działa jak przyjazne przypomnienie .

Wysłanie e-maila z przypomnieniem może być konieczne w niektórych sytuacjach, gdy ktoś nie odpowiedział na wezwanie na spotkanie, nie zapłacił faktury lub nie przyjął oferty pracy.

Kolejne e-maile nie muszą być długie ani szczegółowe. Wystarczy, że przeformułujesz oryginalną wiadomość i poprosisz o odpowiedź.

Łatwo zobaczyć, jak to działa, korzystając z naszych szablonów kolejnych wiadomości e-mail.

Uprzejmy e-mail uzupełniający

Pisząc profesjonalny e-mail, ważne jest, aby zachować się kulturalnie! Ten szablon grzecznej wiadomości uzupełniającej jest krótki i ma charakter biznesowy.

Kluczem do napisania profesjonalnej wiadomości uzupełniającej jest zwrócenie się bezpośrednio do danej osoby, używając jej imienia, jeśli to możliwe. Następnie wyjaśnij jasno, dlaczego wysyłasz wiadomości i czego od nich oczekujesz.

Oczywiście wysyłasz wiadomość uzupełniającą, ponieważ chcesz otrzymać odpowiedź (prawda?), ale w ramach grzecznej odpowiedzi nie próbuj wywierać na tę osobę żadnej presji. Zachowaj formalność i funkcjonalność, tak jak to zrobiliśmy w tym przykładzie!

Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,

Mam nadzieję, że ten e-mail dobrze Cię zastał.

Piszę, aby uprzejmie odpowiedzieć na naszą poprzednią komunikację dotyczącą [ temat/problem ] . Rozumiem, że jest Pan zajęty i mogło nastąpić przeoczenie lub opóźnienie.

Jeśli pojawiły się nowe informacje lub potrzebne są dalsze informacje, aby osiągnąć postęp, proszę mnie o tym poinformować. Chętnie pomogę lub wyjaśnię wszelkie pytania, aby przyspieszyć ten proces.

Liczę na Twoją owocną odpowiedź w najszybszym możliwym terminie.

Wasze zrozumienie i współpraca są dla nas niezwykle cenne.

Wasze zrozumienie i współpraca są dla nas niezwykle cenne.

p>

Z poważaniem,
[ Twoje imię i nazwisko ]

Kolejna wiadomość e-mail po braku odpowiedzi

Co się stanie, jeśli ktoś zignoruje Twój e-mail? Ten kolejny e-mail po braku odpowiedzi jest trochę silniejszy niż powyższy przykład grzecznego e-maila, ale ma takie samo działanie. Najpierw grzecznie zwracamy się do danej osoby, następnie przedstawiamy sytuację i opisujemy rozwiązanie, jakiego oczekujesz (w większości przypadków jest to odpowiedź!)

Nawet jeśli podejrzewasz, że ktoś celowo ignoruje Twój e-mail, nie jest to profesjonalne mówienie tego. Zamiast tego staraj się, aby Twoje kolejne e-maile były pozytywne i przyjazne, o ile to możliwe. To najlepsze podejście do przesyłania wiadomości w celach biznesowych. Dlaczego? Ponieważ większe jest prawdopodobieństwo, że otrzymasz odpowiedź, jeśli będziesz serdeczny i przyjazny, a nie kłótliwy i agresywny, otrzymasz odpowiedź.

Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,

Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Kontaktuję się z Tobą, aby odpowiedzieć na mój poprzedni e-mail wysłany w dniu [ data ] . Wygląda na to, że moja wiadomość mogła zaginąć w Twojej skrzynce odbiorczej.

W ramach przypomnienia kontaktuję się z Tobą w sprawie [ temat wiadomości e-mail ] . Byłbym bardzo wdzięczny za przesłanie mi aktualnych informacji lub wszelkich niezbędnych informacji związanych z tą sprawą.

Dziękuję za uwagę i mam nadzieję na szybką wiadomość od Ciebie.

Pozdrowienia,
[ Twoje imię ]

Delikatny e-mail uzupełniający

Dwa powyższe przykłady doskonale nadają się do profesjonalnej korespondencji, ale co się stanie, jeśli wyślesz e-mail do znajomego? Skorzystaj z tego delikatnego szablonu e-maila uzupełniającego!

W tym delikatnym e-mailu uzupełniającym staramy się chronić uczucia danej osoby. Zaczynamy od ciepłego powitania i wywieramy przyjazny ton głosu, zanim zajmiemy się prawdziwym powodem, dla którego wysyłamy wiadomość (ponieważ chcemy odpowiedzi!). Na końcu kolejnej wiadomości e-mail przesyłamy pozytywną wiadomość końcową i odpowiednie potwierdzenie.

Szanowni Państwo [ Imię odbiorcy ] ,

Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym stanie.

Wiem, że jesteście niezwykle zajęci, ale chciałem skontaktować się z ostatnim e-mailem, który wysłałem tydzień na temat [ temat/kwestia ] i zapytaj, czy miałeś okazję rozważyć moją propozycję/prośbę. Rozumiem, jak łatwo jest pozwolić, aby sprawy wymknęły się spod presji codziennych zadań, i pomyślałem, że szybkie przypomnienie może być pomocne.

Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, aby ułatwić podjęcie decyzji lub masz jakieś pytania lub wątpliwości , proszę dać mi znać. Z przyjemnością zaoferuję dodatkowe wsparcie lub odpowiem na wszelkie pytania.

Czekam na wiadomość od Ciebie.

Dziękuję za Twój czas i uwagę.

p>

Pozdrowienia,
[ Twoje imię ]

E-mail z przypomnieniem o fakturze

Czy nadal czekasz na swoje pieniądze? Następnie użyj tego szablonu e-maila z przypomnieniem o fakturze, aby mieć pewność, że otrzymasz zapłatę.

W kolejnych przypomnieniach o fakturze należy uwzględnić wszystkie informacje dotyczące zaległych kwot. Mówimy o numerze faktury, dacie wysłania pierwszego e-maila, oczekiwanej dacie płatności i liczbie dni zaległości.

Może to wydawać się dużo, ale warto mieć pewność, że wiadomość e-mail z prośbą o wystawienie faktury nie zostanie źle zrozumiana lub zignorowana. Sprawdź nasz szablon, aby zobaczyć, jak to działa…

Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,

Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Przypominamy, że nie otrzymaliśmy jeszcze płatności za fakturę [ Numer faktury ] z dnia [ Data faktury ] na kwotę [ Kwota faktury ] . Termin płatności, jak wskazano na fakturze, minął już i uprzejmie prosimy o jak najszybsze uregulowanie zaległego salda.

Prosimy jeszcze raz sprawdzić załączoną fakturę i przetworzyć płatność, aby uniknąć niedogodności lub dalsze działania następcze. Jeśli dokonałeś już płatności, zignoruj to przypomnienie i przeproś za wszelkie zamieszanie.

Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz pomocy dotyczącej faktury lub procesu płatności, nie wahaj się napisać skontaktuj się z nami. Jesteśmy wdzięczni za szybkie zajęcie się tą sprawą.

Dziękujemy za współpracę.

Pozdrowienia,
[ Twoje imię ]

E-mail potwierdzający spotkanie

Spotkania to podstawowa waluta świata biznesu, dlatego będziesz wysyłać mnóstwo e-maili informujących o spotkaniach. Korzystając z naszego szablonu, z pewnością zrobisz jak najlepsze wrażenie.

Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, to zaadresować e-mail do dowolnej osoby biorącej udział w spotkaniu. Następnie przygotuj pozytywne wprowadzenie i krótkie podsumowanie wszystkiego, co omawiałeś. Teraz podaj szczegóły kolejnych kroków – np. umówienie kolejnego spotkania lub zawarcie umowy.

Podczas spotkania zawsze zachowuj się jasno i pewnie, żądaj kolejnych wiadomości e-mail i rób to, co najlepsze dla Twojej firmy.

Szanowni Państwo [ Imię odbiorcy ] ,

Ufam, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu i dobrym humorze.

Piszę do bazy Touch Base po naszym produktywnym spotkaniu, które odbyło się [ wspomnij data spotkania ] w sprawie [ podać ogólny temat rozmowy ] . Nasza dyskusja na temat [ wspomnij o konkretnym omawianym temacie ] była szczególnie pouczająca i wniosła ogromną wartość do naszego spotkania.

W dalszej części chciałem podsumować uzgodnione przez nas punkty działania. [ Proszę przedstawić krótkie podsumowanie omawianych punktów, podjętych decyzji i przydzielonych zadań. ]

Aby osiągnąć postęp w tych punktach, [ wspomnij o kolejnych krokach, takich jak zaplanowanie spotkania uzupełniającego lub określonych zadań, które należy wykonać ] .

Jeśli potrzebujesz więcej kontekstu lub masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące omawianych kwestii, skontaktuj się z nami w każdej chwili.

Dziękujemy za poświęcony czas i wkład. Nie mogę się doczekać naszej dalszej współpracy i postępu w tym przedsięwzięciu.

Z poważaniem,
[ Twoje imię ]

Jak napisać e-mail uzupełniający?

Pisanie kolejnych e-maili jest proste – jeśli będziesz trzymać się struktury, którą przedstawimy poniżej. Skuteczny e-mail uzupełniający składa się z trzech części: tematu, treści i podpisu/kolejnych kroków.

Przyjrzyjmy się im bardziej szczegółowo, dzieląc sposób pisania kolejnych wiadomości e-mail na podstawowe kroki:

Temat kolejnego e-maila

Temat kolejnej wiadomości e-mail nadaje ton Twojej wiadomości. Czytelnik powinien być w stanie znaleźć Twoją wiadomość w swojej skrzynce odbiorczej i od razu zrozumieć, czego dotyczy.

Moglibyśmy spędzić wieki na opracowywaniu dobrego tematu e-maila uzupełniającego, ale łatwiej jest to pokazać.

  • Śledząc mój e-mail – przeczytałeś go?
  • Dalszy kontakt e-mailowy – data/godzina
  • Czytałeś mój ostatni e-mail?
  • Poproszono o odpowiedź – (Wstaw informacje)
  • Czy możesz przejrzeć moją ostatnią wiadomość?

Kolejna kopia treści wiadomości e-mail

Pierwszą rzeczą, którą należy wiedzieć o kolejnych e-mailach, jest to, że mogą być krótkie. Chodzi o to, żeby komuś o czymś przypomnieć (niezapłacona faktura lub zignorowany email). Nawet dalsze spotkania nie powinny trwać zbyt długo, w przeciwnym razie możesz ryzykować nudą ludzi (co nigdy nie jest dobre w biznesie!).

Będziesz chciał zwrócić się do tej osoby, używając jej imienia i tytułu zawodowego. To buduje więź, jest profesjonalne i uprzejme. I nie martw się o kochanie; proste „cześć” będzie w porządku w 2023 r.

Następnie dodaj wesołe powitanie, aby nadać ton wiadomości. Nawet jeśli nalegasz, aby zapłacić za fakturę, bycie przyjacielskim jest zawsze dobrym pomysłem.

„Mam nadzieję, że masz się dobrze i że spędzisz wspaniały tydzień”.

Po ciepłym powitaniu powiedz tej osobie, czego od niej oczekujesz. Powtórzę raz jeszcze, wyrażając się całkowicie jasno, tak jak to robimy w tym przykładzie dotyczącym kontynuacji faktury:

„Kontaktuję się z Państwem, ponieważ nadal czekamy na zapłatę faktury (numer). Całkowita kwota (£/$/€) miała być wymagalna w dniu (wstawić datę). Niestety, jest ona obecnie zaległa i wymagamy płatności w miarę możliwie najszybciej."

Chcesz dodać więcej szczegółów? Nie bój się używać wypunktowań w swoich wiadomościach. To świetny sposób na przekazanie skomplikowanych informacji. Jest też mniej prawdopodobne, że zostaną zignorowani.

Dalsze podpisywanie za pomocą poczty elektronicznej/kolejne kroki

Niezależnie od celu kolejnego e-maila, warto nakreślić kolejne kroki. W naszym przykładzie faktury chodzi o otrzymanie zapłaty:

„Proszę poinformować mnie dzisiaj, kiedy możemy spodziewać się płatności?”

To jest całkowicie jasne i nie ma miejsca na nieporozumienia. Ale nawet jeśli czekasz na płatność, powinieneś starać się zakończyć wszystkie e-maile pozytywnie:

„Współpracujemy ze sobą od dawna i mamy świetne relacje. Jesteśmy podekscytowani możliwością współpracy z Tobą w przyszłości.”

Powinieneś dodać swoje dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu, aby w razie potrzeby osoba mogła się z Tobą skontaktować.

Na koniec dodaj podpis (dziękuję, dziękuję, pozdrawiam itp.) do swojego e-maila i gotowe!

Mistrzowski kurs e-mailowy uzupełniający – porady ekspertów HIX.AI

Napisaliśmy wiele słów na temat kolejnych e-maili i każdy z nich jest niezwykle ważny (jak można się spodziewać). Po przeczytaniu, napisaniu i przejrzeniu tysięcy kolejnych e-maili istnieje kilka standardowych zasad, których możesz przestrzegać, aby uzyskać pożądany rezultat (oczywiście odpowiedź!).

Oto 5 zasad lepszego otrzymywania e-maili od profesjonalistów:

  1. Nie marnuj czasu, po prostu powiedz, czego chcesz, w jak najmniejszej liczbie słów.
  2. Sprecyzuj swoje prośby prostymi słowami. Nie pozwól czytelnikowi zbyt intensywnie szukać żądania.
  3. Ustal termin i na końcu dodaj wezwanie do działania.
  4. Motywuj swoje prośby i wyjaśnij, co zrobisz z odpowiedzią (i dlaczego jest to ważne).

Pod koniec dnia kolejne e-maile zostaną szybko zapomniane, więc nie stresuj się zbytnio. Tak naprawdę, jeśli martwisz się tworzeniem kolejnych wiadomości e-mail, dlaczego nie pozwolić sztucznej inteligencji wykonać ciężkiej pracy? HIX.AI posiada niezwykle wydajnego asystenta pisania wiadomości e-mail , który może stworzyć krystalicznie czystą kopię, której możesz użyć w przypadku kolejnych wiadomości e-mail.

Piszesz do szefa? Nie ma problemu, Twoja prośba zostanie odpowiednio przedstawiona. Wysyłając wiadomość do klienta, otrzymasz uprzejmą i profesjonalną odpowiedź napisaną specjalnie dla Ciebie.

Wniosek

Kolejne e-maile nie są zbyt zabawne, ale są funkcjonalne. Najlepszym sposobem, aby do nich podejść, jest myślenie o efekcie końcowym. Skup się więc na tym, czego chcesz: odpowiedzi! Mamy nadzieję, że na końcu tego bloga (który uwielbiasz czytać!) skorzystasz z porad, wskazówek i porad naszych ekspertów. Dowód nastąpi, gdy położysz palec na klawiszu i napiszesz kolejnego e-maila. Zacznij więc już dziś!

powiązane posty

Zobacz więcej